Trong cuộc sống hằng ngày, chắc hẳn ai cũng từng nghe đến hoạt động công chứng hoặc từng sử dụng để xác thực tính hợp pháp của hợp đồng và các giấy tờ cần thiết. Nhưng đã bao giờ bạn tìm hiểu kỹ về các vấn đề liên quan đến hoạt động và thành lập văn phòng công chứng tư pháp là gì? Nếu chưa, hãy cùng Luật Trần và Liên danh tham khảo ngay bài viết dưới đây!
Công chứng tư pháp là gì?
Tại Khoản 1, Điều 2 Luật công chứng 2014 có nói rõ: Công chứng là việc chứng nhận của công chứng viên thuộc một tổ chức hành nghề công chứng về các vấn đề:
Tính hợp pháp, xác thực của hợp đồng, các giao dịch dân sự khác bằng văn bản;
Tính chính xác, không trái đạo đức xã hội và hợp pháp của bản dịch văn bản, giấy tờ từ nước ngoài sang Tiếng Việt hoặc ngược lại.
Tóm lại, công chứng là một hoạt động cực kỳ quan trọng và không thể thiếu được của Nhà nước pháp quyền. Việc công chứng trên một văn bản chính là một công cụ hữu hiệu bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân. Điều này phòng ngừa tranh chấp, giúp tạo ra sự ổn định trong quan hệ dân sự và về mặt tài sản. Đồng thời, văn bản này còn là chứng cứ xác thực, kịp thời, không ai có thể thay đổi trừ trường hợp tòa tuyên bố vô hiệu.
Nhiệm vụ của văn phòng công chứng
Căn cứ theo Điều 32 Luật công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng tư pháp có quyền sau:
Ký hợp đồng lao động và làm việc với công chứng viên và các nhân viên làm việc tại tổ chức của mình.
Thu phí dịch vụ, thù lao công chứng và các khoản chi phí phát sinh khác.
Được cung cấp những dịch vụ liên quan đến công chứng nằm ngoài thời gian hành chính của cơ quan nhà nước nhằm đáp ứng, phục vụ nhu cầu công chứng của nhân dân.
Được phép khai thác, sử dụng thông tin công chứng từ cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.
Căn cứ theo Điều 33 Luật công chứng 2014, nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng bao gồm:
Quản lý việc tuân thủ luật pháp và đạo đức hành nghề công chứng của những công chứng viên đang hành nghề tại tổ chức mình.
Chấp hành đúng theo quy định của pháp luật về lao động, tài chính, thuế và thống kê.
Thực hiện theo quy định về chế độ làm việc tuân theo ngày, giờ của cơ quan hành chính nhà nước.
Niêm yết lịch làm việc, phí công chứng, thù lao công chứng và các khoản phí khác. Cùng với đó là thủ tục và nội quy khi tiếp người yêu cầu công chứng.
Chịu chi phí mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên tại tổ chức của mình và bồi thường thiệt hại theo quy định của luật.
Tiếp nhận, quản lý và luôn tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình tập sự của người tập sự hành nghề công chứng tại tổ chức mình.
Hằng năm, tạo điều kiện cho công chứng viên tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng.
Thực hiện nghiêm chỉnh các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc báo cáo, thanh tra, kiểm tra, cung cấp đầy đủ thông tin về hợp đồng, giao dịch hay bản dịch đã công chứng.
Lập sổ và lưu trữ hồ sơ công chứng.
Chia sẻ những thông tin liên quan đến nguồn gốc, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn áp dụng cho tài sản có liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch.
Tiêu chí thành lập văn phòng công chứng tư pháp
Sau khi đã hiểu công chứng là gì, thì việc thành lập văn phòng công chứng cần những gì cũng rất quan trọng. Lưu ý rằng, văn phòng công chứng hoàn toàn khác với phòng công chứng và được hình thành qua các tiêu chí sau:
Tên gọi
Phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng”, sau đó kèm theo họ tên của Trưởng văn phòng hoặc một công chứng viên hợp danh khác. Không được trùng dẫn đến nhầm lẫn với tên của nơi hành nghề công chứng khác.
