Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng phục vụ hoạt động của văn phòng. Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty). Cùng tìm hiểu về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại quận 1 trong bài viết sau đây.
Chức năng chính của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài và công ty 100% nước ngoài
Đối với văn phòng đại diện, chức năng chính là liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành. Bên cạnh đó, văn phòng đại diện cũng không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài. Chủ yếu văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho thương nhân nước ngoài.
Đối với Công ty 100% vốn nước ngoài thì có thể thực hiện hoạt động kinh doanh để mang lại lợi nhuận cho nhà đầu tư; bên cạnh đó, khi hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài có thể nhận được nhiều ưu đãi trong chính sách thu hút đầu tư của Chính phủ. Công ty 100% vốn nước ngoài đã đươc coi là chủ thể có tư cách pháp nhân nên có thể tự mình ký kết hợp đồng, giao dịch, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
Nhìn chung, điểm khác biệt cơ bản nhất giữa Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài và công ty 100% vốn nước ngoài là công ty có thể thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh trong khi văn phòng đại diện thì không. Chính sự khác khác biệt cơ bản này dẫn đến những điểm khác biệt khác trong tổ chức, quản lý, vận hành, quyền và nghĩa vụ,… của hai hình thức trên, có thể kể đến như sau:
+ Công ty có hệ thống tổ chức quản lý nhiều cấp bậc, chặt chẽ và phức tạp hơn so với văn phòng đại diện.
+ Việc quản lý Công ty tuân theo quy định của pháp luật doanh nghiệp. Công ty cũng cần có những quy định nội bộ để quy trình hoạt động kinh doanh được rõ ràng và rành mạch.
+ Chế độ báo cáo, quản lý của công ty phức tạp hơn so với văn phòng đại diện nên cần có đội ngũ nhân sự có trình độ cao, có kiến thức pháp luật để bảo đảm tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nước.
Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Để hiểu văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân hay không thì tước hết ta cần hiểu pháp nhân là gì?
Ở đây, pháp nhân được hiểu là tư cách pháp lý được nhà nước và pháp luật công nhận cho một tổ chức hoặc một tập thể để tổ chức/tập thể này được tồn tại, hoạt động độc lập và chịu trách nhiệm trước pháp luật hiện hành.
Một tổ chức được coi là có tư cách pháp nhân khi đáp ứng đủ 4 điều kiện được quy định tại Điều 74 Bộ luật Dân sự 2015:
Được thành lập theo quy định của pháp luật
Tổ chức đó phải có cơ cấu tổ chức theo quy định tại Điều 83 Bộ luật Dân sự 2015
Tổ chức đó phải có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình
Tổ chức đó phải nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập
Như vậy, nếu một tổ chức được thành lập thiếu một trong bốn yếu tố trên thì tổ chức đó không có tư cách pháp nhân.
Và căn cứ vào khoản 1 Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015 “Chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân”
Từ quy định của Điều 74 và Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015 cho thấy văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.
Một doanh nghiệp được thành lập tối đa bao nhiêu văn phòng đại diện?
Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020: “Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một hoặc nhiều địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.”
Như vậy, theo quy định của điều luật này, ta thấy: pháp luật cho phép doanh nghiệp được thành lập văn phòng đại diện không chỉ trong nước mà có thể thành lập ở cả nước ngoài và không giới hạn số lượng, việc mở bao nhiêu cái văn phòng đại diện phụ thuộc vào sự quyết định của doanh nghiệp.
Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại quận 1?
Khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:
– Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “văn phòng đại diện”
– Sau khi thành lập văn phòng đại diện thì doanh nghiệp tiến hành treo biển tại trụ sở văn phòng đại diện
– Ký kết hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại văn phòng đại diện cũng như đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ý tế cho họ theo đúng quy định của pháp luật
– Doanh nghiệp nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện.
