Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo uỷ quyền (khoản 1 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020). Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó (khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020). Cùng tìm hiểu về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận 1 trong bài viết sau.
So sánh văn phòng đại diện và chi nhánh công ty
Điểm giống nhau
Văn phòng đại diện và chi nhánh đều là đơn vị phụ thuộc của công ty, doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện ở trong cùng tỉnh thành, trong nước cũng như nước ngoài.
văn phòng đại diện và chi nhánh đều hoạt động nhân danh chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức đó, được thừa sự ủy quyền của người đứng đầu tổ chức hay chủ doanh nghiệp.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch của văn phòng đại diện và chi nhánh.
Điểm khác nhau
Chi nhánh: Chi nhánh có quyền ký các hợp đồng kinh tế nhân danh chi nhánh, đóng dấu chi nhánh.
Văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện của công ty không được phép thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công ty mẹ hay nói cách khác là không được phép sản xuất, kinh doanh như doanh nghiệp mẹ.
Giải pháp thay thế việc thành lập văn phòng đại diện
- Khi doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện hoạt động kinh doanh khác tỉnh có thêm lựa chọn là thành lập địa điểm kinh doanh.
- Điều khác biệt của địa điểm kinh doanh so với văn phòng đại diện là địa điểm kinh doanh được tiến hành hoạt động kinh doanh và chỉ phải đóng thuế môn bài cho 01 địa điểm là 1.000.000 đồng/năm.
- Địa điểm kinh doanh không phải mở hồ sơ kê khai thuế giống chi nhánh nhưng vẫn có thể phát sinh hoạt động kinh doanh.
Do vậy doanh nghiệp cân nhắc giữa việc thành lập văn phòng đại diện hoặc thành lập chi nhánh.
Một số lưu ý về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận 1
Về thời hạn thực hiện thủ tục thành lập
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Quy đinh về thuế môn bài của văn phòng đại diện
- Theo Nghị định 139/2016/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.
- Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.
Do đó, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.
Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng
Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.
Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự
Văn phòng đại diện có thể thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện hoặc chuyển để công ty mẹ đóng bảo hiểm đều được.
Đặc điểm pháp lý văn phòng đại diện
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.” Như vậy, từ khái niệm trên ta có thể rút ra được những đặc điểm pháp lý cơ bản của thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội như sau:
Thứ nhất, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, là bộ phận không thể tách rời trong hoạt động với doanh nghiệp với chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch.
Thứ hai, Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, văn phòng đại diện chỉ là nơi đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp theo ủy quyền.
Thứ ba, Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh, cũng như thực hiện các hoạt động khác có phát sinh lợi nhuận, chỉ được thực hiện các hoạt động theo đúng chức năng của mình (chức năng chính của Văn phòng đại diện là đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp). Nhưng Văn phòng đại diện có thể thực hiện việc ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch với đối tác theo sự ủy quyền của doanh nghiệp.
Điều kiện thành lập chi nhánh văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
– Thương nhân nước ngoài được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật của nước đó
– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động không dưới 5 năm, kể từ khi thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp
* Các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh thương nhân nước ngoài:
– Không đáp ứng được các quy định nêu trên
– Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ bị cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam
– Thương nhân nước ngoài bị thu hồi Giấy phép thành lập tại Việt Nam trong thời gian 02 năm
– Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Chi nhánh gây phương hại đến quốc phòng, an ninh trật tự xã hội, hoặc văn hoá đạo đức Việt Nam hoặc sức khoẻ của người dân, hoặc huỷ hoại tài nguyên, môi trường
– Hồ sơ không hợp lệ và thương nhân nước ngoài không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép
Điều kiện làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận 1
Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng phục vụ hoạt động của văn phòng.
Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận.
Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu.
Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.
Hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận 1
Thông báo lập văn phòng đại diện;
Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);
Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.
Hồ sơ thành lập chi nhánh của thương gia nước ngoài
– Đơn đề nghị do đại diện có thẩm quyền của thương gia nước ngoài ký
– Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh (phải quy định rõ phạm vi ủy quyền cho người đứng đầu Chi nhánh)
– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương gia nước ngoài
– Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương của thương gia nước ngoài trong năm tài chính gần nhất
– Tài liệu chứng minh trụ sở hợp pháp (Bản sao hợp đồng thuê trụ sở)
– Quyết định về Người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài
Lưu ý: Tài liệu phải dịch ra tiếng Việt và được hợp pháp hóa lãnh sự. Đối với thời hạn hoạt động của thương gia nước ngoài (nếu có ghi trên tài liệu): Phải còn ít nhất là 3 năm
* Thành phần hồ sơ: 01 bộ
Tại sao thành lập văn phòng đại diện được xem là lựa chọn tối ưu đối với nhiều công ty nước ngoài?
