Để đảm bảo hồ sơ, giấy tờ trong thực hiện các giao dịch của tổ chức, cá nhân, pháp luật quy định về công chứng, chứng thực các văn bản, giấy tờ. Một số trường hợp người dân được lựa chọn thực hiện công chứng/chứng thực tại Cơ quan nhà nước có thẩm quyền, tại trung tâm thông tin và tư vấn công chứng hoặc thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng.
Chức năng, nhiệm vụ của trung tâm thông tin và tư vấn công chứng
Chức năng
Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng có chức năng triển khai các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước của Sở Tư pháp, cung cấp dịch vụ ứng dụng công nghệ thông tin phù hợp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngành Tư pháp, cung cấp thông tin, tư vấn và các hoạt động khác hỗ trợ hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên.
Nhiệm vụ chính của Trung tâm:
– Triển khai các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước của Sở Tư pháp
– Cung cấp dịch vụ úng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động công chứng
– Cung cấp thông tin về công chứng
– Tư vấn nghiệp vụ công chứng
– Tư vấn quản trị tổ chức hành nghề công chứng
– Các hoạt động khác hỗ trợ cho tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên
– Cung cấp dịch vụ ứng dụng công nghệ thông tin khác phù hợp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngành Tư pháp
– Hợp tác về hoạt động tư vấn công chứng và ứng dụng thông tin trong công chứng
Các trường hợp phải công chứng
Theo quy định của Luật Công chứng hiện nay không có điều luật nào quy định về các trường hợp bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên mỗi giao dịch khác nhau sẽ có quy định cụ thể về việc công chứng.
Ví dụ theo quy định tại Điều 122 của Luật nhà ở và Điều 430 của Bộ luật dân sự 2015 thì hợp đồng mua bán nhà ở phải thực hiện công chứng theo quy định.
– Đối với các hợp đồng tặng cho tài sản là nhà ở, bất động sản trừ trường hợp tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương thì phải thực hiện công chứng theo quy định theo quy định tại Điều 122 Luật Nhà ở và Khoản 1 Điều 459 Bộ luật dân sự 2015.
– Các hợp đồng tặng cho bất động sản phải được lập thành văn bản và có công chứng theo quy định tại Khoản 1 Điều 459 Bộ Luật Dân sự 2015.
– Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất bắt buộc phải công chứng theo quy định Luật Đất đai.
– Ngoài ra di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc người không biết chữ phải được công chứng được quy định cụ thể tại Khoản 3 Điều 630 Bộ Luật Dân sự 2015.
– Di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài bắt buộc phải thực hiện công chứng theo quy định tại Khoản 5 Điều 647 của Bộ Luật Dân sự 2015.
– Văn bản về lựa chọn người giám hộ bắt buộc phải công chứng theo quy định tại Khoản 2 Điều 48 Bộ luật Dân sự 2015.
Ngoài những trường hợp bắt buộc phải công chứng được quy định cụ thể trong một số Luật chuyên ngành cụ thể thì tùy theo nhu cầu của cá nhân, tổ chức cũng có thể thực hiện công chứng đối với các hợp đồng, giao dịch khác.
Công chứng ở đâu?
Theo quy định của pháp luật hiện hành người có thẩm quyền công chứng hiện nay là công chứng viên. Công chứng viên là người đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định của Luật Công chứng và được bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của các tổ chức hành nghề công chứng. Theo quy định của Luật Công chứng hiện nay thì tổ chức hành nghề công chứng bao gồm phòng công chứng và văn phòng công chứng.
– Văn phòng công chứng chỉ được thành lập mới ở những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được văn phòng công chứng. Phòng công chứng sẽ do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, có con dấu, có tài khoản riêng.
– Phòng tư pháp: Căn cứ theo nhu cầu công chứng ở địa phương thì Sở Tư pháp sẽ chủ trì phối hợp với sở kế hoạch và đầu tư, sở tài chính, sở nội vụ để xây dựng đề án thành lập phòng công chứng và trình ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét quyết định.
Trong đề án cần nêu rõ sự cần thiết của việc thành lập văn phòng công chứng, dự kiến về việc tổ chức, tên gọi, nhân sự và địa điểm đặt trụ sở. Trong thời gian là 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập phòng công chứng thì sở tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc đăng báo địa phương nơi đặt trụ sở của phòng công chứng trong ba số liên tiếp.
Theo đó tổ chức, cá nhân khi muốn thực hiện thủ tục công chứng tại phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng.
Hiện nay đối với một số giao dịch pháp luật không quy định bắt buộc phải công chứng tuy nhiên việc công chứng sẽ giúp các bên bạn chế được các rủi ro từ những hợp đồng, từ những giao dịch dân sự, thương mại không được công chứng.
