Luật Trần và Liên Danh được thành lập vào năm 2007 đồng thời được công nhận là Tổ chức đại diện sở hữu trí tuệ tại Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam vào năm 2007. Sau 15 năm hoạt động, Luật Trần và Liên Danh tự hào là một trong những công ty luật uy tín nhất, cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng trong lĩnh vực tư vấn pháp luật tại Việt Nam. Luật Trần và Liên Danh xin hướng dẫn thủ tục đăng ký thang bảng lương tại Việt Nam như sau:
Cơ sở pháp lý
Luật Lao Động,
Nghị định 49/2013/NĐ-CP,
Thông tư 17/2015/TT-BLĐTBXH,
Nghị định số 121/2018/NĐ-CP.
Bộ luật Lao động 2012 quy định: người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
Nghị định 49/2013/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động 2012 quy định: khi xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại doanh nghiệp và công bố công khai thang bảng lương tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện, đồng thời gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất của doanh nghiệp.
Đặc biệt, đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu, khi xây dựng thang bảng lương phải báo cáo chủ sở hữu cho ý kiến trước khi thực hiện; đối với công ty mẹ – Tập đoàn kinh tế nhà nước, công ty mẹ của Tổng công ty hạng đặc biệt đồng thời gửi Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để theo dõi và giám sát.
Bảng lương là gì? Thang lương là gì?
– Bảng lương là văn bản tổng hợp tổng số tiền thực mà doanh nghiệp trả cho người lao động của mình bao gồm các khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp,…trong một thời gian nhất định. Số thu nhập mà người lao động được hưởng được ghi trong bảng lương đều dựa trên năng suất làm việc, việc hoàn thành công việc của người lao động.
– Thang lương là hệ thống các nhóm lương (ngạch lương), bậc lương (hệ số lương) được quy định sẵn, làm căn cứ để doanh nghiệp chi trả tiền lương và xét nâng lương định kỳ cho người lao động, thể hiện được tính công bằng, minh bạch.
Hình thức thang lương chủ yếu được áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước, còn với những doanh nghiệp tư nhân thì thực hiện những quy định chi trả tiền lương theo quy định riêng của doanh nghiệp.
Thang bảng lương có thể hiểu là tương quan tỉ lệ tiền lương giữa những người lao động trong một đơn vị, một ngành, một nhóm ngành kinh tế kỹ thuật…Xây dựng thang bảng lương sẽ dựa trên cơ sở công việc thực tế, kinh nghiệm làm việc và trình độ của người lao động.
Nhằm đảm bảo cho việc sử dụng lao động hợp pháp và đáp ứng tính minh bạch trong thanh toán lương, doanh nghiệp tất yếu phải xây dựng thang bảng lương hàng năm.
Việc xây dựng bảng lương nhà nước cho người lao động quy định, dựa trên thỏa thuận và năng lực của người lao động để làm căn cứ hợp pháp cho việc trả lương, đồng thời cũng để thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc quản lý chi phí và tạo động lực cho người lao động phấn đấu.
Doanh nghiệp bắt buộc phải nộp thang bảng lương cho phòng lao động thương binh xã hội hàng năm
Xây dựng thang bảng lương thể hiện sự minh bạch trong việc trả lương cho nhân viên theo đúng năng lực. Lãnh đạo doanh nghiệp sẽ thuận lợi trong việc thương lượng trả lương cho nhân viên. Vì căn cứ vào thang bảng lương mỗi người lao động sẽ được trả theo đúng quy định và năng lực làm việc của mình. Từ đó, tạo động lực cho người lao động phấn đấu để đạt mức lương cao hơn và năng suất lao động cũng được tăng lên.
Thang bảng lương còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý lao động trong công ty. Giúp nhà quản lý doanh nghiệp có thể quản lý chi phí lương cực kỳ hiệu quả
Thang bảng lương cần được định kỳ kiểm tra để sửa đổi cho phù hợp với điều kiện thực tế của thị trường lao động.
Tại sao lại phải lập thang bảng lương?
Điều 93 Bộ Luật Lao động 2012 quy định về việc xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động như sau:
“Trên cơ sở các nguyên tắc xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động do Chính phủ quy định, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
Khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện, đồng thời gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động.”
