Công chứng là chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết và các giấy tờ từ bản gốc được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác. Cùng tìm hiểu về hồ sơ, điều kiện, thủ tục và lưu ý khi mở văn phòng công chứng lê trọng tấn.
Khái niệm văn phòng công chứng
Theo khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.
Theo Điều 22 Luật Công chứng 2014: “Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh”
Văn phòng công chứng được hiểu đơn giản là một trong những cơ quan, đơn vị, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép để hoạt động trong lĩnh vực công chứng, văn phòng công chứng được xem như một tổ chức dịch vụ hành chính công thay Nhà nước chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các giấy tờ, hợp đồng giao dịch theo quy định.
Quy định pháp luật có liên quan
– Luật Công chứng năm 2014;
– Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
– Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu
– Thông tư 01/2021/TT-BTP Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.
Điều kiện về loại hình công ty và thành viên sáng lập văn phòng công chứng
Theo điều 22 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng phải là công ty hợp danh được tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật có liên quan đến loại hình công ty này. Văn phòng công chứng phải có từ 02 công chứng viên trở lên và không có thành viên góp vốn. Theo đó, chỉ có công chứng viên mới có thể đứng ra thành lập văn phòng công chứng tư nhân và phải có ít nhất 02 thành viên sáng lập. Các thành viên này chịu trách nhiệm với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bằng toàn bộ tài sản của mình.
Điều 8 Luật Công chứng 2014 có quy định về tiêu chuẩn công chứng viên. Theo đó để trở thành công chứng viên, cá nhân phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
– Là công dân Việt Nam có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam.
– Có phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ pháp luật.
– Có bằng cử nhân luật và sau đó đã có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức.
– Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng (12 tháng) hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng (3 tháng) tại cơ sở đào tạo nghề công chứng.
– Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.
– Có đủ sức khỏe để hành nghề
Điều kiện về người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng
Điều 22 Luật Công chứng 2014 quy định, người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
Quyền và nghĩa vụ văn phòng công chứng
Điều 32 và Điều 33 Luật Công chứng 2014 quy định về quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng như sau:
(1) Tổ chức hành nghề công chứng có các quyền:
– Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên của các Phòng công chứng; công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình.
– Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.
– Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
– Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định.
– Các quyền khác theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
(2) Tổ chức hành nghề công chứng có các nghĩa vụ sau:
– Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
– Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.
– Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.
– Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình.
– Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình và bồi thường thiệt hại theo quy định của Luật công chứng.
– Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình.
– Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.
– Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.
– Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.
– Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định.
– Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Thủ tục thành lập và hoạt động văn phòng công chứng lê trọng tấn
– Đầu tiên, các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.
– Sau khi nhận được quyết định cho phép thành lập, trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập. Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
Những lưu ý khi thành lập văn phòng công chứng lê trọng tấn
– Về điều kiện về tên gọi
Điều 22 Luật Công chứng 2014 quy định, tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
– Về điều kiện về trụ sở
Theo điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng 2014, trụ sở văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện sau:
– Phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
– Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.
– Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.
– Về điều kiện về con dấu
Theo điều 22 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng phải có con dấu riêng, con dấu này không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu. Hiện nay, việc đăng ký mẫu dấu Văn phòng công chứng sẽ áp dụng theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP, theo đó Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu với tổ chức do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương cấp giấy phép hoạt động. Như vậy, cơ quan đăng ký mẫu dấu của Văn phòng công chứng thuộc thẩm quyền của Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
– Về nghĩa vụ Thuế
Vì Văn phòng công chứng được xác định là doanh nghiệp tư nhân thực hiện dịch vụ công nêu cũng chịu sự điều chỉnh của các sắc Thuế cho Doanh nghiệp bao gồm những loại thuế sau: lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân. Thông qua việc kiểm toán, hóa đơn thanh toán dịch vụ để Cơ quan Thuế tiến hành thu Thuế.
– Về đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng lê trọng tấn
Theo Điều 26 Luật công chứng 2014 trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về những nội dung sau đây:
+ Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;
+ Họ, tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng;
+ Số, ngày, tháng, năm cấp giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động và ngày bắt đầu hoạt động.
Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng công chứng lê trọng tấn
Khi đã đảm bảo tốt các điều kiện thành lập văn phòng công chứng, thì bạn cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký mở văn phòng công chứng và tiến hành đăng ký kinh doanh theo trình tự sau:
Bước 1: Công chứng viên mở văn phòng công chứng lê trọng tấn phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, hồ sơ gồm có:
Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng;
Đề án thành lập văn phòng công chứng nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện
Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.
Bước 2: Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng.
Bước 3: Trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương cho phép thành lập. Mở văn phòng công chứng được hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
Bước 4: Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động mở văn phòng công chứng lê trọng tấn
Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, mở văn phòng công chứng lê trọng tấn phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về những nội dung sau đây:
Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;
Họ, tên, số quyết định bổ nhiệm công chứng viên của công chứng viên hành nghề trong Văn phòng công chứng;
Số, ngày, tháng, năm cấp giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động và ngày bắt đầu hoạt động.
>>>Trong trường hợp được cấp lại giấy đăng ký hoạt động do thay đổi trụ sở, tên gọi. Người đại diện văn phòng công chứng phải đăng báo những nội dung giấy đăng ký hoạt động được cấp lại theo quy định tại khoản 1 Điều này.
Trên đây là bài viết tư vấn về văn phòng công chứng lê trọng tấn của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