Ưu nhược điểm của từng loại hình đơn vị phụ thuộc
Ưu điểm và nhược điểm của việc thành lập văn phòng đại diện
Ưu điểm:
- Không phải nộp thuế môn bài
- Tiện lợi trong giao tiếp với khách hàng ở một vị trí thuận lợi hơn là đến văn phòng công ty.
- Có thêm một địa điểm thuận lợi hơn để trưng bày sản phẩm, đua sản phẩm đến gần với khách hàng hơn.
Nhược điểm:
- Văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch.
- Văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng cũng như mua bán. Chỉ được giới thiệu sản phẩm, không được mua bán trực tiếp.
Ưu điểm và nhược điểm của việc thành lập địa điểm kinh doanh
Ưu điểm:
Nếu chỉ đăng ký văn phòng đại diện, bạn sẽ không được thực hiện hoạt động kinh doanh. Địa điểm kinh doanh là nơi diễn ra các hoạt động buôn bán, tổ chức hoạt động. Dễ dàng mở tại nhiều khu vực trong cùng tỉnh thành có chi nhánh/trụ sở chính của công ty, dể dàng đóng cửa hàng mà không tốn thiều chi phí và thủ tục như của Chi nhánh.
Nhược điểm:
- Nếu chỉ có địa điểm kinh doanh bạn sẽ không có quyền đăng ký con dấu riêng. Còn phải kê khai thuế phụ thuộc vào công ty mẹ.
- Hiện nay, sau khi thành lập địa điểm kinh doanh thì được cấp giấy chứng nhận đăng ký, chưa được cấp mã số thuế cho địa điểm kinh doanh nên cũng gây ra khó khăn khi thực hiện các thủ tục thuế như thuế môn bài cho địa điểm kinh doanh nhất là các địa điểm kinh doanh khác tỉnh thành phố với công ty, chi nhánh.
Thông qua sự khác biệt giữa văn phòng đại diện và địa điểm doanh và những phân tích ưu nhược điểm của mỗi loai hình đơn vị phụ thuộc, doanh nghiệp nên dựa và nhu cầu thực tế để quyết định lựa chọn thành lập loại hình đơn vị trực thuộc nào.
Nếu doanh nghiệp đang muốn thăm dò nghiên cứu thị trường, giám sát việc vi phạm thương hiệu, không kinh doanh tại cơ sở này của mình tại các tỉnh thành phố nơi không đặt trụ sở chính mà không phát sinh nhu cầu kinh doanh tại tỉnh thành phố đó thì nên lựa chọn mở văn phòng đại diện.
Nếu doanh nghiệp muốn mở một cơ sở có chức năng kinh doanh thì nên lựa chọn loại hình địa điểm kinh doanh. Trường hợp Công ty mở một cơ sở chỉ để giao dịch trong cùng tỉnh, thành phố với trụ sở chính của doanh nghiệp, muốn lựa chọn hình thức đơn giản nên thành lập địa điểm kinh doanh.
Các bước thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại quận 1
Để tạo văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam, bạn phải thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Chuẩn bị Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam.
Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện đến cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ.
Bước 3: Theo dõi hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng đại diện, bổ sung hồ sơ khi cơ quan chức năng yêu cầu.
Bước 4: Kết quả là giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện.
Bước 5: Thực hiện các thủ tục sau khi có giấy phép kinh doanh: thông báo thành lập, đăng ký mã số thuế, khắc dấu, công bố mẫu dấu.
Nên thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại quận 1 hay chi nhánh?
Câu hỏi: Kính gửi Luật trần và Liên danh, tôi có một vấn đề mong nhận được giải đáp từ Quý công ty như sau: Công ty của tôi chuyên sản xuất và phân phối thiết bị ánh sáng như đèn led, đèn chùm, đèn laser,… Hiện tôi đang phân vân là nên thành lập chi nhánh công ty hay văn phòng đại diện thì phù hợp hơn. Mong các Luật sư tư vấn giúp tôi. Xin chân thành cảm ơn!