Thủ tục thực hiện công chứng tại trung tâm thông tin và tư vấn công chứng
Thủ tục công chứng gồm một số bước sau đây:
Bước 1: Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn (Bản photo và bản gốc để đối chiếu) và nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ
Bước 2: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận và hồ sơ lưu trữ. Nếu thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung thêm.
Bước 3: Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao dịch. Hợp đồng giao dịch sau khi soạn thảo sẽ được chuyển sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho các bên đọc lại.
Bước 4: Các bên sẽ ký và điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên sẽ ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.
Bước 5: Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí công chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
Giá trị pháp lý của văn bản công chứng
– Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
– Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
– Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
– Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.
Các việc liên quan đến công chứng, chứng thực tại trung tâm thông tin và tư vấn công chứng
Trong thực tế thường phát sinh các việc liên quan cần được công chứng hoặc chứng thực, có thể liệt kê như sau:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
+ Chứng thực/công chứng Bản dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
+ Công chứng/chứng thực Hợp đồng, giao dịch.
+Công chứng/chứng thực các văn bản liên quan đến di chúc: Di chúc; văn bản từ chối nhận di sản; văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản.
Trong đó, một số việc pháp luật cho phép được lựa chọn để thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng hoặc tại Cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Nên lựa chọn Văn phòng Công chứng, trung tâm thông tin và tư vấn công chứng như thế nào?
Tiêu chí 1. Cách hướng dẫn thủ tục và giấy tờ
Thông thường trước khi đi công chứng bạn luôn muốn hỏi thủ tục trước, sau đó mới gửi giấy tờ
Nhưng không phải Văn phòng công chứng nào cũng sẽ tư vấn và giải thích thủ tục cho bạn khi chưa có giấy tờ. Đa phần họ thường bảo bạn gửi giấy tờ rồi mới tư vấn cụ thể. Điều đó không phải do khả năng hay trình độ mà chỉ là do họ muốn tư vấn chính xác hơn cho bạn thôi.
Chắc chắn rằng khi chưa có giấy tờ thì không ai có thể tư vấn chính xác cho bạn được. Tuy nhiên, có những VPCC vẫn có cách tư vấn cho bạn khi mà bạn chưa cần phải gửi cho họ xem bất cứ giấy tờ nào.
Hãy ưu tiên chọn những VPCC như vậy.
Tiêu chí 2. Nội dung Tư vấn và Hướng dẫn có rõ ràng, dễ hiểu hay không?
Bạn thích một người tư vấn nhiệt tình, nhiều nội dung và giải thích dài hay một người tư vấn ngắn gọn và đúng trọng tâm?
Tuy cách thức và khả năng diễn đạt của mỗi người là khác nhau nhưng các công chứng viên (CCV) và chuyên viên của VPCC đều được đào tạo kỹ năng tư vấn pháp luật chuyên nghiệp.
Về tâm lý thì những người tư vấn nhiệt tình thường gây được nhiều thiện cảm hơn, nhưng theo chúng tôi, bạn nên ưu tiên chọn những VPCC tư vấn một cách ngắn gọn, rõ ràng, trả lời đúng trọng tâm câu hỏi, và quan trọng là bạn cảm thấy dễ hiểu. Có khi việc nhiệt tình giải thích nhiều vấn đề sẽ làm bạn thấy rối hơn sau khi được tư vấn.
Tiêu chí 3. Phí dịch vụ có rõ ràng không?
Phí dịch vụ là một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu đối với mỗi khách hàng đến công chứng. Theo quy định thì các VPCC đều phải công khai niêm yết các loại phí tại trụ sở. Nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thời gian xem và hiểu được bảng phí đó.
Vì vậy, tốt nhất bạn nên hỏi các chi phí cụ thể cho việc công chứng của bạn. Thông thường phí dịch vụ công chứng thường bao gồm các loại phí như: phí công chứng, phí soạn thảo, phí ký ngoài trụ sở, phí ký ngoài giờ…(theo quy định gọi là thù lao công chứng)
Bạn nên ưu tiên chọn những VPCC có sự tư vấn rõ ràng các loại phí. Rõ ràng ở đây không nhất thiết phải là một con số cụ thể, bởi vì con số cụ thể còn phụ thuộc vào hồ sơ và giá trị tài sản của bạn. Rõ ràng thể hiện ở việc bạn hiểu được với vụ việc của bạn thì có những phí gì, cách tính như thế nào, tổng chi phí hết khoảng bao nhiêu tiền, chi phí có thể phát sinh.
Một VPCC tốt và uy tín thường sẽ báo phí rất chính xác và cụ thể, hiếm khi có chi phí phát sinh khác nếu như việc công chứng diễn ra đúng như dự kiến của bạn.
