Soạn thảo văn bản hành chính

Văn bản hành chính là một văn bản được sử dụng khá là phổ biến hiện nay tuy nhiên thì hiện nay chúng ta chưa có một cái nhìn chuẩn về loại văn bản này. Sau đây chúng tôi xin được giải đáp thông qua bài viết soạn thảo văn bản hành chính sau.

Văn bản hành chính là gì?

Văn bản hành chính là một văn bản khá là quen thuộc với chúng ta nó được dùng trong cơ quan nhà nước để truyền đạt những nội dung của cấp trên xuống cấp dưới hoặc là dùng trong việc bày tỏ ý kiến nguyện vọng của cá nhân và tổ chức đến cơ quan người có thẩm quyền để giải quyết. 

Văn bản hành chính được sử dụng một cách phổ biến tuy nhiên thì nhiều người khi nhắc đến văn bản hành chính họ vẫn chưa có một suy nghĩ đúng về văn bản hành chính. Chưa đưa ra được một định nghĩa chính xác về văn bản hành chính là gì.Vậy thì văn bản hành chính là gì? Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật hoặc chứa đựng những thông tin điều hành được cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của  các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan hành chính. 

Căn cứ theo điều 7 nghị định 30/2020/NĐ-CP thì các loại văn bản hành chính bao gồm: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, hưỡng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư 

phông chữ, cách trình bày, soạn thảo văn bản hành chính? 

Căn cứ theo nghị định 30/2020/NĐ-CP thì thể thức văn bản được hiểu là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. 

Thể thức của văn bản hành chính bao gồm các thành phần như sau:

– Quốc hiệu và tiêu ngữ

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

– Số, ký hiệu của văn bản

– Địa danh và thời gian ban hành văn bản

– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

– Nội dung văn bản

– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

– Dấu, chữ ký số của cơ quan tổ chức

– Nơi nhận

Bên cạnh đó thì văn bản còn có thể bổ sung các thành phần khác nữa như là phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn cấp và các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng phát hành, địa chỉ cơ quan tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, số fax…

Phông chữ chuẩn trong văn bản hành chính là phông chữ Times new roman, bộ mã ký tự unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà tùy thuộc vào từng thể thức mà có quy định khác nhau

Bảng thông kế cỡ chữ và kiểu chữ của các thể thức trong văn bản hành chính. 

Bên cạnh đó thì văn bản hành chính còn một số thể thức nữa như là chữ ” HỎA TỐC”, ” THƯỢNG KHẨN”… đối với những chữ này thì sẽ là chữ in hoa, phông chữ times new roman đứng đậm, sử dụng mực đỏ tươi và cỡ chữ sẽ là 13 hoặc 14. Từ ” phụ lục” và số thứ tự của phụ lục kiểu chữ sẽ là chữ in thường, căn lề giữa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 14. 

Văn bản hành chính sẽ được trình bày trên khổ giấy A4 với kích thước là 210 mm x 297mm . 

Trên đây là toàn bộ nôi dung chúng tôi muốn cung cấp cho các bạn có liên quan đến thể thức trình bày văn bản hành chính. Hi vọng rằng những thông tin mà chúng tôi cung cấp đã giúp ích cho các bạn trong việc soạn thảo văn bản hành chính, từ đó có thể soạn thảo văn bản hành chính một cách nhanh chóng và chính xác, phù hợp theo quy định của pháp luật.

Quy định về soạn thảo văn bản hành chính mới nhất

Theo Điều 10 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về soạn thảo văn bản hành chính mới nhất như sau:

– Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

– Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.

– Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

– Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Thể thức văn bản

– Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

– Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:

+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

+ Số, ký hiệu của văn bản.

+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

+ Nội dung văn bản.

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

+ Nơi nhận.

– Ngoài các thành phần chính thì văn bản có thể bổ sung các thành phần khác:

+ Phụ lục.

+ Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

+ Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

– Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Các thành phần thể thức chính

Quốc hiệu và Tiêu ngữ

a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.

b) Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1 Mục IV Phần I Phụ lục này. Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyên ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gôm tên của cơ quan, tô chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

c) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này.

Số, ký hiệu của văn bản

a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.

Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.

Nếu còn có những thắc mắc gì các bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số điện thoại của tổng đài Luật Trần và Liên Danh để được chúng tôi hỗ trợ một cách nhanh chóng nhất. Chúng tôi xin cảm ơn quý khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của công ty chúng tôi.