Phát hành hóa đơn điện tử là một trong những khâu quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, theo đó việc phát hành hóa đơn điện tử được thực hiện theo trình tự, thủ tục pháp luật quy định. Dưới đây là mẫu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới nhất.
Vì sao doanh nghiệp phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử?
Để khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử, trước tiên doanh nghiệp bắt buộc phải làm thông báo phát hành hóa đơn, điều này được quy định rõ tại khoản 2 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Như vậy, trường hợp doanh nghiệp không thực hiện thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng sẽ được coi là hành vi vi phạm pháp luật và bị xử phạt vi phạm theo quy định. Cụ thể, tại khoản 3 Điều 23 Nghị định 125/2020 quy định như sau:
Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.
Trường hợp không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế theo quy định thì bị xử phạt theo quy định tại Điều 28 Nghị định này hoặc Điều 16, Điều 17 Chương II Nghị định này.
Trong đó, nếu không thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng mà các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế thì doanh nghiệp có thể bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc bị xử phạt về hành vi trốn thuế.
Tóm lại, trước khi khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp nếu không muốn bị xử phạt.
Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Hiện nay, mẫu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử đang được sử dụng là mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Nội dung của thông báo phát hành hóa đơn cần đáp ứng các yêu cầu:
– Thông tin đơn vị phát hành: Tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại,…
– Thông tin loại hóa đơn phát hành: Tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị…
THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
Tên tổ chức khởi tạo hoá đơn (Công ty A): ………………………..
Mã số thuế: …………………………………………………………………..
Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………….
Điện thoại: ……………………………………………………………………
Các loại hoá đơn phát hành:
|
STT |
Tên loại hoá đơn |
Mẫu số |
Ký hiệu |
Số lượng |
Từ số |
Đến số |
Ngày bắt đầu sử dụng |
Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo :…………………………………………
Ghi rõ “Đăng ký sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị” trong trường hợp tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị.
……., ngày………tháng………năm………
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
Hướng dẫn tra cứu kết quả Thông báo phát hành hóa đơn
Sau khi hoàn thành nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể tự tra cứu kết quả Thông báo phát hành hóa đơn để chủ động biết được hóa đơn đã được phát hành hay chưa. Cụ thể các bước tra cứu như sau:
Bước 01: Truy cập vào đường link http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để kiểm tra hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa. Nếu đã đầy đủ thông tin tức hóa đơn đã được phép sử dụng.
Bước 02: Chọn mục Thông tin thông báo phát hành => Hóa đơn => Tổ chức, cá nhân;
Sau đó nhập đầy đủ thông tin mã số thuế, ngày phát hành, mã xác thực và ấn Tìm kiếm.
Bước 03: Click chuột vào ô bên dưới của Ngày phát hành, doanh nghiệp sẽ nhận được bản thông báo đầy đủ chấp thuận của Chi cục thuế.
Bước 04: Đối chiếu hóa đơn với kết quả tra cứu, gồm:
– Mẫu số hóa đơn.
– Ký hiệu hóa đơn.
– Số lượng phát hành (từ số nào đến số nào).
Tiếp theo, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử, yêu cầu chuyển trạng thái trong mục Thông báo phát hành hóa đơn thành sang “Đã có hiệu lực”, sau đó doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử.
Quy định về thời gian:
Theo Thông tư mới nhất số 28/2021/TT-BTC. Với các quy định trong tiếp cận với đăng ký sử dụng. Bộ Tài chính là quy định chỉ phải nộp hồ sơ trước 1 ngày mà tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Thể hiện với nhu cầu và đảm bảo trong thực hiện đăng ký sử dụng hình thức.
Sau 01 ngày làm việc (kể từ ngày nộp hồ sơ). Thực hiện với đăng ký online trên trang web. Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua cổng thông tin điện tử của tổng cục Thuế. Để phản ánh các yêu cầu đã được sử lý. Và các chủ thể có thể thực hiện triển khai các quyền đó hay không.
Việc phát hành hóa đơn tính tới thời điểm hiện tại gắn với các quy định pháp luật. Áp dụng cho hóa đơn điện tử đều được thực hiện theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về thực hiện một số điều tại nghị định này. Là các văn bản thể hiện cho quy định của nhà nước. Cũng như yêu cầu trong trình tự, thủ tục để tiến hành đăng ký. Đảm bảo tiếp cận các nhu cầu sử dụng hiệu quả. Cũng như triển khai trên tinh thần tuân thủ pháp luật.
Khoản 2 điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:
Điều 15. Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
“Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.”.
Quy định này được xác định đối với các hóa đơn điện tử có mã.
Thể hiện với trách nhiệm phản hồi, trả lời của cơ quan thuế. Trong đó, xác định với đồng ý hoặc không trong nhu cầu. Gắn với các điều kiện thực hiện kinh doanh và căn cứ đảm bảo hiệu quả kinh doanh của tổ chức. Từ đó hướng đến công tác quản lý hiệu quả.
