Các công ty nước ngoài muốn hoạt động tại Việt Nam một cách hợp pháp trước khi tiến hành hoạt động phải đăng ký hoạt động chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Bộ Công Thương. Khác với thủ tục thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài thực hiện tại Sở Công Thương, việc thành lập chi nhánh do Bộ Công Thương quản lý. Cùng tìm hiểu về thành lập chi nhánh cho thương nhân nước ngoài tại Hải Dương ngay sau đây.
Sự giống nhau giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty
– Đều là những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và Chi nhánh công ty và văn phòng đại diện đều phải đăng ký mã số thuế
– Văn phòng đại diện và chi nhánh công ty đều phải thực hiện đăng ký mã số thuế, theo đó thì trước khi đăng ký thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì đơn vị chủ quản sẽ phải kê khai nhưng đơn vị phụ thuộc để cơ quan thuế cấp mã số thuế 13 số cho những đơn vị phụ thu.
– Văn phòng đại diện và chi nhánh của Công ty không có tư cách pháp nhân.
– Văn phòng đại diện và chi nhánh của Công ty có chức năng là đại diện cho doanh nghiệp.
– Về hạch toán kế toán: Văn phòng đại diện và Chi nhánh công ty đều phải thực hiện việc hạch toán và kê khai thuế hàng năm theo đúng quy định của pháp luật
– Về chế độ kế toán
Cả chi nhánh công ty và văn phòng đại diện đều là những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, do vậy chế độ kế toán của hai mô hình đơn vị phụ thuộc này phần nào cũng phụ thuộc vào chế độ kế toán của doanh nghiệp chủ quản.
Sự khác nhau giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty:
Về chức năng và nhiệm vụ
Điểm khác biệt về chức năng và nhiệm vụ giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty đó là:
Chi nhánh công ty được thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả chức năng đại diện kinh doanh và chức năng đại diện theo ủy quyền.
Trong khi văn phòng đại diện lại không hề có chức năng kinh doanh mà chỉ có thể thực hiện những nhiệm vụ theo ủy quyền đã được nêu ở trên. Văn phòng đại diện chính là nơi để quảng bá các sản phẩm của doanh nghiệp và là nơi để giải đáp, tư vấn cho khách hàng.
Có thể hiểu văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nhưng lại không có chức năng kinh doanh, không được trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp.Cũng như không được tự nhân danh mình để ký kết các hợp đồng riêng mà chức năng của văn phòng đại diện giống như một ban liên lạc với nhiệm vụ chính là cung cấp và trao đổi thông tin, hỗ trợ về nghiệp vụ cũng như phụ trách việc tiếp cận giữa các đối tác và Doanh nghiệp, nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.
Trên thực tế trong quá trình làm việc vẫn có trường hợp mà Văn phòng đại diện thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tuy nhiên đó là khi văn phòng đại diện nhân danh cho doanh nghiệp để ký kết và sẽ phải có giấy ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp, nội dung của giấy ủy quyền này phải liên quan trực tiếp đến nội dung của hợp đồng được ký kết.
Với đặc điểm là không thực hiện các hoạt động kinh doanh mà không cần phân biệt chức năng và nhiệm vụ, Văn phòng đại diện giống một phòng liên lạc, thực hiện các hoạt động:
+ Nghiên cứu thị trường, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận và kết nối với các thị trường và đối tác mới, với chức năng văn phòng đại diện như vậy rất phù hợp để đặt ở nhiều tỉnh thành trong và ngoài nước để thực hiện các nhiệm vụ chính như;
+ Quảng bá thương hiệu, tiếp cận và Liên lạc với đối tác, thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng cũng như giải đáp thắc mắc của khách hàng…
Đây là một mô hình rất phù hợp với các Doanh nghiệp kinh doanh những loại hình dịch vụ như: Du lịch, xây dựng, quảng cáo,… bởi những loại hình kinh doanh này thường không cần phải thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị mà làm việc tại địa chỉ của văn phòng kinh doanh dịch vụ đó.
Về nghĩa vụ kê khai và nộp thuế
Chi nhánh công ty phải nộp thuế môn bài theo quy định của pháp luật, còn Văn phòng đại diện thì không bắt buộc nộp thuế môn bài mà xét theo chức năng của từng văn phòng đại diện.
Thuế môn bài sẽ được thu định kỳ hàng năm và mức thu được phân theo các bậc, dựa theo số vốn khi đăng ký hoặc doanh thu hoạt động kinh doanh của năm kế trước hoặc giá trị gia tăng của năm kinh doanh kế trước tùy theo từng nước và từng địa phương mà các bậc này là khác nhau.
Trên thực tế, văn phòng đại diện khi thực hiện các hoạt động kinh doanh thì phải nộp hai loại thuế là thuế môn bài và thuế thu nhập cá nhân. Và nếu không thực hiện các hoạt động kinh doanh thì văn phòng đại diện chỉ phải phải nộp thuế thu nhập cá nhân.
Nên mở văn phòng đại diện hay chi nhánh?
Trên thực tế, những sự nhầm lẫn giữa văn phòng đại diện và chi nhánh vẫn thường xảy ra. Để phân biệt hai hình thức này bạn có thể dựa trên 2 đặc điểm khác biệt đó là chi nhánh có thể thực hiện các hoạt động nhằm mục đích sinh lời, có thể được hạch toán kế toán độc lập với công ty chính còn văn phòng đại diện không có quyền làm như vậy. Mở văn phòng đại diện hay chi nhánh sẽ tùy thuộc vào mục đích khi mở rộng kinh doanh của từng doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
– Nếu doanh nghiệp chỉ muốn có 1 địa chỉ để tiện giao dịch với đối tác, khách hàng tại những địa điểm khác nhau mà không tiến hành những hoạt động kinh doanh thì nên thành lập văn phòng đại diện.
– Còn nếu, doanh nghiệp cần 1 địa chỉ để vừa giao dịch với đối tác khách hàng, vừa nhằm mục đích kinh doanh sinh lời. Vậy thì nên thành lập chi nhánh công ty để thuận tiện cho việc kinh doanh.
Điều kiện thành lập chi nhánh cho thương nhân nước ngoài tại Hải Dương
Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh khi đáp ứng các điều kiện sau:
– Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 05 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
– Nội dung hoạt động của Chi nhánh phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài;
– Trường hợp nội dung hoạt động của Chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.
Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập chi nhánh cho thương nhân nước ngoài tại Hải Dương
Căn cứ Điều 12 Nghị định 07/2016, hồ sơ cấp Giấy phép thành lập chi nhánh bap gồm:
(1) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
(2) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
(3) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh;
(4) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
(5) Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh;
(6) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Chi nhánh;
(7) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh bao gồm:
– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Chi nhánh;
– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.
Lưu ý: Tài liệu (2), (3) , (4) , (5) , (4) (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Chi nhánh là người nước ngoài) phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu (2) phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập chi nhánh cho thương nhân nước ngoài tại Hải Dương
Căn cứ Điều 13 Nghị định 07/2016, trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập chi nhánh cho thương nhân nước ngoài tại Hải Dương như sau:
– Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Bộ Công Thương.
– Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Bộ Công Thương kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Trường hợp nội dung hoạt động của Chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành. và trường hợp việc thành lập Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Chi nhánh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập chi nhánh cho thương nhân nước ngoài tại Hải Dương của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
