Những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập

Khi doanh nghiệp mới thành lập, kế toán cần thực hiện các thủ tục hồ sơ khai thuế ban đầu và hoàn thiện sổ sách, chứng từ… Để kế toán viên nắm rõ các công việc kế toán của một doanh nghiệp mới thành lập cần làm sau đây Luật Trần và Liên Danh xin cung cấp thông tin như sau:

Thủ tục thành lập công ty là gì?

Thủ tục thành lập công ty là việc chuẩn bị 1 loạt các loại giấy tờ, thông tin bắt buộc đã được quy định và hoàn thiện các mẫu biểu căn cứ vào những thông tin đã chuẩn bị, theo quy định tại Luật Doanh Nghiệp 2020. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại Sở Kế Hoạch Đầu Tư tỉnh/thành phố nơi công ty dự kiến đặt trụ sở chính.

Mở tài khoản ngân hàng, mua chữ ký số

Khi nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản ngân hàng (để nộp tiền thuế điện tử) và mua chữ ký số (token), để khai thuế qua mạng.

Sau khi có tài khoản ngân hàng và chữ ký số thì tiến hành các công việc sau:

Khai và nộp lệ phí môn bài

Thời hạn khai, nộp lệ phí môn bài

Ngày 24/02/2020, Chính phủ vừa ban hành Nghị định 22/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 139/2016 quy định về lệ phí môn bài như sau:

Theo điểm c khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP, từ ngày 25/02/2020 miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12) đối với:

+ Tổ chức thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới).

+ Hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân lần đầu ra hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Trong thời gian miễn lệ phí môn bài, doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí môn bài trong thời gian doanh nghiệp nhỏ và vừa được miễn lệ phí môn bài.

Theo khoản 3 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP, Người nộp lệ phí mới ra hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc mới thành lập; doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh thực hiện khai lệ phí môn bài và nộp Tờ khai cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày 30 tháng 01 năm sau năm mới ra hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc mới thành lập.

Mức nộp lệ phí môn bài

Lưu ý:

– Doanh nghiệp thành lập trong 06 tháng đầu năm: Nộp lệ phí môn bài cả năm.

– Doanh nghiệp thành lập trong 06 tháng cuối năm (từ 01/7 trở đi): Nộp 50% lệ phí môn bài.

Khai thuế giá trị gia tăng

Kỳ kê khai thuế GTGT

Căn cứ theo điều 15 thông tư 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014

Trường hợp người nộp thuế mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh việc khai thuế GTGT được thực hiện theo quý. Sau khi sản xuất kinh doanh đủ 12 tháng thì từ năm dương lịch tiếp theo sẽ căn cứ theo mức doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ của năm dương lịch trước liền kề (đủ 12 tháng) để thực hiện khai thuế GTGT theo tháng hay theo quý.

Theo đó, doanh nghiệp mới thành lập sẽ nộp Tờ khai thuế GTGT theo kỳ kê khai quý ứng với tháng doanh nghiệp được thành lập.

Ví dụ: Doanh nghiệp thành lập vào tháng 8/2019 sẽ nộp tờ khai thuế GTGT từ quý 3/2019.

Phương pháp kê khai thuế GTGT

Những doanh nghiệp mới thành lập thì kê khai theo phương pháp trực tiếp. Muốn kê khai theo phương pháp khấu trừ thì phải đăng ký.

– Nếu kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Gửi Tờ khai thuế GTGT mẫu số 03/GTGT, 04/GTGT đến Cơ quan Thuế tại kỳ tính thuế đầu tiên kể từ khi doanh nghiệp được thành lập.

– Nếu kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Gửi Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT, 02/GTGT đến Cơ quan Thuế tại kỳ tính thuế đầu tiên kể từ khi doanh nghiệp được thành lập.

Kê khai thuế thu nhập cá nhân

– Kỳ kê khai thuế thu nhập cá nhân: Theo tháng hoặc theo quý.

– Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo quý thì khai thuế thu nhập cá nhân cũng theo quý.

– Trong quý phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên thì phải khai thuế thu nhập cá nhân.

– Trong quý không phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của bất kỳ nhân viên nào thì không phải khai thuế thu nhập cá nhân.

Thuế thu nhập doanh nghiệp

Hàng quý, căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh: Doanh nghiệp thực hiện tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý.

Lưu ý: Hiện nay, không phải nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính.

Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày thứ 30 của quý tiếp theo.

Thông báo phát hành hóa đơn

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC)

Hóa đơn GTGT

Nếu doanh nghiệp khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn GTGT trong các hoạt động:

Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

Hoạt động vận tải quốc tế;

Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

Hóa đơn bán hàng

– Nếu doanh nghiệp khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu thì sử dụng hóa đơn bán hàng.

– Doanh nghiệp lên Chi cục Thuế quản lý trực tiếp để làm thủ tục mua hóa đơn.

Lưu ý: Sau khi làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn (với hóa đơn GTGT) hoặc mua hóa đơn bán hàng của Chi cục Thuế thì doanh nghiệp phải làm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Lựa chọn chế độ kế toán và phương pháp trích khấu hao TSCĐ

Lựa chọn chế độ kế toán cho doanh nghiệp

Lựa chọn chế độ kế toán có ý nghĩa quan trọng, chế độ kế toán phù hợp thì khi hạch toán bảo đảm sự chính xác. Hiện nay có các chế độ kế toán sau:

Chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.

