Khi thực hiện các giao dịch cần công chứng, người dân có thể đến Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng. Cùng tìm hiểu về văn phòng công chứng nguyễn hùng ngay sau đây.
Văn phòng công chứng là gì?
Khái niệm về công chứng được nhắc đến ở khoản 1 điều 2 luật công chứng năm 2014, trong đó công chứng được hiểu là việc mà các công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận các vấn đề sau:
– Là tính xác thực, tính hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch dân sự bằng văn bản hay còn được gọi là hợp đồng và giao dịch.
– Là tính xác thực, hợp pháp và không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại.
Có thể hiểu khái niệm về văn phòng công chứng như sau: Văn phòng công chứng là một trong những cơ quan, đơn vị, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép để hoạt động trong lĩnh vực công chứng, văn phòng công chứng được xem như một tổ chức dịch vụ hành chính công và được thành lập, vận hành theo những chế định, nguyên tắc có quy định trong Luật Công chứng cùng những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hình thức công ty hợp danh khác.
Ngoài ra văn phòng công chứng còn được xem như một tổ chức dịch vụ công, và được thành lập cũng như vận hành theo các chế định và nguyên tắc có trong luật công chứng, cùng những quy phạm pháp luật có liên quan đến hình thức công ty hợp danh khác.
Đặc điểm của văn phòng công chứng
+ Văn phòng công chứng có con dấu riêng
+ Văn phòng công chứng có tài khoản ngân hàng riêng
+ Tự chủ về tài chính, lấy từ nguồn phí, thù lao khi công chứng và một số nguồn thu khác hợp pháp.
+ Văn phòng công chứng thì không có thành viên tham gia góp vốn
Vai trò của văn phòng công chứng
Vai trò của văn phòng công chứng được chia ra thành vai trò của các bên như sau:
+ Vai trò đối với các bên khi tham gia giao dịch:
Văn phòng công chứng đã giúp cho việc thực hiện các giao dịch của những cá nhân, tổ chức trở nên nhanh chóng, thuận lợi, đúng pháp luật; qua đó những quyền và lợi ích hợp pháp của họ được đảm bảo một cách tối ưu.
+ Vai trò đối với nhà nước:
Văn phòng công chứng ra đời đã giảm bớt được gánh nặng về số lượng công việc phải là của cơ quan nhà nước liên quan đến vấn đề này; không những thế văn phòng công chứng còn góp phần đẩy mạnh quá trình pháp chế chủ nghĩa xã hội cũng như phát huy tối đa các nguồn lực pháp lý trong toàn xã hội.
+ Vai trò đối với chính bản thân văn phòng công chức:
Văn phòng công chứng được phép thu các khoản phí, thù lao khi thực hiên các hoạt động công chứng theo như đã quy định.
Chức năng cơ bản của các văn phòng công chứng
Để hiểu rõ hơn về văn phòng công chứng bạn cần biết chức năng và vai trò của chúng. Theo đó chức năng của văn phòng công chứng bao gồm:
+ Văn phòng công chứng có chức năng là xác thực, chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của các hợp đồng giao dịch dân sự dưới dạng là văn bản hoặc một số giấy tờ khác, v.v …
+ Bên cạnh đó, văn phòng công chứng nói chung và công chứng viên nói riêng có chức năng đảm bảo sự an toàn cho các bên khi tham gia giao kết hợp đồng và thực hiện giao dịch.
Qua đây, sẽ giảm thiểu cũng như phòng ngừa những tranh chấp có thể xảy ra ở mức thấp nhất; đồng thời các quyền và lợi ích hợp pháp của những tổ chức, cá nhân cũng được hỗ trợ bảo vệ; góp phần xây dựng nền kinh tế – xã hội phát triển một cách ổn định và bền vững.
Điều kiện mở văn phòng công chứng nguyễn hùng
Điều 22 Luật Công chứng hiện hành quy định về văn phòng công chứng, trong đó có nội dung về điều kiện mở văn phòng công chứng, cụ thể gồm các điều kiện như sau:
Thứ nhất: Điều kiện về loại hình doanh nghiệp
Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.
