Làm sổ sách kế toán

Để có thể làm sổ sách kế toán trên Excel phải thông quá rất nhiều bước, mặc dù sẽ có người hỗ trợ cho bạn trong một doanh nghiệp nào đó nhưng tự lực vẫn là chính, ngoài ra đôi khi cũng chính bạn phải là người xây dựng từ đầu vì thế hãy chuẩn bị cho mình thật kỹ để có thể làm sổ sách kế toán trên Excel.

Để có thể làm sổ sách kế toán trên Excel thì chắc chắn bạn phải nắm rõ các hàm cơ bản trong Excel bởi lẽ bạn sẽ phải sử dụng và kết hợp rất nhiều các hàm cơ bản trong Excel.

Và trong bài viết này chúng tôi sẽ không hướng dẫn bạn cách tạo một bảng biểu cụ thể nào cả bởi lẽ nó rất khó để áp dụng thực tế. Thay vào đó chúng tôi sẽ chỉ cho bạn các bước cơ bản cần phải làm để có thể làm sổ sách kế toán trên Excel.

Sổ sách kế toán là gì? Tên tiếng anh của sổ sách kế toàn là gì?

Trước khi vào hướng dẫn các bạn cách làm thì sổ sách kế toán là một loại sổ sách ghi lại toàn bộ những thông tin, chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động, kinh doanh của một tổ chức doanh nghiệp, công ty. Nói đơn giản hơn sổ sách kế toàn giúp báo cáo, tổng hợp các dữ liệu và thông tin để tra cứu với một mục đích sau này của công ty, tổ chức đó.

Ngoài ra, sổ sách kế toán trong tiếng anh thường có rất nhiều tên gọi khác nhau như Books of account, accounting records, balance sheet, profit and loss… lý do tại sao có nhiều từ liên quan đến như vậy thì là do những từ này đều thể hiện một ý nghĩa cụ thể

Tìm hiểu các hàm thường sử dụng trong Excel kế toán:

a. Hàm IF:

– Cú pháp: =If (Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2)

– Hàm IF là hàm trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng, Hàm trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai.

Ví dụ: =IF(D6=131;”MUA”;”BAN”)

b. Hàm SUMIF:

– Dùng để kết chuyển các bút toán cuối kỳ trong cách làm sổ sách kế toán trên excel.

– Tổng hợp số liệu từ NKC lên Phát sinh Nợ, Phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh tháng và năm

– Tổng hợp số liệu từ PNK, PXK lên “ Bảng NHập Xuất Tồn “

– Tổng hợp số liệu từ NKC lên cột PS Nợ, PS Có của “ Bảng tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng”

– Cú pháp =SUMIF(vùng điều kiện, điều kiện cần tính, vùng tính tổng)

Ví dụ: = SUMIF( $E15:$E182, 5111,$H$15:$H$182).

** Lưu ý: Hướng dẫn khi muốn tuyệt đối dòng hoặc cột (việc tuyệt đối dòng hoặc cột là tuỳ vào từng trường hợp)

+ Bấm F4 (1 lần): Để có giá trị tuyệt đối – được hiểu là cố định cột và cố định dòng – ($cột$dòng)

Ví dụ: $H$15 – tức là cố định cột H và cố định dòng 15

+ Bấm F4 (2 lần): Để có giá trị tương đối cột và tuyệt đối dòng – được hiểu là cố định dòng thay đổi cột – (cột$dòng).

Ví dụ: H$15 – tức là cố định Dòng 15, không cố định cột H

+ Bấm F4 (3 lần): Để có giá trị tương đối dòng và tuyệt đối cột – được hiểu là cố định cột thay đổi dòng – ($cột dòng)

Ví dụ: $H15 – tức là cố định Cột H, không cố định dòng 15

c. Hàm VLOOKUP :

– Tìm đơn giá Xuất kho từ bên Bảng Nhập Xuất Tồn về Phiếu Xuất kho.

