Hoàn thuế thu nhập cá nhân hiểu đơn giản là người lao động nhận được khoản tiền hoàn trả khi số tiền nộp thuế thực tế của họ lớn hơn số tiền phải nộp. Nắm vững các quy định, quy trình và kiến thức về thủ tục hoàn thuế là điều vô cùng cần thiết khi đi làm.
Tuy nhiên, nhiều người lao động do không có đủ kiến thức về hoàn thuế, dẫn đến bỏ lỡ quyền lợi của bản thân. Trong bài viết dưới đây, Luật Trần và Liên Danh xin đưa ra những kiến thức tổng quan về hoàn thuế, cũng như các điều kiện, hướng dẫn chi tiết về các bước hoàn thuế thu nhập cá nhân cho người lao động.
Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?
Hoàn thuế thu nhập cá nhân hiểu đơn giản là việc người lao động nhận được một phần hoàn trả cho khoản thuế mà họ đã đóng trước đó. Để được thực hiện hoàn thuế, người lao động cần phải đáp ứng được những những điều kiện nhất định của cơ quan thuế.
Điều kiện để được hoàn thuế thu nhập cá nhân
Điều kiện bắt buộc
Căn cứ theo quy định liên quan tới thuế thu nhập cá nhân, việc hoàn thuế chỉ được áp dụng với các cá nhân đã đăng ký thuế và có mã số thuế ở thời điểm gửi hồ sơ quyết toán. Như vậy, hai điều kiện tiên quyết để cá nhân hoặc tổ chức đủ điều kiện hoàn thuế đó là:
Phải có mã số thuế thu nhập cá nhân riêng
Có đơn đề nghị hoàn thuế thu nhập cá nhân: Đề nghị này có thể do chính cá nhân đưa ra hoặc tổ chức được ủy quyền thực hiện.
Về bản chất thì thủ tục làm đơn đề nghị hoàn thuế là không bắt buộc. Bởi số thuế nộp thừa không hoàn trả sẽ được cơ quan thuế bù trừ vào kỳ thuế sau. Trong đó, Điều 23 Thông tư 92/2015/TT-BTC đã quy định:
Đối với người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức này.
Đối với các cá nhân trực tiếp quyết toán thì sẽ làm việc với cơ quan thuế. Nếu có thuế nộp thừa sẽ được hoàn thuế hoặc bù trừ vào thuế kỳ sau.
Các trường hợp đủ điều kiện
Ngoài hai điều kiện trên, căn cứ theo Điều 8 của Luật thuế thu nhập cá nhân, các cá nhân phải đáp ứng thêm 1 trong 3 điều kiện sau mới có thể nộp hồ sơ xin hoàn thuế:
Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp
Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế
Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Cách tính tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân
Dưới đây là hướng dẫn về cách tính khoản tiền thuế được hoàn trả trong 2 trường hợp:
TH1: Nộp thừa thuế (số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp)
TH2: Chưa tới mức phải nộp thuế (cá nhân đã nộp thuế nhưng thu nhập tính thuế chưa tới mức phải nộp thuế)
Nộp thừa thuế
Cá nhân thuộc trường hợp này sẽ phải kiểm chứng lại hai thông tin chính:
Số thuế mình đã tạm nộp;
Số thuế phải nộp thực tế.
Từ hai con số này tính ra mức chênh lệch là bao nhiêu thì số tiền thuế được hoàn là bấy nhiêu.
Số tiền hoàn thuế = Số tiền thuế đã nộp – Số tiền thuế phải nộp theo quy định
Chưa tới mức phải nộp thuế
Trường hợp này thường xảy ra đối với 2 đối tượng sau:
Người lao động đi làm đủ 12 tháng nhưng có mức lương giữa các tháng chênh lệch nhau
Người lao động không làm việc đủ 12 tháng với mức lương cao hơn mức giảm trừ gia cảnh.
Để tính ra số thuế được hoàn, người lao động cần xác định xem thu nhập sau thuế của mình đã tới mức phải nộp thuế theo quy định hay chưa. Mức thu nhập sau thuế chủ yếu được tính dựa trên tổng thu nhập và mức giảm trừ gia cảnh (gồm cả giảm trừ cho bản thân và giảm trừ cho người phụ thuộc).
Trong đó, tổng thu nhập trong năm dưới 132 triệu đồng thì cá nhân không phải đóng thuế thu nhập cá nhân. Trong trường hợp cá nhân đó có người phụ thuộc thì mỗi người sẽ ứng với mức giảm trừ là 4,4 triệu đồng/tháng.
Thủ tục và quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân
Trường hợp doanh nghiệp được cá nhân ủy quyền
Quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán cho các cá nhân ủy quyền thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân
Theo điểm a khoản 1 Điều 42 Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ hoàn thuế TNCN bao gồm:
“a.1) Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa theo mẫu số 01/DNXLNT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư này;
a.2) Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế, trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký giữa đại lý thuế và người nộp thuế;
a.3) Bảng kê chứng từ nộp thuế theo mẫu số 02-1/HT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư này (áp dụng cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập).”
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp nộp trực tiếp thì chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn thuế TNCN như phía trên rồi nộp cho cơ quan quản lý thuế có thẩm quyền.
Thời hạn làm thủ tục hoàn thuế TNCN: Cá nhân có số thuế nộp thừa, yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ thuế vào kỳ thuế tiếp theo thì cá nhân có thể nộp hồ sơ hoàn thuế bất cứ thời điểm nào kể từ ngày kết thúc năm tính thuế. Nộp sau thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế (sau 30/3/2022) vẫn được và không bị phạt.
