Giải thể văn phòng đại diện nước ngoài

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Văn phòng đại diện có nghĩa vụ theo quy định của Luật Thương mại Việt Nam. Do đó trong trường hợp chấm dứt hoạt động, Thương nhân nước ngoài có trách nhiệm thực hiện thủ tục đóng cửa hay còn gọi là giải thể văn phòng đại diện nước ngoài theo quy định pháp luật Việt Nam.

Căn cứ pháp lý của thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài

Các trường hợp giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Không phải bất kì nguyên nhân gì cũng được lấy làm lý do để yêu cầu giải thể một văn phòng đại diện nước ngoài. Pháp luật quy định rất rõ các trường hợp được giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:

• Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài: Phía thương nhân nước ngoài nhận thấy không gặp khó khăn trong việc kinh doanh hiện tại dẫn đến việc thua lỗ nhiều thì người đó có quyền đề nghị giải thể văn phòng đại diện.
• Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh: Trường hợp này là do công ty mẹ bị phá sản, dừng hoạt động thì kéo theo việc giải thể công ty con, văn phòng đại diện.
• Hết thời hạn hoạt động theo giấy phép thành lập văn phòng đại diện mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn: Khi hết hạn kinh doanh mà thương nhân không xin gia hạn thì hoạt động kinh doanh của văn phòng đại diện sẽ tự động bị dừng.
• Hết thời gian hoạt động theo giấy phép thành lập văn phòng đại diện mà không được cơ quan cấp giấy phép đồng ý gia hạn: Sau khi thời gian hoạt động của văn phòng đại diện hết hạn mà phía cơ quan có thẩm quyền nhận thấy trong quá trình hoạt động văn phòng này có nhiều sai sót không khắc phục gây ảnh hưởng đến thị trường thì sẽ không cho phép gia hạn hoạt động.
• Bị thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện: Trường hợp văn phòng đại diện vi phạm nghiêm trọng các điều cấm của luật Việt Nam gây hậu quả nghiêm trọng thì cơ quan có thẩm quyền sẽ thu hồi giấy phép thành lập, buộc phải giải thể văn phòng nước ngoài.
• Thương nhân nước ngoài, văn phòng đại diện không đáp ứng được một trong các điều kiện quy định của luật 

Quy trình giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

• Bước 1: Đối với cục thuế: Văn phòng đại diện quyết toán thuê thu nhập cá nhân của trưởng văn phòng đại diện và nhân viên của văn phòng đại diện (nếu có nhân viên).
• Bước 2: Đối với văn phòng đại diện: Làm thủ tục thanh lý tài sản hoặc máy móc thiết bị văn phòng nếu có.
• Bước 3: Đối với ngân hàng: Đóng tài khoản của văn phòng nước ngoài mở tại ngân hàng Việt Nam.
• Bước 4: Đối với công an thành phố: Làm thủ tục trả con dấu văn phòng đại diện
• Bước 5: Đối với sở công thương: Làm thủ tục trả lại giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện.
• Bước 6: Đối với cơ quan bảo hiểm: Chốt bảo hiểm cho người lao động.

Thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Đối với cơ quan thuế

– Quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho trưởng văn phòng đại diện của văn phòng đại diện nước ngoài:

– Quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại văn phòng

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên.
• Bảng tổng hợp thu nhập của nhân viên
• Bảng chi tiết thu nhập
• Giấy ủy quyền quyết toán
• Chứng từ nộp thuế
• Trường hợp BHXH và BHYT do người lao động tự chi trả phải nộp chứng từ BHXH hoặc quyết toán BHXH
• Quyết định nghỉ việc của nhân viên
• Làm thông báo dự kiến chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện (do công ty mẹ ký tên, đóng dấu)
• Thanh toán các khoản nghĩa vụ đối với người lao động, trụ sở
• Làm quyết toán thuế thu nhập cá nhân của trưởng văn phòng và tất cả nhân viên làm việc tại văn phòng đến thời điểm đóng cửa
• Thanh toán các khoản nợ và nghĩa vụ khác với nhà nước, tổ chức, cá nhân liên quan khác theo quy định của pháp luật (nếu có)

Bước 2: Đối với văn phòng đại diện

• Thực hiện việc thanh lý tài sản như: xe cộ, máy in, máy tính, điều hòa và đồ dùng văn phòng;
• Hoặc chuyển toàn bộ tài sản của văn phòng đại diện về công ty mẹ;

Bước 3: Thực hiện trả dấu tại cơ quan công an tỉnh/thành phố

Hồ sơ trả dấu văn phòng đại diện bao gồm:

• Công văn trả dấu của Văn phòng đại diện;
• Con dấu của Văn phòng đại diện;
• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;
• Bản sao Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện;
• Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện với các lý do ở trên;
• Bản sao Văn bản chấm dứt hiệu lực mã số thuế của cơ quan thuế;

Bước 4: Tại sở công thương 

Bước 5: Chấm dứt tài khoản tại ngân hàng

• Làm thủ tục đóng tài khoản tại ngân hàng, lưu ý phải lấy kèm theo sao kê tài khoản.

Bước 6: Đối với cơ quan bảo hiểm

• Chốt sổ bảo hiểm cho trưởng văn phòng đại diện
• Chốt sổ bảo hiểm cho người lao động
• Đóng mã bảo hiểm

Cơ quan bảo hiểm sau khi xem xét hồ sơ, nếu văn phòng đại diện không nợ tiền bảo hiểm thì cơ quan bảo hiểm đóng mã bảo hiểm cho văn phòng đại diện và trả lại sổ bảo hiểm cho nhân viên văn phòng đại diện.

Bước 7: Thực hiện trả dấu tại cơ quan công an tỉnh/thành phố

Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn, sử dụng dịch vụ giải thể văn phòng đại diện nước ngoài, xin vui lòng liên hệ Công ty Luật Trần và Liên Danh để được tư vấn cụ thể.