Thủ tục thành lập chi nhánh công ty

Thành lập chi nhánh công ty là nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp khi có dự định mở rộng quy mô, phạm vi hoạt động kinh doanh. Với việc mở thêm chi nhánh công ty, doanh nghiệp có thể chủ động tiến hành hoạt động kinh doanh đầy đủ và toàn diện ngoài trụ sở chính. Chi nhánh có quyền có con dấu riêng, được phép in và sử dụng hóa đơn của chi nhánh, được mở tài khoản ngân hàng, ký kết hợp đồng kinh tế…

Với những ưu điểm như vậy, nhiều doanh nghiệp đã quyết định mở chi nhánh như một giải pháp tối ưu để mở rộng, phát triển thị trường. Khi đăng ký thành lập chi nhánh, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục thành lập chi nhánh công ty tại Sở kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh.

Chi nhánh công ty là gì?

Theo khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh công ty là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền.
Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh công ty phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

So sánh chi nhánh và văn phòng đại dện, địa điểm kinh doanh

Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp đắn đo giữa việc thành lập 1 trong 3 loại hình phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh). Qua việc so sánh NTV sẽ giúp bạn nhận ra sự khác biệt giữa 3 loại hình phụ thuộc này từ đó có sự lựa chọn phù hợp cho việc thành lập.

Điểm giống nhau giữa 3 loại hình phụ thuộc này

• Đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp;
• Không có tư cách pháp nhân;
• Không giới hạn số lượng thành lập;
• Hồ sơ – quá trình thành lập gần như tương đồng,..

Định nghĩa chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 định nghĩa cụ thể về 3 loại hình phụ thuộc này, cụ thể là:

• Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
• Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
• Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.

 Sự khác biệt giữa chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.

Thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh có được không

Các bước thành lập chi nhánh doanh nghiệp khác tỉnh như sau:

Nộp hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh

Công ty, doanh nghiệp nộp hồ sơ thành lập chi nhánh khác tỉnh tại Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư nơi công ty, doanh nghiệp đặt chi nhánh. 

Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Cập nhật thông tin về địa chỉ chi nhánh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký chi nhán công ty kinh doanh.

Khắc dấu và đăng ký sử dụng con dấu

Sau khi được cấp giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh khác tỉnh. Công ty, doanh nghiệp nếu có nhu cầu đăng ký sử dụng con dấu. Thì tiến hành khắc con dấu và đăng ký sử dụng con dấu cho chi nhánh.

Khắc con dấu: Tại các công ty hay cơ sở khắc dấu đủ điều kiện khác dấu.

Đăng ký sử dụng con dấu: Tại Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư, nơi chi nhánh đặt trụ sở.

Trường hợp chi nhánh công ty doanh nghiệp khác tỉnh không có nhu cầu sử dụng con dấu. Thì cũng không phải khắc dấu và đăng ký sử dụng con dấu.

Kê khai lệ phí môn bài và lập hồ sơ thuế

Chi nhánh công ty phải kê khai lệ phí môn bài trước ngày 31/01 của năm tiếp theo. Lệ phí môn bài hàng năm phải đóng của chi nhánh là 1.000.000 VND/năm. Tuy nhiên năm đầu tiên được miễn.

Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn

Nếu chi nhánh công ty doanh nghiệp khác tỉnh có nhu cầu sử dụng hóa đơn riêng của chi nhánh, chi nhánh sẽ nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế chủ quản, khi được chấp thuận sử dụng, chi nhánh công ty, doanh nghiệp khác tỉnh tiến hành đặt in hóa đơn và phát hành hóa đơn để sử dụng. 

Hồ sơ thành lập chi nhánh doanh nghiệp khác tỉnh

Hồ sơ gồm có:

– Thông báo lập thành lập chi nhánh

– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên (Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên), của chủ sở hữu công ty. Hoặc của Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Hoặc của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần. Hoặc của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh. Về việc thành lập chi nhánh khác tỉnh.

– Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh khác tỉnh.

– Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh khác tỉnh.

