Nếu bạn là một công chứng viên, việc ưu tiên hàng đầu là giữ con dấu an toàn và bảo mật. Nếu bị mất hoặc bị đánh cắp, ai đó có thể sử dụng nó để lừa đảo và bạn có thể phải chịu trách nhiệm về sự sơ suất của mình. Vì vậy, chúng tôi đưa ra 9 cách để giúp bạn bảo vệ con dấu công chứng của mình và các quy định của pháp luật về địa điểm công chứng, chứng thực giấy tờ.
Phân biệt công chứng và chứng thực
– Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
(Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014)
– Chứng thực bao gồm các trường hợp sau:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
+ Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
(Khoản 2, 3, 4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)
Công chứng, chứng thực ở đâu?
Công chứng hợp đồng, giao dịch ở đâu?
Điều 44 Luật Công chứng 2014 quy định:
Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp sau có thể công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng:
+ Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được;
+ Người yêu cầu công chứng đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù;
+ Người yêu cầu công chứng có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
Theo quy định tại Chương III Luật Công chứng 2014 thì tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.
Như vậy, người yêu cầu có thể công chứng hợp đồng, giao dịch tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng hoặc bên ngoài trụ sở của Phòng chông chứng, Văn phòng công chứng nếu rơi vào các trường hợp như trên.
Chứng thực giấy tờ, tài liệu ở đâu?
Tùy vào loại giấy tờ, tài liệu cần chứng thực mà cơ quan tiến hành chứng thực sẽ khác nhau, cụ thể:
– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
– Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
+ Chứng thực di chúc;
+ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
– Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc sau:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
– Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc sau:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.
Như vậy, tùy thuộc vào loại giấy tờ, tài liệu,… mà người yêu cầu chứng thực giấy tờ, tài liệu,… có thể đến Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Phòng công chứng, Văn phòng công chứng để chứng thực. (Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)
Tổng hợp 09 cách bảo vệ con dấu công chứng
Đính thông tin của bạn lên con dấu
Việc này giúp đảm bảo rằng con dấu công chứng sẽ được trả lại nếu bạn quên con dấu tại nơi công chứng hoặc lỡ rơi ra khỏi túi. Một tấm thẻ ghi tên và số điện thoại sẽ giúp mọi người dễ dàng tìm thấy và trả lại con dấu cho bạn.
Trên thực tế, chúng tôi khuyên bạn nên đính thông tin lên sổ tay và các công cụ công chứng khác. Điều này chỉ thêm một lớp bảo mật bổ sung cho các vật tư và đồ đạc công chứng. Có thể xem đây là một trong những cách hiệu quả nhất để bảo vệ con dấu công chứng.
Không giao trách nhiệm công chứng cho người khác
Bạn không nên để nhân viên, đồng nghiệp, bạn bè hoặc thành viên trong gia đình mượn con dấu công chứng để công chứng tài liệu thay bạn. Bởi đây là hành động bất hợp pháp và trái đạo đức. Là một công chức, bạn phải chịu trách nhiệm về mọi hành vi công chứng mang tên, chữ ký và con dấu của chính mình.
Nói cách khác, bạn là người chính thức và duy nhất được giao nhiệm vụ công chứng. Việc không giao trách nhiệm công chứng vừa là cách để bảo vệ con dấu công chứng vừa là cách để bạn tránh khỏi những vấn đề liên quan tới trách nhiệm pháp lý.
Đừng bao giờ bỏ quên con dấu công chứng
Hãy giữ con con dấu luôn bên bạn mọi lúc mọi nơi và đừng tùy tiện để con dấu ở bất kỳ đâu ngay cả khi đang thực hiện nhiệm vụ công chứng. Nếu có việc gấp thì hãy mang theo con dấu và sổ tay công chứng bên mình hoặc khóa chúng trong hộp hoặc ngăn kéo có khóa. Sơ suất vài giây có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Nếu là một công chứng viên hay di chuyển, hãy cất con dấu ở nơi chỉ mình bạn biết trong xe.
Lưu trữ con dấu công chứng ở một vị trí an toàn
một biện pháp hết sức quan trọng để bạn bảo vệ con dấu công chứng của mình là cất con dấu ở một nơi an toàn như một ngăn kéo có khóa hoặc két sắt.
Chỉ cần đảm bảo không để quên hoặc cho bất kỳ ai biết về chìa khóa hay mật mã két sắt là được. Mỗi nơi sẽ có những quy định khác nhau về việc lưu trữ các con dấu và công cụ công chứng. Hãy luôn tuân theo luật nơi bạn làm việc.
Hủy con dấu khi hết nhiệm vụ công chứng
Nếu bạn quyết định từ chức hoặc không gia hạn hợp đồng làm việc công chứng nữa thì bạn phải hủy con dấu để giữ an toàn và bảo mật trong thời gian thực hiện nhiệm vụ công chứng.
Khi con dấu dù đã hết hạn sử dụng, kẻ xấu vẫn có thể lợi dụng để lừa đảo. Ngay cả khi bạn quyết định gia hạn hợp đồng làm việc công chứng, hãy tuân theo quy định nơi làm việc để xử lý con dấu hết hạn.
Không bao giờ để lại con dấu công chứng cho người sử dụng lao động
Con dấu công chứng là tài sản duy nhất của công chứng viên. Người sử dụng lao động không có quyền giữ lại con dấu, sổ tay và hoặc tiền hoa hồng của nhân viên. Nếu họ không chịu giao nộp chúng thì công chứng viên nên báo cáo việc này với cơ quan có thẩm quyền và gửi một bản sao quy định pháp luật về công chứng cho họ.
Báo cáo ngay nếu con dấu công chứng bị mất
Hãy liên hệ với văn phòng chứng của bạn ngay lập tức khi làm mất con dấu công chứng của mình. Mô tả bạn làm mất nó như thế nào và mọi thông tin liên quan. Bạn cũng nên trình báo cảnh sát về thời gian và địa điểm mà cho rằng mình đã đánh mất con dấu và khi nào nhiệm vụ công chứng hết thời hạn. Khi hoàn thành báo cáo tới cảnh sát, hãy gửi một bản sao khác cho người quản lý công chứng của bạn.
Đặt hàng một con dấu mới
Tùy thuộc vào quy định pháp luật nơi bạn sống về việc thay thế một con dấu công chứng mới. Nếu không có bất kỳ quy định nào liên quan đến việc mất dấu công chứng, chúng tôi khuyên bạn nên đặt hàng một con dấu công chứng mới với một chút thay đổi so với ban đầu.
Không cần thay đổi quá nhiều, nhưng đủ để phân biệt con dấu mới với cũ và có thể sử dụng màu mực mới. Ngoài ra, hãy ghi chú vào sổ tay công chứng cho biết ngày bạn bắt đầu sử dụng con dấu mới.
Chính sách bảo hiểm cho những sai sót trong công chứng
Những chính sách bảo hiểm công chứng ít chi phí này là biện pháp đề phòng đầu tiên. Xin lưu ý, chính sách bảo hiểm dành cho những sai sót trong công chứng chỉ bao gồm những sai sót không cố ý của công chứng viên.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về các biện pháp bảo vệ dấu công chứng Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
