Công tác công chứng, chứng thực ngày càng thể hiện ý nghĩa và vai trò của nó trong hoạt động quản lý nhà nước và thực tế đời sống. Do đó, việc nghiên cứu về hoạt động công chứng và thực tiễn quản lý nhà nước về công chứng là rất cần thiết.
Khái quát chung về hoạt động công chứng
Khái niệm: Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật này, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
Đặc điểm công chứng:
– Công chứng là một hoạt động do công chứng viên thực hiện theo quy định của pháp luật.
– Người yêu cầu công chứng có thể là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân tổ chức nước ngoài có yêu cầu thực hiện công chứng các hợp đồng.
– Nội dung của việc công chứng là để xác định tiinhs hợp pháp của các giao dịch dân sự, xác định tính hợp pháp không trái đạo đức xã hội của các giấy tờ, văn bản.
Nguyên tắc hành nghề công chứng
– Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.
– Khách quan, trung thực.
-Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
– Chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng.
Các hành vi bị nghiêm cấm
Nghiêm cấm công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện các hành vi sau đây:
– Tiết lộ thông tin về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;
– sử dụng thông tin về nội dung công chứng để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức;
– Thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; xúi giục, tạo điều kiện cho người tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện giao dịch giả tạo hoặc hành vi gian dối khác;
– Công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi;
– Từ chối yêu cầu công chứng mà không có lý do chính đáng; sách nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng;
– Nhận, đòi hỏi tiền hoặc lợi ích khác từ người yêu cầu công chứng ngoài phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác đã được xác định, thỏa thuận; nhận, đòi hỏi tiền hoặc lợi ích khác từ người thứ ba để thực hiện hoặc không thực hiện việc công chứng gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng vàcá nhân, tổ chức có liên quan;
– Ép buộc người khác sử dụng dịch vụ của mình; cấu kết, thông đồng với người yêu cầu công chứng và những người có liên quan làm sai lệch nội dung của văn bản công chứng, hồ sơ công chứng;
– Gây áp lực, đe dọa hoặc thực hiện hành vi vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội để giành lợi thế cho mình hoặc cho tổ chức mình trong việc hành nghề công chứng;
– Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng về công chứng viên và tổ chức mình;
– Tổ chức hành nghề công chứng mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ngoài phạm vi hoạt động đã đăng ký;
– Công chứng viên đồng thời hành nghề tại hai tổ chức hành nghề công chứng trở lên hoặc kiêm nhiệm công việc thường xuyên khác;
– Công chứng viên tham gia quản lý doanh nghiệp ngoài tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện hoạt động môi giới, đại lý; tham gia chia lợi nhuận tronghợp đồng, giao dịch mà mình nhận công chứng;
– Vi phạm pháp luật, vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
Nghiêm cấm cá nhân, tổ chức thực hiện các hành vi sau đây:
– Giả mạo người yêu cầu công chứng;
– Người yêu cầu công chứng cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng;
– Người làm chứng, người phiên dịch có hành vi gian dối, không trung thực;
– Cản trở hoạt động công chức
Các quy định quản lý nhà nước về công chứng
Trách nhiệm của Chính phủ, Bộ Tư pháp và các bộ, ngành có liên quan
– Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về công chứng. Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
– Ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về công chứng;
– Xây dựng, trình Chính phủ ban hành chính sách phát triển nghề công chứng;
– Chủ trì, phối hợp với bộ, ngành hướng dẫn, quản lý hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng;
– Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng;
– Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm công chứng viên;
– Phê duyệt Điều lệ của tổ chức xã hội – nghề nghiệp toàn quốc của công chứng viên sau khi thống nhất ý kiến với Bộ Nội vụ; đình chỉ thi hành và yêu cầu sửa đổi những văn bản, quy định của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên trái với quy định của Hiến pháp, Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan;
– Kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động công chứng theo thẩm quyền;
– Định kỳ hàng năm báo cáo Chính phủ về hoạt động công chứng;
– Quản lý và thực hiện hợp tác quốc tế về hoạt động công chứng;
– Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
– Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện công chứng của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện công chứng; định kỳ hàng năm báo cáo Bộ Tư pháp về hoạt động công chứng của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để tổng hợp báo cáo Chính phủ.
– Bộ, cơ quan ngang bộ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các Sở Tư pháp
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện việc quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương và có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức thi hành, tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng;
Quyết định thành lập Phòng công chứng, bảo đảm cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho các Phòng công chứng; quyết định việc giải thể hoặc chuyển đổi Phòng công chứng theo quy định của Luật này;
Ban hành tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng; quyết định cho phép thành lập, thay đổi và thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng, cho phép chuyển nhượng, hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng;
Ban hành mức trần thù lao công chứng tại địa phương;
Kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng theo thẩm quyền; phối hợp với Bộ Tư pháp trong công tác kiểm tra, thanh tra về công chứng;
Báo cáo Bộ Tư pháp về việc thành lập, chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng; cho phép thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng Văn phòng công chứng trên địa bàn. Định kỳ hàng năm báo cáo Bộ Tư pháp về hoạt động công chứng tại địa phương để tổng hợp báo cáo Chính phủ;
Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Sở Tư pháp chịu trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Thành tựu và hạn chế trong hoạt động công chứng và quản lý nhà nước về công chứng.
