Tên doanh nghiệp là căn cứ để xác định một doanh nghiệp cụ thể với doanh nghiệp khác, là cơ sở để tạo nên thương hiệu trên thị trường.
Vì vậy tên doanh nghiệp không nên đặt tương tự hoặc dễ gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác, vậy thủ tục đổi tên doanh nghiệp bao gồm những gì? Công ty TNHH Luật Trần và Liên Danh mong muốn giúp các doanh nghiệp lựa chọn và thay đổi tên phù hợp, tránh nhầm lẫn và phát sinh tranh chấp sau này.
Tên Công ty là gì?
Tên công ty là tên gọi của doanh nghiệp được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Tên công ty là một trong những thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi thành lập doanh nghiệp, việc lựa chọn tên sao cho phù hợp và đúng quy định của pháp luật và quan niệm phong thủy của người phương đông được nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Khi nào nên thay đổi tên công ty?
Việc thay đổi tên công ty có thể xuất phát từ nhiều lý do khác nhau như thay đổi hình thức kinh doanh, nhận chuyển nhượng lại công ty từ thành viên/cổ đông khác, quan niệm phong thủy của người phương đông…
Doanh nghiệp quyền quyết định việc thay đổi tên trong quá trình hoạt động hay nói cách khác việc đổi tên là theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, cũng có trường hợp doanh nghiệp buộc phải đổi tên công ty theo yêu cầu của cơ quan chức năng quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp phải đổi tên khi tên đó xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp thì doanh nghiệp có tên vi phạm phải đăng ký thay đổi tên của mình.
Cách đặt tên công ty như thế nào cho đúng quy định của pháp luật?
Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp có quyền thay đổi tên khi cần, nhưng phải đảm bảo các nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành. Vậy những quy định trong việc đặt tên công ty là gì? Chúng được quy định ở văn bản pháp luật nào? Có bắt buộc phải tuân thủ hay không?… Luật Trần và Liên Danh sẽ giúp mọi người có câu trả lời thỏa đáng cho những thắc mắc trên.
Ngoại trừ trường hợp, tên dự định đặt trùng với tên đơn vị đã giải thể. Bên cạnh đó, tên doanh nghiệp mới vẫn phải đảm bảo có hai yếu tố: loại hình doanh nghiệp và tên riêng doanh nghiệp.
Tên công ty bằng tiếng Việt
– Tên tiếng Việt của công ty gồm có 02 thành tố:
+ Loại hình công ty: Theo quy định của Luật Doanh nghiệp khi thành lập công ty có thể lựa chọn loại hình phù hợp mà luật quy định.
Ví dụ:
Công ty cổ phần khi đặt tên được viết như sau: “công ty CP”/ “công ty cổ phần”
Công ty TNHH (trách nhiệm hữu hạn) đặt tên được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên” / “công ty TNHH”
Công ty hợp danh khi đặt tên được viết là “công ty HD”/ “công ty hợp danh”
Doanh nghiệp tư nhân khi đặt tên được viết là “DNTN”/ “doanh nghiệp TN”
+ Tên riêng của công ty: Trong đó tên riêng viết bằng chữ cái tiếng Việt theo bảng chữ cái hiện hành và các chữ cái J, Z, F và W. Bên cạnh đó, tên riêng còn có thể có thêm ký hiệu.
– Tên công ty cần gắn theo thông tin trụ sở chính công ty, địa điểm kinh doanh, chi nhánh hay văn phòng đại diện của công ty.
– Không được đặt tên công ty vi phạm những điều cấm khi đặt tên:
+ Công ty không được đặt tên gây nhầm lẫn hoặc trùng với tên công ty khác đã đăng ký và ghi nhận trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, trừ trường công ty đã có quyết định của Tòa án tuyên phá sản có hiệu lực pháp luật hoặc đã giải thể theo quy định.
+ Sử dụng tên các đơn vị lực lượng vũ trang nhân nhân, các cơ quan nhà nước, tên tổ chức theo quy định tại khoản 2 Điều 39, trừ trường hợp được đơn vị, tổ chức, cơ quan đó chấp thuận.
