Một trong những mối quan tâm hàng đầu của của Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam (“Doanh nghiệp FDI) là mong muốn có được một hệ thống kế toán vững mạnh để có thể lập và gửi các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị định kỳ phục vụ cho nhu cầu quản lý của Công ty con tại Việt Nam cũng như they yêu cầu của Công ty mẹ ở nước ngoài.
Báo cáo tài chính phải được lập đúng hạn, chính xác, tuân thủ chế độ kế toán, giảm thiểu thấp nhất sai sót (nếu có). Ngoài ra vấn đề tuân thủ về thuế cũng được đặt lên hàng đầu để giảm thiệt hại tối đa khi cơ quan thuế tiến hành thanh kiểm tra thuế tại Doanh nghiệp. Để đạt được mong muốn trên, Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thường có xu hướng sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài, được cung cấp cấp bởi các Công ty tư vấn kế toán chuyên nghiệp, uy tín chuyên cung cấp dịch vụ kế toán cho Công ty nước ngoài. Các công ty tư vấn này sẽ luôn đồng hành, tư vấn, hỗ trợ các Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài yên tâm hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.
Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp nước ngoài là gì và cung cấp dịch vụ gì?
Công việc kế toán ở những doanh nghiệp nước ngoài thường phức tạp và bao gồm nhiều nghiệp vụ hơn so với công ty có hoàn toàn vốn Việt Nam. Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài gồm những nghiệp vụ kế toán thông thường theo đúng quy định hiện hành như: báo cáo và kê khai thuế, lập báo cáo quyết toán thuế, lập báo cáo tài chính hàng tháng, hàng năm và quyết toán cuối năm, làm sổ sách kế toán,…
Dịch vụ kế toán cho các công ty nước ngoài còn bổ sung một số nghiệp vụ so với kế toán cho doanh nghiệp trong nước:
- Lập hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chính cho công ty nước ngoài theo tiêu chuẩn kế toán Việt Nam và nước ngoài.
- Biên dịch sổ sách kế toán sang tiếng nước ngoài – bao gồm sổ cái và sổ nhật ký chung
- Tổng hợp và phân loại các loại báo cáo tài chính liên quan đến báo cáo tài chính hợp nhất giữa công ty tại Việt Nam và trụ sở chính tại nước ngoài
- Báo cáo các giao dịch nội bộ giữa các công ty con liên quan đến báo cáo tài chính hợp nhất.
- Kế toán quản trị bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức công tác điều hành theo chuẩn doanh nghiệp nước ngoài cho công ty ở Việt Nam.
- Các công việc liên quan khác như tư vấn kế toán, thuế, tuân thủ phù hợp với hoạt động đặc thù của công ty nước ngoài
Những vấn đề thường gặp khi thực hiện dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp có vốn nước ngoài
Hiện nay, các doanh nghiệp có vốn đầu tư từ nước ngoài hay các công ty nước ngoài tại Việt Nam thường có xu hướng sử dụng các dịch vụ kế toán trọn gói chuyên sâu bởi vì không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn được cung cấp các dịch vụ kế toán chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nếu lựa chọn các đơn vị không uy tín, thiếu chuyên nghiệp sẽ dễ dàng mắc phải những hạn chế không chỉ bởi ngôn ngữ mà còn bởi rào cản pháp luật và mối quan hệ phức tạp trong vấn đề tài chính giữa các công ty thành viên đến từ các nước có các cơ sở pháp lý khác nhau.
- Không cập nhật đầy đủ các thông tư, nghị định mới dễ dẫn tới gặp sai sót khi thực hiện nghiệp vụ kế toán như sai sót trong việc kê khai thuế, lập báo cáo tài chính không đúng quy định chuẩn mực kế toán, sai sót liên quan đến đến chứng từ và giao dịch nội bộ giữa các công ty thành viên.
- Không xác định đúng các khoản thuế phải nộp, rủi ro bị truy thu thuế cao
- Các chứng từ kế toán tiếng Việt dịch ra tiếng nước ngoài không đúng.
