Báo giảm thai sản là thủ tục không thể thiếu khi đơn vị phát sinh lao động nghỉ thai sản. Đây là bước đầu tiên và là căn cứ để giải quyết chế độ hưởng thai sản cho lao động. Vậy quy trình thực hiện báo giảm và hồ sơ hưởng chế độ như thế nào?
Báo giảm lao động là gì?
Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội. Tăng/giảm lao động đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp là một trong những trường hợp mà doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội. Cụ thể:
Giảm lao động đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp khi:
– Doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động;
– Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày;
– Doanh nghiệp được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất;
– Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;
– Tạm hoãn thực hiện Hợp đồng;…v.v.
Như vậy, trường hợp đơn vị có lao động nữ đang đóng bảo hiểm xã hội nghỉ thai sản thì cần phải thực hiện nghiệp vụ báo giảm. Kể từ thời điểm giảm lao động thì đơn vị và người lao động không cần đóng bảo hiểm xã hội và thời gian này cũng không được tính hưởng bảo hiểm xã hội.
Người sử dụng lao động báo giảm thai sản khi nào?
Theo quy định tại khoản 6 Điều 42 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 như sau:
Quản lý đối tượng
…
Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, thời gian này được tính là thời gian đóng BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN và được cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động.
…
Theo đó, khi người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên thì người sử dụng lao động và người lao động không phải đóng BHXH, BHYT, BHTNLĐ, BNN, lúc này người sử dụng lao động cần báo cho cơ quan BHXH biết về việc này.
Báo giảm thai sản là thủ tục đầu tiên và là căn cứ để giải quyết chế độ hưởng thai sản cho lao động.
Kể từ thời điểm báo giảm lao động thì người sử dụng lao động và người lao động không cần đóng BHXH và thời gian này cũng không được tính hưởng BHXH.
Thời hạn báo giảm lao động nghỉ thai sản, nghỉ sinh
căn cứ vào Mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017 quy định như sau:
Thời hạn khai báo hồ sơ:
– Đơn vị có thể lập hồ sơ phát sinh tăng, giảm, điều chỉnh lao động, tiền lương của tháng vào tất cả các ngày trong tháng qua hệ thống giao dịch điện tử. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác theo dõi quản lý hồ sơ trường hợp giảm hoặc điều chỉnh đơn vị có thể thực hiện mỗi tháng một lần.
Ví dụ: Hồ sơ tháng 8/2017 thì lập hồ sơ phát sinh từ ngày 01/08 đến ngày 31/08/2017.
– Khi có phát sinh tăng lao động đơn vị phải kịp thời khai báo tăng và thẻ BHYT có giá trị từ ngày khai báo hồ sơ qua hệ thống giao dịch điện tử.
– Khi có phát sinh giảm thì đơn vị báo giảm từ ngày 01 tháng sau, tuy nhiên phải đóng giá trị thẻ BHYT của tháng sau. Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.
Ví dụ: Người lao động thôi việc ngày 31/07/2017.
Nếu đơn vị lập hồ sơ tháng 8/2017, đơn vị báo giảm người lao động từ tháng 8/2017 vào ngày 01/08/2017 thì phải đóng bổ sung giá trị thẻ BHYT tháng 8/2017 và thẻ được sử dụng đến 31/08/2017.
Nếu đơn vị lập hồ sơ tháng 8/2017, đơn vị báo giảm người lao động từ tháng 8/2017 vào ngày 28/07/2017 thì chỉ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp đến tháng 07/2017 và được sử dụng thẻ BHYT đến 31/07/2017.
Lưu ý: Sau khi lập hồ sơ tháng 8/2017 thì không được lập hồ sơ tháng 07/2017 trong các ngày còn lại của tháng 07/2017.
Bên cạnh đó, căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 85 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 như sau:
“3. Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng bảo hiểm xã hội tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng bảo hiểm xã hội, trừ trường hợp nghỉ việc hưởng chế độ thai sản.”
Như vậy, thời điểm báo giảm sẽ phụ thuộc vào số ngày làm việc của người lao động để đóng bảo hiểm xã hội.
