Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Đặc điểm của văn phòng đại diện

Theo quy định tại khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp Văn phòng đại diện có một số đặc điểm chính sau:

– Có chức năng chính là đại diện theo uỷ quyền cho doanh nghiệp, thực hiện các công việc hỗ trợ, liên lạc, tiếp cận đối tác…trên các lĩnh vực đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp.

– Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Bên cạnh đó tên đầy đủ của văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

– Văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu như doanh nghiệp (khoản 12 Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP).

– Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, điều kiện để thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam như sau:

– Được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

– Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Văn phòng đại diện nước ngoài không có tư cách pháp nhân, tuy nhiên sẽ có một số quyền lợi cơ bản sau:

– Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

– Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.

– Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.

– Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Thành phần hồ sơ

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài;
• Văn bản của công ty nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

• Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực; xin cấp Giấy chứng nhận đầu tư;
• Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
• Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.

Các bước thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;

Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;

Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.

Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài

– Giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn. 

– Thương nhân nước ngoài được gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh khi hết thời hạn quy định trong Giấy phép. Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện phải được nộp trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn.

– Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được gia hạn có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn. 

Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép trong các trường hợp sau đây:

• Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
• Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hóa, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
• Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.

Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam:

• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
• Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
• Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
• Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện; Dịch vụ xin giấy chứng nhận đầu tư.
• Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;

Những chú ý khi thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài

Về đặt tên văn phòng đại diện

– Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

– Tên Văn phòng đại diện phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

– Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện . Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.

Về việc đặt địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện

Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật và Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

Bộ máy quản lý của Văn phòng đại diện sau khi thành lập 

Bộ máy quản lý và nhân sự của Văn phòng đại diện do thương nhân nước ngoài quyết định;  Việc sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện phải thực hiện theo quy định pháp luật về lao động và phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Quy định về người đứng đầu văn phòng đại diện

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện  trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

– Trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà người đứng đầu Văn phòng đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Văn phòng đại diện trở lại làm việc tại Văn phòng đại diện hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện.

– Trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

• Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
• Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
• Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

– Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài

– Tư vấn cho khách hàng các thông tin liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài ;

– Tiếp nhận thông tin từ khách hàng về thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài;

– Soạn thảo hồ sơ liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài;

– Nộp hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài;

– Thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài;

– Nhận và bàn giao kết quả cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài;

– Tư vấn các vấn đề liên quan sau khi thực hiện xong thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài.

Nếu các bạn đang cần tìm một công ty tư vấn luật uy tín, nhanh chóng và hiệu quả, vui lòng liên hệ với Công ty luật để được tư vấn một cách nhanh chóng và tốt nhất!