Thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận Nam Từ Liêm

Văn phòng đại diện có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện có thể đặt ở nhiều địa chỉ nên đây chính là địa điểm thuận lợi hơn để trưng bày sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần với khách hàng hơn. Cùng tìm hiểu về thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận Nam Từ Liêm trong bài tư vấn sau đây.

Định nghĩa văn phòng đại diện

Căn cứ vào Khoản 2, Điều 44, Luật doanh nghiệp năm 2020 thì văn phòng đại diện được định nghĩa như sau:

• Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Để phân biệt văn phòng đại diện với chi nhánh hay các tổ chức khác, những đặc điểm pháp lý riêng biệt của văn phòng đại diện bao gồm:

• Không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập: Nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện phụ thuộc vào doanh nghiệp. Do đó, việc chi trả thuế sẽ do doanh nghiệp chủ quản tiến hành mà văn phòng đại diện không cần thực hiện nghĩa vụ này
• Văn phòng đại diện có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện: Điều này chứng tỏ sự độc lập của văn phòng đại diện so với doanh nghiệp và nhờ quy định này, trong một số hoạt động, văn phòng đại diện có những quyền nhất định đối với hoạt động của doanh nghiệp chủ quản
• Không được thực hiện chức năng kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó và đóng dấu của doanh nghiệp.

Ý nghĩa của văn phòng đại diện khi thành lập?

Những ý nghĩa của văn phòng đại diện khi thành lập gồm:

• Mở rộng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên những địa bàn nhất định và từ đó giúp nâng cao chất lượng hoạt động của doanh nghiệp chủ quản, uy tín nói chung
• Sự ra đời của văn phòng đại diện góp phần giải quyết việc làm, giúp đỡ về mặt người lao động trong nền kinh tế thị trường hiện nay
• Đồng thời, văn phòng đại diện còn làm nhiệm vụ đại diện gặp gỡ khách hàng, giải quyết phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp, tạo tính thuận lợi, đồng bộ trong quản lý bộ máy hoạt động công ty

Đặc điểm chính của chi nhánh và văn phòng đại diện

Về chi nhánh 

– Về hoạt động kinh doanh: Chi nhánh công ty được thực hiện các hoạt động với mục đích sinh lời nằm trong phạm vi ngành, nghề mà doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh nhưng không phải bất cứ ngành nghề nào của doanh nghiệp chi nhánh cũng được phép hoạt động. Đối với việc chi nhánh được quyền thực hiện một phần hay toàn bộ chức năng của công ty còn tùy thuộc vào sự ủy quyền của doanh nghiệp.

– Về thẩm quyền đại diện: Đối với quyền đại diện của chi nhánh bạn cần phân biệt rõ ràng thẩm quyền của giám đốc chi nhánh với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có quyền điều phối toàn bộ các vấn đề liên quan tới chi nhánh, bao gồm cả vấn đề về đại diện chi nhánh. Có thể hiểu là bất cứ hoạt động kinh doanh nào của chi nhánh muốn thực hiện được đều phải thông qua sự đồng ý từ phía doanh nghiệp, giám đốc chi nhánh có thẩm quyền đại diện cho chi nhánh chỉ khi nhận được sự ủy quyền từ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Ngoài ra, bất cứ thời điểm nào người đại diện của doanh nghiệp cũng có quyền hủy bỏ sự ủy quyền nói trên.

– Về tài chính: Chi nhánh công ty không độc lập về tài chính đối với doanh nghiệp mà doanh nghiệp phải chịu toàn bộ trách nhiệm về các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của chi nhánh. Chi nhánh công ty có thể hạch toán kế toán độc lập hoặc có thể phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Về văn phòng đại diện

– Văn phòng đại diện của công ty là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp nhằm bảo vệ các quyền và lợi ích đó. Có thể hiểu văn phòng đại diện được lập ra để thực hiện chức năng làm văn phòng liên lạc, cung cấp thông tin, thực hiện hoạt động nghiên cứu và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và các đối tác mới. Văn phòng đại diện có thể tiến hành rà soát thị trường để phát hiện các hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của công ty, các hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các công ty đối thủ, đồng thời đại diện công ty sẽ tiến hành khiếu nại về các vi phạm nói trên.

– Khác với chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty không có quyền được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Việc ký kết các hợp đồng của văn phòng đại diện đều phải thông qua ủy quyền của doanh nghiệp và được đóng dấu của doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.

– Ngoài ra, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Riêng về việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.

Bạn hãy nghiên cứu thật kỹ trước khi quyết định mở chi nhánh hay mở văn phòng đại diện để tránh xảy ra sự nhầm lẫn đáng tiếc. Nếu có bất cứ thắc mắc nào liên quan về vấn đề này, hãy liên hệ đến Luật Trần và Liên danh để được tư vấn chi tiết hơn.

Khi doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi kinh doanh cũng như địa bàn kinh doanh, doanh nghiệp sẽ cần thêm những cơ sở khác ngoài phạm vi trụ sở do đó mở thêm địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện là lựa chọn đúng đắn.  Tuy nhiên, việc lựa chọn hình thức giữa địa điểm kinh doanh và văn phòng đại diện cần phụ thuộc vào nhu cầu hoạt động của công ty. Để giúp Doanh nghiệp lựa chọn hình thức phù hợp, tại bài viết này, Luật Trần và Liên danh so sánh điểm khác nhau giữa văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.

