4 chức năng quản trị là một trong những nguyên tắc cơ bản về quản trị. Bất kể ở công ty nào, cấp bậc nào, các nhà quản lý đều phải thực hiện 4 chức năng trên để đạt được mục tiêu của họ. Bài viết sau đây, Luật Trần và Liên Danh sẽ làm rõ cho bạn hiểu hơn về 4 chức năng bao gồm: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
Chức năng quản trị là gì?
Chức năng của quản trị là một cách thức hoạt động có hệ thống trong một tổ chức hoặc một nhóm. Quản trị hay tất cả các nhà quản lý nói chung, ngoài những năng khiếu hay kỹ năng, cần phải tham gia vào các chức năng liên quan để đạt được mục tiêu mong muốn của họ.
4 Chức năng của quản trị là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Theo thứ tự đó, đầu tiên, người quản lý phải lập kế hoạch, tổ chức các nguồn lực theo kế hoạch, dẫn dắt nhân viên làm việc theo kế hoạch và kiểm soát mọi thứ bằng cách theo dõi và đo lường hiệu quả của kế hoạch. 4 chức năng này không thể tách rời mà đan xen thực hiện hiệu quả với nhau, gắn với một số hoạt động nhất định.
Quá trình thực hiện 4 chức năng quản trị liên quan đến 4 hoạt động cơ bản:
Hoạch định: Xác định các mục tiêu hành động,
Tổ chức: Điều phối các hoạt động và nguồn lực,
Lãnh đạo: Quản lý, tạo động lực và chỉ đạo Mọi người,
Kiểm tra: Giám sát và đánh giá các hoạt động.
4 chức năng quản trị cơ bản
Hoạch định
Chức năng hoạch định liên quan đến các mục tiêu và hành động cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Hiểu đơn giản là xác lập các mục tiêu, đề ra phương hướng hoạt động để đạt được mục tiêu và cuối cùng là ra quyết định hành động để đạt mục tiêu hiệu quả nhất.
Do đó để thực hiện chức năng này, nhà quản trị cần có cái nhìn tổng quan về tương lai. Xác định các mục tiêu trong tương lai để dự đoán xu hướng môi trường để có thể lên kế hoạch hành động để thích ứng. Chúng liên quan mật thiết tới tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức.
Tổ chức
Tổ chức là chức năng thứ hai trong tiến trình quản trị, đóng vai trò đưa kế hoạch gần hơn với thực tế. Khi đã có kế hoạch thực hiện trên tay, hành động tiếp theo của nhà quản trị sẽ là tổ chức, phân bố nguồn lực bao gồm nguồn nhân lực và các nguồn lực khác một cách hợp lý và hiệu quả.
Tổ chức liên quan đến việc xác định các hoạt động cụ thể và phân bổ số lượng nguồn lực tương ứng như thế nào. Cấu trúc hoá một cách chính thức về vị trí và vai trò của mọi người trong tổ chức mục tiêu.
Chức năng tổ chức trong 4 chức năng quản trị có mối liên hệ mật thiết với quản lý nhân sự. Các quyết định như thăng chức, cách chức, sa thải, sa thải, thuyên chuyển… cũng bao gồm trong nhiệm vụ chung là “bố trí nhân sự”. Đảm bảo bố trí đúng người, đúng việc, đúng mục tiêu.
2.3 Lãnh đạo
Thực hiện chức năng lãnh đạo, nhà quản trị có thể dùng quyền lực và quyền hành của mình để thúc đẩy, ảnh hưởng đến hành vi của nhân viên để đạt được mục tiêu. Lãnh đạo tập trung vào con người nhiều hơn là nhiệm vụ mà họ đảm nhiệm.
Nhà quản trị sẽ có quyền hành để ra mệnh lệnh và yêu cầu nhân sự của họ thực hiện. Tuy nhiên, một nhà lãnh đạo tốt tức là họ sẽ có được quyền lực tạo ra sức ảnh hưởng, truyền cảm hứng và thúc đẩy các cá nhân hoạt động tối đa khả năng của họ. Thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực bằng các quyết định khuyến khích khen thường…
Trong các bối cảnh tình huống khác nhau, khi thực hiện 4 chức năng quản trị, các nhà quản trị phải linh hoạt thay đổi phong cách lãnh đạo của họ để thích ứng với một số tình huống cụ thể như sau:
Chỉ đạo: Nhà quản trị ít bị ảnh hưởng ý kiến đóng góp của nhân viên. Thường hiệu quả dành cho những nhân viên mới, những người cần nhiều sự chỉ đạo và đào tạo ban đầu.
