Sau khi thực hiện xong các quyền và nghĩa vụ theo Hợp đồng thì hai bên phải thông báo cho nhau kết quả. Khi đó, phải lập biên bản thanh lý hợp đồng hoặc biên bản chấm dứt Hợp đồng.
Biên bản thanh lý hợp đồng là gì?
Về bản chất, biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản chấm dứt việc thực hiện thỏa thuận của hai bên đã được thể hiện trong hợp đồng.
Theo quy định tại Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt trong trường hợp sau đây:
– Hợp đồng đã được hoàn thành;
– Theo thoả thuận của các bên;
– Cá nhân giao kết hợp đồng chết, pháp nhân giao kết hợp đồng chấm dứt tồn tại mà hợp đồng phải do chính cá nhân, pháp nhân đó thực hiện;
– Hợp đồng bị huỷ bỏ, bị đơn phương chấm dứt thực hiện;
– Hợp đồng không thể thực hiện được do đối tượng của hợp đồng không còn;
– Khi hoàn cảnh thay đổi cơ bản mà các bên không thể thỏa thuận được việc sửa đổi hợp đồng trong một thời hạn hợp lý;
Khi đó, hai bên phải xác định quyền, nghĩa vụ đã thực hiện, quyền và nghĩa vụ còn tồn tại.
Mục đích lập biên bản thanh lý hợp đồng
Khái niệm thanh lý hợp đồng lần đầu tiên xuất hiện và được ghi nhận trong Pháp lệnh hợp đồng kinh tế năm 1989. Điều 28 Pháp lệnh này quy định như sau:
Các bên phải cùng nhau thanh lý hợp đồng kinh tế trong trường hợp:
1- Hợp đồng kinh tế được thực hiện xong;
2- Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng kinh tế đã hết và không có sự thoả thuận kéo dài thời hạn đó;
3- Hợp đồng kinh tế bị đình chỉ thực hiện hoặc huỷ bỏ;
4- Khi hợp đồng kinh tế không được tiếp tục thực hiện theo quy định tại đoạn 2, đoạn 3 Điều 24 hoặc Điều 25 của Pháp lệnh này.
Tuy nhiên, Pháp lệnh hợp đồng kinh tế 1989 đã hết hiệu lực. Tại Bộ luật Dân sự 2015 đang có hiệu lực chỉ có các quy định về chấm dứt hợp đồng.
Điều 422 quy định 07 trường hợp chấm dứt hợp đồng như sau:
Hợp đồng chấm dứt trong trường hợp sau đây:
Hợp đồng đã được hoàn thành;
Theo thỏa thuận của các bên;
Cá nhân giao kết hợp đồng chết, pháp nhân giao kết hợp đồng chấm dứt tồn tại mà hợp đồng phải do chính cá nhân, pháp nhân đó thực hiện;
Hợp đồng bị hủy bỏ, bị đơn phương chấm dứt thực hiện;
Hợp đồng không thể thực hiện được do đối tượng của hợp đồng không còn;
Hợp đồng chấm dứt theo quy định tại Điều 420 của Bộ luật này;
Trường hợp khác do luật quy định.
Dù trong các văn bản pháp luật dân sự, thương mại không ghi nhận nhưng trên thực tế hiện nay, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân vẫn hay thường xuyên sử dụng chế định “thanh lý hợp đồng” trong các giao dịch dân sự và thực hiện hợp đồng của mình nhằm chấm dứt và giải phóng các quyền và nghĩa vụ của các bên phát sinh từ hợp đồng được giao kết.
Thanh lý hợp đồng là sự xác nhận lại lần nữa việc hai bên đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mỗi bên theo nội dung hợp đồng đã giao kết hay chưa? Khi đó hai bên có còn ràng buộc với nhau nữa hay không? Biên bản thanh lý hợp đồng giúp ngăn những tranh chấp pháp lý không đáng có sau này.
Theo thỏa thuận, hai bên hoàn toàn có thể quyết định thời điểm thanh lý hợp đồng, kể cả khi nghĩa vụ chưa hoàn thành. Khi đó, bản chất của việc thanh lý hợp đồng có thể hiểu là sự ghi nhận lại tiến độ thực hiện hợp đồng của các bên. Tuy nhiên, trong một số lĩnh vực đặc thù, chỉ được thanh lý hợp đồng khi hủy bỏ hoặc khi hoàn thành hợp đồng.
Chẳng hạn, Luật Xây dựng quy định, Hợp đồng xây dựng được thanh lý trong trường hợp sau:
– Các bên đã hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng;
– Hợp đồng xây dựng bị chấm dứt hoặc hủy bỏ theo quy định của pháp luật.
