Trong xu hướng hội nhập toàn cầu hóa cùng với sự phát triển của giao thương và chuyển giao công nghệ sản xuất, Việt Nam đang dần trở thành điểm đầu tư hấp dẫn, thu hút rất nhiều các tập đoàn đa quốc gia và các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư. Qua đó nhu cầu thành lập các Văn phòng đại diện cho các công ty nước ngoài này cũng phát sinh theo. Tuy nhiên, thành lập văn phòng đại diện nước ngoài được pháp luật Việt Nam quy định như thế nào? Đây chính là một trong những thắc mắc phổ biến của rất nhiều doanh nghiệp. Câu hỏi về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại quận Tân Phú sẽ được giải đáp đầy đủ qua bài viết này.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài/văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài như thế nào?
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài/công ty nước ngoài gồm 3 bước sau:
Bước 1: Thương nhân nước ngoài tìm hiểu kỹ các quy định của pháp luật Việt Nam về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài/văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Bước này bao gồm các công việc chính như sau:
- Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện
- Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
- Quy định bảo hiểm xã hội đối với nhân viên văn phòng đại diện
- Quy định về thuế thu nhập cá nhân đối với nhân viên văn phòng đại diện
- Quy định về giấy phép lao động, thẻ tạm trú đối với nhân viên là người nước ngoài
- Quy định về quản lý hồ sơ của văn phòng đại diện
- Quy định về báo cáo hoạt động hàng năm của văn phòng đại diện
- Thời hạn hoạt động và gia hạn hoạt động của văn phòng đại diện
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài/văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Các giấy tờ do công ty mẹ cấp (phải được hợp thức hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt), bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương (bản sao)
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình trạng thực hiện nghĩa vụ thuế trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương
Các giấy tờ khác có thể thu thập tại Việt Nam, bao gồm:
- CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Giấy tờ liên quan đến địa điểm trụ sở văn phòng đại diện:
- Hợp đồng thuê văn phòng (hoặc Biên bản ghi nhớ)
- Bản sao giấy tờ về địa điểm dự kiến đặt văn phòng đại diện
Bước 3: Nộp hồ sơ và theo dõi việc xử lý hồ sơ, cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài/văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:
- Nộp tại Sở Công Thương hoặc Ban quản lý Khu công nghiệp, nơi định đặt trụ sở văn phòng đại diện: Có thể nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến (đối với các nơi có đủ điều kiện áp dụng).
- Bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ và cấp giấy biên nhận.
Theo dõi việc xử lý hồ sơ và thời hạn cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện:
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
- Trường hợp phải xin ý kiến cấp trên:
- Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
- Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
- Lưu ý: Thời hạn cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện: 07 ngày làm việc, kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.
Hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh
Hồ sơ 01 bộ bao gồm:
a) Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
b) Các tài liệu chứng minh về nội dung thay đổi, cụ thể:
– Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại Khoản 1 Điều 15 Nghị định này: Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài.
– Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại Khoản 2 Điều 15 Nghị định này: Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi nội dung hoạt động của thương nhân nước ngoài.
– Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại Khoản 3 Điều 15 Nghị định này: Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện, Chi nhánh; bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện/Chi nhánh; giấy tờ chứng minh người đứng đầu cũ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh đã thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi.
– Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại Khoản 6 và Khoản 7 Điều 15 Nghị định này: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh; bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.
c) Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
Các tài liệu chứng minh nội dung thay đổi tại Khoản 1, Khoản 2 và Khoản 3 (đối với trường hợp văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện, Chi nhánh bằng tiếng nước ngoài và bản sao hộ chiếu của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện/Chi nhánh là người nước ngoài) Điều 15 Nghị định này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Các tài liệu chứng minh nội dung thay đổi tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 15 Nghị định này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Trình tự, thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại quận Tân Phú
- Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi quy định tại Điều 15 Nghị định này, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.
- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
- Trừ trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều này, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.
- Trường hợp việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh dẫn đến Văn phòng đại diện thuộc trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 và Chi nhánh thuộc trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 8 Nghị định này và trường hợp việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.
Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại quận Tân Phú có thời hạn bao lâu?
– Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.
– Thương nhân nước ngoài được gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh khi hết thời hạn quy định trong Giấy phép. Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện phải được nộp trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn.
– Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được gia hạn có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.
Các trường hợp không cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại quận Tân Phú .
– Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
– Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
-Việc thành lập Văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng;
– Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Những chú ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại quận Tân Phú
Về đặt tên văn phòng đại diện:
– Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
– Tên Văn phòng đại diện phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
– Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện . Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.
Về việc đặt địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện:
Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật và Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.
Bộ máy quản lý của Văn phòng đại diện sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại quận Tân Phú
Bộ máy quản lý và nhân sự của Văn phòng đại diện do thương nhân nước ngoài quyết định; Việc sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện phải thực hiện theo quy định pháp luật về lao động và phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Quy định về người đứng đầu văn phòng đại diện
- Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
- Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
- Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
- Trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà người đứng đầu Văn phòng đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Văn phòng đại diện trở lại làm việc tại Văn phòng đại diện hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện
- Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
– Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
– Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
– Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
– Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
- Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.
Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại quận Tân Phú của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