- Các vấn đề liên quan đến hóa đơn khi mua và bán hàng như: thiếu chữ ký, thiếu thuế suất, không báo cáo sử dụng hóa đơn, chỉ tiêu sai quy định, hóa đơn và sổ sách không được đồng nhất, thiếu bản kê khai hàng hóa…vv
Những vấn đề trên sẽ gây ra thiệt hại nặng nề cho quá trình hoạt động doanh nghiệp như tốn kém chi phí, tiêu hao nguồn lực để giải quyết hay thậm chí còn bị tước giấy phép, đình chỉ hoạt động.
Vì thế đối với các công ty có vốn đầu tư nước ngoài FDI cần có nhà tư vấn và thực hiện dịch vụ đặc biệt am hiểu về kế toán đa quốc gia và dày dặn kinh nghiệm trong triển khai dịch vụ cho các doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nước ngoài nên thuê dịch vụ kế toán bên bên ngoài hay sử dụng kế toán nội bộ
Để lựa chọn được hình thức kế toán phù hợp, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ những tiêu chí sau:
Tiền lương và các chi phí khác:
Mức lương chi trả cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp nước ngoài thường khá cao, trung bình 20 – 30 triệu mỗi tháng còn chưa kể các khoản phụ cấp như tiền bảo hiểm, tiền thưởng định kỳ trong khi đó tiền thuê dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài thấp hơn, tùy thuộc vào các gói dịch vụ mà công ty muốn sử dụng.
Hơn nữa, để có được một bộ phận kế toán hoàn chỉnh không chỉ cần những nhân viên giỏi mà cũng cần đầu tư vào các thiết bị phục vụ nghiệp vụ kế toán như phần mềm kế toán, máy tính xử lí số liệu tốt.
Về nhân sự:
Đối với dịch vụ kế toán thuê ngoài, nhà cung cấp dịch vụ luôn đảm bảo bố trí người phụ trách công việc kế toán cố định cho khách hàng. Còn tại công ty, nhân sự thường không ổn định do nhân viên nghỉ việc hay nghỉ thai sản sẽ làm tiêu hao thời gian, chi phí trong việc bàn giao sổ sách, công việc và đào tạo lại nhân lực.
Trách nhiệm:
Trong trường hợp có sai sót, công ty triển khai dịch vụ sẽ đứng ra chịu trách nhiệm với cơ quan có thẩm quyền và bồi thường thiệt hại theo phạm vi hợp đồng ký kết. Còn đối với kế toán tại công ty, nếu nhân viên làm sai thì doanh nghiệp phải toàn bộ chịu rủi ro.
Tính chuyên nghiệp:
Nếu thuê những nhân viên thiếu trình độ thì phải tốn thời gian đào tạo, nếu tuyển dụng kế toán viên chuyên nghiệp thì mức chi trả tiền lương sẽ khá cao. Tuy nhiên đối với dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài, doanh nghiệp của bạn chỉ cần trả một khoản phí hợp lý (thường chi phí thấp hơn) mà vẫn đảm bảo tiến độ làm việc được hoàn thành nhanh chóng, minh bạch bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề dễ dàng xử lý các vấn đề phát sinh.
Như vậy, đối với các công ty nước ngoài quy mô lớn, cần phải xử lí khối lượng lớn công việc thì có thể tự thiết kế bộ phận kế toán có trình độ chuyên môn cao tại công ty hoặc lựa chọn một giải pháp nhanh hơn đó là thuê công ty kế toán uy tín để phụ trách công việc sổ sách, báo cáo thuế trong công ty.
Đối với các doanh nghiệp nước ngoài có quy mô vừa và nhỏ, còn hạn chế về nguồn lực và kinh phí thì không nhất thiết phải có nhân viên kế toán cố định. Vì vậy, giải pháp tối ưu dành cho các doanh nghiệp này đó chính là thuê dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài.