+ Trong tên có sử dụng ký hiệu, từ ngữ vi phạm đạo đức xã hội, thuần phong mỹ tục, văn hóa lịch sử của dân tộc.
Tên công ty bằng tiếng nước ngoài
– Tên công ty bằng tiếng nước ngoài là tên mà của công ty bằng tiếng Việt được dịch sang tiếng nước khác theo hệ chữ La-tinh như tiếng Anh. Khi dịch sang tiếng nước ngoài có thể giữ nguyên theo tên riêng hoặc dịch với nghĩa tương ứng.
– Tên viết tắt của công ty được viết tắt từ tên công ty bằng tiếng Việt hoặc tên công ty bằng tiếng nước ngoài.
Cách đặt tên công ty hay nhất
Thứ nhất: Trước khi đặt tên cho công ty nên tham khảo và tra cứu tên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý, khi tra cứu tên công ty trên hệ thống chỉ cần nhập tên riêng của công ty, không cần nhập đầy đủ tên hay loại hình doanh nghiệp. Nếu tên có các chữ như: Đông, Tây, Nam, Bắc, Tân, Mới… thì lúc nhập để tra cứu cần bỏ cái chữ này để xác định tên chính xác của công ty.
Thứ hai: Tìm hiểu quy định pháp luật quy định về đặt tên công ty, tránh tên không đúng quy định và bị từ chối.
Thứ ba: Khi đặt tên nên chọn tên ngắn gọn, cô đọng và dễ nhớ. Bởi vì:
+ Tên công ty cần thể hiện chức năng chính của doanh nghiệp, thông qua đó biết được doanh nghiệp muốn kinh doanh ngành nghề gì đồng thời tạo nên ấn tượng với khách hàng, đối tác.
+ Tên quá dài gây khó khăn trong giao dịch, do đó cần đặt tên sao cho ngắn gọn mà vẫn hay.
+ Tên của công ty nên gợi ra được hình ảnh, thương hiệu để nhắc đến tên khách hàng có thể hình dung ra ngay sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi trong việc sản xuất, kinh doanh.
Ví dụ cách đặt tên công ty
Ví dụ khi Quý vị muốn đặt cho công ty là Công ty trách nhiệm hữu hạn Tư vấn đầu tư Xuân An. Trong đó:
+ Loại hình công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn
+ Ngành nghề kinh doanh trong tên công ty: Tư vấn Đầu tư
+ Tên riêng: Xuân An.
Tên đặt như trên sẽ thể hiện được cả ngành nghề kinh doanh chính cũng như chức năng, loại hình của công ty.
Các bước thay đổi tên doanh nghiệp/công ty
Bước 1: Xác định tên doanh nghiệp dự kiến đăng ký và tiến hành tra cứu trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Quý khách hàng chỉ cần cung cấp tên dự định thay đổi, Công ty TNHH Luật Trần và Liên Danh sẽ giúp khách hàng tra cứu và đưa ra một số phương án có khả năng đăng ký nếu tên mà khách hàng cung cấp đã bị trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với công ty khác.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp và nộp hồ sơ
Thành phần hồ sơ thay đổi tên Doanh nghiệp bao gồm:
Thông báo thay đổi
Biên bản họp (đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên)
Quyết định thay đổi tên công ty.
Giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ.
Bước 3: Nộp hồ sơ và Công bố thông tin thay đổi tên doanh nghiệp
Sau khi Công ty có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, Luật Trần và Liên Danh sẽ làm thủ tục nộp hồ sơ và nộp lệ phí công bố thông tin cho doanh nghiệp.
Công bố thông tin là thủ tục bắt buộc khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
Theo quy định tại Điều 26, Nghị định 50/2016/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/07/2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.
Nếu doanh nghiệp không công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp đúng hạn sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng – 2.000.000 đồng và phải khắc phục hậu quả là: buộc phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Nhận kết quả và Khắc con dấu pháp nhân và công bố mẫu dấu
Sau khi có đăng ký kinh doanh mới của doanh nghiệp, Luật Trần và Liên Danh sẽ tiến hành khắc dấu mới cho doanh nghiệp.
