Văn phòng công chứng ngoài giờ hành chính

Hiện nay, các văn phòng công chứng được lập ra với mục đích đáp ứng nhu cầu công chứng, chứng thực của mọi người dân. Tuy nhiên, không phải ai cũng có điều kiện để thực hiện việc công chứng trong giờ hành chính, cùng tìm hiểu xem văn phòng công chứng ngoài giờ hành chính có làm việc hay không nhé!

Thực hiện công chứng, chứng thực tại tổ chức hành nghề công chứng

a) Về chứng thực

– Điều 77 Luật Công chứng năm 2014 về việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản của công chứng viên quy định Công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực.

– Khoản 4 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, quy định thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của công chứng viên.

Theo đó, Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc: (i) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; (ii) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch. Công chứng viên ký chứng thực và đóng dấu của   tổ chức hành nghề công chứng.

Như vậy, công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực 02 nhóm việc như trên. Thủ tục thực hiện theo quy định về chứng thực, cụ thể là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2022 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

b) Về công chứng

Theo quy định tại Chương V Luật Công chứng năm 2014, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch. Trong đó, Luật quy định cụ thể thủ tục chung về công chứng và thủ tục cụ thể trong các trường hợp: Thế chấp bất động sản; hợp đồng ủy quyền; di chúc; văn bản thỏa thuận phân chia di sản; văn bản khai nhận di sản; văn bản từ chối nhận di sản; nhận lưu giữ di chúc; Công chứng bản dịch.

Việc thực hiện công chứng theo quy định của Luật Công chứng.

Công chứng, chứng thực ở nước ngoài

– Về chứng thực: Theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

– Về công chứng: Khoản 1 Điều 78 Luật Công chứng năm 2014 quy định Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.

Giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được công chứng và văn bản được chứng thực

Như vậy, thực tế một số hợp đồng, giao dịch, người yêu cầu có thể yêu cầu chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, cần hiểu rõ giá trị pháp lý của văn bản được công chứng và văn bản được chứng thực là khác nhau.

a) Văn bản được chứng thực

– Khoản 4 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

– Khoản 4 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

– Điều 7 Thông tư 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2022 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật: Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực.

Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực và đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Trang thông tin điện tử của cơ quan mình.

Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp luật.

b) Văn bản được công chứng

– Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 quy định: Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

– Điều 5 Luật Công chứng năm 2014 khẳng định giá trị pháp lý của văn bản công chứng: “1. Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.

Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch”.

– Theo quy định tại Điều 51 Luật Công chứng năm 2014 về công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch, việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó.

Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó và do công chứng viên tiến hành. 

Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch. Thủ tục công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng được thực hiện như thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch.

– Điều 52 Luật Công chứng năm 2014 quy định người có quyền đề nghị Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu: Công chứng viên, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền đề nghị Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật.

Theo các quy định trên, hợp đồng, giao dịch được chứng thực thì chỉ có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Trong khi đó, văn bản được công chứng thì được bảo đảm cả về nội dung của văn bản. Do đó, Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, và chỉ có Tòa án là cơ quan có thẩm quyền tuyên bố vô hiệu.

Một số vấn đề trao đổi, văn phòng công chứng ngoài giờ hành chính

Từ quy định về giá trị pháp lý của văn bản được công chứng, chứng thực và thực tiễn thực hiện, cho thấy:

– Đối với các hợp đồng, giao dịch, nhất là liên quan đến vấn đề di chúc, có những phức tạp trong xác định nội dung văn bản, thực tiễn có thể phát sinh những tranh chấp nếu nội dung không được thẩm tra, xác minh đầy đủ.

Trong khi đó, việc chứng thực các văn bản này theo quy định chỉ có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Do đó, dẫn đến giá trị pháp lý của văn bản được chứng thực không cao, người thực hiện chứng thực có lúc cũng không “mặn mà” với nhiệm vụ này. Từ thực tế đó, nên xem xét không quy định việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch để bảo đảm tính pháp lý cao cũng như phù hợp với trình độ, kỹ năng hành nghề của công chứng viên.

