Từ ngày 01/01/2021 Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực có những quy định mới về con dấu của doanh nghiệp. Vậy, vấn đề về con dấu pháp nhân (dấu doanh nghiệp) có những vấn đề nào cần lưu ý? Con dấu doanh nghiệp theo Luật doanh nghiệp 2020 thế nào? Luật Trần và Liên Danh mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây nhé.
Con dấu của doanh nghiệp là gì?
Con dấu của doanh nghiệp là phương tiện đặc biệt được doanh nghiệp sử dụng để đóng lên văn bản, giấy tờ của mình. Con dấu có ý nghĩa thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản mà nó đóng lên đó. Nói cách khác có những hợp đồng, giao dịch của công ty phải được đóng dấu thì mới phát sinh hiệu lực, nếu không có thì xem như vô hiệu.
Từ năm 2021, vì sự phát triển nhanh chóng của thông tin điện tử; yêu cầu về giao dịch nhanh chóng, xuyên biên giới; rút gọn các thủ tục hành chính nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện công việc kinh doanh, nên Nhà nước quy định ngoài các con dấu truyền thống được làm ở các cơ sở khắc dấu thì chữ kí số cũng được quy định là con dấu chính thức, có đầy đủ giá trị pháp lý. Đây là một đổi mới hết sức tiến bộ, không những góp phần hỗ trợ doanh nghiệp rút gọn thủ tục kinh doanh mà còn thể hiện sự hội nhập vào xu hướng phát triển chung của thế giới.
Con dấu là một phần không thể thiếu trong hoạt động của các doanh nghiệp. Nó càng có ý nghĩa quan trọng hơn trong thời đại hiện nay vì khi đó yêu cầu về tính xác thực, tính thẩm quyền đúng đắn ngày càng quan trọng hơn.
Thẩm quyền quyết định con dấu được quy định thế nào?
Thẩm quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung con dấu như sau:
Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân. Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn. Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác (được quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành tại Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP).
Nội dung con dấu được quy định thế nào?
Trong nội dung mẫu con dấu phải có thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp.
Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên việc bổ sung này không được vi phạm các điều cấm được quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP.
Quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp
Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Đây là các nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020.
Như vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.
Khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Điều lệ của Công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác.
Doanh nghiệp tư nhân có con dấu không?
Doanh nghiệp là pháp nhân được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật; con dấu của doanh nghiệp được xem là đại diện pháp lý của doanh nghiệp đó. Chính vì vậy; sau khi thành lập công ty; doanh nghiệp bắt buộc phải tiến hành thủ tục làm con dấu để đi vào hoạt động.
Con dấu doanh nghiệp được coi là một tài sản của doanh nghiệp; trước ngày 1/7/2015; theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì con dấu do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp và chỉ cấp duy nhất 1 con dấu; dấu này trong mọi trường hợp đều bắt buộc. Nếu không có con dấu thì các hoạt động của doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn; không tiếp tục được.
Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau:
Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Doanh nghiệp quyết định loại dấu; số lượng; hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp; chi nhánh; văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp; chi nhánh; văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Vai trò quan trọng của con dấu trong công ty
Theo quy chuẩn của pháp luật hiện hành thì con dấu đóng vai trò là đại diện về mặt pháp lý của Doanh nghiệp. Và Doanh nghiệp nào cũng cần phải có một con dấu tròn mang tên công ty mình.
Ngoài ra, các doanh nghiệp thường làm thêm con dấu chức danh của từng người lãnh đạo trong Doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp cho việc đóng dấu hồ sơ, văn bản giấy tờ của doanh nghiệp được linh động; và thuận lợi hơn, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt được hiệu quả cao.
Khi con dấu bị mất cần làm gì?
– Khi bị mất con dấu, doanh nghiệp phải báo với cơ quan chủ quản;
– Báo cáo bằng văn bản và nộp “giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu” cho cơ quan công an quản lý;
– Để được cấp lại, doanh nghiệp phải có văn bản nêu rõ lý do; và đề nghị cơ quan Công an cấp lại con dấu. Văn bản phải được Công an phường, xã nơi xảy ra mất dấu xác nhận.