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần

Khi quyết định thành lập chi nhánh công ty cổ phần thì bạn cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh gồm những thành phần sau:

– Thông báo thành lập chi nhánh công ty Cổ phần (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký);

– Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh công ty Cổ phần của Hội đồng quản trị (do Chủ tịch hội đồng quản trị ký);

– Bản sao biên bản họp về việc lập chi nhánh công ty Cổ phần của Hội đồng quản trị

– Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh công ty Cổ phần

– Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu chi nhánh công ty Cổ phần:

• Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân/CCCD hoặc hộ chiếu.
• Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu.

– Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh công ty Cổ phần hoặc của cá nhân khác nếu chi nhánh hoạt động ngành, nghề mà theo quy định của pháp luật phải có chứng chỉ hành nghề.

Lưu ý: Mục lục hồ sơ (ghi theo thứ tự trên). Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng không có chữ sử dụng cho mục đích khác). Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ.

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty tnhh

Hồ sơ thành lập chi nhánh của công ty TNHH một thành viên

– Thông báo lập một chi nhánh (do người đại diện theo pháp luật ký) (mẫu quy định);

– Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh của chủ sở hữu (do Chủ tịch hội đồng thành viên ký) (mẫu tham khảo);

– Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh (mẫu tham khảo)

– Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu chi nhánh

• Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
• Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;

– Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh hoặc của cá nhân khác nếu chi nhánh hoạt động ngành, nghề mà theo quy định của pháp luật phải có chứng chỉ hành nghề Danh sách một số ngành nghề yêu cầu có chứng chỉ hành nghề;

Hồ sơ thành lập chi nhánh của công ty TNHH hai thành viên

– Thông báo lập chi nhánh (do người đại diện theo pháp luật ký) (mẫu quy định);

– Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh của Hội đồng thành viên đối (do Chủ tịch hội đồng thành viên ký) (mẫu tham khảo);

– Biên bản họp về việc lập chi nhánh của Hội đồng thành viên (có chữ ký của các thành viên dự họp);

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh (mẫu tham khảo)

– Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu chi nhánh:

• Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
• Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;

– Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh hoặc của cá nhân khác nếu chi nhánh hoạt động ngành, nghề mà theo quy định của pháp luật phải có chứng chỉ hành nghề Danh sách một số ngành nghề yêu cầu chứng chỉ hành nghề.

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty nước ngoài

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao Điều lệ hoạt động của chi nhánh;
• Bản sao công chứng hộ chiếu hoặc giấy Chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân của người đứng đầu chi nhánh;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở chi nhánh bao gồm: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở chi nhánh; Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở chi nhánh cụ thể: chi nhánh của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật. chi nhánh không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép (Bộ Công thương).Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Thủ tục thành lập chi nhánh công ty

Thủ tục thành lập chi nhánh được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị đủ điều kiện thành lập chi nhánh (Đã thành lập xong công ty)

Theo đó, công ty chuẩn bị các điều kiện, tài liệu để thành lập chi nhánh.

Bước 2: Soạn hồ sơ thành lập chi nhánh

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty bao gồm:

• Thông báo thành lập chi nhánh (do người đại diện theo pháp luật ký).
• Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh: Của chủ sở hữucông ty TNHH một thành viên. Hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên. Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần. Quyết định của thành viên công ty hợp danh).
• Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên không cần có loại biên bản này).
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
• Giấy tờ cá nhân chứng thực của người đứng đầu chi nhánh

Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;

Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;

• Văn bản ủy quyền cho Công ty Luật Trần và Liên Danh.
• Đối với một số ngành nghề do pháp luật quy định, bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh (hoặc của cá nhân khác thuộc chi nhánh) sẽ được yêu cầu.

Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty và lệ phí công bố thông tin

Công ty tiến hành nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty và lệ phí công bố thông tin  tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt tru sở chi nhánh.

Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận và công bố

• Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh và công bố thông tin chi nhánh.
• Trường hợp từ chối phải có thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 5: Khắc dấu cho chi nhánh

• Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, chi nhánh thực hiện khắc dấu cho chi nhánh.
• Khi khắc dấu cho chi nhánh nên bỏ thông tin địa chỉ quận, chỉ ghi thông tin địa chỉ tỉnh để khi có sự thay đổi trụ sở chi nhánh không cần khắc lại con dấu mới.