Dưới đây là 5 ưu điểm của việc mở văn phòng đại diện so với thành lập một DN:
Có thời gian thăm dò thị trường
Đối với những DN nước ngoài lần đầu bước chân vào Việt Nam với mục đích chủ yếu là quảng bá thương hiệu hay làm quen, rà soát thị trường thì việc thành lập văn phòng đại diện là phương án giúp DN tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa các thủ tục pháp lý.
Thủ tục đơn giản
So với việc thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam dưới các hình thức khác như: hợp đồng hợp tác kinh doanh, thành lập DN có vốn nước ngoài hay thành lập chi nhánh, thì thủ tục thành lập văn phòng đại diện được xem là ít phức tạp nhất.
Để thành lập văn phòng đại diện, DN cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Đã hoạt động ít nhất 1 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký, thời hạn hoạt động phải còn hiệu lực ít nhất là 1 năm tính từ ngày nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Cấp phép nhanh
Thời gian để được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khá nhanh, chỉ trong khoảng 7 ngày làm việc kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ tại cơ quan cấp phép, Văn phòng đã có thể được cấp phép đi vào hoạt động.
Tiết kiệm chi phí
Một lợi ích khác của việc thành lập văn phòng đại diện chính là không bị áp thuế do không phải hoạt động kinh doanh thuần tuý mà chỉ phải kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho đội ngũ nhân sự của văn phòng.
Việc thành lập một DN vốn đầu tư nước ngoài ở Việt Nam cần trải qua nhiều giai đoạn với các thủ tục, giấy tờ phức tạp và chi phí cho công tác này khá đắt (có thể lên đến vài nghìn USD). Do đó, việc bỏ ra chi phí lớn thành lập DN trong khi chưa thật sự tìm hiểu kỹ thị trường là một bước đi khá mạo hiểm và nhiều rủi ro đối với DN.
Bước đệm để thành lập DN vốn nước ngoài
Theo quy định, văn phòng đại diện của DN nước ngoài không được phép hoạt động kinh doanh hay các hoạt động sinh lời khác nhưng đây vẫn là cơ quan thực hiện chức năng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh… cho DN nước ngoài tại Việt Nam. Thông qua các hoạt động này; hình ảnh, thương hiệu của DN sẽ dần trở nên quen thuộc và nổi tiếng trên thị trường. Nhờ vậy, người đứng đầu doanh nghiệp có thể an tâm thành lập doanh nghiệp vốn nước ngoài và chính thức hoạt động thương mại tại Việt Nam.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận 1?
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện được tiến hành như sau:
Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty
Bước 2: Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo hai cách:
Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.
Cách 2: Đăng ký qua mạng tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh (đối với Thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh phải đăng ký qua mạng).
Bước 3: phòng đăng ký kinh doanh xem xét, xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Nếu hồ sơ cần bổ sung, sửa đổi thì phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo yêu cầu bổ sung hay sửa đổi hồ sơ
Thời hạn giải quyết hồ sơ sẽ được tính lại từ đầu.
Bước 4: nhận kết quả
Nếu hồ sơ hợp lệ thì sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, phòng đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đaiị diện cho doanh nghiệp
Bước 5: văn phòng đại diện sẽ tiến hành khắc dấu và đi vào hoạt động
Dịch vụ tư vấn của Luật Trần Và Liên Danh
Tư vấn qua tổng đài:
Trong tất cả các hình thức tư vấn pháp luật hiện nay, phương pháp qua tổng đài được lựa chọn nhiều hơn cả. Bởi đây là hình thức tư vấn nhanh chóng, tiết kiệm, không giới hạn khoảng cách địa lý và thời gian. Các tư vấn viên của Luật Trần và Liên Danh làm việc 24/7 luôn sẵn sàng giải đáp bất kỳ thông tin nào của bạn.