Theo khoản 1 Điều 177 Luật Doanh nghiệp hiện hành, công ty hợp danh được hiểu như sau:
Công ty hợp danh là doanh nghiệp, trong đó:
– Phải có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung (sau đây gọi là thành viên hợp danh). Ngoài các thành viên hợp danh, công ty có thể có thêm thành viên góp vốn;
– Thành viên hợp danh phải là cá nhân, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty;
– Thành viên góp vốn là tổ chức, cá nhân và chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào công ty.
Khác với công ty hợp danh thông thường, Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
Thứ hai: Điều kiện về người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
Thứ ba: Điều kiện về trụ sở
Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng. Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
Thứ tư: Điều kiện về con dấu
Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
Thứ năm: Điều kiện về tên gọi
Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Hướng dẫn thành lập văn phòng công chứng nguyễn hùng
Khi đã đáp ứng được các điều kiện mở văn phòng công chứng, Quý vị thực hiện thành lập văn phòng công chứng theo hướng dẫn như sau:
Bước 1: Thành lập văn phòng công chứng
Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm:
– Đơn đề nghị thành lập;
– Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện;
– Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.
Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bước 2: Đăng ký hoạt động văn phòng công chứng
Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.
Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).
Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm:
– Đơn đăng ký hoạt động;
– Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập
– Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
Quy định về mở văn phòng công chứng nguyễn hùng
– Mở văn phòng công chứng thực chất là việc đề nghị thành lập và đăng ký hoạt động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trong đó, đề nghị thành lập được thực hiện tại UBND cấp tỉnh và đăng ký hoạt động được thực hiện tại Sở Tư pháp.
– Mở văn phòng công chứng là hoạt động phức tạp. Tính phức tạp xuất phát từ các điều kiện về công chứng viên cũng như điều kiện thành lập văn phòng công chứng. Bạn đọc có thể bấm xem thêm tiêu chuẩn, điều kiện trở thành công chứng viên tại bài “Điều kiện thủ tục thành lập văn phòng công chứng nguyễn hùng“.
Văn phòng công chứng có vốn điều lệ không?
– Khi nói về điều kiện loại hình doanh nghiệp của văn phòng công chứng, tại Điều 22, Khoản 1, Luật Công chứng 2014 ghi nhận rằng: “Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.” (Để hiểu thêm về đặc điểm, tư cách pháp nhân, cách góp vốn của công ty hợp danh, bạn có thể bấm xem thêm qua bài viết này trên wikipedia.org)
→ Như vậy, chính vì là công ty hợp danh, nên văn phòng công chứng phải có vốn điều lệ.
– Dựa trên giải thích tại Luật Doanh nghiệp 2020, có thể hiểu vốn điều lệ của văn phòng công chứng là tổng giá trị tài sản do ít nhất 02 công chứng viên hợp danh góp hoặc cam kết góp khi thành lập VPCC.
– Văn phòng công chứng chỉ thành lập và hoạt động dựa trên vốn điều lệ đó mà không có phần vốn góp khác, bởi VPCC không được có thành viên góp vốn. Nếu muốn gia tăng vốn điều lệ thì phải có công chứng viên mới góp vốn/cam kết góp vốn hoặc tăng vốn góp của các công viên hợp danh.
– Các công chứng viên góp vốn điều lệ và thành lập VPCC là chủ sở hữu VPCC.
Quy định về vốn điều lệ mở văn phòng công chứng nguyễn hùng
– Mở văn phòng công chứng là hoạt động kinh doanh có điều kiện nhưng không có điều kiện về vốn điều lệ. Điều này có nghĩa là, khi đáp ứng các điều kiện mở văn phòng công chứng thì các công chứng viên hoàn toàn có quyền thành lập VPCC mà không cần phải đáp ứng số vốn điều lệ tối thiểu.
– Tuy nhiên, dù không có quy định về vốn điều lệ tối thiểu nhưng vốn điều lệ là điều không thể thiếu khi thành lập VPCC hay bất cứ doanh nghiệp nào, đây là căn cứ để xác định trách nhiệm tài sản về các nghĩa vụ của công ty.
Trên đây là bài viết tư vấn về văn phòng công chứng nguyễn hùng của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