 – Đối với bản dịch: Trường hợp công chứng bản dịch thì văn bản được chứng nhận cả về nội dung, trong khi đó, công chứng viên lại không có trình độ ngoại ngữ nên việc chứng nhận nội dung bản dịch là không phù hợp. Thiết nghĩ, đối với bản dịch, không quy định việc công chứng, mà quy định chứng thực chữ ký của người dịch trên bản dịch sẽ phù hợp với thực tế và chuyển thẩm quyền này đề Phòng Tư pháp thực hiện.

Văn phòng công chứng ngoài giờ hành chính có làm việc không?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 33 Luật Công chứng, Văn phòng công chứng thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính Nhà nước.

Hiện nay, không có một quy định chung nào về giờ làm việc của các cơ quan Nhà nước. Mỗi cơ quan, địa phương sẽ áp dụng khung giờ khác nhau, tùy theo tính chất công việc và địa bàn hoạt động.

Thông thường, hiện nay, các cơ quan Nhà nước cũng như các Văn phòng công chứng đều có giờ làm việc như sau:

– Làm các ngày trong tuần từ thứ Hai đến thứ Sáu, thứ Bảy và Chủ nhật nghỉ.

– Giờ làm buổi sáng: Từ 8 giờ – 12 giờ.

– Giờ làm buổi chiều: Từ 13 giờ – 17 giờ.

Văn phòng công chứng có Quyền và Nghĩa vụ gì?

Để tìm hiểu rõ hơn, bạn đọc hãy tham khảo tại điều 32 của Luật Công chứng 2014. Dưới đây là một số điểm đáng lưu ý:

Tổ chức hành nghề công chứng có quyền:

Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác. Thường những chi phí này không đắt.

Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân. Như vậy có nghĩa là các tổ chức có thể hoạt động ngoài giờ hành chính.

Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ:

Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc hành chính. Thường là những ngày trong tuần và có thể là buổi sáng của thứ 7.

Niêm yết rõ ràng lịch làm việc, thủ tục, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí, thù lao công chứng và chi phí khác.

Giờ làm việc phòng công chứng như thế nào, văn phòng công chứng ngoài giờ hành chính?

Lịch làm việc phòng công chứng, văn phòng công chứng ngoài giờ hành chính được quy định như sau:

Văn phòng công chứng có làm việc thứ 7, Chủ nhật không, văn phòng công chứng ngoài giờ hành chính?

Vậy, một câu hỏi được đặt ra rằng: Văn phòng công chứng có làm việc vào thứ 7 không, văn phòng công chứng ngoài giờ hành chính. Theo nghĩa vụ đã được nêu ở phần trên thì các tổ chức hành nghề công chứng:

Làm việc theo ngày, giờ hành chính do Nhà nước quy định

Có thể phục vụ vào những ngày cuối tuần cho nhân dân

Vậy tức phòng công chứng có thể làm việc vào thứ 7 để phục vụ nhu cầu cho nhân dân. Một số tổ chức còn có thể cung cấp dịch vụ công chứng tại nhà để thêm phần tiện lợi cho người dân.

Tuy nhiên trước khi mang giấy tờ đi công chứng như công chứng để vay thế chấp sổ đỏ chẳng hạn bạn cũng nên kiểm tra lịch hoạt động của phòng, văn phòng công chứng ở địa phương mình. Thường thì các phòng, văn phòng sẽ phục vụ người dân trong 4 tiếng buổi sáng bắt đầu từ 7h30, và chiều là 3 tiếng rưỡi trong khoảng từ 13h đến 17h.

Thêm vào đó, bạn nên chú ý công chứng trước những đợt nghỉ lễ lớn (Quốc khánh, Tết, …) vì trong những khoảng thời gian đó khả năng cao là văn phòng công chứng sẽ không mở cửa.

Trên đây là bài viết tư vấn về văn phòng công chứng ngoài giờ hành chính của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.­­