Tiêu chí 4. Thái độ phục vụ và thực hiện công việc tại trung tâm thông tin và tư vấn công chứng
Công chứng cũng là một dịch vụ, đó là một loại dịch vụ pháp lý. Nhưng không giống như cơ quan hành chính nhà nước – bạn không có quyền lựa chọn, thì ngược lại dịch vụ công chứng cũng như rất nhiều dịch vụ khác trong xã hội, khi đi công chứng bạn là khách hàng và bạn trả tiền để được phục vụ. Vậy nên bạn có quyền được hưởng một dịch vụ tốt và chất lượng, phù hợp với số tiền mà bạn bỏ ra. Nếu không, bạn có quyền tự do lựa chọn bất kỳ một VPCC nào khác.
Bạn biết điều này và VPCC cũng như các công chứng viên cũng đều hiểu điều này. Vậy nên sẽ không bao giờ có chuyện VPCC gây khó khăn hay cửa quyền với bạn.
Khi bạn thấy họ yêu cầu quá nhiều giấy tờ, và bạn cảm thấy rằng không cần thiết, thì đó là do “quy định”. Các VPCC luôn muốn hồ sơ giấy tờ đơn giản nhất có thể nhưng phải đúng quy định của pháp luật và điều quan trọng hơn, để đảm bảo an toàn, hạn chế tối đa rủi ro và tranh chấp cho bạn, đảm bảo tính pháp lý cho hợp đồng, văn bản của bạn và cho chính VPCC và CCV đó.
Một VPCC tốt và uy tín luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn liên quan đến việc tại sao phải cung cấp các giấy tờ, thực hiện công việc nhanh, gọn, cẩn thận và chính xác. Việc này bạn hoàn toàn tự đánh giá được.
Về thái độ thì bạn chỉ cần đánh giá dựa trên cảm nhận của bạn là đủ. Dù cảm nhận đó là chủ quan hay khách quan thì dù sao cũng phải có thiện cảm với nhau thì làm việc mới thoải mái và vui vẻ được.
Tiêu chí 5. Mức độ khó – dễ liên quan đến giấy tờ, thủ tục
Bạn đến một VPCC mà họ cực kỳ nhiệt tình tư vấn cho bạn, thiếu giấy tờ gì họ cũng có cách giải quyết. Vụ việc, giao dịch của bạn khó khăn và phức tạp đến đâu họ cũng có thể xử lý được trong khi có thể trước đó bạn đã bị một số VPCC khác từ chối hoặc yêu cầu giấy tờ “lằng nhằng” hơn.
Nói chung đó là một VPCC mà kiểu gì bạn cũng sẽ công chứng được hợp đồng, giao dịch ở đó. Khi bạn làm được việc nhanh chóng thì chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy hài lòng và thoải mái hơn những nơi khác.
Nhưng liệu bạn có thể YÊN TÂM với hợp đồng, văn bản đã được công chứng như vậy không? Chưa chắc đâu nhé.
Công chứng viên không giống như luật sư, luật sư sẽ chỉ bảo vệ quyền lợi tối đa cho khách hàng, thân chủ của mình, còn công chứng viên phải đảm bảo an toàn tối đa cho các giao dịch, hợp đồng, văn bản mà mình công chứng. Công chứng viên phải hoàn toàn khách quan, trung thực và không được nghiêng về phía bên nào cả, kể cả đó là bên khách hàng đã thuê mình công chứng.
Mối quan hệ giữa VPCC và khách hàng có thể nói là “có phúc cùng hưởng, có họa cùng chịu”. Bất kỳ bên nào vô tình hay cố ý làm sai cũng sẽ gây hại cho bên còn lại.
Bạn luôn nghĩ rằng, văn bản, hợp đồng của bạn “có công chứng” là hoàn toàn yên tâm và chắc ăn rồi? Thực tế thì chưa hẳn là như vậy. Chỉ có VPCC và CCV nào ý thức được mối quan hệ “có phúc cùng hưởng, có họa cùng chịu” với khách hàng thì khi đó giao dịch, hợp đồng của bạn mới được đảm bảo an toàn và có thể yên tâm được. Đó là những VPCC và CCV có trách nhiệm và có “tâm”. Bạn có thể đặt niềm tin vào dịch vụ của họ.
Nhưng một số VPCC và CCV lại không nghĩ vậy, họ đặt việc thu được phí dịch vụ của khách hàng là ưu tiên số một, hoặc họ có tư duy cho rằng chỉ cần chứng nhận đúng là có người đó, thực hiện giao dịch đó mà không cần quan tâm đến các yếu tố pháp lý hay giấy tờ khác liên quan. Họ cho rằng khi có tranh chấp, rủi ro thì đó là việc của khách hàng, mình không có liên quan gì cả.
Thực tế là văn bản, hợp đồng đã công chứng vẫn có nguy cơ bị vô hiệu hoặc bị hủy bởi tòa án, thêm vào đó nếu như văn bản hay hợp đồng đó có những điều khoản rất bất lợi cho bạn, thì bạn sẽ có khả năng “thua” rất lớn khi có tranh chấp và phải ra tòa.