Hồ sơ, thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội
Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội
Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bao gồm:
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
– Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp… (Mẫu D02-TS).
– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
Trình tự, thủ tục thực hiện
Doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội bằng hình thức nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc đăng ký trực tuyến qua mạng.
Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội
Người sử dụng lao động có thể đến trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội đang quản lý công ty ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh để nộp bộ hồ sơ sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như trên.
Tuy nhiên, việc nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hiện nay không còn phổ biến. Thay vào đó, doanh nghiệp và cơ quan bảo hiểm xã hội sử dụng hình thức nộp hồ sơ bằng hình thức trực tuyến.
Nộp hồ sơ trực tuyến
Đây là hình thức được khá nhiều cơ quan bảo hiểm xã hội quận, huyện áp dụng hiện nay. Công ty thực hiện kê khai báo giảm bảo hiểm xã hội trên phần mềm, sau đó dùng thiết bị chữ ký số (token) để nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội. Cụ thể thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử cho công ty.
Bước 2: Sau khi đăng ký thành công, tải phần mềm về máy tính và tiến hành kê khai BHXH. Tiếp theo xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số để ký rồi nộp lên cơ quan BHXH.
Lưu ý: Hiện nay phần mềm đang được sử dụng phổ biến nhất là Phần mềm kê khai BHXH của Tổng cục BHXH. Đây là phần mềm hỗ trợ miễn phí cho tất cả doanh nghiệp.
Thời hạn giải quyết
Theo quy định tại Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.
Trách nhiệm khi chậm báo giảm lao động
Khi doanh nghiệp có phát sinh giảm lao động cần lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng). Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng thì được coi là báo giảm chậm.
Căn cứ theo điểm 2.1 Mục 2 Công văn 3881/BHXH-ST quy định về quy trình cập nhật và tra cứu thông tin về thẻ BHYT như sau:
“2. Quy trình cập nhật và tra cứu thông tin về thẻ BHYT
2.1. Đối với đơn vị sử dụng lao động cùng tham gia BHXH, BHYT (viết tắt là đơn vị).
Khi có phát sinh tăng, giảm người tham gia BHYT, đơn vị phải kịp thời lập danh sách tăng, giảm gửi cơ quan BHXH theo mẫu quy định tại Quyết định 959/QĐ-BHXH ngày 09/9/2015 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam. Trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.”
Ngoài ra tại điểm 9.7 Mục 9 Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017 cũng có quy định về trường hợp báo giảm chậm như sau:
“9. Quy định về cấp và quản lý thẻ BHYT
9.7. Khi có phát sinh giảm người lao động, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó). Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì phải phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ có giá trị sử dụng hết tháng đó. Cơ quan BHXH không thu hồi thẻ các trường hợp báo giảm.”
Theo hướng dẫn trên thì trong trường hợp người lao động nghỉ thai sản thì công ty phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan bảo hiểm xã hội. Trường hợp công ty lập danh sách báo giảm chậm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì công ty phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm.
Hướng dẫn lập Danh sách lao động tham gia BHXH dùng để báo giảm thai sản
* Chỉ tiêu theo cột:
– Cột A: ghi số thứ tự từ nhỏ đến lớn theo từng mục.
– Cột B: ghi rõ họ, tên của từng người lao động và ghi tương ứng vào từng mục tăng lao động, tăng tiền lương hoặc giảm lao động, giảm tiền lương.
Đối với những đơn vị có số lượng người tham gia BHYT lớn, có yêu cầu phân nhóm đối tượng để thuận tiện trong việc tiếp nhận và trả thẻ BHYT, cơ quan BHXH có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị khi lập danh sách cấp thẻ BHYT, tại cột B tách thành các nhóm theo mã đơn vị trực thuộc (nhóm và mã đơn vị trực thuộc do đơn vị tự xây dựng nhưng tối đa không quá 6 ký tự được ký hiệu bằng số hoặc bằng chữ).
