Thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp là thủ tục mà doanh nghiệp phải tiến hành tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT nơi công ty đặt trụ sở chính. Khi có mong muốn thay đổi tên doanh nghiệp quý công ty cần tìm hiểu kỹ các quy định của pháp luật doanh nghiệp về vấn đề thay đổi tên công ty.
Cách đặt tên công ty
Tên doanh nghiệp luôn bao gồm 2 thành tố: Loại hình doanh nghiệp và Tên riêng.
– Loại hình doanh nghiệp không có chức năng phân biệt khi đặt tên cho công ty mới thành lập. để tra cứu tên công ty có bị trùng hay nhầm lẫn với công ty khác hay không là do tên riêng quết định.
– Cách tra cứu tên doanh nghiệp truy cập vào website: dangkykinhdoanh.gov.vn, khách hàng nhập phần tên riêng của công ty vào ô tìm kiếm để tìm.
Nếu không thấy xuất hiện tên công ty nào thì tên doanh nghiệp dự định đặt không bị trùng. Công ty đã được thành lập chỉ cần nhập tên riêng hoặc mã số thuế vào ô tìm kiếm để tìm thì sẽ thấy thông tin của doanh nghiệp trên cổng thông tin điện tử quốc gia.
Những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp
– Đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020
– Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
– Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
– Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp không được đặt tên doanh nghiệp trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc, trừ những doanh nghiệp đã giải thể hoặc đã có quyết định có hiệu lực của Tòa án tuyên bố doanh nghiệp bị phá sản.
Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài
– Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.
– Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng nước ngoài không được trùng với tên viết bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký.
Tên viết tắt của doanh nghiệp
– Tên viết tắt của doanh nghiệp được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên viết bằng tiếng nước ngoài.
– Tên viết tắt của doanh nghiệp không được trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký.
Thủ tục thay đổi tên công ty
Để thay đổi tên của công ty, quý công ty sẽ cần chuẩn bị những hồ sơ như sau:
Thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi tên của công ty
Bản sao biên bản cuộc họp công ty với nội dung thay đổi tên công ty và ghi rõ nội dung thay đổi trong điều lệ công ty, biên bản họp phải có chữ ký xác nhận của chủ tọa cuộc họp và người lập biên bản và các thành viên công ty có mặt trong cuộc họp
Quyết định thay đổi tên công ty được đưa ra từ cuộc họp, tùy thuộc vào loại hình hình công ty mà quyết định thay đổi này sẽ khác nhau về thẩm quyền quyết định
Bản sao các loại giấy tờ công ty như: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký thuế…
Văn bản ủy quyền cho Luật Trần và Liên Danh thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty
Bản sao giấy tờ chứng minh nhân thân như CCCD, CMND hoặc Hộ chiếu của người được ủy quyền.
Sau khi thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty tại Sở KH&ĐT, công ty tiếp tục soạn thảo hồ sơ và thực hiện thủ tục để thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư cho công ty tại cơ quan đăng ký đầu tư.
Hồ sơ để quý công ty thay đổi tên công ty ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư:
Văn bản đề nghị thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;
Văn bản đề xuất thực hiện dự án;
Quyết định chủ sở hữu, của hội đồng thành viên, của hội đồng cổ đông, của các thành viên hợp danh… để điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;
Báo cáo tình hình thực hiện dự án; đánh giá giám sát và Báo cáo tài chính của công ty năm tài chính liền kề;
Bản sao hợp lệ của các giấy tờ như Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Giấy ủy quyền Luật Trần và Liên Danh thực hiện thủ tục thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
Lưu ý: Các thủ tục quý công ty cần thực hiện sau khi thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty có vốn đầu tư nước ngoài
Công ty thực hiện các thủ tục thông báo tới ngân hàng mở tài khoản chuyển vốn, tài khoản giao dịch;
Công ty thực hiện các thủ tục cập nhật thông tin đã thay đổi đối với cơ quan hữu quan liên quan như: bảo hiểm, thuế, đối tác…
Công ty tiến hành các thủ tục điều chỉnh liên quan đến hóa đơn giá trị gia tăng của doanh nghiệp đã được phát hành;
Công ty tiến hành đăng ký tài sản liên quan có đăng ký quyền sở hữu…
Tại sao các công ty cần phải thay đổi tên?
Thay đổi tên công ty là vấn đề mà khá nhiều công ty thay đổi trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Thường khi các công ty mới thành lập thường đặt tên có thể theo sở thích hay đặc điểm kinh doanh của công ty tại thời điểm đó, tuy nhiên sau quá trình hoạt động và phát triển quý công ty cần một tên gọi có thể gần gũi với khách hàng hơn cũng như phù hợp với đặc điểm kinh doanh hiện tại của công ty.
Khi thay đổi tên của công ty, hồ sơ khai thuế sẽ là cái bị ảnh hưởng lớn nhất, hoặc một số công ty có thể do nhiều công việc quên kê khai thay đổi thông tin đăng ký thuế.
Quá hạn thông báo từ 01 ngày đến 30 công ty bị xử phạt ở mức: 700.000 đồng – 2.000.000 đồng.
Quá hạn thông báo trên 30 ngày: công ty sẽ bị phạt ở mức 1.400.000 – 4.000.000 đồng tùy trường hợp
Để tránh những trường hợp bị xử phạt hành chính như trên, hầu hết các công ty khi thay đổi tên công ty đều tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý doanh nghiệp. Dưới đây, Luật Trần và Liên Danh gửi đến quý công ty về các loại hồ sơ thủ tục cũng như dịch vụ thay đổi tên công ty hiện nay Luật Trần và Liên Danh đang cung cấp.