Một số thành tựu
Tính đến nay trên cả nước có 724 văn phòng công chứng được thành lập tại hầu hết các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương với hơn 1327 công chứng viên được bổ nhiệm hoạt động tại các văn phòng công chứng.
Cùng với 156 phòng công chứng với hơn 458 công chứng viên, các văn phòng công chứng và các công chứng viên hoạt động tại đây đã thành một mạng lưới các tổ chức hành nhề công chứng ngày càng hiệu quả và phát triển hơn, đáp ứng tốt nhu cầu công chứng của nhân dân. Sự cạnh tranh lành mạnh buộc tất cả các tổ chức hành nghề công chứng nếu muốn phát triển cải tiến, đổi mới khẳng định vị trí thương hiệu của mình trong xã hội thì phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật, tạo niềm tin và độ an toàn trong giao dịch đối với người đi công chứng. Năm 2014, các tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng được 3.485.543 hợp đồng, giao dịch, tăng nhiều so với năm 2013 (tăng 971.388 hợp đồng, giao dịch, tương ứng tăng 38,63%), đóng góp cho Ngân sách nhà nước hoặc nộp thuế …… tỷ đồng.
Triển khai thực hiện Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng, nhiều địa phương đã xây dựng cơ sở dữ liệu liên thông trong lĩnh vực công chứng. Công chứng ở nước ta hiện nay được phát triển theo hướng xã hội hóa.
Theo đó bên cạnh việc tiếp tục duy trì, củng cố và phát triển mô hình phòng công chứng do nhà nước đầu tư, hoạt động theo cơ chế đơn vị sự nghiệp công thì Luật công chứng đồng thời cho phép sự ra đời của các văn phòng công chứng do các cá nhân đầu tư và thành lập.
Hiện nay văn phòng công chứng theo mô hình xã hội hóa, việc phát triển văn phòng công chứng trong thời gian qua tại một số địa phương đã góp phần phục vụ kịp thời, đầy đủ nhu cầu công chứng của nhân dân trong khi không đòi hỏi sự đầu tư về nhân lực và tài lực của nhà nước Thực hiện Luật công chứng 2014, nghị định 29/2015/NĐ-CP, thì nhiều Sở tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của Hội công chứng viên tại địa phương, căn cứ vào tình hình phát triển của tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn, đã và đang chuyển giao việc chứng nhận các hợp đồng, giao dịch trên cả nước thực hiện việc chuyển giao và một số địa phương khác cũng đang trong quá trình thực hiện việc chuyển giao.
Công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn hoạt động đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn cũng được nhiều địa phương quan tâm.
Mặt hạn chế
Vấn đề tên gọi của văn phòng công chứng đã gây không ít khó khăn cho cơ quan quản lý nhà nước mà cụ thể là Sở Tư pháp. Để xác định tên gọi của văn phòng công chứng có trùng với tên của các tổ chức hành nghề công chứng khác hay không, nếu trong phạm vi tỉnh, thành phố thì Sở Tư pháp còn có cơ sở để giải quyết và chấp thuận việc đặt tên. Tuy nhiên, nếu vấn đề này thuộc phạm vi cả nước thì Sở Tư pháp rất khó kiểm tra. Mặt khác, pháp luật chưa có quy định cụ thể, rõ ràng về chuẩn mực để đánh giá tên gọi, từ ngữ, ký hiệu như thế nào là vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc. Vấn đề này còn mang tính chủ quan của cơ quan quản lý nhà nước của từng địa phương, dẫn đến tình trạng không có sự thống nhất giữa các địa phương. Sở tư pháp còn lúng túng trong việc thực hiện vai trò quản lý nhà nước trên địa bàn.
Vai trò quản lý nhà nước không được phát huy dẫn đến việc các tổ chức hành nghề công chứng trên một số địa bàn chưa lấy cơ quan tư pháp làm chỗ dựa khi có những vướng mắc về chuyên môn, nghiệp vụ, hoạt động hành nghề mà thường gửi thẳng kiến nghị, thăc mắc lên Bộ Tư pháp, không qua Sở Tư pháp là cơ quan giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về công tác tư pháp, trong đó có hoạt động công chứng ở địa phương dẫn đến tình trạng quá tải ở Bộ.
Về xã hội thì bắt đầu xuất hiện những dấu hiệu tiêu cực như sự cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau (giữa văn phòng công chứng và phòng công chứng).
Như phản ánh của một số địa phương thì đã có hiện tượng công chứng dạo, thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng nhưng không thuộc những trường hợp quy định trong luật Công chứng 2014.
Điều này cho thấy rõ vai trò quản lý của nhà nước rõ ràng đã bị lơ là buông lỏng chưa theo kịp tình hình thực tế. Các Sở Tư pháp vẫn chưa rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành những quy định hướng dẫn các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên theo thẩm quyền, dẫn đến hoạt động công chứng trên địa bàn gặp nhiều khó khăn, nhất là khó khăn cho việc quản lý chặt chẽ hoạt động này và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người dân.
Điều đáng quan tâm ở đây là nhà nươc cần phải quan tâm đến việc tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng theo một quy hoạch hợp lý.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về quản lý nhà nước về công chứng Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