Cách kết nối tổng đài:
Để được các Luật sư và chuyên viên pháp lý tư vấn về chế độ thai sản, khách hàng sẽ thực hiện các bước sau:
Bước 1: Khách hàng sử dụng điện thoại cố định hoặc điện thoại di động gọi tới số Tổng đài
Bước 2: Sau khi kết nối tới tổng đài tư vấn, khách hàng sẽ nghe lời chào từ Tổng đài và làm theo hướng dẫn của lời chào
Bước 3: Khách hàng kết nối trực tiếp tới tư vấn viên và đặt câu hỏi hoặc đề nghị được giải đáp thắc mắc liên quan đến bảo hiểm xã hội;
Bước 4: Khách hàng sẽ được tư vấn viên của công ty tư vấn, hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc liên quan
Bước 5: Kết thúc nội dung tư vấn, khách hàng lưu ý hãy lưu lại số tổng đài vào danh bạ điện thoại để thuận tiện cho các lần tư vấn tiếp theo (nếu có)
Thời gian làm việc của tổng đài Luật Trần và Liên Danh:
Thời gian làm việc của Tổng đài Luật Trần và Liên Danh như sau:
Ngày làm việc: Từ thứ 2 đến hết thứ 7 hàng tuần
Thời gian làm việc: Từ 8h sáng đến 12h trưa và từ 01h chiều đến 9h tối
Lưu ý: Chúng tôi sẽ nghỉ vào các ngày chủ nhật, ngày lễ, tết theo quy định của Bộ luật lao động và các quy định hiện hành.
Hướng dẫn tư vấn luật tổng đài:
Nếu bạn có nhu cầu tư vấn, giải đáp thắc mắc pháp luật bạn vui lòng Gọi qua Hotline của chúng tôi để nghe hướng dẫn và lựa chọn lĩnh vực cần tư vấn, đặt câu hỏi và trao đổi trực tiếp với luật sư trên tất cả các lĩnh vực.
Trong một số trường hợp các luật sư, chuyên viên tư vấn pháp luật của chúng tôi không thể giải đáp chi tiết qua điện thoại, Luật Trần và Liên Danh sẽ thu thập thông tin và trả lời tư vấn bằng văn bản (qua Email, bưu điện…) hoặc hẹn gặp bạn để tư vấn trực tiếp.
Tư vấn qua email:
Sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật qua email trả phí của Luật Trần và Liên Danh bạn sẽ được:
Tư vấn ngay lập tức: Ngay sau khi gửi câu hỏi, thanh toán phí tư vấn các Luật sư sẽ tiếp nhận và xử lý yêu cầu tư vấn của bạn ngay lập tức!
Tư vấn chính xác, đầy đủ căn cứ pháp lý: Yêu cầu tư vấn của bạn sẽ được các Luật sư tư vấn chính xác dựa trên các quy định của pháp luật. Nội dung trả lời bao gồm cả trích dẫn quy định của pháp luật chính xác cho từng trường hợp.
Hỗ trợ giải quyết toàn bộ, trọn vẹn vấn đề: Cam kết hỗ trợ giải quyết tận gốc vấn đề, tư vấn rõ ràng – rành mạch để người dùng có thể sử dụng kết quả tư vấn để giải quyết trường hợp thực tế đang vướng phải.
Do Luật sư trực tiếp trả lời: Câu hỏi của bạn sẽ do Luật sư trả lời! Chúng tôi đảm bảo đó là Luật sư đúng chuyên môn, nhiều kinh nghiệm, có khả năng tư vấn và giải quyết trường hợp của bạn!
Phí tư vấn là: 300.000 VNĐ/Email tùy thuộc vào mức độ phức tạp của vụ việc mà bạn đưa ra cho chúng tôi.
Nếu cần những căn cứ pháp lý rõ ràng, tư vấn bằng văn bản, có thể đọc đi đọc lại để hiểu kỹ và sử dụng làm tài liệu để giải quyết vụ việc thì tư vấn pháp luật qua email là một dịch vụ tuyệt vời dành cho bạn!
Nhưng nếu bạn đang cần được tư vấn ngay lập tức, trao đổi và lắng nghe ý kiến tư vấn trực tiếp từ các Luật sư thì dịch vụ tư vấn pháp luật qua tổng đài điện thoại là sự lựa chọn phù hợp dành cho bạn!
Tư vấn luật trực tiếp tại văn phòng:
Nếu bạn muốn gặp trực tiếp Luật sư, trao đổi trực tiếp, xin ý kiến tư vấn trực tiếp với Luật sư thì bạn có thể sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật doanh nghiệp trực tiếp tại văn phòng của chúng tôi!
Chúng tôi sẽ cử Luật sư – Chuyên gia – Chuyên viên tư vấn phù hợp với chuyên môn bạn đang cần tư vấn hỗ trợ bạn!
Đây là hình thức dịch vụ tư vấn pháp luật có thu phí dịch vụ! Phí dịch vụ sẽ được tính là: 300.000 VNĐ/giờ tư vấn tại văn phòng của Luật Trần và Liên Danh trong giờ hành chính.
Trên đây là bài viết tư vấn về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận 1 của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