Thông thường việc thanh lý hợp đồng được thể hiện bằng Biên bản thanh lý hợp đồng, trong đó ghi nhận việc thực hiện hợp đồng của các bên.. Mục đích của việc thanh lý hợp đồng thực chất nhằm hạn chế tranh chấp đối với những phần nghĩa vụ đã hoàn thành.
Vì thế, thông thường việc thanh lý hợp đồng chỉ thực hiện khi các bên đã hoàn thành mọi nghĩa vụ với bên còn lại, nhưng trong một số trường hợp để đảm bảo cho những nghĩa vụ đã thực hiện trong khi còn một số nghĩa vụ chưa thực hiện thì hai bên vẫn có thể tiến hành thanh lý hợp đồng và ghi rõ nội dung những nghĩa vụ chưa thực hiện để tiếp tục thực hiện những nghĩa vụ đó.
Có bắt buộc lập Biên bản thanh lý hợp đồng?
Hiện nay, không có quy định nào bắt buộc 02 bên phải lập Biên bản thanh lý hợp đồng. Nội dung biên bản này 02 bên cũng thoải mái thỏa thuận, miễn không trái pháp luật và đạo đức xã hội.
Ngoài ra, nếu các bên không muốn ký Biên bản thanh lý thì có thể chèn thêm nội dung trong hợp đồng chính để hợp đồng tự thanh lý. Ví dụ:
– Khi hai bên hoàn thành xong các nghĩa vụ của mình và không có khúc mắc gì xảy ra thì hợp đồng tự thanh lý;
– Sau 15 ngày kể từ ngày các bên hoàn thành hết nghĩa vụ với nhau thì hợp đồng này tự đồng thanh lý;…
Nhìn chung, pháp luật không có quy định điều chỉnh vì thế 02 bên có thể “tùy cơ ứng biến” nội dung thanh lý hợp đồng.
Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mới nhất
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——-***——-
BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
– Căn cứ hợp đồng số ……./… đã ký giữa hai bên ngày … tháng ….. năm….. ;
– Căn cứ bộ luật dân sự năm 2015, Luật thương mại 2005;
– Căn cứ tình hình thực tế thực hiện hợp đồng và nhu cầu của các bên.
Hôm nay tại địa chỉ số….. đường …, phường …, quận …. tỉnh/Thành phố ….
Chúng tôi gồm:
BÊN A: …………………………………………………………………..
Họ và tên: ……………………………….Giới tính: ……………….
Chức vụ: ……………………………………………………….
Ngày sinh: ……………. Dân tộc: …….. Quốc tịch: …………….
Chứng minh nhân dân số: ………………. Ngày cấp: …………
Nơi cấp: ……………………………………….
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ……………………………
Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………….
và
BÊN A: ……………………………………………………………………..
Họ và tên: ……………………………….Giới tính: ………………….
Chức vụ: ……………………………………………………….
Ngày sinh: ……………. Dân tộc: …….. Quốc tịch: …………….
Chứng minh nhân dân số: ………………. Ngày cấp: …………
Nơi cấp: ……………………………………….
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ……………………………
Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………….
Hai bên thỏa thuận thanh lý hợp đồng số: ……/….. ký ngày …. tháng …. năm …. với nội dung cụ thể như sau:
Điều 1: Thanh lý quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng
Bên B đã thực hiện đầy đủ các nội dung trong hợp đồng số: ……/….. ký ngày …. tháng …. năm …. ký với Bên A. Hai bên đã nghiệm thu sản phẩm, dịch vụ và thanh toán đầy đủ nghĩa vụ công nợ của hợp đồng trên.
Điều 2: Cam kết chung
Hai bên đã hoàn thành đầy đủ các thủ tục nghĩa vụ như đã cam kết trong hợp đồng và không còn thắc mắc hay khiếu kiện về việc thực hiện nghĩa vụ của nhau.
Biên bản thanh lý hợp đồng này được lập thành 04 bản, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một bản, một bản lưu tại Công ty, một bản gửi đến phòng đăng ký kinh doanh Hà Nội.
Đại diện hai bên cùng đọc và ký tên dưới đây.
|
BÊN A |
BÊN B |
|
(kí và ghi rõ họ tên) |
(kí và ghi rõ họ tên) |
Ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng ?