Tuân theo địa vị pháp lý
Vì đây là tổ chức dịch vụ công thay mặt và đại diện cho nhà nước chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch, nên cần phải có con dấu và tài khoản riêng.
Nguyên tắc hoạt động là tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ thù lao, phí công chứng và khoản thu hợp pháp khác.
Người đại diện và người thực hiện công chứng
Người đại diện là công chứng viên hợp danh và là trưởng văn phòng, phải có kinh nghiệm hành nghề công chứng từ 2 năm trở lên.
Người thực hiện công chứng đương nhiên là công chứng viên.
Cơ chế hoạt động
Văn phòng công chứng là công ty hợp danh, bao gồm các thành viên hợp danh và không có thành viên góp vốn.
Trưởng phòng do các thành viên hợp danh tự bầu và thỏa thuận.
Nguyên tắc thành lập
Do nhu cầu nên chỉ cần 2 công chứng viên hợp danh trở lên là văn phòng công chứng có thể thành lập và bắt buộc phải có hồ sơ đề nghị gửi đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét để đưa ra quyết định.
Bộ hồ sơ gồm có: đơn đề nghị, đề án thành lập, trong đó cần nêu rõ sự cần thiết, dự kiến về địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất, tên gọi, tổ chức, nhân sự, kế hoạch triển khai thực hiện và bản sao quyết định việc bổ nhiệm công chứng viên tham gia để thành lập Văn phòng công chứng.
Quy định về công chứng tư pháp đối với các hợp đồng và văn bản
Quy định đối với hợp đồng. Các hợp đồng được quy định trong BLDS chỉ quy định là có chứng thực của công chứng thì hợp đồng là hợp pháp về hình thức. Ví dụ: Điều 450 quy định về hợp đồng mua bán nhà ở. Điều 463 quy định về hợp đồng trao đổi tài sản. Điều 492 quy định về hợp đồng thuê nhà ở. Điều 343 quy định về hình thức hợp đồng thế chấp tài sản. Điều 362 quy định về hình thức hợp đồng bảo lãnh…
Theo Luật Đất đai lại quy định là có chứng thực của công chứng nhà nước thì hợp đồng đó mới hợp pháp về hình thức. Ví dụ: Điều 126 quy định về hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất. Điều 127 quy định về hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Điều 128 quy định về hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất. Điều 130 quy định về đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất. Điều 131 quy định về đăng ký góp vốn bằng quyền sử dụng đất…
Quy định đối với văn bản chính. BLDS có quy định về trường hợp văn bản chính có công chứng chứng thực thì văn bản đó là hợp pháp. Ví dụ Điều 650 quy định về di chúc bằng văn bản có công chứng chứng thực thì di chúc bằng văn bản đó mới hợp pháp…
Quy định đối với bản sao văn bản. BLTTDS, Luật Tố tụng hành chính và luật khác có quy định bản sao văn bản có công chứng chứng thực hợp pháp thì được công nhận. Ví dụ tại khoản 1 Điều 83 BLTTDS có quy định như sau: “Các tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ, nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng chứng thực hợp pháp…”. Hoặc là trong Điều 76 Luật Tố tụng hành chính có quy định là: “Các tài liệu đọc được, được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp…”
Theo quy định của pháp luật về công chứng đối với các hợp đồng bằng văn bản mà chúng tôi trình bày ở trên, thì chúng ta thấy rằng có hai loại công chứng đối với hợp đồng được lập thành văn bản. Cụ thể là:
Loại thứ nhất: Công chứng đối với hợp đồng dân sự không liên quan đến quyền sử dụng đất được quy định trong BLDS thì pháp luật chỉ quy định chung là có công chứng, chứng thực như hợp đồng mua bán nhà ở (Điều 450 BLDS) hoặc hợp đồng trao đổi tài sản (Điều 492 BLDS)…
Loại thứ hai: Công chứng đối với các hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất của cá nhân, hộ gia đình, tổ chức… Loại này pháp luật lại quy định là công chứng nhà nước chứng thực chứ không phải công chứng chung chung. Ví dụ hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất (Điều 126 Luật Đất đai), hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất (Điều 127 Luật Đất đai) và một số hợp đồng khác quy định trong Luật Đất đai.
