Bảng kê mua hàng không hóa đơn

Luật Trần và Liên Danh xin giới thiệu mẫu bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn, bảng kê mua hàng không hóa đơn ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Mẫu bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn

Căn cứ vào pháp luật hiện hành thì mẫu bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn được quy định tại Mẫu số 01/TNDN được ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC .Theo đó, mẫu bảng kê được thể hiện như sau: 

BẢNG KÊ THU MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ
MUA VÀO KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN

(Ngày 11  tháng 5 năm 2023)

– Địa chỉ: Số 35 Trần Duy H, Phường Trung H, Quận Cầu G, Thành phố Hà Nội

– Địa chỉ nơi tổ chức thu mua: 

– Người phụ trách thu mua: Nguyễn V N

– Tổng giá trị hàng hóa mua vào: 200.000.000 

– Tổng giá trị hàng hóa mua vào: 

Khi tiến hành lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn thì doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề như sau:

– Căn cứ vào số thực tế các mặt hàng trên mà đơn vị mua của người bán không có hóa đơn, lập bảng kê khai theo thứ tự thời gian mua hàng, doanh nghiệp ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên bảng kê, tổng hợp bảng kê hàng tháng.

Hàng hóa mua vào lập theo bảng kê này được căn cứ vào chứng từ mua bán giữa người bán và người mua lập trong đó ghi rõ số lượng, giá trị các mặt hàng mua, ngày, tháng mua, địa chỉ, số Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân của người bán và ký nhận của bên bán và bên mua.

– Đối với doanh nghiệp có tổ chức các trạm nơi thu mua ở nhiều nơi thì từng trạm thu mua phải lập từng bảng kê riêng. Doanh nghiệp lập bảng kê tổng hợp chung của các trạm.

Cách lập mẫu bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không hóa đơn

Bước 1: Tải mẫu bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn 

Trước tiên, để lập mẫu bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, chúng ta cần tải mẫu 01/TNDN Thông tư số 78/2014/TT-BTC ban hành bởi Bộ Tài chính về máy tính. Nội dung của bảng kê cần đảm bảo những thông tin cơ bản như sau:

– Tên bảng kê;

– Thông tin cơ bản về doanh nghiệp như tên, mã số thuế, địa chỉ sản xuất và văn phòng, địa chỉ nơi tổ chức thu mua, người phụ trách thu mua;

– Thời gian cụ thể mua hàng, những thông tin chi tiết về người bán và hàng hóa dịch vụ đầu vào

– Tổng giá trị hàng hóa đầu vào;

– Thời gian lập bảng kê (ngày/ tháng/ năm), người lập bảng kê (ký và ghi rõ họ tên), chủ doanh nghiệp đóng dấu và ký tên.

Bước 2: Đọc kỹ mẫu bảng kê và tiến hành điền thông tin

Sau khi tải mẫu theo đúng Bộ Tài chính ban hành, quý khách sẽ bắt đầu điền các thông tin sau một cách đầy đủ, cụ thể:

Ngoài ra cần lưu ý một số vấn đề khi lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không hóa đơn như sau:

– Người lập bảng kê và người ký vào vị trí Giám đốc doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và trung thực của bảng kê.

– Trong trường hợp giá mua hàng trong bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế sẽ khấu trừ theo giá thị trường tại thời điểm mua hàng

– Đối với doanh nghiệp có nhiều điểm/ trạm thu mua ở những nơi khác nhau thì phải lập bảng kê riêng cho mỗi trạm. Doanh nghiệp mẹ cần lập bảng kê tổng hợp của các trạm đó.

Mục đích lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không hóa đơn

Thứ nhất, bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn là một loại chứng từ cần thiết để ghi nhận lại quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ của các bên liên quan, để kê khai mua vật tư, hàng hóa trên thị trường tự do mà người bán thuộc diện không cần xuất hóa đơn đỏ theo quy định pháp luật. 

Thứ hai, đây cũng là loại chứng từ bắt buộc phải có khi phát sinh giao dịch mua bán giữa các doanh nghiệp với đơn vị cung ứng sản phẩm, dịch vụ đầu vào, phục vụ cho việc lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu đầu vào, góp phần thanh toán, hạch toán chi phí đầu vào của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để làm hồ sơ khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo pháp luật, thay vì mẫu bảng kê mua hàng hóa thông thường, người làm kế toán cần lập Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính. Đây là một trong những chứng từ quan trọng để doanh nghiệp lập hồ sơ đưa vào chi phí hợp lý khi mua hàng không có hóa đơn đỏ, là cơ sở để doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC thì các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm: Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC).

Đối với trường hợp doanh nghiệp cần đưa nguồn chi phí này vào mục “Chi phí hợp lý” khi thực hiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng thì cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm một số văn bản, tài liệu như sau:

– Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa doanh nghiệp và bên cung ứng 

– Chứng từ thanh toán (phiếu thu/ sao kê chuyển khoản, …)

– Hóa đơn bán hàng

– Biên bản bàn giao hàng hóa

– Bảng kê hàng hóa dịch vụ thu mua vào không có hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu 01 Thông tư số 78/2014/TT-BTC. Trong bảng kê này, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần chịu trách nhiệm về tính xác thực bằng cách ký tên và đóng dấu lên bảng kê.

Có bắt buộc phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ không?

Hiện nay, việc lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được thực hiện theo nguyên tắc tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Như vậy, hiện nay khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì bên bán phải lập hóa đơn để giao cho bên mua và phải ghi đầy đủ nội dung hóa đơn theo quy định pháp luật.

Trường hợp nào không bắt buộc phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ?

Căn cứ vào Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định như sau:

Bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn

Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.

Khi bán hàng hóa, dịch vụ không phải lập hóa đơn hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày (mẫu số 5.6 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

Theo như quy định trên thì việc bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng cho mỗi lần thanh toán thì người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn.

Tuy nhiên quy định trên đã hết hiệu lực từ ngày 01/7/2022.

Hiện nay, việc lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được thực hiện theo nguyên tắc tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Như vậy, hiện nay khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì bên bán phải lập hóa đơn để giao cho bên mua và phải ghi đầy đủ nội dung hóa đơn theo quy định pháp luật.

Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là khi nào?

Căn cứ vào khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

Như vậy, đối với hóa đơn bán hàng hóa thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ.

Trên đây là tất cả thông tin được cung cấp bởi công ty luật Trần và Liên Danh về bảng kê mua hàng không hóa đơn. Nếu quý vị có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần hỗ trợ về các vấn đề pháp lý khác, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline. Chúng tôi sẽ nhanh chóng hỗ trợ và trả lời mọi thắc mắc của quý vị.