– Tìm Mã TK, Tên TK từ Danh mục tài khoản về bảng CĐPS, về Sổ 131, 331…

– Tìm Mã hàng hoá, tên hàng hoá từ Danh mục hàng hoá về Bảng Nhập Xuất Tồn

– TÌm số dư của đầu tháng N căn cứ vao cột số dư của tháng N-1

– Tìm số Khấu hao ( Phân bổ ) luỹ kế từ kỳ trước, căn cứ vào Giá trị khấu hao( phân bổ) luỹ kế ( của bảng 142, 242, 214 )

– Cú pháp: =vlookup(Giá trị dò tìm, vùng dữ liệu tìm kiếm, cột trả về giá trị tìm kiếm, N)

Lưu ý:

+ N = 0, Tham số 0 – dò tìm tuyệt đối: là kiểu dò tìm chính xác, hàm sẽ lấy giá trị đầu tiên mà nó tìm được trên cột đầu tiên trong bảng dò tìm. Trong trường hợp tìm không thấy, hàm sẽ trả về #N/A.

+ N = 1, Tham số 1 – dò tìm tương đối là kiểu dò tìm tương đối, hàm sẽ lấy giá trị đầu tiên mà nó tìm được trên cột đầu tiên trong bảng dò tìm. Trong trường hợp tìm không thấy, nó sẽ lấy giá trị lớn nhất mà có giá trị nhỏ hơn giá trị dò tìm.

Ví dụ: D15 =VLOOKUP(F15,DMHH!$A$6:$C$8,2,0)

Hướng dẫn làm sổ sách đầu năm cho kế toán bằng Excel

Đối với các bạn mới xin vào một công ty, doanh nghiệp nào đó thì nên biết rằng trong đầu năm thì bạn cần phải chuyển số dư của cuối năm trước sang đầu năm. Cụ thể thì mình sẽ chia sẻ cho các bạn các công việc mà đầu năm khi bạn làm kế toán cần phải chuẩn bị và thực hiện khi làm sổ sách kế toán trong đó bao gồm:

Vào sổ số dư đầu kỳ (Bảng cân đối phát sinh tháng của công ty, doanh nghiệp, tổ chức…)

Vào sổ số dư đầu kỳ các sổ chi tiết tài khoản (131, 142, 211, 242)

Vào sổ bảng tổng hợp các thông tin về nhập, xuất, tồn của doanh nghiệp và nếu có thì có thể bổ sung thêm thông tin các sổ khác

Chuyển lãi (hoặc lỗ) năm nay về năm trước (Căn cứ vào số dư đầu kỳ tài khoản 4212 trên Bảng CĐTK để chuyển)

Công việc trong tháng cần chuẩn bị và thực hiện

Nhìn chung không biết công ty, doanh nghiệp của bạn như thế nào nhưng theo như mình thấy đa phần các doanh nghiệp hiện nay tại Việt Nam thường lựa chọn làm sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung (Đồng nhất về tài khoản và mã hàng hóa).

Cách ghi sổ khi có phát sinh tại Doanh nghiệp: trong quá trình hạch toán ghi sổ bạn phải làm theo nguyên tắc đồng nhất mã hàng hóa và tài khoản. Ở đây có một số trường hợp mà mình sẽ chia sẻ khi làm sổ sách

Đối với việc vào phiếu nhập kho các bạn có thể quay trở lại phần 3b được chia sẻ ở phía trên trong trường hợp mua hàng để tham khảo. Đối với vào phiếu xuất kho bạn có thể tham khảo 3b trường hợp bán hàng để tham khảo.

Hướng dẫn cách làm sổ sách kế toán trên Excel

Chi tiết Cách làm các bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tải hệ thống mẫu sổ sách kế toán trên Excel về máy

Một vài quy định chung về sổ sách kế toán theo Luật kế toán mà các bạn cần biết như sau:

Về hệ thống sổ kế toán:

– Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị.  

– Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. 

– Doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn tại Phụ lục 4 của chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng (Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc thông tư 200/2014/TT-BTC)

Câu hỏi được nhiều bạn kế toán quan tâm là: Doanh nghiệp phải lập những loại sổ sách, báo cáo nào?

