Mẫu đơn giải trình là mẫu văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp khi phát sinh một vấn đề nào cần sự can thiệp của cấp trên hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Dưới đây là một số mẫu đơn giải trình được dùng phổ biến.
Trường hợp nào cần viết Đơn giải trình?
Khi xảy ra sự việc nào đó để lại hậu quả cần sự can thiệp của cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền giải quyết, người tham gia hoặc người chứng kiến cần làm đơn giải trình để trình bày sự việc đã diễn ra. Đồng thời, Đơn giải trình còn được dùng để giải thích vấn đề nào đó khi có yêu cầu.
Mặc dù Đơn giải trình được dùng trong nhiều trường hợp khác nhau, tuy nhiên vẫn sẽ gồm các phần:
– Phần mở đầu: Ngày, tháng, năm, lập đơn; Đơn giải trình về vấn đề gì? Gửi tới cơ quan, tổ chức, cá nhân nào?…
Các thông tin của đối tượng làm Đơn giải trình (tên doanh nghiệp, thông tin người đại diện theo pháp luật gồm tên, chức vụ…, số điện thoại,…)
– Phần nội dung Đơn giải trình: Ghi rõ giải trình về vấn đề gì, theo yêu cầu hay Công văn số bao nhiêu; nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo (nếu có).
– Phần kết Đơn giải trình: Cam kết nội dung trình bày ở trên là đúng và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.
Một số mẫu Đơn giải trình phổ biến hiện nay
Mẫu Đơn giải trình (mẫu chung)
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN GIẢI TRÌNH
(Về việc:..…………………………….)
Kính gửi: …………………[Tên cơ quan tiếp nhận đơn giải trình]……..
– Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………….
– Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………
– Số điện thoại: …………………………………. Số Fax: ……………………..
– Mã số thuế: …………………………………………………………………….
– Đại diện theo pháp luật: Ông/Bà………………….. Chức vụ: ……………………….
– Ngành nghề kinh doanh: ………………………………………………………
Nội dung giải trình: [Ghi rõ giải trình về vấn đề gì, theo yêu cầu hay công văn số bao nhiêu của cơ quan nhà nước; trình bày nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo (nếu có) để chứng minh cho yêu cầu giải trình.]
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Trên đây là toàn bộ nội dung giải trình của Công ty chúng tôi về sự việc ……………………………… Chúng tôi cam đoan toàn bộ nội dung trình bày là đúng sự thật và sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật nếu có điều gì trình bày gian dối.
Nơi nhận: ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP
– Như trên GIÁM ĐỐC
– Lưu VT;… (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Mẫu Đơn giải trình với cơ quan Bảo hiểm xã hội
|
TÊN CÔNG TY Số: ……/CV-…… ———————- |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ……….., ngày ….. tháng ….. năm ….. |
ĐƠN GIẢI TRÌNH
(V.v: ………………………………….)
Kính gửi: BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN/HUYỆN ………………………….
– Tên doanh nghiệp: CÔNG TY ………………………………………………
– Người đại diện theo pháp luật: ……………………. Chức vụ: ……………….
– Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………
– Điện thoại: …………………………………………….. Fax: ……………….
– Mã số thuế: ……………………………………………………………………..
Ngày …../…../….., Công ty chúng tôi có nhận được công văn số ………………… của Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện ……………..; trong công văn yêu cầu Công ty chúng tôi giải trình về việc……………….
Công ty chúng tôi xin được giải trình về việc này như sau: [Giải thích rõ ràng, cụ thể những nguyên
nhân gây ra vụ việc trong công văn giải trình như: vì sao số người đóng bảo hiểm không bằng số người
lao động thực tế tại doanh nghiệp; vì sao doanh nghiệp chậm nộp BHXH; vì sao doanh nghiệp tham
gia BHXH chậm (trễ)…]
…………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………..
Do vậy: [Ghi rõ hướng giải quyết, khắc phục đối với vụ việc thực hiện giải trình; đưa ra những yêu
cầu cụ thể với cơ quan BHXH như: mong muốn cơ quan BHXH hỗ trợ giải quyết vụ việc đã tường
trình…]
……………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………
Trên đây là toàn bộ nội dung vụ việc mà cơ quan bảo hiểm xẽ hội quận/huyện …………. yêu cầu Công ty chúng tôi thực hiện việc giải trình. Nếu cơ quan bảo hiểm xã hội cần thêm hồ sơ nào
thì Công ty sẽ cung cấp đầy đủ.
Trân trọng cám ơn./.
Nơi nhận: ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP
– Như trên GIÁM ĐỐC
– Lưu VT;… (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Mẫu Đơn giải trình với cơ quan Thuế
|
TÊN CÔNG TY Số: ……/CV-…… V.v: Giải trình chậm nộp tờ khai thuế |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ……….., ngày …. tháng …. năm …. |
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(V.v: Nộp chậm tờ khai thuế)
Kính gửi: CHI CỤC THUẾ QUẬN/HUYỆN ……………………….
– Tên doanh nghiệp: CÔNG TY …………………………………………………………..
– Mã số thuế/Mã số doanh nghiệp: ……………………………………………………
– Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………………
– Điện thoại: ………………………………… Fax: …………………………….
– Người đại diện theo pháp luật: Ông/Bà …………….. Sinh ngày: ……………….
– Chức vụ: ………………………………………. Số điện thoại liên hệ: …………………
Báo cáo giải trình về việc nộp chậm tờ khai thuế Công ty ………………………..
