Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh các ngành nghề có trong đăng ký kinh doanh của công ty mẹ, vì vậy mà văn phòng đại diện cũng không phải chịu các nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật. Cùng tìm hiểu về thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Hải Phòng trong bài tư vấn của Luật Trần và Liên danh.
Ưu và nhược điểm của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là gì?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh được quy định:
“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”
Ưu điểm của văn phòng đại diện?
Văn phòng đại diện có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện có thể đặt ở nhiều địa chỉ nên đây chính là địa điểm thuận lợi hơn để trưng bày sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần với khách hàng hơn.
Nhược điểm của văn phòng đại diện?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân.
Văn phòng đại diện chỉ thực hiện được chức năng đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp mà không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Tức là văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, giao dịch và tiếp thị cho các sản phẩm của doanh nghiệp, là nơi để giải đáp, tư vấn cho khách hàng.
Do văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh nên không thể ký kết hợp đồng, giao dịch với đối tác, khách hàng.
Hình thức hạch toán của văn phòng đại diện là hạch toán phụ thuộc.
Văn phòng đại diện vẫn phải nộp phí môn bài lầ 1.000.000 đồng/ năm
Ưu và nhược điểm của địa điểm kinh doanh
Địa điểm kinh doanh là gì?
Theo quy định tại khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh được quy định:
“Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể”
Ưu điểm của địa điểm kinh doanh?
Địa điểm kinh doanh có chức năng kinh doanh nên khi muốn phát triển, mở rộng doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể mở địa điểm kinh doanh.
Theo quy định tại điểm a, khoản 2 Điều 31 Nghị định 01/2021, địa điểm kinh doanh có thể đặt tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh.
Nhược điểm của địa điểm kinh doanh?
Theo quy định tại Khoản 12 Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP thì địa điểm kinh doanh không có con dấu riêng.
Địa điểm kinh doanh được thành lập và có mã số riêng nhưng không phải là mã số thuế của địa điểm kinh doanh.
Hình thức hạch toán là hạch toán phụ thuộc, vẫn phải kê khai thuế dựa vào công ty mẹ.
Địa điểm kinh doanh không có tư cách pháp nhân do vẫn phải hạch toán phụ thuộc và không độc lập về tài sản, không có mã số thuế.
Địa điểm kinh doanh phải nộp phí môn bài là 1.000.000 đồng/năm
Đủ điều kiện làm thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Hải Phòng
Chỉ riêng tại Thái Nguyên, có thể tìm thấy rất nhiều văn phòng đại diện nước ngoài (RO) tại thành phố đang phát triển mạnh mẽ này của Việt Nam. Số lượng đại diện gần như giống nhau có thể nằm ở thủ đô Hà Nội, Hồ Chí Minh, Bình Dương và Đồng Nai.
Do việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là để khảo sát thị trường và tham gia vào các hoạt động xúc tiến hoặc nâng cao năng lực, nên quy trình thành lập tương đối ít phức tạp hơn .
Tuy nhiên, có một số yêu cầu mà các công ty nước ngoài cần phải đáp ứng:
- Theo Luật Thương mại tại Việt Nam, công ty thương mại quốc tế hoặc thương nhân nước ngoài được phép đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Các công ty nước ngoài sẽ phải xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
- Công ty mẹ nước ngoài cần có con dấu có ghi tên văn phòng đại diện trên đó.
- Pháp luật Việt Nam yêu cầu công ty nước ngoài phải có cơ sở hợp pháp và hoạt động ít nhất một năm mới được đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Chỉ công ty nước ngoài hoạt động kinh doanh có hiệu quả mới được phép đặt văn phòng đại diện.
- Chỉ một công ty nước ngoài trong lĩnh vực hoặc thị trường có nhu cầu thực sự .
Các hoạt động bị hạn chế
Văn phòng đại diện mặc dù là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ, nhưng theo quy định của pháp luật, văn phòng đại diện không được phép tham gia vào các hoạt động sau:
- Tham gia vào các hoạt động tạo ra lợi nhuận và tạo thu nhập. Các hoạt động này bao gồm các giao dịch mua bán và các hoạt động giao dịch trực tiếp – từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành một dự án.
- Nhận đơn đặt hàng từ bất kỳ cá nhân hoặc công ty.
- Điều phối việc mua bán thay mặt công ty mẹ.
- Đàm phán, ký kết và giao kết hợp đồng , nộp hồ sơ dự thầu và giải quyết khiếu nại.
- Xuất hóa đơn . Tất cả các hóa đơn được phát hành phải thuộc công ty mẹ ở nước ngoài.
- Mua, đặt hàng hoặc thanh toán hàng hóa thay mặt cho công ty mẹ.
- Cung cấp các dịch vụ sau bán hàng liên quan đến một dịch vụ hoặc sản phẩm do công ty mẹ cung cấp.