Thuật ngữ thanh lý hợp đồng xuất hiện và được ghi nhận trong Pháp lệnh hợp đồng kinh tế năm 1989, cụ thể tại Điều 28 quy định các trường hợp phải thanh lý hợp đồng kinh tế như sau:
1- Hợp đồng kinh tế được thực hiện xong;
2- Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng kinh tế đã hết và không có sự thoả thuận kéo dài thời hạn đó;
3- Hợp đồng kinh tế bị đình chỉ thực hiện hoặc huỷ bỏ;
4- Khi hợp đồng kinh tế không được tiếp tục thực hiện theo quy định tại đoạn 2, đoạn 3 Điều 24 hoặc Điều 25 của Pháp lệnh này.
Tuy nhiên, Pháp lệnh hợp đồng kinh tế 1989 đã hết hiệu lực và hiện thuật ngữ thanh lý hợp đồng không còn được ghi nhận trong các văn bản pháp luật hiện hành nữa, cụ thể là trong Bộ luật Dân sự 2015 không còn quy định về thanh lý hợp đồng mà thay vào đó là quy định về chấm dứt hợp đồng.
Điều 422 quy định các trường hợp chấm dứt hợp đồng như sau:
Hợp đồng chấm dứt trong trường hợp sau đây:
Hợp đồng đã được hoàn thành;
Theo thỏa thuận của các bên;
Cá nhân giao kết hợp đồng chết, pháp nhân giao kết hợp đồng chấm dứt tồn tại mà hợp đồng phải do chính cá nhân, pháp nhân đó thực hiện;
Hợp đồng bị hủy bỏ, bị đơn phương chấm dứt thực hiện;
Hợp đồng không thể thực hiện được do đối tượng của hợp đồng không còn;
Hợp đồng chấm dứt theo quy định tại Điều 420 của Bộ luật này;
Trường hợp khác do luật quy định.
Nhưng trên thực tế, hiện nay việc thực hiện thanh lý hợp đồng vẫn được được các bên sử dụng phổ biến như một sự xác nhận lại việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng. Theo đó, về bản chất, thanh lý hợp đồng được hiểu là sau khi hai bên đã hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ cũng như được hưởng các quyền tương ứng thì sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng, với mục đích xác nhận lại một lần nữa việc hai bên đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mỗi bên theo nội dung hợp đồng đã giao kết và khi đó hai bên không còn ràng buộc với nhau nữa và tránh xảy ra tranh chấp sau này.
Tuy nhiên có thể thấy trong một số trường hợp mặc dù các nghĩa vụ chưa được thực hiện hết như nội dung quy định trong hợp đồng nhưng hai bên vẫn có thể thanh lý hợp đồng. Đây chính là sự thể nguyên tắc cơ bản của pháp luật dân sự được ghi nhận tại Khoản 2 Điều 3 Bộ luật Dân sự là sự tự thỏa thuận của các bên.
Như vậy hai bên hoàn toàn có thể thỏa thuận về thời điểm thanh lý hợp đồng, chính vì vậy việc thanh lý hợp đồng có thể xảy ra ngay cả khi nghĩa vụ chưa hoàn thành. Khi đó, bản chất của việc thanh lý hợp đồng có thể hiểu là sự ghi nhận lại tiến độ thực hiện hợp đồng của các bên.
Thông thường việc thanh lý hợp đồng được thể hiện bằng Biên bản thanh lý hợp đồng, trong đó sẽ ghi nhận việc thực hiện hợp đồng của các bên; cụ thể là mỗi bên đã thực hiện được những nghĩa vụ gì với bên có quyền, đồng thời đã được hưởng những quyền gì từ bên có nghĩa vụ; còn nghĩa vụ nào chưa được thực hiện,…biên bản thanh lý hợp đồng sẽ thể hiện những nội dụng đó. Mục đích của việc thanh lý hợp đồng thực chất nhằm hạn chế tranh chấp đối với những phần nghĩa vụ đã hoàn thành .
Do đó, thông thường việc thanh lý hợp đồng chỉ thực hiện khi các bên đã hoàn thành mọi nghĩa vụ với bên còn lại, nhưng trong một số trường hợp để đảm bảo cho những nghĩa vụ đã thực hiện trong khi còn một số nghĩa vụ chưa thực hiện thì hai bên vẫn có thể tiến hành thanh lý hợp đồng và ghi rõ nội dung những nghĩa vụ chưa thực hiện để tiếp tục thực hiện những nghĩa vụ đó.
Trên đây là mẫu biên bản thanh lý hợp đồng. Nếu có thắc mắc, độc giả vui lòng liên hệ tổng đài để được hỗ trợ nhanh nhất.