Điểm khác nhau giữa văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

Những ưu điểm và nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận Nam Từ Liêm

Nhờ những đặc điểm được rút ra ở trên, các ưu và nhược điểm của văn phòng đại diện gồm:

Ưu điểm của văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài, là loại thuế mà mức thuế doanh nghiệp phải đóng hàng năm dựa vào vốn điều lệ được ghi trên giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp
• Văn phòng đại diện tạo tính tiện lợi trong giao tiếp, làm việc với khách hàng so với công ty bởi dễ dàng thành lập và có thể có mặt ở mọi nơi, trong một khu vực địa lý nhất định
• Văn phòng đại diện có thể có thêm một địa điểm thuận lợi hơn để trưng bày, bày bán sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần với khách hàng cũng như quảng bá ra công chúng

Nhược điểm của văn phòng đại diện

Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm được kể đến trên thì văn phòng đại diện cũng có một số nhược điểm như:

• Văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, tiếp thị, đại diện cho hoạt động của doanh nghiệp mà không có chức năng kinh doanh, là việc sử dụng những phương pháp, hình thức và phương tiện mà chủ thể sử dụng để thực hiện các hoạt động kinh tế của mình (bao gồm quá trình đầu tư, sản xuất) trên cơ sở vận dụng quy luật giá trị cùng với các quy luật khác, nhằm đạt mục tiêu sinh lời tối đa
• Văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng cũng như mua bán sản phẩm mà phải thông qua các quyết định của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp được chính doanh nghiệp chủ quản ủy quyền, điều lệ quy định. Thông thường, văn phòng đại diện chỉ được giới thiệu sản phẩm mà không được mua bán trực tiếp

Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận Nam Từ Liêm

Một số vấn đề pháp lý cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

• Người đứng đầu văn phòng đại diện là người có trách nhiệm về hoạt động của văn phòng trong phạm vi đã được ủy quyền, họ có thể là người Việt Nam hay mang quốc tịch nước ngoài
• Văn phòng đại diện phải gửi công văn báo cáo hoạt động về sở Công thương trước ngày 30/01 để đảm bảo cho hoạt động của văn phòng hiệu quả
• Khi có bất cứ sự thay đổi nào liên quan đến nội dung đã được ghi trên giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện thì doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi đúng theo những gì đã quy định

Quy định về thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận Nam Từ Liêm theo Luật Doanh nghiệp năm 2020

– Hiện nay, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Hồ sơ thành lập được nộp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm

• Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện

– Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp

– Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận Nam Từ Liêm

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ thành lập văn phòng đại diện:

+ 02 bản CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu sao y công chứng không quá 03 tháng của người đứng đầu văn phòng đại diện (giám đốc văn phòng đại diện).

Bước  2: Chuẩn bị thông tin thành lập văn phòng đại diện:

• Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, Tên văn phòng đại diện dự định thành lập, tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp đồng thời kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với đăng ký thành lập văn phòng đại diện;
• Địa chỉ dự tính đặt văn phòng đại diện.
• Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện là: Giao dịch và tiếp thị.

Bước  3: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

-TH1: Các bạn tự thực hiện thủ tục thì tự soạn thảo hồ sơ.

-TH2: Các bạn nhờ Luật Trần và Liên danh thực hiện thủ tục thì Luật Trần và Liên danh thực hiện toàn bộ thủ tục này, thành phần hồ sơ như sau:

• Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Quyết định bổ nhiệm của giám đốc đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Thông báo thành lập văn phòng đại diện.

Bước 4: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh và chờ nhận kết quả.

– TH1: Các bạn tự thực hiện thủ tục thì nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh trực thuộc tỉnh/ thành phố dự định mở văn phòng đại diện hoặc đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty qua mạng điện tử trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
– TH2: Các bạn nhờ Luật Trần và Liên danh thực hiện thủ tục thì sẽ được Luật Trần và Liên danh thực hiện toàn bộ thủ tục này.

>>> Lưu ý:

• Doanh nghiệp có quyền mở văn phòng đại diện trong nước và cà nước ngoài. Và có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo giới hạn hành chính. Tuy nhiên, các bước chuẩn bị hồ sơ thành lập, điều kiện thành lập và chế độ báo cáo, thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài phức tạp hơn so với thủ tục thành lập văn phòng đại diện trong nước. Để biết rõ chi tiết hơn đăng ký giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài, hãy liên hệ Luật Trần và Liên danh để được tư vấn và hướng dẫn làm thủ tục miễn phí.
• Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, nếu qua 30 ngày không mang bản cứng tới nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thì hồ sơ điện tử của doanh nghiệp sẽ bị hủy bỏ.
• Ngoài ra, sau khi nhận Giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế môn bài và thực hiện nộp thuế, mức thuế là 1.000.000 VNĐ/năm đối với văn phòng đại diện.

Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận Nam Từ Liêm của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.