Biên bản họp gia đình là một dạng văn bản thường được sử dụng trong các buổi họp gia đình để thỏa thuận về các lợi ích giữa các thành viên với nhau. Vậy để biên bản họp gia đình có giá trị pháp lý để thực hiện các thủ tục khác thì phải thực hiện việc công chứng, chứng thực và có đầy đủ các thành viên có lợi ích bị ảnh hưởng tham gia. Để giúp bạn tìm hiểu về biên bản họp gia đình, thủ tục công chứng biên bản họp gia đình, Luật Trần và Liên Danh xin cung cấp một số thông tin bổ ích đến bạn trong bài viết sau đây.
Biên bản họp gia đình
Biên bản họp gia đình là một dạng văn bản thường được sử dụng trong các buổi họp gia đình để thỏa thuận về các lợi ích giữa các thành viên với nhau, thường là trong trường hợp phân chia tài sản, quyền sử dụng đất,…
Theo đó, do tính chất thỏa thuận và đưa ra quyết định thống nhất giữa các thành viên nên biên bản họp gia đình cần phải được lập khi có sự tham dự đầy đủ của các thành viên có liên quan.
Đồng thời, để biên bản họp gia đình có tính pháp lý cần phải được sự xác nhận của cơ quan có thẩm quyền hay nói cách khác là được thực hiện thủ tục công chứng biên bản họp gia đình tại các tổ chức hành nghề công chứng theo đúng quy định pháp luật về Luật Công chứng.
Nội dung và hình thức của biên bản họp gia đình
Nội dung biên bản họp gia đình
Nội dung biên bản họp dựa trên nguyên tắc tự nguyện thỏa thuận của Bộ Luật dân sự năm 2015. Nó có giá trị pháp lý trong việc chứng minh sự đồng thuận (không có tranh chấp) hoặc cách thức phân chia tài sản khi có các tranh chấp pháp lý xảy ra trong tương lai.
Nội dung của biên bản họp gia đình cần có ý kiến (chữ ký) chấp thuận của tất cả các thành viên có quyền lợi hợp pháp liên quan để có hiệu lực toàn bộ. Nếu không có sự chấp thuận hoặc phản đối của một vài thành viên, biên bản có thể dẫn đến sự vô hiệu một phần đối với quyền hoặc nghĩa vụ mà những người phản đối không ký kết hoặc không tham gia.
Hiểu một cách đơn giản nhất, nội dung của biên bản họp gia đình không được vi phạm các quy định của pháp luật hoặc trái với các chuẩn mực đạo đức xã hội nói chung.
Pháp luật không thể quy định chi tiết và cụ thể tất cả mọi mối quan hệ trong xã hội mà đôi khi chỉ đưa ra các quy tắc điều chỉnh chung. Mặt khác mỗi một gia đình, dòng họ có những phong tục, tập quán riêng biệt … vì vậy, để tránh mâu thuẫn, tranh chấp có thể phát sinh thông qua biên bản họp gia đình là một phương thức hữu hiệu trong đó các thành viên có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan cùng thỏa thuận về các nội dung liên quan đến công việc nội bộ mang tính đặc thù cao của mỗi gia đình.
Ví dụ: Gia đình có 5 Anh chị em, được thừa kế một mảnh đất 2.500 mét vuông. Về nguyên tắc thì mỗi người được hưởng 500 mét vuông, nhưng họ có thể lập biên bản thỏa thuận sẽ sử dụng 300 m2 để xây dựng nhà thờ họ hoặc xây dựng một khuôn viên chung để thờ cúng Ông bà/cha mẹ mình tại phần diện tích đất chung này.
Đôi khi theo phong tục, họ cũng có thể thỏa thuận rằng các Anh Chị Em khi muốn bán phần đất thừa kế này ra bên ngoài thì phải ưu tiên bán cho người trong gia đình trước với một mức giá được ấn định cụ thể (có thể thấp hơn giá thị trường) …
Hình thức của biên bản họp gia đình
Biên bản họp gia đinh phải được lập thành văn bản, có chữ ký của tất cả các thành viên. Biên bản có thể mời những người làm chứng là cá nhân hoặc có thể chứng thực tại chính quyền địa phương cấp xã, phường để đảm bảo tính minh bạch, khách quan.