Huấn luyện: Dễ tiếp thu ý kiến đóng góp từ nhân viên hơn. Họ có thể trình bày ý tưởng của mình với nhân viên để làm việc hợp tác và xây dựng lòng tin với các thành viên. Phong cách lãnh đạo này có hiệu quả đối với những cá nhân cần sự hỗ trợ của quản lý để phát triển hơn nữa các kỹ năng của họ.
Hỗ trợ: Tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng các mối quan hệ trong nhóm. Phong cách lãnh đạo này có hiệu quả đối với những nhân viên đã phát triển đầy đủ các kỹ năng nhưng đôi khi không nhất quán về hiệu quả công việc.
Ủy quyền : Quan tâm đến tầm nhìn của dự án hơn là hoạt động hàng ngày. Phong cách lãnh đạo này hiệu quả với việc nhân viên có thể tự mình làm việc và thực hiện các công việc mà không cần phải hướng dẫn nhiều. Người lãnh đạo có thể tập trung nhiều hơn vào các mục tiêu cấp cao hơn là các nhiệm vụ.
Kiểm tra
Chức năng còn lại trong 4 chức năng quản trị là Kiểm soát. Chức năng này đề cập đến việc kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động để đảm bảo thực hiện các mục tiêu.
Để có thể kiểm soát và đánh giá một cách khách quan thì các nhà quản trị cần có các phương pháp đo lường và phân tích hiệu quả hoạt động dựa trên mục tiêu. Các điều chỉnh thường được các nhà quản trị sử dụng như điều chỉnh ngân sách, điều chỉnh nhân lực…
Ví dụ về 4 chức năng của quản trị
Giả định A là một nhà quản trị của một dự án công ty ABC, tương ứng những công việc mà A cần phải thực hiện liên quan đến 4 chức năng quản trị cần thực hiện là:
Hoạch định: A cần xác định mục tiêu hoạt động của dự án, kết quả kỳ vọng ra sao, những công việc cần phải thực hiện như thế nào, đâu là phương án hiệu quả nhất…
Tổ chức: Tiếp theo A cần xem xét cơ cấu nguồn lực cần thiết hiện tại, sắp xếp nhân viên đảm nhiệm các vị trí tương ứng một cách phù hợp nhất.
Lãnh đạo: A sẽ là người hướng dẫn các công việc cần thực hiện, thúc đẩy họ làm việc hiệu quả, quyết định khen thưởng, phê bình…
Kiểm tra: Bằng những đánh giá dựa trên các tiêu chí khách quan, A phải nhận định mức độ hiệu quả của các công việc để từ đó đề khắc phục hoặc sớm đề ra phương án mới.
Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị
Khi đã hiểu rõ chức năng quản trị là gì, chúng ta sẽ dễ dàng thấy được mối quan hệ giữa các chức năng quản trị. Tất cả các chức năng quản trị đều là một phần của quy trình quản trị và không thể độc lập với nhau. Tùy thuộc vào kỹ năng và vị trí ở cấp độ tổ chức của nhà quản trị, thời gian và nguồn lực dành cho mỗi chức năng sẽ khác nhau. Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát là 4 chức năng quản trị hoạt động như một quá trình liên tục.
Nguyên tắc quan trọng cần nhớ khi quản trị doanh nghiệp
Chuyên môn hóa/Phân công hóa lao động
Chuyên môn hóa là một hình thức phân công lao động, trong đó cá nhân hoặc nhóm được phân công sẽ tập trung nỗ lực của mình vào một lĩnh vực nhất định.
Trong hệ thống quản trị doanh nghiệp, nguyên tắc chuyên môn hóa giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc.
Tập trung hóa
Tập trung hóa là nguyên tắc đem quyền lực tập trung vào tay một hoặc một số người trong quản trị công ty.
Việc tập trung hóa đảm bảo cho tính thống nhất, sự đồng thuận và tính quyết đoán khi cần đưa ra một quyết sách trong doanh nghiệp.
Thống nhất về mệnh lệnh
Nguyên tắc này cần được thực hiện từ hai bên, nhằm tránh sự bối rối trong quá trình triển khai công việc:
Lãnh đạo chỉ đưa ra các mệnh lệnh dành cho cấp dưới thuộc quyền hạn của mình.
Nhân viên chỉ làm theo mệnh lệnh của cấp trên của mình.