Bước 2: Nộp hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân
Doanh nghiệp làm thủ tục hoàn thuế cho các cá nhân ủy quyền thì nơi nộp hồ sơ chính là cơ quan thuế trực tiếp quản lý doanh nghiệp.
Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hoàn thuế theo thời gian quy định
Trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân
Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế nếu có số thuế nộp thừa thì cá nhân KHÔNG phải nộp hồ sơ hoàn thuế mà chỉ cần ghi số thuế đề nghị hoàn thuế vào chỉ tiêu [47] – “Số thuế hoàn trả vào tài khoản NNT” hoặc chỉ tiêu [49] – “Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau” tại tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 02/QTT-TNCN khi quyết toán thuế.
Nếu các bạn nộp trực tiếp thì các loại giấy tờ cần chuẩn bị như bên dưới rồi đi nộp ở cơ quan thuế. Bao gồm:
Tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 02/QTT-TNCN.
Bảng kê 02-1BK-QTT-TNCN
Chứng từ khấu trừ, miễn thuế thu nhập cá nhân (là chứng từ khấu trừ thuế mà doanh nghiệp cấp cho các bạn)
Chứng minh nhân dân;
Bản chụp hợp đồng lao động (nếu quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc)
Hoặc sổ hộ khẩu/giấy tạm trú (nếu quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú).
Bước 2: Nộp hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân
Theo hướng dẫn tại điểm c khoản 3 Điều 21 Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính thì nơi nộp hồ sơ quyết toán của cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền công, tiền lương như sau:
“- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai thuế trong năm thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là cơ quan thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ khai thuế trong năm.
– Cá nhân đang tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập đó.
– Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức trả thu nhập cuối cùng”
Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hoàn thuế theo thời gian quy định
Thời gian hoàn thuế thu nhập cá nhân hợp lệ
Căn cứ theo Điều 75 thuộc Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 thì thời gian giải quyết các thủ tục về hoàn thuế nói chung và hoàn thuế thu nhập cá nhân nói riêng được quy định như sau:
Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước: chậm nhất là 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan quản lý thuế thông báo chấp nhận hồ sơ và đưa ra thời hạn giải quyết hồ sơ. Khoảng thời gian giải trình và bổ sung thông tin sẽ không được tính vào thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế.
Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước: chậm nhất là 40 ngày kể từ ngày cơ quan thuế gửi văn bản thông báo chấp nhận hồ sơ và ấn định thời hạn giải quyết.
Nếu quá hai thời hạn trên mà cơ quan thuế chưa ban hành quyết định hoàn thuế thì ngoài tiền hoàn thuế, cơ quan sẽ buộc phải trả thêm mức lãi tương ứng 0,03%/ngày dựa trên số tiền phải hoàn trả và số ngày chậm hoàn trả. Nguồn tiền trả lãi này được trích ra từ ngân sách trung ương.
Một số thắc mắc thường gặp khi hoàn thuế thu nhập cá nhân
Trường hợp nào thì được hoàn thuế thu nhập cá nhân?
Tại khoản 2, Điều 8 Luật thuế thu nhập cá nhân 2007 quy định cá nhân được hoàn thuế trong các trường hợp sau đây:
a) Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp;
b) Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế;
c) Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Phải có đề nghị mới được hoàn thuế?
Theo quy định tại điểm b, khoản 1, điều 25, thông tư 80:
“Người nộp thuế có khoản nộp thừa sau khi thực hiện bù trừ theo hướng dẫn tại điểm a khoản này mà vẫn còn khoản nộp thừa hoặc không có khoản nợ thì người nộp thuế được gửi hồ sơ đề nghị hoàn trả hoặc hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu ngân sách nhà nước theo quy định tại Điều 42 Thông tư này. Người nộp thuế được hoàn trả khoản nộp thừa khi người nộp thuế không còn khoản nợ.”
=> Căn cứ quy định trên, chỉ hoàn thuế nếu bạn có đề nghị hoàn trả, cơ quan thuế không chủ động hoàn cho người nộp thuế; trường hợp không đề nghị hoàn thuế thì được bù trừ vào kỳ sau.
Cơ quan thuế chậm ban hành quyết định hoàn thuế bị xử lý thế nào?
Quá thời hạn quy định mà bạn vẫn chưa nhận được hoàn thuế, nếu việc chậm ban hành quyết định hoàn thuế do lỗi của cơ quan quản lý thuế thì ngoài số tiền thuế phải hoàn trả, cơ quan quản lý thuế còn phải trả tiền lãi với mức 0,03%/ngày tính trên số tiền phải hoàn trả và số ngày chậm hoàn trả.
Nguồn tiền trả lãi được chi từ ngân sách trung ương theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước.
Cơ quan thuế có hoàn lại 100% tiền thuế nộp thừa cho người nộp thuế không?
Theo Điều 34 Thông tư 80/2021/TT-BTC, nguyên tắc xử lý khi cơ quan thuế xác định số thuế đủ điều kiện được hoàn khác số thuế người nộp thuế đề nghị hoàn như sau:
Trường hợp số thuế đề nghị hoàn lớn hơn số thuế đủ điều kiện được hoàn thì người nộp thuế được hoàn bằng số thuế đủ điều kiện được hoàn.
Trường hợp số thuế đề nghị hoàn nhỏ hơn số thuế đủ điều kiện được hoàn thì người nộp thuế được hoàn bằng số thuế đề nghị hoàn.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về các bước hoàn thuế thu nhập cá nhân Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn pháp luật 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