- Thực hiện các hoạt động với tư cách là đại lý giữa khách hàng và công ty mẹ của khách hàng.
Nếu một văn phòng đại diện tham gia vào các hoạt động khác không được phép tại Việt Nam, ví dụ như mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ thay mặt cho công ty mẹ, thì sẽ bị coi là vi phạm pháp luật.
Nếu điều này xảy ra, các công ty nước ngoài có thể bị phạt , cũng như Việt Nam đánh thuế đối với tất cả thu nhập nhận được trong nước.
Hoạt động kinh doanh được phép
Là văn phòng đại diện tại Việt Nam, bạn chỉ có vai trò hỗ trợ cho công ty mẹ với các hoạt động được phép sau đây theo Luật Việt Nam:
- Hoạt động nhằm mục đích nghiên cứu và khảo sát thị trường.
- Để tìm kiếm cơ hội đầu tư và đối tác.
- Thuê văn phòng và địa điểm đặt văn phòng đại diện.
- Mua hoặc thuê phương tiện, thiết bị phục vụ hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Để thúc đẩy công ty mẹ.
- Để tìm kiếm nhà phân phối và khảo sát hàng hóa.
- Để đưa ra một kế hoạch kinh doanh hoặc thâm nhập thị trường ban đầu.
- Tuyển dụng nhân viên trong và ngoài nước làm việc cho công ty đại diện.
- Giám sát quá trình ký kết hợp đồng với các đối tác Việt Nam.
- Mở tài khoản ngân hàng phục vụ mục đích hoạt động của văn phòng đại diện, chẳng hạn như bảng lương của nhân viên.
Nghĩa vụ của văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài
- Nộp phí, lệ phí, thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Báo cáo công tác và hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
- Tuân thủ các quy định về lao động và bảo hiểm xã hội của chính phủ Việt Nam.
- Tuân thủ các quy định về thuế thu nhập cá nhân bằng cách đăng ký mã số thuế của nhân viên và nộp báo cáo thuế.
- Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định khác như luật phòng, chống rửa tiền, luật thương mại tại Việt Nam.
- Gửi báo cáo hàng năm cho bộ phận cấp phép.
Một số ưu điểm khi thực hiện thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Hải Phòng
Chi nhánh
- Có quyền thực hiện đầy đủ các chức năng mua bán hàng hoá dịch vụ phù hợp với ngành nghề đã đăng ký của công ty mẹ.
- Có thể đăng ký và phát hành hoá đơn độc lập.
- Có thể chọn phương pháp kê khai thuế độc lập hoặc phụ thuộc, được phép mở hệ thống sổ sách kế toán để hạch toán riêng.
Văn phòng đại diện
- Thủ tục xin giấy phép và đăng ký hoạt động đơn giản.
- Được cấp giấy phép và con dấu tròn riêng.
- Được tuyển dụng nhân viên vào làm việc cho văn phòng không giới hạn số lượng.
- Được miễn các thủ tục kê khai thuế, bảo hiểm, không phải lập sổ sách kế toán, báo cáo tài chính…
- Không phải nộp thuế môn bài.
- Thủ tục đóng cửa, giải thể đơn giản.
Quy định về thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Hải Phòng theo Luật Doanh nghiệp năm 2020
– Hiện nay, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Hồ sơ thành lập được nộp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm
- Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
– Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp
– Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh
- Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.
- Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:
- a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
- b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
- Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
- Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp thông báo địa điểm kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Chính phủ quy định chi tiết Điều này.
Điều cần biết khi làm thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Hải Phòng
Chức năng của văn phòng đại diện là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên. Dưới đây là một số lưu ý mà bạn cần tham khảo khi chuẩn bị các bước làm thủ tục đăng ký văn phòng đại diện.
Người đứng tên thành lập văn phòng đại diện là ai?
– Giám đốc công ty, và các chức danh quản lý khác có thể kiêm nhiệm là người đứng đầu văn phòng đại diện, hay bất cứ người nào có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không vi phạm pháp luật.
Có cần khắc con dấu mới cho văn phòng đại diện hay không?
– Cái này tùy vào nhu cầu của công ty, có thể khắc mới hoặc không khắc.
Chức năng kinh doanh của văn phòng đại diện là gì?
– Giao dịch và tiếp thị.
Văn phòng đại diện hạch toán thuế về đâu?
– Văn phòng đại diện thì hạch toán phụ thuộc theo công ty mẹ.
Thủ tục về kê khai thuế, cần đóng bao nhiêu thuế cho văn phòng đại diện?
– Mức đóng thuế môn bài cho văn phòng đại diện là 1,000,000 đ/năm
Văn phòng đại diện có được phát hành hóa đơn đỏ hay không?
– Văn phòng đại diện thì không được phát hành và xuất hóa đơn đỏ.
Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Hải Phòng của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