Để trả lời được câu hỏi này, các bạn xác định theo trình tự sau: 

(1) Xác định chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng

=> (2) Tìm đến danh mục biểu mẫu sổ sách kế toán theo chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng => (3) Xác định hình thức ghi sổ kế toán (NKC, NK-SC, CTGS) => Tại bảng “Danh Mục Mẫu biểu sổ sách” các bạn xác định các loại sổ áp dụng cho ghi sổ kế toán đã lựa chọn và áp dụng

Tuy nhiên cần căn cứ vào thực tế phát sinh trong hoạt động SXKD của doanh nghiệp để thực hiện việc mở sổ cũng như việc ghi chép các loại sổ liên quan

Bước 2: Thực hiện hạch toán, ghi sổ, lập các bảng biểu định kỳ

Công việc đầu năm tài chính:

Chuyển số dư trên các bảng biểu:

– Đối với các công ty đã và đang hoạt động: Công việc đầu năm của chúng ta sẽ là phải chuyển tất cả số dư cuối kỳ của năm trước sang làm số dư đầu kỳ của năm. Bao gồm cả bảng biểu sau: Bảng cân đối phát sinh tài khoản, bảng tổng hợp phải thu – phải trả, báo cáo tồn kho, khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí.

– Đối với các doanh nghiệp mới thành lập trong năm: vì không có số dư nên chúng ta không phải chuyển.

Hạch toán các bút toán đầu năm tài chính trên sổ nhật ký chung:

* Kết chuyển lãi lỗ năm trước (chỉ dành cho các doanh nghiệp đã hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm trước)

Lấy số liệu trên TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối – trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản).

+ Nếu TK 4212 có số dư bên Nợ => Năm trước Doanh nghiệp LỖ

=> Kết chuyển lỗ, kế toán hạch toán:

Nợ TK 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của năm trước

Có TK 4212 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay

+ Nếu TK 4212 có số dư bên Có => Năm trước Doanh nghiệp LÃI

=> Kết chuyển lãi, kế toán hạch toán:

Nợ TK 4212 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của năm nay

Có TK 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước

* Hạch toán chi phí thuế – lệ phí môn bài năm hoạt động:

Hiện nay, DN đã hoạt động từ năm trước thì không phải làm tờ khai lệ phí môn bài nữa mà chỉ cần nộp tiền lệ phí môn bài nên kế toán hay quên bút toán tính thuế Môn bài (Nợ 642/Có 33382) để lấy vào chi phí

Vì vậy các bạn nên hạch toán luôn vào đầu năm. Lúc nào mang tiền đi nộp chúng ta hạch toán khi ấy. (Nợ 33382/Có 111/112)

Công việc hàng ngày:

– Khi có phát sinh các nghiệp vụ như: thu – chi – nhập – Xuất… các bạn hoàn toàn có thể sử dụng file để tạo lập chứng từ kế toán cho các nghiệp vụ này (file Excel còn cho phép in chứng từ hàng loạt và tự động). Các bạn thể in được sổ quỹ theo ngày (nếu giám đốc có yêu cầu)

– Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh các bạn đều căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi vào sổ nhật ký chung và các sổ, bảng chi tiết liên quan. 

Các công việc phải làm hàng tháng:

– Thời điểm để lập các bảng này đều là vào cuối tháng

– Ngoài các công việc cơ bản mà hầu như doanh nghiệp nào cũng phát sinh bên trên thì tùy theo từng doanh nghiệp mà bạn có thể sẽ phải làm các báo cáo nội bộ như: sổ quỹ tiền mặt, công nợ phải thu, phải trả…

– Sau khi đã hoàn tất các bảng biểu vào cuối tháng, các bạn căn cứ vào đó để hạch toán các bút toán cuối kỳ (tháng) trên sổ nhật ký chung. 

Các công việc làm hàng quý

– Lập bảng tổng hợp thuế TNCN theo quý => Để làm tờ khai thuế TNCN theo quý

– Lập bảng tính thuế TNDN tạm tính quý => Để nộp tiền thuế TNDN tạm tính quý nếu phát sinh số thuế phải nộp

Công việc cuối năm:

Lập báo cáo tài chính.

Ở đây là các hướng dẫn cách làm sổ sách kế toán trên Excel với những thông tin có thể nói là chi tiết nhất. Trong nội dung này có rất nhiều cái mà mình tổng hợp từ nhiều nguồn trên internet để giúp các bạn thực hiện làm sổ sách sao cho tốt nhất. 

Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về cách làm sổ sách kế toán Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn pháp luật 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.