Xét về bản chất pháp lý nó là một văn bản nội bộ trong phạm vi gia đình, nên không bắt buộc phải có sự tham gia của một bên thứ ba.
Đối với một số trường hợp đặc biệt liên quan đến việc mua bán, chuyển nhượng, tặng cho đất đai thì cần phải lập hợp đồng tại văn phòng công chứng. Biên bản họp gia đình chỉ là một tài liệu pháp lý mang tính chất bổ trợ, là tiền đề pháp lý để các bên tiến hành các thủ tục pháp lý tiếp theo tránh những tranh chấp không cần thiết phát sinh.
Ví dụ: Ông A có 3 người con, B (con trai), C và D là con gái. Ông A muốn muốn tặng cho một phần mảnh đất cho cô con gái là C để xây dựng nhà ở. Về nguyên tắc, Ông A chỉ cần ra văn phòng công chứng lập hợp đồng tặng cho tài sản cho C là hợp pháp vì đây là tài sản riêng của Ông A.
Nhưng để hài hòa, dung hòa lợi ích giữa các con, Ông A có thể lập biên bản họp gia đình trong đó thống nhất việc sẽ Tặng cho phần đất này cho C, phần đất còn lại sau này khi ông A qua đời C sẽ không được hưởng nữa mà để lại cho B và D theo một di chúc mà Ông A sẽ công bố khi phù hợp.
Mẫu biên bản họp gia đình cần có những thông tin gì?
Biên bản họp gia đình có thể soạn theo nhiều dạng khác nhau. Trong đó, nội dung của biên bản họp gia đình cần có những thông tin sau đây:
Có quốc hiệu, tiêu ngữ và ngày tháng năm;
Các thông tin của thành viên tham dự như họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND hoặc CCCD,…
Ghi chép lại những ý kiến được nêu ra trong cuộc họp;
Các thông tin quan trọng của cuộc họp như về tài sản, thừa kế, đất đai,…
Biểu quyết của các thành viên về những nội dung được đưa ra;
Kết luận thống nhất cuối cùng giữa các thành viên;
Khẳng định tính pháp lý của biên bản họp gia đình dựa trên sự xác nhận thông tin, tự nguyện của tất cả thành viên;
Chữ ký của người viết biên bản.
Lưu ý: như đã đề cập về việc cần công chứng biên bản họp gia đình thì cần có thêm xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng sau khi đã hoàn thành thủ tục công chứng.
Mẫu biên bản họp gia đình về việc phân chia di sản thừa kế:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——***——
……, ngày …. tháng …. năm 20….
BIÊN BẢN HỌP GIA ĐÌNH
( V/v: Phân chia phần đất thừa kế của gia đình)
Hôm nay, ngày … tháng …. năm 20….., tại nhà Ông ….. (con trưởng): Đội…., xã ….., huyện ……, tỉnh ……… Gia đình Chúng tôi tiến hành họp mặt các con trai, con gái của Cụ Ông ……. và cụ Bà ….. (tức cụ …..) với thành phần và nội dung cuộc họp như sau:
Thành phần tham dự cuộc họp:
Ông ……………..….. – Là con trai trưởng (đã mất), Ông ………….. là con trai cả đại diện;
Ông ……………….;
Bà ………………. ;
Bà ……………….;
Bà ……………….;
Nội dung cuộc họp:
– Phần đất hương hỏa do Cụ Ông ………. và cụ Bà ………… (tức cụ ……) mất để lại không có di chúc là tài sản thừa kế chung của các con (con trai và con gái). Tất cả mọi thành viên trong gia đình đồng ý để lại cho cháu đích tôn …….. m2. Phần đất này đã chuyển nhượng cho Ông ………… và vợ là bà ………… và tất cả các thành viên trong gia đình đã đồng ý và không tranh chấp.