Lưu ý: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang thực hiện kế toán theo Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được vận dụng quy định của Thông tư 200/2014 để kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.

Chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ).

Chế độ kế toán theo thông tư 132/2018/TT-BTC: Áp dụng cho các doanh nghiệp siêu nhỏ, bao gồm các doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo phương pháp tính trên thu nhập tính thuế và phương pháp theo tỷ lệ % trên doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.

Lưu ý: Doanh nghiệp siêu nhỏ có thể lựa chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Như vậy, doanh nghiệp cần xác định quy mô doanh nghiệp mới thành lập để lựa chọn chế độ kế toán cho phù hợp.

Lựa chọn phương pháp khấu hao TSCĐ

Căn cứ theo Điều 13 thông tư 45/2013/TT-BTC.

Có 03 phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (gọi tắt là TSCĐ):

Phương pháp khấu hao đường thẳng.

Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh.

Phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm.

Doanh nghiệp tự quyết định phương pháp trích khấu hao, thời gian trích khấu hao TSCĐ và thông báo với cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi bắt đầu thực hiện.

Phương pháp trích khấu hao áp dụng cho từng TSCĐ mà doanh nghiệp đã lựa chọn và thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý phải được thực hiện nhất quán trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ.

Báo cáo sử dụng lao động, BHXH và kinh phí công đoàn

Báo cáo sử dụng lao động

Doanh nghiệp khai việc sử dụng lao động khi mới thành lập và báo cáo tình hình sử dụng lao động cho Phòng Lao động Thương binh và Xã hội.

Doanh nghiệp xây dựng thang, bảng lương để nộp cho Phòng Lao động Thương binh và Xã hội.

Bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn

Khi ký hợp đồng với nhân viên, doanh nghiệp phải đóng bảo hiểm bắt buộc cho nhân viên.

Sau khi làm thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội thì liên hệ với Liên đoàn lao động cấp huyện nơi có trụ sở của doanh nghiệp để nộp kinh phí công đoàn.

Quy trình cấp mã số doanh nghiệp

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty tại Sở KH-ĐT tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương => hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ => Sở KH-ĐT sẽ gởi 1 “lệnh” lên hệ thống liên thông giữa sở KH-ĐT và cục thuế tỉnh/thành phố => Cục thuế tỉnh/thành phố sẽ căn cứ vào hệ thống quản lý, cấp 1 dãy số gồm 10 chữ số (mã số thuế) lên hệ thống liên thông=> Sở kế hoạch đầu tư sẽ dùng dãy số này và cấp mã số doanh nghiệp.

Như vậy, từ năm 2015, Sở KH-ĐT sẽ không kiểm tra, xác minh các thông tin mà doanh nghiệp đăng ký. Sở KH-ĐT sẽ cấp phép khi bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ. Việc kiểm tra thông tin doanh nghiệp sau thành lập, sẽ do chi cục thuế/cục thuế quản lý trực tiếp. Vì thế, sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn phải thực hiện các thủ tục pháp lý sau đây để tuân thủ các quy định về thuế, tránh bị phạt đáng tiếc.

Bước 1: Khắc con dấu tròn công ty

Bước 2: Đặt bảng hiệu công ty và gắn bảng hiệu trước địa chỉ trụ sở chính. Không có quy định cụ thể về nội dung, kích thước bảng hiệu. Nhưng bảng hiệu phải đảm bảo rõ ràng, thể hiện được 3 thông tin cơ bản của công ty đó là: Tên công ty – Mã số thuế – Địa chỉ.

Bước 3: Kê khai thuế ban đầu với chi cục thuế/cục thuế quản lý. Hồ sơ kê khai thuế ban đầu sẽ bao gồm một số hồ sơ sau: Công văn đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định. Công văn đăng ký hình thức kế toán. Quyết định bổ nhiệm kế toán, bổ nhiệm giám đốc…Hồ sơ thuế ban đầu là không cố định về mẫu biểu cũng như số lượng mẫu biểu. Tùy chi cục thuế/cục thuế quản lý, sẽ có những yêu cầu khác nhau về mẫu biểu đăng ký.

Bước 4: mở tài khoản ngân hàng cho công ty. Vì trong quá trình hoạt động, những hóa đơn mua vào từ 20tr trở lên phải được chuyển khoản từ tài khoản bên mua (công ty bạn) qua tài khoản công ty bên bán. Lúc đó, những khoản chi phí này mới được xem là chi phí được trừ (chi phí hợp lý, hợp lệ) của doanh nghiệp theo Luật Quản Lý Thuế.

Bước 5: Đăng ký chữ ký số và đăng ký tài khoản tại hệ thống thuế điện tử của Tổng Cục Thuế. Từ năm 2013, việc kê khai thuế bắt buộc phải thực hiện qua mạng.

Bước 6: Đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và nộp quyết định sử dụng hóa đơn. Từ tháng 04/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã được áp dụng trên toàn quốc

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.