– Nếu dấu của doanh nghiệp do Trung ương cấp phép; thì làm thủ tục tại Cục Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội Bộ Công an;
– Nếu dấu do địa phương cấp phép trước ngày 01/07/2015; thì làm thủ tục tại Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội Công an Tỉnh, Thành phố; nơi doanh nghiệp có trụ sở chính; Sau ngày 01/07/2015 thì doanh nghiệp liên hệ với Cơ sở khắc dấu; và tiến hành nộp hồ sơ cấp lại con dấu tại sở kế hoạch đầu tư thành phố.
Quy định về cấp lại con dấu công ty
Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định:
– Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu; đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu; cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu; thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
– Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới; theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu; tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.
– Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu; mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu; theo quy định tại Nghị định này; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
– Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh; nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai; trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:
Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp
Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và màu mực dấu
Hủy mẫu con dấu.
– Trình tự, thủ tục và hồ sơ thông báo mẫu con dấu thực hiện theo quy định về đăng ký doanh nghiệp
Thủ làm lại con dấu công ty bị mất
Thủ tục làm lại con dấu công ty bị mất như sau:
Đối với những doanh nghiệp được thành lập trước 01/07/2015, có con dấu do cơ quan công an cấp
Trường hợp làm lại con dấu khi con dấu bị mất:
Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành Thông báo về việc mất con dấu; trên Cơ quan công an nơi đã cấp con dấu.
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày; kể từ khi phát hiện mất con dấu thì phải thông báo ngay bằng văn bản; cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu; và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu. (khoản 7 điều 24 Nghị định 99/2016/NĐ-CP)
Bước 2: Doanh nghiệp liên hệ với cơ sở Khắc dấu để tiến hành làm con dấu mới; theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020.
Luật doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp được tự quyết định về số lượng, nội dung; và hình thức con dấu, đồng thời doanh nghiệp không cần phải thực hiện Thủ tục thông báo mẫu dấu mới; trước khi sử dụng.
Trường hợp làm lại con dấu khi con dấu bị hư, hỏng:
Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành thủ tục trả lại con dấu đã hư, hỏng; cho Cơ quan công an nơi cấp con dấu.
Hồ sơ trả lại con dấu cho Cơ quan công an bao gồm:
Công văn về việc trả lại con dấu;
Bản sao y Đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập của đơn vị, tổ chức;
Bản chính đăng ký mẫu dấu của đơn vị do Cơ quan công an cấp;
Giấy giới thiệu cho người thực hiện thủ tục
Bước 2: Sau khi trả lại con dấu cho Cơ quan công an, doanh nghiệp; liên hệ với cơ sở Khắc dấu để tiến hành làm con dấu mới theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020.
Đối với những doanh nghiệp được thành lập sau 01/07/2015 có con dấu được làm theo Luật doanh nghiệp 2014
Trong trường hợp con dấu doanh nghiệp bị mất hoặc hư, hỏng; doanh nghiệp liên hệ với cơ sở Khắc dấu để tiến hành làm con dấu mới; theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 và không cần phải thông báo mẫu dấu mới; cũng như trả lại con dấu cũ cho Cơ quan Đăng ký kinh doanh.
Chú ý
– Đối với cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình Quốc huy: cơ quan chuyên môn; tổ chức sự nghiệp cần: Quyết định thành lập, cho phép sử dụng con dấu của cơ quan có thẩm quyền; theo quy định của pháp luật.
– Đối với tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức tôn giáo, tổ chức phi chính phủ, hội quần chúng; hội nghề nghiệp cần: Quyết định thành lập và Điều lệ; hoặc Hiến chương cho phép sử dụng con dấu đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
– Đối với tổ chức khoa học và công nghệ cần: Quyết định thành lập; cho phép sử dụng con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ.
– Đối với tổ chức báo chí, xuất bản cần: Quyết định thành lập, cho phép sử dụng con dấu; và Giấy phép hoạt động báo chí, Giấy phép xuất bản do cơ quan có thẩm quyền cấp.
– Đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao; cần: Giấy phép của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
– Đối với cơ quan đại diện ngoại giao cần: Công hàm của cơ quan đại diện ngoại giao; kèm theo mẫu con dấu và công văn của Bộ Ngoại giao Việt Nam.
– Đối với tổ chức hoạt động theo Luật Kinh doanh Bảo hiểm; Luật Chứng khoán cần: Giấy phép thành lập và hoạt động.
– Đối với tổ chức kinh tế cần: Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Quyết định thành lập phòng giao dịch; quỹ tiết kiệm thuộc Sở giao dịch hoặc Chi nhánh các Ngân hàng Thương mại.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về quy trình làm con dấu công ty. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