Cách lựa chọn công ty triển khai dịch vụ kế toán phù hợp
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài. Để lựa chọn ra đơn vị triển khai dịch vụ chất lượng giúp tăng hiệu quả hoạt động cho công ty thì chúng tôi xin gợi ý những yếu tố sau giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá, xem xét kỹ càng:
Tính chuyên môn: Tính chuyên môn được thể hiện qua cách làm việc, xử lý công việc liên quan đến kế toán tài chính một cách hiệu quả, minh bạch và đúng thời hạn. Ngoài ra, tính chuyên môn còn là có khả năng thực hiện chuyên nghiệp các nghiệp vụ đặc thù riêng cho doanh nghiệp nước ngoài.
Kinh nghiệm: Để đánh giá chất lượng dịch vụ của kế toán cần phải xem xét đến trình độ của đội ngũ nhân viên. Nhân sự được tuyển chọn nên là những người có bề dày kinh nghiệm nhiều năm trong ngành kế toán, đặc biệt là kế toán cho công ty nước ngoài. Ngoài ra, nhân sự Việt Nam từng tham gia công tác tại nước đó sẽ giúp doanh nghiệp có nhiều thuận lợi hơn trong quá trình cùng hợp tác làm việc.
Chứng chỉ hành nghề: Các chứng chỉ Kiểm toán viên CPA, chứng chỉ hành nghề dịch vụ về thủ tục thuế, và các giấy phép khác không chỉ bảo đảm về năng lực và trình độ chuyên môn mà còn cho thấy khả năng chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động của mình đã ký kết với công ty đối tác nước ngoài. Không những thế, đây còn là yếu tố thể hiện độ uy tín và danh tiếng của nhà triển khai dịch vụ so với các đơn vị khác.
Những lưu ý khi sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài của các doanh nghiệp FDI
Khi quyết định thuê dịch vụ kế toán, các công ty nước ngoài cần lưu ý thỏa thuận các nội dung sau:
- Các công ty nước ngoài cần yêu cầu danh sách công việc liệt kê rõ ràng mà bên triển khai dịch vụ cần thực hiện cho công ty mình.
- Cân nhắc đến dịch vụ giải trình số liệu thanh tra thuế nếu doanh nghiệp bạn còn đang thiếu tự tin và chưa chuẩn bị đầy đủ về chứng từ, sổ sách kế toán khi nhận được quyết định thanh kiểm tra thuế. Vì vậy, hãy đề nghị bên đối tác cung cấp, có thể điều khoản này ngoài hợp đồng và sẽ kèm theo phụ phí.
- Căn cứ vào hình thức hợp đồng dịch vụ mà doanh nghiệp yêu cầu thì thỏa thuận nội dung ở 2 mức “Làm thay” hoặc “Tư vấn soát xét” để xem có phù hợp với số tiền mà công ty chi trả cho bên dịch vụ hay không.
- Nên chỉ rõ bên nào sẽ có nghĩa vụ nộp các tờ khai, báo cáo thuế và chịu trách nhiệm về việc bảo quản, quản lý hạn dùng của chữ ký số.
- Doanh nghiệp nước ngoài nên yêu cầu đối tác phải báo cáo nhanh về các chỉ tiêu từng tháng, từng quý: Thuế GTGT khấu trừ/phải nộp, bảng báo cáo tài chính, tổng doanh thu, chi phí và tài sản ròng, thuế TNDN dự kiến trong kỳ và giải pháp hoạt động kinh doanh cho kỳ tiếp theo.
- Các doanh nghiệp nước ngoài đi thuê dịch vụ kế toán độc lập chỉ nên đưa các chứng từ và hồ sơ dạng copy, không nên đưa bản gốc. Nên yêu cầu bên dịch vụ phải có biên bản cho những lần bàn giao hồ sơ tài liệu.
Trên đây là bài viết tư vấn về dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài của Luật Trần và liên danh. Nếu có thắc mắc về dịch vụ và các vấn đề pháp lý liên quan hãy liên lạc với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