Ngày …. tháng …. năm ….., chúng tôi nhận được công văn yêu cầu giải trình về việc nộp chậm tờ khai
thuế Quý …/20…. Chúng tôi xin giải trình về lý do doanh nghiệp nộp chậm tờ khai thuế như sau:
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Công ty ……………. xin cam đoan những gì chúng tôi đã trình bày và những giấy tờ cung cấp là
đúng sự thật. Nếu không đúng, Công ty ………… xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp
luật.
Kính đề nghị Chi cục thuế Quận/Huyện ……………. tiếp nhận đơn giải trình và xem xét.
Xin trân trọng cảm ơn!
Nơi nhận: ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP
– Như trên GIÁM ĐỐC
– Lưu VT;… (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Hướng dẫn chi tiết cách lập Đơn giải trình
Bên cạnh việc đảm bảo tính minh bạch, khách quan của sự việc giải trình còn cần chú trọng đến việc đảm bảo hình thức của văn bản. Mặc dù pháp luật không quy định cụ thể mẫu Đơn giải trình, tuy nhiên Đơn giải trình cũng được triển khai, trình bày trên hình thức tiêu chuẩn của văn bản hành chính.
Do vậy, Đơn giải trình cũng có bố cục chung gồm:
– Quốc hiệu – Tiêu ng;
– Thời gian và địa điểm viết đơn;
– Tên đơn tường trình;
– Nội dung Đơn tường trình;
– Người làm đơn ký và ghi rõ họ tên ở cuối đơn.
Khi viết Đơn tường trình, cần lưu ý những nội dung sau:
– Văn bản cần tuân thủ thể thức của văn bản hành chính;
– Đơn giải trình phải được trình bày ngắn gọn, khoa học nhưng vẫn thể hiện đầy đủ, chi tiết nội dung chính. Sự việc được đưa ra cần trình một cách khách quan nhất.
– Các từ ngữ, câu chữ sử dụng trong mẫu đơn cần rõ ràng, đúng chính tả. Trong trường hợp có hậu quả để lại qua sự việc thì bạn phải đưa ra được thông tin cụ thể về hậu quả đó như thế nào? Có nghiêm trọng hay không?
– Mọi nội dung không được phép thêm bớt, không nói quá sự việc cũng như không rút bớt thông tin khác với ý định giấu diếm một phần.
Đơn giải trình mặc dù không phải là một văn bản hành chính, tuy nhiên cần phải đảm bảo văn phong, tiêu chuẩn của một văn bản theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP để thể hiện sự chuyên nghiệp, nhất là trong các trường hợp giải trình gửi đến các cơ quan nhà nước.
Thông thường, một đơn giải trình sẽ thường gồm 3 phần như sau:
Phần mở đầu: mở đầu đơn giải trình thường phải có ngày, tháng, năm làm đơn, nội dung chính của đơn giải trình (đơn giải trình về vấn đề gì?), gửi đến cơ quan, tổ chức nào?
Cần phải đảm bảo điền đầy đủ, chính xác thông tin của đối tượng làm giải trình cũng như chủ thể tiếp nhận đơn giải trình (họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ đối với cá nhân), (họ và tên, địa chỉ, fax, địa chỉ của tổ chức, người đại diện theo pháp luật,… đối với cơ quan, tổ chức).
nội dung: Đây là phần quan trọng nhất của đơn giải trình, trong mục này cần phải ghi rõ đơn giải trình lập vì vấn đề gì, lí do viết đơn giải trình, theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, công văn nào, nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo.
kết luận của giải trình: phần này có thể trình bày ngắn gọn và đơn giản, cam kết về các nội dung bên trên là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Đơn giải trình là đơn của một cá nhân, tổ chức soạn thảo khi được cơ quan nhà nước yêu cầu cung cấp, giải thích, làm rõ các thông tin về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, hoặc được sử dụng khi làm sai một vấn đề nào đó,… .
Giải trình có thể được thực hiện thông qua hình thức văn bản hoặc giải trình trực tiếp như sau:
Với trường hợp giải trình bằng văn bản thì cá nhân, tổ chức phải soạn thảo đơn giải trình và gửi lại cho chủ thể cho yêu cầu trong một khoản thời gian hợp lý. Thông thường trong trường hợp này, cá nhân thường bị xử phạt vi phạm hành chính và sẽ soạn đơn giải trình để giải trình về vụ việc vi phạm.
Với trường hợp giải trình trực tiếp thì cá nhân, tổ chức được yêu cầu giải trình phải chuẩn bị đầy đủ nội dung, tình tiết để giải trình trước tổ chức, cá nhân yêu cầu.
Khi cơ quan công quyền yêu cầu cá nhân, tổ chức giải trình bằng văn bản là do họ cần làm rõ nhiệm vụ, quyền hạn được giao… Đây cũng là lý do tại sao bạn sẽ sử dụng biểu mẫu giải trình khi thực hiện nhiệm vụ.
Giải trình có thể được thực hiện thông qua hình thức văn bản hoặc giải trình trực tiếp như sau:
Với trường hợp giải trình bằng văn bản thì cá nhân, tổ chức phải soạn thảo đơn giải trình và gửi lại cho chủ thể cho yêu cầu trong một khoản thời gian hợp lý. Thông thường trong trường hợp này, cá nhân thường bị xử phạt vi phạm hành chính và sẽ soạn đơn giải trình để giải trình về vụ việc vi phạm.
Trước khi trình bày lời giải thích của mình với ai đó, tổ chức, cá nhân phải thu thập đầy đủ thông tin, chi tiết để giải trình trước tổ chức, cá nhân yêu cầu.
Trên đây là một số mẫu đơn giải trình phổ biến. Nếu còn vướng mắc về các vấn đề liên quan, bạn đọc vui lòng liên hệ với Luật Trần và Liên Danh để được hỗ trợ.