Thống nhất về đường lối
Các nhóm, các phòng ban, các cá nhân, có thể làm các công việc khác nhau, nhưng cần có sự thống nhất về mục tiêu chung và được định hướng bởi một người đứng đầu. Các công việc, dự án nhỏ thống nhất trong một kế hoạch lớn và phối hợp nhịp nhàng với nhau.
Thẩm quyền phải đi kèm với trách nhiệm tương ứng
Quyền và trách nhiệm là hai mặt của một “đồng xu”. Trong quản trị doanh nghiệp, đây là nguyên tắc rất quan trọng.
Người có trách nhiệm lớn cần có thẩm quyền cao để có thể tận dụng các nguồn lực một cách tối đa để hoàn thành công việc. Nhưng đồng thời, người nắm trong tay thẩm quyền cũng phải chịu trách nhiệm với mọi quyết định của mình, nhất là khi để xảy ra các sai phạm.
Lợi ích chung cần đặt lên trên hết
Mục tiêu của chủ doanh nghiệp chính là toàn bộ công ty luôn làm việc và cống hiến dựa trên nguyên tắc đặt lợi ích chung lên lợi ích riêng, nói cụ thể hơn là đặt lợi ích của công ty lên các lợi ích cá nhân, lợi ích nhóm.
Tuy nhiên, thường thì mâu thuẫn lợi ích sẽ xảy ra và trách nhiệm của quản trị doanh nghiệp chính là hòa giải các mâu thuẫn này, hướng tới kết quả win-win.
“Xích lãnh đạo”
Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên cần có sự cân bằng không quá gần gũi cũng không quá xa cách. Mối quan hệ cần sự rõ ràng và minh bạch, tránh các hành vi lạm dụng chức quyền, chèn ép,…
Các mệnh lệnh đưa ra cần được đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, hợp lý, đảm bảo cả hai bên cùng hiểu để vận dụng linh hoạt, không cứng nhắc.
Trật tự
Quản trị doanh nghiệp cần phải làm tốt việc thiết lập trật tự trong công ty. Đó chính là việc phân phối cho nhân viên vị trí, bổn phận, công việc và trách nhiệm của chính mình một cách rõ ràng.
Việc sắp xếp trật tự cần phù hợp, đúng lý hợp tình, đảm bảo mọi người đều hiểu được ý nghĩa vị trí của mình trong toàn bộ mắt xích của công ty.
Kỷ luật
Kỷ luật bao gồm các tiêu chuẩn thống nhất trong hành động, sự tuân thủ quy tắc và các giá trị. Đây là yếu tố then chốt để một doanh nghiệp hoạt động trơn tru.
Sự công bằng
Sự công bằng là thứ khiến cho con người ta cảm thấy được sự tự do và thỏa mãn khi đứng trong một tổ chức.
Tổ chức quản lý doanh nghiệp đảm bảo được sự công bằng và tính công lý sẽ giúp cho doanh nghiệp vững bền, củng cố được sự trung thành của các thành viên đối với doanh nghiệp
Thù lao
Hãy đảm bảo mức thù lao doanh nghiệp trả cho nhân viên là xứng đáng với những gì nhân viên bỏ ra và nằm trong mức chi trả của chính doanh nghiệp.
Ổn định nhiệm vụ
Ổn định là nền tảng cho sự phát triển. Một hệ thống quản trị doanh nghiệp hoạt động hiệu quả khi có thể tạo ra sự ổn định để nhân viên và cả lãnh đạo có thể an tâm thực hiện công việc của mình.
Sáng kiến
Hãy luôn cho phép và khuyến khích các cá nhân thể hiện những sáng kiến cá nhân của mình.
Nhu cầu được thể hiện bản thân là nhu cầu trên đỉnh tháp của mỗi con người, dù là bất kỳ cấp bậc nào trong cơ cấu tổ chức, sự nhiệt huyết cống hiến đều đến từ những người có cơ hội thể hiện năng lực bản thân và được công nhận.
Tinh thần đoàn kết
Sức mạnh lớn nhất đến từ tinh thần đoàn kết của tập thể.
Các nhà quản trị doanh nghiệp luôn phải đảm bảo các chính sách, nguyên tắc quản trị mình đề ra có thể góp phần gắn kết mối quan hệ của nhân viên trong công ty, tạo nên khối đoàn kết trong nội bộ.
Trên đây là những thông tin giải đáp cho bạn xung quanh 4 chức năng quản trị mà Luật Trần và Liên Danh đã tổng hợp được. Đừng quên theo dõi để cập nhật thêm kiến thức hay mỗi ngày nhé.
