Có thể thấy, năm 2020 là một năm có nhiều sự biến đổi cho nền kinh tế, với một Quốc gia luôn ưa chuộng hòa bình và luôn có cơ chế quản lý tốt, thì đây là một lựa chọn tối ưu để các nhà đầu tư nước ngoài mong muốn đầu tư vào Việt Nam.Ban đầu các thương nhân nước ngoài thường lập văn phòng đại diện để có thể giới thiệu cũng như quảng bá thương hiệu cho công ty. Mặt khác cũng là một hình thức xem xét để quyết định đầu tư vào Việt Nam hay không?
Vấn đề thành lập văn phòng đại diện nước ngoài được áp dụng theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và Thông tư số 11/2016/BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
Chính vì thế, để giúp các thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện nước ngoài. Công ty Luật Trần và Liên danh sẽ đưa ra những phân tích về thành lập văn phòng đại diện nước ngoài để quý khách hàng có thể hiểu biết rõ hơn về vấn đề này.
I. Quy định chung về thành lập văn phòng đại diện nước ngoài
1. Cơ sở pháp lý
Trong quá trình tìm hiểu về quá trình thành lập văn phòng đại diện nước ngoài Quý khách hàng cần dựa trên những quy định trong các văn bản pháp luật sau:
- Luật Thương mại năm 2005.
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Thông tư số 11/2016/TT-BCThướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Điều 7, nghị định 07/2016/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam quy định các điều kiện thành lập văn phòng đại diện nước ngoài cụ thể:
- Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:
- Thương nhân nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanhtheo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
3. Thời hạn giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài
Dựa trên Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, nhận thấy thời hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài thực hiện như sau.
“ Điều 9. Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh
- Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.
- Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh được cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó.
- Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh được gia hạn thực hiện như quy định tại Khoản 1 Điều này.”
II. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài
Để thực hiện việc lập hồ sơ thành lập văn phòng đại diện diễn ra một cách nhanh chóng thì Quý khách hàng cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Bản hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi Công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài;
- Bản dịch hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
- Hợp đồng thuê văn phòng bản gốc hoặc sao y chứng thực;
- Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản).
Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật
Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do Công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ. Trường hợp Công ty mẹ ở nước ngoài không có dấu thì toàn bộ hồ sơ phải hợp pháp hoá lãnh sự.
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
III. Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài được diễn ra như sau:
Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài:
– Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc.
Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
– Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc.
Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
– Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.
Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:
- Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
- Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
- Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.
Công bố thông tin về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện.
- Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài.
- Người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép.
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện.
- Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Trên đây là toàn bộ quy trình mà Quý Khách hàng cần thực hiện khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài.
Chế độ báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài
- Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
- Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
- Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu).
- Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có).
- Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện.
- Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện.
Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành.
Hồ sơ pháp lý cần lưu giữ trong suốt quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam:
- Giấy phép hoạt động;
- Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu;
- Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện;
- Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn mục trên.
V. Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài của Công ty Luật Trần và Liên danh
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn trước thành lập và các vấn đề liên quan đến việc thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam:
- Soạn thảo hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam phù hợp với các yêu cầu của Quý Khách hàng và quy định của pháp luật.
- Xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
- Đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
- Đăng ký và hoàn thành thủ tục cấp Thông báo mã số thuế cho Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
- Tư vấn các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
- Tư vấn thủ tục pháp lý, đại diện cho văn phòng đại diện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam. Luật Trần và Liên danh cam kết sẽ tư vấn giúp Quý khách hiểu rõ hơn về các quy định pháp lý một cách rõ ràng nhất, tư vấn những thắc mắc về hồ sơ cũng như thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài, thời gian thực hiện, ai có quyền thành lập văn phòng đại diện nước ngoài, làm gì để đáp ứng các điều kiện để xin giấy phép thành lập…