Bước 6: Các thủ tục sau thành lập chi nhánh công ty

Nộp tờ khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài của chi nhánh

• Thuế môn bài của chi nhánh là 1.000.000 đồng/năm
• Nếu chi nhánh thành lập trước ngày 01/07 hàng năm thì nộp đủ thuế môn bài là: 1.000.000 đồng/năm. Nếu chi nhánh thành lập sau ngày 01/07 hàng năm thì nộp ½ thuế môn bài năm đầu thành lập: 500.000 đồng/năm.
• Chi nhánh kê khai và nộp thuế môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Làm biển và treo biển công ty tại trụ sở chính

Chi nhánh phải treo biển chi nhánh công ty tại trụ sở chi nhánh với các nội dung như sau: Tên cơ quan chủ quản (cơ quan cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động tức Sở Kế hoạch và Đầu tư), tên chi nhánh, địa chỉ trụ sở, số điện thoại hoặc email (nếu có).

Mua chữ ký số điện tử để thực hiện nộp thuế điện tử

• Chi nhánh phải thực hiện mua chữ ký số điện từ để thực hiện nộp thuế điện tử cho chi nhánh.
• Sau khi chi nhánh nhận được Giấy chứng nhận hoạt động, nhân viên công ty phải gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh cho cơ quan thuế, nộp hồ sơ khai thuế ban đầu nếu chi nhánh đặt ở tỉnh thành phố trực thuộc trung ương khác. Ngoài ra vào định kỳ tháng quý chi nhánh cũng phải thực hiện khai thuế Giá trị gia tăng về các khoản thu chi của chi nhánh.
• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệpphải chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh trong thời hạn 10 ngày từ ngày có sự thay đổi.

Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty

Quý khách đang có nhu cầu thành lập chi nhánh công ty để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, tuy nhiên lại chưa nắm rõ về các thủ tục pháp lý cũng như là các công việc cần thiết để thành lập một chi nhánh.

Đối với Dịch vụ thành lập chi nhánh Công ty, Luật Trần và Liên Danh sẽ cung cấp cũng như thay mặt quý khách hàng thực hiện các công việc pháp lý sau:

Tư vấn trước khi thành lập chi nhánh công ty:

• Tư vấn lựa chọn mô hình các đơn vị phụ thuộc phù hợp với nhu cầu của công ty.
• Tư vấn thủ tục tiến hành và các giấy tờ cần thiết để thành lập chi nhánh của công ty.
• Tư vấn về mô hình tổ chức, quản lý của chi nhánh của công ty.
• Tư vấn về Quyền và Nghĩa vụ của đơn vị chi nhánh của công ty mới thành lập.
• Tư vấn về nghĩa vụ Thuế đối với Nhà nước của chi nhánh của công ty.
• Tư vấn các nội dung khác có liên quan.
• Soạn thảo nội dung hồ sơ thành lập chi nhánh của công ty.

Đại diện thực hiện các thủ tục thành lập chi nhánh của công ty:

• Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh của công ty.
• Theo dõi tiến trình xử lý và thông báo kết qủa hồ sơ đã nộp.
• Nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh của công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Tiến hành hồ sơ khắc dấu chi nhánh của công ty và Thông báo mẫu dấu công ty lên Cổng thông tin Doanh Nghiệp Quốc Gia.

Kết quả thành lập chi nhánh, bàn giao cho khách hàng:

• Giấy chứng nhận Đăng ký hoạt động của Chi nhánh (Bản gốc và bản sao).
• Dấu tròn của chi nhánh của công ty và Giấy xác nhận đã Thông báo mẫu dấu công ty lên Cổng thông tin Doanh Nghiệp Quốc Gia.

Hồ sơ yêu cầu bao gồm:

• Bản sao Giấy phép kinh doanh Công ty chủ quản.
• Bản sao CMND hoặc Hộ chiếu người đứng đầu chi nhánh của công ty.

Nếu bạn cần trao đổi để hiểu rõ hơn về thủ tục thành lập chi nhánh công ty hay dịch vụ của chúng tôi, bạn vui lòng liên hệ với Công ty luật Luật Trần và Liên danh theo số điện thoại hotline để được tư vấn nhanh chóng nhất.