– Phần đất còn lại là: ………. m2 các thành viên trong gia đình thống nhất như sau:
+ Phần đất còn lại là: ……….. m2 tất cả các thành viên trong gia đình thống nhất để Ông ………… đứng tên làm đại diện chủ sở hữu trên sổ đỏ, theo giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất số ……… do UBND huyện …….. cấp ngày …. tháng ….. năm 20……
+ 100 m2 được dùng làm từ đường dòng họ, không được mua bán, chuyển nhượng dưới mọi hình thức (vị trí nhà thờ nằm mặt đường dẫn vào thửa đất).
+ ……… m2 còn lại thuộc sở hữu chung của 9 người con, dùng vào mục đích ở và thờ cúng tổ tiên, không được bán (Nếu bán phải có sự đồng ý của tất cả 9 người con, tiền bán được phải được chia đều cho 9 người con theo danh sách trên).
Các thành viên dự họp đã biểu quyết cho ý kiến về các mục nêu trên bằng hình thức giơ tay, kết quả biểu quyết như sau:
Tán thành: 100%
Không tán thành: không
Ý kiến khác: không
Biên bản này được đọc cho mọi người cùng nghe, ký tên dưới đây và được lập thành 09 bản có giá trị pháp lý như nhau và có hiệu lực kể từ ngày ký.
Chữ ký của người tham gia cuộc họp
Các thành viên Các thành viên
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
XÁC NHẬN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ …………..
Thủ tục công chứng biên bản họp gia đình
Thủ tục công chứng văn bản thỏa thuận chia di sản được thực hiện theo các bước như sau.
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người yêu cầu sẽ chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như sau:
Biên bản họp gia đình có đầy đủ người tham dự;
Phiếu yêu cầu công chứng: có liệt kê các thông tin như họ tên, địa chỉ của người nộp, nội dung công chứng biên bản họp gia đình, danh mục giấy tờ có liên quan,…
Bản sao CMND hoặc CCCD hoặc hộ khẩu của các thành viên;
Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản (Nếu thỏa thuận có liên quan đến tài sản);
Các giấy tờ khác có liên quan (nếu có).
Sau đó, người yêu cầu nộp hồ sơ tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng, Văn phòng công chứng).
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ và thụ lý hồ sơ
Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ. Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ và hợp lệ thì sẽ được thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
Trường hợp không hợp lệ thì Công chứng viên có thể yêu cầu nộp bổ sung hồ sơ.
Nếu vẫn không hợp lệ thì có thể từ chối thụ lý hồ sơ và nêu rõ lý do từ chối.
Bước 3: Hướng dẫn quy định
Sau khi hồ sơ được thụ lý, công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu một số thông tin về quy định của thủ tục công chứng, thực hiện biên bản, quyền và nghĩa vụ cũng như ý nghĩa, hậu quả pháp lý của những người yêu cầu khi tham gia thỏa thuận này.
Bước 4: Làm rõ các vấn đề (nếu có) và kiểm tra dự thảo biên bản họp gia đình
Trường hợp công chứng viên phát hiện có căn cứ cho rằng hồ sơ còn một số vấn đề chưa rõ hay không phù hợp pháp luật thì có quyền yêu cầu người nộp làm rõ hoặc đề nghị xác minh, giám định. Nếu người yêu cầu không thực hiện được thì có quyền từ chối công chứng.
Công chứng viên kiểm tra dự thảo biên bản họp gia đình có đảm bảo phù hợp với các điều kiện theo quy định của pháp luật, đạo đức hay không. Trường hợp không phù hợp thì có thể yêu cầu điều chỉnh.
Bước 5: Trả kết quả công chứng
Nếu người yêu cầu đồng ý nội dung dự thảo thì tiến hành ký xác nhận. Đồng thời xuất trình bản chính các giấy tờ cho Công chứng viên.
Sau khi đã đối chiếu thì Công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của biên bản họp gia đình được công chứng.
Cuối cùng, người yêu cầu sẽ được trả kết quả công chứng sau khi hoàn thành thủ tục công chứng biên bản họp gia đình.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về chứng thực biên bản họp gia đình Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