Các yêu cầu, điều kiện để doanh nghiệp được thay đổi tên đúng luật
Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi tên của doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ra quyết định thay đổi tên.
Tên doanh nghiệp phải được đặt theo đúng quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý một số quy định như: tên phải bao gồm hai thành tố là loại hình công ty và tên riêng công ty; những quy định cấm trong đặt tên doanh nghiệp; tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt của doanh nghiệp; tên trùng và tên gây nhầm lẫn.;
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ;
Doanh nghiệp phải nộp đầy đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật về phí và lệ phí.
Doanh nghiệp sẽ không được thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh trong các trường hợp sau: Doanh nghiệp đang bị ra Thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc ết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể theo quyết định của doanh nghiệp;
Tòa án hoặc Cơ quan thi hành án hoặc cơ quan công an yêu cầu
Doanh nghiệp không được đặt tên trùng hay gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã thành lập và đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp đã giải thể hoặc đã có quyết định của Tòa án tuyên bố doanh nghiệp bị phá sản.
Doanh nghiệp không được sử dụng tên thương mại, chỉ dẫn địa lý, nhãn hiệu của tổ chức, cá nhân đã được bảo hộ trừ trường hợp được sự chấp thuận của chủ sở hữu tên thương mại, nhãn hiệu…để cấu thành tên riêng của doanh nghiệp.
Trước khi đăng ký đặt tên doanh nghiệp có thể tham khảo các nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý đã được đăng ký và lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu của cơ quan quản lý nhà nước về sở hữu công nghiệp.
Tên mới của công ty dự định đăng ký phải đảm bảo đúng với quy định pháp luật về đặt tên công ty
Quy định về tên của công ty
Tên công ty được viết bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu phát âm được và phải bao gồm tên loại hình doanh nghiệp và tên riêng của công ty. Tên công ty phải đúng thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối chấp thuận tên đăng ký dự kiến của công ty. Quyết định của cơ quan DKKD là quyết định cuối cùng.
Công ty có thể tiến hành hiện tra cứu tên công ty trên Cổng Thông Tin Quốc Gia Về Đăng ký Doanh Nghiệp để lựa chọn tên mới cho công ty sao cho không bị trùng với tên các công ty đã được đăng ký.
Những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp
Đặt tên trùng hay tên gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp đã đăng ký thành lập trước đó.
Doanh nghiệp không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp doanh nghiệp được sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
Doanh nghiệp không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Doanh nghiệp không được sử dụng tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý của tổ chức, cá nhân khác.
Luật Trần và Liên Danh hoàn toàn tự tin có thể hỗ trợ quý doanh nghiệp trong việc đặt tên công ty và hỗ trợ quý công ty kiểm tra tính hợp lệ của tên doanh nghiệp. Luật Trần và Liên Danh sẽ giải đáp hết những khúc mắc mà doanh nghiệp đang gặp phải nhanh chóng và chính xác nhất.
Những việc cần làm sau khi thay đổi tên công ty?
Thứ nhất: Sau khi thay đổi tên, công ty phải thay đổi con dấu pháp nhân của công ty và công bố sử dụng mẫu dấu trên cơ sở dữ liệu quốc gia.
– Vì nội dung con dấu của công ty phải thể hiện hai thông tin: Tên công ty; Mã số doanh nghiệp. Do đó, khi thay đổi tên công ty thì con dấu pháp nhân của doanh nghiệp cũng phải thay đổi.
Kể từ ngày 01/07/2015, khi khắc con dấu pháp nhân với tên công ty mới thì công ty có quyền lựa chọn số lượng, hình thức con dấu. Nếu công ty lựa chọn sử dụng nhiều hơn 1 con dấu thì các con dấu của công ty cần phải được khắc với cùng một nội dung và hình thức đồng nhất. Khi công ty khắc con dấu mới có trách nhiệm công bố mẫu dấu của công ty sau đó Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp Giấy xác nhận công bố mẫu dấu của công ty.
Công ty lưu ý giữ lại Giấy công bố mẫu dấu khi thực hiện thủ tục tại ngân hàng hoặc các đơn vị khác có thể xuất trình.
Thứ hai: Công ty cần hủy hóa đơn cũ đang sử dụng và đăng ký sử dụng hóa đơn với thông tin công ty mới. Đối với các công ty hoạt động phải có hóa đơn VAT thì sau khi thay đổi tên công ty cũng cần phải thay đổi cả hóa đơn VAT vì trong hóa đơn bắt buộc phải có thông tin về công ty.
Thứ ba: Công ty sau khi thay đổi tên cần thông báo việc thay đổi với cơ quan có liên quan như cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm, các đơn vị đối tác có liên quan đến hoạt động của công ty
Thứ tư: sau khi thay đổi tên doanh nghiệp, các tài sản thuộc sở hữu của công ty cũng cần phải thay đổi theo tên mới.
Như vậy, trên đây là toàn bộ thông tin và nội dung tư vấn pháp luật của Luật Trần và Liên Danh liên quan đến thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp. Mọi thắc mắc xin liên hệ qua Hotline: 0969 078 234 để được giải đáp tận tình và đạt hiệu quả tối đa nhất.