Với thời gian chỉ được rút ngắn còn 01 ngày. Giúp cho các nhu cầu, các nghĩa vụ đảm bảo thực hiện tốt nhất. Các thủ tục rút ngắn cũng giúp tiếp cận nhanh với hình thức. Từ đó có được hiệu quả trong tiếp cận và khai thác hình thức này.
Khoản 6 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:
“6. Đối với các trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, định kỳ cơ quan thuế quản lý trực tiếp tiến hành rà soát để thông báo theo Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều này.”.
Quy định này được xác định với các hóa đơn điện tử không có mã.
Như vậy:
Với quy định của pháp luật hiện hành. Thì sau 01 ngày làm việc thì doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử. Thực hiện trong mẫu thông báo do cơ quan thuế phản hồi lại. Trước đó, để thực hiện các nhu cầu. Doanh nghiệp, tổ chức phải chuẩn bị hồ sơ và nộp đến cơ quan thuế theo trình tự, thủ tục pháp luật. Để cơ quan thuế nhận được hồ sơ tiếp nhận và xử lý các yêu cầu.
Với một trong hai câu trả lời được đưa ra. Đó là chấp nhận cho sử dụng hoặc không. Nếu được cơ quan thuế chấp thuận. Thì đảm bảo được tiến hành hình thức mới đối với tiện ích trong thanh toán. Doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử sau 01 ngày kể từ ngày đăng ký. Và đồng nghĩa với thực hiện các nghĩa vụ thuế đối với các doanh thu tìm kiếm được. Các nội dung này được tiến hành theo quy định pháp luật có liên quan.
Riêng trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Cơ quan thuế cần thực hiện các họat động định kỳ ra soát. Để đảm bảo chuyển đổi sang hình thức có mã. Giúp thuận tiện và đồng bộ trong công tác quản lý. Thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế cần chuyển sang đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Để đảm bảo với xác định đối với hoạt động kinh doanh. Đặc thù đối với hoạt động của các doanh nghiệp trong đăng ký kinh doanh.
Thủ tục cần chuẩn bị khi phát hành hóa đơn?
Hồ sơ:
Theo quy định về hóa đơn điện tử của pháp luật. Các ổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập và gửi hồ sơ thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Để tiếp nhận và xử lý các nhu cầu. Trong đó, phân tích và đánh giá đối với doanh nghiệp và nhu cầu trong hình thức sử dụng, đăng ký.
Hồ sơ cần chuẩn bị để thông báo phát hành bao gồm:
– Mẫu hóa đơn do doanh nghiệp tự chuẩn bị hoặc lấy từ nhà cung cấp. Thể hiện với hình thức và các nội dung được thể hiện khi tiến hành các thanh toán. Thực hiện xác định đối với đơn hàng và các khoản thu. Như đối với giá trị thành tiền đối với giá trị hàng hóa. Để từ đó xác định được nghĩa vụ thuế tương ứng cho doanh thu của đơn hàng. Cũng như xác định với doanh thu thể hiện gắn với các khoảng thời gian quyết toán thuế nhất định.
– Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC thuộc Thông tư số 26/2015/TT-BTC. Đảm bảo trong hình thức và nội dung bắt buộc. Đảm bảo với các thể hiện để thực hiện xác định thông tin cần thiết. Cũng như ràng buộc quyền và nghĩa vụ phát sinh tương ứng cho các chủ thể.
– Quyết định của cơ quan thuế về việc cho đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn. Gắn với quyền và tiện ích trong sử dụng hóa đơn điện tử. Bên cạnh các nghĩa vụ thuế phải thực hiện trong hoạt động kinh doanh.
Tiến hành thông báo phát hành:
Xác định với bước tiếp theo sau khi hoàn thiện đủ hồ sơ. Đó là phản ánh các nhu cầu đến cơ quan tiếp nhận và giải quyết. Ở đây là cơ quan thuế trong hoạt động quản lý nhà nước về lĩnh vực thuế. Doanh nghiệp cần tiến hành thông báo như sau:
Bước 1: Đơn vị cần làm thông báo phát hành trên phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai).
Bước 2: Truy cập website http://nhantokhai.gdt.gov.vn. Thực hiện các thao tác đăng ký nộp thông báo phát hành.
Bước 3: Vào trang web http://nhantokhai.gdt.gov.vn để nộp hóa đơn mẫu qua mạng Internet.
Các thao tác và nhu cầu được thực hiện bằng hình thức trực tuyến. Mang đến các tiện ích cũng như tính hiệu quả của thực hiện. Từ đó mà các nghĩa vụ cũng được tự giác thực hiện hơn trên thực tế. Đảm bảo cho các ý nghĩa trong công tác quản lý.
Sau khi đã tiến hành xong các bước thông báo phát hành hóa đơn. Lúc này, doanh nghiệp chỉ cần chờ đợi kết quả từ cơ quan quản lý thuế. Nếu như có quyết định đồng ý thì có thể sử dụng hóa đơn. Trong trường hợp không nhận được đồng ý thì thực hiện các điều chỉnh trong nhu cầu cho hợp lý với quy định.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về mau thong bao phat hanh hoa don. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
