Khi có thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiẹp phải thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đăng ký địa chỉ mới. Bài viết này chúng tôi tổng hợp thông tin chi tiết liên quan đến việc thay đổi địa chỉ công ty và thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty một cách chi tiết.
Địa chỉ trụ sở công ty là gì?
Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020, địa chỉ trụ sở chính của công ty:
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Địa chỉ công ty là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Bên cạnh đó, địa chỉ công ty khi tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp hoặc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh thì phải ghi kèm theo cả số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Điều kiện để đăng ký địa chỉ công ty
Địa chỉ công ty là thông tin sử dụng để đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền như bảo hiểm, thuế, các cơ quan quản cấp phép… là thông tin liên lạc của doanh nghiệp vơi các đối tác đồng thời cũng là bộ mặt của công ty. Với vai trò quan trọng của địa chỉ công ty như vậy, khi quyết định thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần lưu ý những nội dung sau:
- Địa chỉ công ty cần rõ ràng, chính xác và dễ dàng tìm kiếm, liên hệ, giao dịch với các đối tác, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Địa chỉ công ty không được đặt tại nhà tập thể, nhà chung cư không có chức năng văn phòng; không nên đặt ở những nơi đất đang giải phóng, thu hồi cho các dự án hay đất lấn chiếm.
Theo quy định, địa chỉ công ty cần phải chính xác với đầy đủ thông tin được xác định gồm: số nhà/ngách, hẻm, ngõ/phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp/xã, phường, thị trấn/ huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh/ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Dù hồ sơ không yêu cầu cung cấp giấy tờ nhà đất nhưng nếu công ty đi thuê tru sở nên yêu cầu bên cho thuê cung cấp 01 bản sao công chứng Giấy tờ nhà đất để lư giữ khi có thanh kiểm tra chứng minh trụ sở kinh doanh là hợp pháp.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty có sự khác nhau liên quan đến việc có thay đổi cơ quan quản lý thuế trực tiếp. Cụ thể:
Thay đổi địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.
Trong trường hợp việc thay đổi địa chỉ không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ nộp tại Sở Tài chính thuộc tỉnh thành phố nơi đặt địa chỉ trụ sở chính.
Hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp gồm:
- Thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty;
- Kèm theo Thông báo phải có: Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty;
- Giấy Ủy quyền cho người trực tiếp thực hiện thủ tục;
Thay đổi địa chỉ công ty dẫn đến việc thay đổi cơ quan quản lý thuế
– Vì có sự thay đổi cơ quan quản lý thuế sang chi cục khác, vì vậy trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ công ty, doanh 
nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế đang quản lý liên quan đến việc chuyển chỉ công ty theo quy định của pháp luật về thuế.
Sau khi hoàn thành thủ tục chốt thuế tại cơ quan quản lý thuế hiện tại. Doanh nghiệp tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Trường hợp này hồ sơ thay đổi gồm những tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Kèm theo Thông báo phải có: Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.
- Mẫu 09 do Cơ quan thuế nơi chuyển đi cấp;
- Giấy giới thiệu/Giấy Ủy quyền cho người trực tiếp đi nộp hồ sơ;
Thay đổi địa chỉ công ty sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác.
Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ công ty sang tỉnh thành phố trực thuộc trung ương khác, doanh nghiệp cũng phải thực hiện thủ tục chốt thuế trước khi nộp hồ sơ thay đổi tại Sở Kế hoach và Đầu tư giống như trường hợp 2.
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp gồm những tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Kèm theo Thông báo phải có:
- Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi của công ty;
- Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài đối với công ty cổ phần; danh sách thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
- Mẫu 09 do Cơ quan thuế nơi chuyển đi cấp;Thông báo thay đổi địa chỉ công ty;
- Giấy Giới thiệu/Giấy Ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ.
Thời gian thực hiện thủ tục thay đổi địa công ty: Thời gian thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty là 3-5 ngày làm việc
Thẩm quyền giải quyết:
- Thay đổi địa chỉ công ty cùng tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương: Sở Tài chính nơi đặt địa chỉ trụ sở chính
- Thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương: Sở Tài chính nơi doanh nghiệp dự định chuyển đến
Lưu ý khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty:
- Việc thay đổi địa chỉ chính của doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp;
- Ngoài việc làm thủ tục tại cơ quan thuế chuyển đi cũng như chuyển đến. Doanh nghiệp cần phải thông báo cho các bên liên quan, các đối tác, khách hàng…về việc thay đổi địa chỉ công ty.
- Cập nhật toàn bộ các thông tin trong các giấy phép khác liên quan (nếu có);
- Trường hợp thay đổi trụ sở công ty dẫn đến việc thay đổi mẫu con dấu doanh nghiệp đang sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi con dấu khác. (Doanh nghiệp nên khắc dấu công ty có thông tin tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở để không phải thực hiện thủ tục thay đổi con dấu trong lần thay đổi trụ sở công ty cùng tỉnh trong lần kế tiếp – nếu có).
Dịch vụ đăng ký thay đổi địa chỉ công ty
Không chỉ chỉ là thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi sử dụng dịch vụ của công ty Luật Trần và Liên danh, khách hàng sẽ được sử dụng dịch vụ với các tiêu chuẩn và sự chuẩn mực từ việc cung cấp dịch vụ của Luật Trần và Liên danh. Phạm vi cung cấp dịch vụ của chúng tôi bao gồm nhưng không giới hạn:
– Tư vấn quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty
– Tư vấn, kiểm tra điều kiện của địa chỉ mới dự định chuyển tới có được đăng ký làm trụ sở công ty hay không?
– Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị tài liệu, kiểm tra điều kiện hình thức và tính hợp lệ của tài liệu cho việc thay đổi địa chỉ công ty
– Soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty và nộp hồ sơ tại nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới
– Theo dõi hồ sơ, bổ sung hoặc sửa chữa hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của cơ quan quản lý
– Nhận công văn hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới đã thay đổi địa chỉ công ty;
– Khắc mới dấu công ty, công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia (nếu có)
– Tư vấn các vấn đề pháp lý khác liên quan sau khi thay đổi địa chỉ công ty.
Bạn sẽ hài lòng và hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ đăng ký thay đổi địa chỉ công ty Luật Trần và Liên danh. Nếu có vấn đề cần tư vấn hỗ trợ, bạn vui lòng liên hệ với Công ty Luật Trần và Liên danh theo số điên thoại Hotline để được hỗ trợ trực tiếp.