Ví dụ: Công ty A có 02 phân xưởng trực thuộc, mỗi phân xưởng có 50 lao động thì Công ty A khi lập danh sách phân thành 02 nhóm: Phân xưởng 1, mã số 01, kèm theo danh sách của 50 lao động thuộc Phân xưởng 1; tiếp theo là Phân xưởng 2, mã số 02, kèm theo danh sách 50 lao động của Phân xưởng 2 (mã số đơn vị trực thuộc có thể là 01, 02 hoặc AA, AB hoặc nhiều ký tự hơn nhưng không quá 6 ký tự).
– Cột C: ghi mã số đối với người đã có mã số BHXH.
– Cột 1: ghi đầy đủ, chi tiết về cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, điều kiện nơi làm việc theo quyết định hoặc HĐLĐ, HĐLV (Ví dụ: Phó Chánh thanh tra Sở A, công nhân vận hành máy may công nghiệp Công ty B …).
– Cột 2: ghi tiền lương được hưởng:
+ Người lao động thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định thì ghi bằng hệ số (bao gồm cả hệ số chênh lệch bảo lưu nếu có).
Ví dụ: Tiền lương ghi trong quyết định tuyển dụng hoặc HĐLV là 2,34 thì ghi 2,34.
+ Người lao động thực hiện chế độ tiền lương do chủ sử dụng lao động quyết định thì ghi mức lương theo công việc hoặc chức danh, bằng tiền đồng Việt Nam.
Ví dụ: mức lương của người lao động là 52.000.000 đồng thì ghi 52.000.000 đồng.
– Cột: 3, 4, 5: ghi phụ cấp chức vụ bằng hệ số; phụ cấp thâm niên vượt khung, thâm niên nghề bằng tỷ lệ phần trăm (%) vào cột tương ứng, nếu không hưởng phụ cấp nào thì bỏ trống.
– Cột 6: ghi phụ cấp lương theo quy định của pháp luật lao động (nếu có).
– Cột 7: ghi các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động từ ngày 01/01/2018 (nếu có).
– Cột 8, 9: cần ghi rõ ràng thời gian lao động bắt đầu nghỉ thai sản, ghi từ tháng năm đến tháng năm nào. Trường hợp người lao động có thời gian truy đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN thì ghi từng dòng, theo từng mốc thời gian truy đóng.
– Cột 10: ghi số; ngày, tháng, năm của HĐLĐ, HĐLV hoặc quyết định (tuyển dụng, tiếp nhận); tạm hoãn HĐLĐ, nghỉ việc không hưởng lương … Ghi đối tượng được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn nếu có giấy tờ chứng minh như: người có công, cựu chiến binh,….
* Chỉ tiêu hàng ngang:
– Tăng: ghi theo thứ tự lao động tăng mới; lao động điều chỉnh tăng mức đóng trong đơn vị.
– Giảm: ghi theo thứ tự lao động giảm do ngừng việc, nghỉ hưởng chế độ BHXH…; lao động điều chỉnh giảm mức đóng trong đơn vị.
– Ghi tổng số sổ BHXH, thẻ BHYT đề nghị cơ quan BHXH cấp.
Lưu ý:
+ Nếu trong tháng đơn vị lập nhiều danh sách lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN thì đánh số các danh sách.
+ Đơn vị kê khai đầy đủ, chính xác tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN của từng người lao động theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ; lưu trữ hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN.
+ Trường hợp người lao động chỉ tham gia BHTNLĐ, BNN thì ghi vào mục III (Chỉ đóng BHTNLĐ, BNN) tương tự như trên.
+ Trường hợp đơn vị báo tăng lao động đối với người lao động đã có mã số BHXH, ghi đầy đủ các tiêu thức trên biểu mẫu và ghi nơi đăng ký KCB ban đầu vào cột 10.
+ Trường hợp đơn vị có nhiều người thay đổi nơi đăng ký KCB ban đầu thì ghi cột B, cột C và ghi nội dung thay đổi nơi đăng ký KCB ban đầu vào cột 10, các cột khác bỏ trống.
– Sau khi hoàn tất việc kê khai đơn vị ký, ghi rõ họ tên.
Trên đây là bài viết tham khảo của công ty luật Trần và Liên Danh về báo giảm thai sản. Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ các vấn đề khác lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7 để được tư vấn tốt nhất.