Kết quả khách hàng nhận được sau khi sử dụng dịch vụ
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo tên mới;
Con dấu tròn công ty;
Hồ sơ nội bộ để lưu ở văn phòng;
Hướng dẫn thủ tục sau khi thay đổi tên công ty;
Các thủ tục cần làm sau khi thay đổi tên doanh nghiệp
Làm lại biển đặt tại trụ sở công ty
Thay đổi thông tin về chữ ký số
Thay đổi thông tin về tài khoản ngân hàng
Thông báo cho đối tác, bạn hàng về việc thay đổi tên công ty
Thay đổi thông tin trên các Giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận
Trường hợp doanh nghiệp có các giấy phép kinh doanh đủ điều kiện kinh doanh như: Giấy phép kinh doanh lữ hành, Giấy phép xuất khẩu lao động; Giấy phép kinh doanh tư vấn du học; Giấy chứng nhận đủ điều kiện An toàn thực phẩm; giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; …. doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp trên các giấy phép/ giấy chứng nhận này.
Xử lý hoá đơn cũ sau khi thay đổi
Theo khoản 1 mục 4 công văn 2010/TCT-TVQT Hướng dẫn thực hiện một số nội dung Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì:
Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên từ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC) và được sử dụng ngay hóa đơn.
Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế quản lý và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới.
Lưu ý khi đặt tên doanh nghiệp
Tên tiếng việt và tên tiếng anh của doanh nghiệp đều không được trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên phạm vi cả nước.
Tên viết tắt của doanh nghiệp không được trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi cả nước.
Các doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) có tên trùng, tên gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký đổi tên.
Cách xác định thế nào là tên trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn được quy định tại điều 41 Luật doanh nghiệp 2020.
Một số câu hỏi về thay đổi tên doanh nghiệp
Thay đổi tên doanh nghiệp có làm thay đổi mã số thuế?
Mã số doanh nghiệp là dãy số được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, được cấp cho doanh nghiệp khi thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác. Do đó khi thay đổi tên công ty không làm thay đổi mã số thuế của doanh nghiệp.
Thay đổi tên công ty có ảnh hưởng tới kê khai thuế không?
Thay đổi tên công ty không phải làm thủ tục quyết toán thuế. Khi thay đổi tên công ty, doanh nghiệp cần cập nhật lại thông tin trên chữ ký số, hóa đơn.
Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ đẩy thông tin thay đổi sang cơ quan thuế, do đó thông tin kê khai thuế đã được cập nhật theo thông tin tên mới và doanh nghiệp không cần phải kê khai thay đổi với cơ quan đăng ký thuế.
Thay đổi tên công ty có phải đổi dấu không?
Khi thay đổi tên công ty cần phải khắc lại dấu công ty cho thống nhất với tên mới của công ty ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Thay đổi tên công ty có phải thay đổi lại nhãn hiệu đã đăng ký?
Doanh nghiệp đã đăng ký nhãn hiệu và được cấp văn bằng, khi thay đổi tên cần thay đổi thông tin tên công ty trên văn bằng nhãn hiệu mà không phải thay đổi lại nhãn hiệu đã đăng ký.
Tuy nhiên, trường hợp tên công ty mới khác hoàn toàn với nhãn hiệu đã đăng ký, doanh nghiệp nên đăng ký nhãn hiệu mới tương ứng với tên doanh nghiệp mới để nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
Thay đổi tên doanh nghiệp có lâu không?
Theo quy định Luật doanh nghiệp 2020, Cơ quan đăng ký kinh doanh thay đổi tên doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày kể từ sau ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Tuy nhiên, sau khi thay đổi tên công ty trên đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thời gian để thay đổi con dấu, thay đổi các giấy phép và các giấy tờ khác liên quan đến tên công ty.
Trên đây là toàn bộ nôi dung tư vấn của Luật Trần và Liên Danh. Trong trường hợp còn có vấn đề nào thắc mắc cần giải đáp hoặc cần tư vấn thêm về vấn đề này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Công ty TNHH Luật Trần và Liên Danh qua địa chỉ hotline để được tư vấn chi tiết nhất.