Theo đó, người sử dụng lao động có nghĩa vụ xây dựng thang bảng lương và nộp cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đạt cơ sở sản xuất kinh doanh của người lao động.
Khoản 10, Điều 1, Nghị định 88/2015/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 95/2013/NĐ-CP quy định như sau:
“1. Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện theo quy định.
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây
a) Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định pháp luật;
b) Sử dụng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định khi đã có ý kiến sửa đổi, bổ sung của cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;
c) Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;
d) Không thông báo cho người lao động biết trước về hình thức trả lương ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện.”
Theo đó, trường hợp doanh nghiệp không lập và nộp thang bảng lương theo quy định sẽ phải nộp phạt theo quy định trên.
Vai trò của thang bảng lương của doanh nghiệp
Thang bảng lương là căn cứ pháp lý để quản lý chi phí tiền lương, tiền công cho nhân viên doanh nghiệp. Thông qua bảng lương, cán bộ công ty có thể quản lý có hệ thống và có cơ sở để xác định chính xác tiền lương của mỗi nhân viên tương ứng với chức doanh và thâm niên của mỗi người. Bên cạnh đó, đây cũng là căn cứ để xây dựng quy chế đãi ngộ, khen thưởng của các thành viên trong công ty.
Bên cạnh đó, thang bảng lương cũng là tài liệu bắt buộc phải có đối với doanh nghiệp khi tiến hành thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu ở các cơ quan bảo hiểm.
Quy định mới nhất về thang bảng lương:
Bộ luật lao động năm 2019 quy định về thang lương bảng lương và định mức lao động như sau:
Việc xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động được thực hiện như sau:
– Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
– Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
– Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Như vậy, từ ngày 01/01/2021 thì Doanh nghiệp sẽ không cần phải nộp thang bảng lương cho Phòng Lao động thương binh Xã hội như trước đây nữa. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần xây dựng thang bảng lương và công bố công khai tại nơi làm việc, rồi lưu lại tại doanh nghiệp và giải trình khi có yêu cầu của cơ quan chức năng.
Kết cấu thang lương
– Trục dọc gồm: nhóm lương
– Trục ngang gồm: hệ số lương
Với mỗi một nhóm lương sẽ có một hệ số lương tương ứng. Số nhóm lương nhiều hay ít là phụ thuộc vào số lượng chức danh và tính chất đa dạng của các chức danh công việc.
Hệ số lương của mỗi nhóm phụ thuộc vào khả năng tiền lương chi trả cho một nhóm chức danh nào đó. Ví dụ, khả năng tiền lương mà doanh nghiệp sẵn sàng chi trả cho vị trí nhân viên kế toán là 3 – 7 triệu đồng.
Xây dựng nhóm lương
Việc xây dựng nhóm lương thực chất là việc xếp hạng các cộng việc theo giá trị từ thấp đến cao. Để xây dựng nhóm lương một cách hợp lý cần căn cứ vào mô tả công việc của từng chức danh công việc, sau đó chấm điểm dựa trên giá trị công việc và xếp hạng, chia thành có nhóm lương khác nhau.
Xây dựng hệ số lương
Hệ số lương và mức lương ít hay nhiều là phụ thuộc vào các yếu tố sau:
– Biên độ của nhóm lương: tức là khả năng mà doanh nghiệp có thể chi trả cho một nhóm lương nào đó, phù hợp với thị trường lao động và chiến lược định hướng của doanh nghiệp.
– Mức lương thực tế: được xây dựng theo nguyên tắc đi từ thấp đến cao.
– Mức tăng ở mỗi hệ số lương: mức tăng được khuyến khích là không thấp hơn 5% và không nên quá 20%. Nếu tăng lương ít hơn 5% sẽ không tạo được động lực làm việc cho người lao động. Ngược lại nếu tăng hệ số lương quá 20% sẽ sớm dẫn đến kịch trần lương.
– Vòng đời của nghề: đi từng bước từ việc bắt đầu làm quen – học hỏi – thành thạo – chuyên gia. Lao động có trình độ càng thấp thì số lượng hệ số lương sẽ càng nhiều. Ví dụ như “công nhân” thì chủ yếu thời gian lao động sẽ chỉ gắn bó với chức danh này, ít có cơ hội để được phân lên nhóm cao hơn.
