Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước là Bộ ngoại giao. Bộ ngoại giao có thể ủy quyền cho các cơ quan ngoại vụ ở các tỉnh, thành phố Trực thuộc Trung ương tiến hành tiếp nhận giấy tờ, tài liệu, hồ sơ để hợp pháp hóa lãnh sự. Bài viết xoay quanh vấn đề về hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Cơ quan nào có thẩm quyền hợp pháp hoá lãnh sự?
Hợp pháp hoá lãnh sự là gì?
Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP quy định
““Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.”
Cơ quan nào có thẩm quyền hợp pháp hoá lãnh sự trong nước?
– Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.
– Trên cơ sở xem xét nhu cầu và điều kiện cán bộ, cơ sở vật chất của từng địa phương, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định ủy quyền cho Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi chung là cơ quan ngoại vụ địa phương) tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả. Danh sách các cơ quan này được thông báo và cập nhật thường xuyên trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ http://lanhsuvietnam.gov.vn.
– Cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền không được ủy quyền lại cho cơ quan khác.
– Cán bộ cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền chỉ được tiếp nhận, xử lý hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự sau khi đã được Bộ Ngoại giao tập huấn về nghiệp vụ.
Các loại giấy tờ, tài liệu nào được miễn hợp pháp hoá lãnh sự?
Căn cứ Điều 9 Nghị định số Nghị định số 111/2011/NĐ-CP quy định:
“1. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.”
Những loại giấy tờ, tài liệu nào không được hợp pháp hoá lãnh sự?
Theo Điều 10 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP quy định
“Điều 10. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.”
Trình tự, thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định pháp luật hiện hành
Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
– Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
+ 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Bộ Ngoại giao.
– Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
– Bộ Ngoại giao thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.
– Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
– Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài quy định tại điểm d khoản 1 Điều này chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.
Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
– Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
+ 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Cơ quan đại diện.
– Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.
– Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.
– Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
– Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.
Địa điểm nộp hồ sơ đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự
Địa điểm nộp hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự như sau:
– Hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
+ Tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao).
+ Tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao).
+ Tại trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.
– Hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
+ Tại trụ sở Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.
– Mức phí phải nộp hợp pháp hoá lãnh sự là 30.000 (ba mươi nghìn) đồng/lần.
Những lưu ý cần nhớ khi hợp pháp hóa lãnh sự
Các giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 9 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, các tài liệu, giấy tờ dưới đây sẽ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự:
Tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước sở tại đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc song phương.
Tài liệu, giấy tờ được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan thẩm quyền Việt Nam và cơ quan thẩm quyền nước ngoài.
Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Các giấy tờ mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa hay chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc nước ngoài.
Các giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự
Giấy tờ đã bị tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Giấy tờ trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn với nhau hoặc không trùng khớp với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự.
Giấy tờ giả mạo hoặc chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật hiện hành.
Giấy tờ đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng và ký trực tiếp trên mặt giấy tờ. Con dấu và chữ ký chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu và chữ ký gốc.
Giấy tờ có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách Nhà nước.
Trên đây là tất cả thông tin được cung cấp bởi công ty luật Trần và Liên Danh về câu hỏi hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Nếu quý vị có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần hỗ trợ về các vấn đề pháp lý khác, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline. Chúng tôi sẽ nhanh chóng hỗ trợ và trả lời mọi thắc mắc của quý vị.