Như vậy có thể là cùng một giao dịch nhưng khi bạn công chứng ở VPCC này thì giao dịch của bạn sẽ an toàn nhưng nếu công chứng ở VPCC khác thì bạn lại đang phải đối mặt với nguy cơ văn bản hợp đồng bị vô hiệu hoặc rủi ro và tranh chấp cao trong tương lai.
Tóm lại, Chưa chắc VPCC yêu cầu bạn cung cấp ít giấy tờ và đơn giản đã tốt và đáng tin cậy hơn VPCC yêu cầu nhiều giấy tờ hơn.
Tiêu chí 6. Mức độ linh hoạt khi xử lý vấn đề tại trung tâm thông tin và tư vấn công chứng
VPCC làm việc chắc chắn cẩn thận là rất tốt, nhưng nếu nguyên tắc cứng nhắc quá thì bạn sẽ thấy hơi… nản. Nhất là khi việc xử lý vấn đề một cách linh hoạt lại không hề trái luật. Chẳng hạn có thể thay thế một số giấy tờ mà vẫn đúng quy định của pháp luật.
Một VPCC biết cách tư vấn linh hoạt để khách hàng có thể cung cấp các giấy tờ đơn giản, thuận lợi hơn mà vẫn đúng quy định, đảm bảo an toàn cho hợp đồng, giao dịch thì đó là một VPCC đáng để bạn tin tưởng và trả phí dịch vụ cho họ.
Tiêu chí 7. Cách xử lý lỗi và khắc phục hậu quả
Khi bạn làm bất cứ việc gì thì đôi ghi có sai sót cũng là điều không thể tránh khỏi. Công chứng là một dịch vụ pháp lý, có thể chỉ cần một sai sót nhỏ cũng gây thiệt hại lớn cả cho khách hàng và cho công chứng viên. Vì vậy công chứng viên cũng là một nghề có sự rủi ro và tính trách nhiệm cao.
Thỉnh thoảng bạn sẽ gặp tình huống hợp đồng công chứng có vài lỗi chính tả và bạn phải đi đính chính lại. Đó cùng chuyện bình thường và không vì mấy lỗi chính tả mà đánh giá thấp chất lượng VPCC.
Những sai sót mà chúng tôi đề cập ở đây là những sai sót không gây hậu quả nghiêm trọng và đã kịp thời được phát hiện ra và khắc phục hậu quả. Chẳng hạn như quên, thiếu 1 giấy tờ nào đó, nhầm lẫn trong văn bản, hợp đồng, giải thích sai, giải thích nhầm quy định cho khách hàng..v..v.. Những sai sót này kể cả ở những VPCC tốt nhất đi nữa thì thỉnh thoảng vẫn xảy ra (thỉnh thoảng thôi chứ thường xuyên thì “có vấn đề” rồi) và nếu không may điều “thỉnh thoảng” đó lại rơi trúng vào bạn thì bạn cũng hãy cho họ cơ hội để sửa sai.
Nếu như họ trung thực nhận lỗi và sửa sai một cách đàng hoàng, minh bạch, có trách nhiệm và quan trọng là bạn cảm thấy hài lòng thì đó là một VPCC tốt và đáng tin cậy. Bạn nên tiếp tục sử dụng dịch vụ của họ trong tương lai.
Tiêu chí 8. Mức độ áp dụng công nghệ tại trung tâm thông tin và tư vấn công chứng
Đây không hẳn là một tiêu chí quá quan trọng nhưng cần thiết và sẽ ngày càng cần thiết hơn trong tương lai.
Công nghệ đối với thủ tục công chứng nhiều khi chỉ đơn giản là không yêu cầu khách hàng phải đi lại, mang hồ sơ đến trực tiếp văn phòng. Khách hàng có thể gửi hồ sơ và được tư vấn qua các hình thức online và chỉ cần qua văn phòng 1 lần duy nhất để ký hợp đồng công chứng.
Các khách hàng không cần quá thành thạo công nghệ, chỉ cần biết sử dụng những ứng dụng đơn giản như zalo, viber, gmail..v..v.. là có thể thực hiện được thủ tục nhanh chóng.
Trong tương lai, các VPCC cũng có thể áp dụng các ứng dụng công nghệ với hình thức nộp hồ sơ, công chứng trực tuyến tương tự như cổng dịch vụ công của nhà nước.
Theo quan điểm của chúng tôi, việc áp dụng công nghệ đối với các dịch vụ pháp lý luôn rất cần thiết, nhất là trong giai đoạn “hạn chế tập trung, tiếp xúc” như hiện nay.
Trên đây là bài viết tư vấn về trung tâm thông tin và tư vấn công chứng của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