– Độ chồng của các nhóm lương: hệ số thứ nhất của nhóm trên, có thể tương đương với hệ số thứ 3 của nhóm dưới.
– Tỷ lệ lạm phát: căn cứ vào tỷ lệ lạm phát mà nhà nước có thể điều chỉnh thang lương để đảm bảo thu nhập, đời sống cho người lao động.
Trình tự, thủ tục hồ sơ xây dựng thang bảng lương
Thứ nhất, cách xác định Bậc 1 trên thang bảng lương
– Nếu làm công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
+ Vùng I: 4.420.000 đồng/tháng
+ Vùng II: 3.920.000 đồng/tháng
+ Vùng III: 3.430.000 đồng/tháng
+ Vùng IV: 3.070.000 đồng/tháng
Cụ thể:
Vùng I: 4.420.00 + (4.420.00 x 7%) = 4.729.400
Vùng II: 3.920.000 + (3.920.000 x 7%) = 4.194.400
Vùng III: 3.430.000 + (3.430.000 x 7%) = 3.670.100
Vùng IV: 3.070.000 + (3.070.000 x 7%) = 3.284.900
– Nếu làm công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng bên trên.
– Nếu làm công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểu phải cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.
Cụ thể:
Vùng I: 4.729.400 + (4.729.400 x 5%) = 4.965.870
Vùng II: 4.194.400 + (4.194.400 x 5%) = 4.404.120
Vùng III: 3.670.100 + (3.670.100x 5%) = 3.853.605
Vùng IV: 3.284.900 + (3.284.900 x 5%) = 3.449.145
Cụ thể:
Vùng I: 4.965.870 + (4.965.870 x 7%) = 5.313.480
Vùng II: 4.404.120+ (4.404.120 x 7%) = 4.712.408
Vùng III: 3.853.605+ (3.853.605 x 7%) = 4.123.357
Vùng IV: 3.449.145 + (3.449.145 x 7%) = 3.690.585
Thứ hai, khoảng cách giữa các Bậc trên thang bảng lương
– Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%.
– Số bậc thì doanh nghiệp tự xây dựng cho phù hợp. Thường sẽ để từ 5-7 bậc nhé.
Ngoài ra, có những lưu ý khác như:
– Những doanh nghiệp mới thành lập cũng cần phải xây dựng thang bảng lương.
– Những doanh nghiệp đang hoạt động khi có sự thay đổi về mức lương phải xây dựng lại thang bảng lương nhé.
Thứ ba, hồ sơ xây dựng thang bảng lương mới nhất gồm:
Hệ thống thang bảng lương
Quyết định ban hành hệ thống thang, bảng lương
Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương
Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức danh
Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp
Lưu ý khi xây dựng thang lương doanh nghiệp nhà nước
Cần kiểm tra thường kỳ nhằm bổ sung, sửa đổi nhằm cập nhật đúng quy định mới của nhà nước và điều kiện thực tế của doanh nghiệp. Cần tham khảo ý kiến của đại diện người lao động khi sửa đổi, xây dựng hoặc bổ sung thang lương và phải công bố công khai, minh bạch trước người lao động khi tiến hành ký duyệt và thực hiện.
Thụ tục đăng ký thang bảng lương gồm nội dung sau:
Trình tự thực hiện:
Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành xây dựng thang, bảng lương theo các nguyên tắc do Chính phủ quy định và gửi cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện. Cụ thể, các hồ sơ cần nộp như sau:
Bản photo giấy đăng ký doanh nghiệp;
Hệ thống thang bảng lương;
Công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương;
Quyết định ban hành hệ thống thang, bảng lương;
Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương;
Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức danh;
Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp, ý kiến của Ban chấp hành Công đoàn cơ sở.
Bước 2: Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện sẽ tiếp nhận thang, bảng lương đăng ký.
Trường hợp phát hiện thang, bảng lương của doanh nghiệp vi phạm các nguyên tắc do Chính phủ quy định, cơ quan quản lý nhà nước sẽ thông báo cho doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung theo đúng quy định.
Đối tượng áp dụng:
Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 lao động trở lên.
Phương thức đăng ký:
Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.
Cơ quan có thẩm quyền xử lý:
Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về thủ tục đăng ký thang bảng lương lần đầu. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