Giải đáp: Về vấn đề mà anh thắc mắc là nên thành lập chi nhánh công ty hay văn phòng đại diện, chúng tôi xin chia sẻ với anh như sau:
Lựa chọn thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện cho doanh nghiệp sẽ tùy thuộc vào mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Với đặc điểm pháp lý của chi nhánh và văn phòng đại diện, chúng ta thấy thấy rằng nếu doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi kinh doanh nhằm tăng lợi nhuận thì nên chọn thành lập chi nhánh công ty.
Ngược lại nếu doanh nghiệp muốn thuận tiện hơn trong việc trao đổi hồ sơ, trưng bày sản phẩm, chăm sóc khách hàng… thì nên thành lập văn phòng đại diện. So với chi nhánh, thủ tục thành lập cũng như các vấn đề pháp lý liên quan đến văn phòng đại diện đơn giản hơn rất nhiều.
Trong trường hợp của Anh là muốn mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty, mở rộng thị trường. Do đó chúng tôi thấy rằng thành lập chi nhánh công ty sẽ phù hợp hơn cho định hướng phát triển. Ưu điểm lớn mà chi nhánh công ty có được chính là có thể ký kết hợp đồng với khách hàng mà không phải thông qua doanh nghiệp. Điều này là cần thiết cho hoạt động đẩy mạnh kinh doanh, tăng doanh số tại thị trường mới.
Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại quận 1
Bước 1. Nộp hồ sơ
Có 02 cách thức để nộp hồ sơ sau:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.
- Đăng ký qua mạng tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh (đối với Thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh phải đăng ký qua mạng).
Bước 2. Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Bước 3. Nhận kết quả
Thời hạn giải quyết: 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
Lệ phí giải quyết: 50.000 đồng/lần (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
Miễn lệ phí đối với trường hợp đăng ký qua mạng điện tử (Thông tư số 47/2019/TT-BTC).
Nếu bạn không có thời gian tự mình thực hiện các thủ tục đăng ý; Bạn còn vướng mắc các quy định thực hiện như thế nào? Luật Trần và Liên danh sẽ tư vấn; Nhận đại diện theo uỷ quyền để làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Phí dịch vụ Luật sư tư vấn – Đăng ký thành lập Văn phòng đại diện
Trong bài viết này, Luật Trần và Liên danh cung cấp thông tin về giá dịch vụ như sau:
- Luật sư tư vấn online qua điện thoại: Miễn phí tư vấn.
- Dịch vụ Luật sư tư vấn trực tiếp tại văn phòng: Từ 500.000 đồng/giờ tư vấn của Luật sư chính.
- Dịch vụ Luật sư thực hiện soạn thảo giấy tờ pháp lý, chuẩn bị hồ sơ đăng kí như đơn đề nghị, giấy uỷ quyền; Biên bản thoả thuận;..
- Nhận đại diện theo uỷ quyền làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Tư vấn về chính sách thuế: Đăng ký mã số thuế; Kê khai thuế, quyết toán thuế, miễn giảm thuế,…
- Tư vấn về thuế thu nhập cá nhân: Thu nhập được miễn thuế; Thu nhập chịu thuế; Cách thức khai thuế theo quy định của pháp luật hiện hành,…
- Các dịch vụ pháp lý liên quan khác.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại quận 1
Thông báo lập văn phòng đại diện;
Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);
Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại quận 1 của thương gia nước ngoài
– Đơn đề nghị do đại diện có thẩm quyền của thương gia nước ngoài ký
– Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh (phải quy định rõ phạm vi ủy quyền cho người đứng đầu Chi nhánh)
– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương gia nước ngoài
– Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương của thương gia nước ngoài trong năm tài chính gần nhất
– Tài liệu chứng minh trụ sở hợp pháp (Bản sao hợp đồng thuê trụ sở)
– Quyết định về Người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài
Lưu ý: Tài liệu phải dịch ra tiếng Việt và được hợp pháp hóa lãnh sự. Đối với thời hạn hoạt động của thương gia nước ngoài (nếu có ghi trên tài liệu): Phải còn ít nhất là 3 năm
* Thành phần hồ sơ: 01 bộ
Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại quận 1 của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