Pháp luật quy định hai loại công chứng như vậy là xuất phát từ tính chất của hợp đồng và yêu cầu quản lý của Nhà nước đối với từng loại hợp đồng. Quy định như vậy cũng là để cá nhân, tổ chức, cơ quan biết được để khi giao kết hợp đồng thực hiện cho đúng với quy định của pháp luật đồng thời để cá nhân, cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp hợp đồng làm căn cứ để xác định hợp đồng có vô hiệu về hình thức hợp đồng hay không?
Trường hợp pháp luật quy định công chứng chứng thực thì được hiểu là có thể văn phòng công chứng chứng thực hoặc là Phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp chứng thực đều được và là hợp pháp.
Còn trường hợp pháp luật quy định công chứng nhà nước chứng thực, thì được hiểu là chỉ có Phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp chứng thực đối với hợp đồng thì hợp đồng đó mới hợp pháp. Vì đây là quy định bắt buộc. Trong trường hợp pháp luật quy định là hợp đồng có công chứng nhà nước chứng thực mà đương sự yêu cầu Văn phòng công chứng chứng thực thì việc chứng thực của Văn phòng công chứng trong hợp đồng là vô hiệu.
Quy định về công chứng trong BLDS, trong BLTTDS, Luật Đất đai, Luật Tố tụng hành chính và các luật khác có liên quan đến Luật Công chứng hiện hành và cơ sở pháp lý để chúng ta xác định Phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp là công chứng nhà nước là:
Tại Điều 23 Luật Công chứng có quy định hình thức tổ chức hành nghề công chứng như sau:
“1. Phòng công chứng
Văn phòng công chứng”.
Theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 24 Luật Công chứng thì “Phòng công chứng do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập và Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp…”
Theo quy định tại Điều 26 Luật Công chứng thì Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập và được tổ chức, hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.
Từ các quy định của pháp luật về công chứng chứng thực đối với các hợp đồng các văn bản chính và văn bản sao nên trước khi thực hiện công chứng, cá nhân, cơ quan, tổ chức cần thiết phải xem lại luật quy định công chứng, chứng thực hay công chứng nhà nước chứng thực.
Nếu pháp luật quy định là công chứng nhà nước chứng thực thì phải đến Phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp để công chứng. Có như vậy mới hợp pháp.
Xử lý vi phạm về công chứng tư pháp
Luật Công chứng 2014 nhấn mạnh trường hợp công chứng viên vi phạm quy định về công chứng thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường.
Đối với tổ chức hành nghề công chứng vi phạm thì bị xử phạt vi phạm hành chính, nếu gây thiệt hại phải bồi thường.
Cụ thể, phạt tiền từ 40 triệu đồng – 60 triệu đồng đối với tổ chức không đủ điều kiện hành nghề công chứng mà hành nghề công chứng dưới bất kỳ hình thức nào (khoản 6 Điều 15 Nghị định 110/2013/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 67/2015/NĐ-CP)
Một số vi phạm thường gặp và mức xử phạt cần biết, cụ thể:
– Không niêm yết phí công chứng, thù lao công chứng và nguyên tắc tính chi phí khác tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phạt tiền từ 01- 02 triệu đồng;
– Thu thù lao công chứng cao hơn mức trần thù lao công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và mức thù lao đã niêm yết; thu chi phí cao hơn mức chi phí đã thỏa thuận phạt từ 03 – 07 triệu đồng;
– Phạt tiền từ 20 – 30 triệu đồng đối với hành vi làm giả quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng, giấy đăng ký hoạt động…
Ngoài việc bị phạt tiền, cá nhân, tổ chức vi phạm còn bị buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm; hủy bỏ giấy tờ giả đã tạo.
Trên đây là bài viết tư vấn về công chứng tư pháp của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
