Doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Đặc biệt, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn,….thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý. Luật Trần và Liên danh sẽ tư vấn cho các đọc giả về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại huyện Thường Tín trong bài viết dưới đây.
Ai có quyền quyết định thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại huyện Thường Tín?
Những người có quyền quyết định thành lập văn phòng đại diện là hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên. Chủ sở hữu công ty nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; hội đồng quản trị nếu là công ty cổ phần; các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.
Như vậy tùy thuộc vào mô hình tổ chức của công ty, doanh nghiệp thì những người có quyền quyết định thành lập văn phòng đại diện là khác nhau.
Khi thành lập văn phòng đại diện thì công ty, doanh nghiệp phải gửi thông báo thành lập văn phòng đại diện đến phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện, nội dung thông báo gồm có:
– Mã số doanh nghiệp;
– Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp;
– Tên của văn phòng đại diện dự định thành lập;
– Thông tin về địa chỉ trụ sở chính của văn phòng đại diện;
– Nội dung và phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện;
– Thông tin đăng ký thuế;
– Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện như họ và tên, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
– Họ và tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Ngoài ra kèm theo thông báo cần có quyết định hoặc bản sao hợp lệ biên bản họp Hội đồng thành viên nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; của chủ sở hữu công ty hoặc của hội đồng thành viên nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện.
– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (bản sao);
– Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện theo quy định (bản sao).
Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy chứng nhận văn phòng đại diện trong thời hạn là ba ngày làm việc từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Nếu từ chối cấp thì cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và có nêu rõ lý do.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty
Nhìn chung, điều kiện mở văn phòng đại diện công ty tại Việt Nam khá đơn giản, khác so với thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Muốn tiến hành đăng ký văn phòng đại diện, trước hết bạn cần thỏa mãn những điều kiện sau:
- Có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.
- Tên văn phòng đại diện phải được đặt theo đúng quy định của pháp luật, không được đặt trùng, gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký, không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tên của tổ chức chính trị – xã hội – nghề nghiệp. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.
- Khi làm biển hiệu thì tên văn phòng đại diện phải được in hoa hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng việt của công ty mẹ. Quy đình này cũng được áp dụng với các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu, ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
- Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.
- Văn phòng đại diện phải có trụ sở và trụ sở tuân theo quy định của pháp luật.
thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại huyện Thường Tín
Ưu và nhược điểm của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là gì?
- Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh được quy định:
- “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”
Ưu điểm của văn phòng đại diện?
- Văn phòng đại diện có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện.
- Văn phòng đại diện có thể đặt ở nhiều địa chỉ nên đây chính là địa điểm thuận lợi hơn để trưng bày sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần với khách hàng hơn.
Nhược điểm của văn phòng đại diện?
- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân.
- Văn phòng đại diện chỉ thực hiện được chức năng đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp mà không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Tức là văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, giao dịch và tiếp thị cho các sản phẩm của doanh nghiệp, là nơi để giải đáp, tư vấn cho khách hàng.
- Do văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh nên không thể ký kết hợp đồng, giao dịch với đối tác, khách hàng.
- Hình thức hạch toán của văn phòng đại diện là hạch toán phụ thuộc.
- Văn phòng đại diện vẫn phải nộp phí môn bài lầ 1.000.000 đồng/ năm
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại huyện Thường Tín
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ thành lập văn phòng đại diện:
+ 02 bản CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu sao y công chứng không quá 03 tháng của người đứng đầu văn phòng đại diện (giám đốc văn phòng đại diện).
Bước 2: Chuẩn bị thông tin thành lập văn phòng đại diện:
- Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, Tên văn phòng đại diện dự định thành lập, tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp đồng thời kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với đăng ký thành lập văn phòng đại diện;
- Địa chỉ dự tính đặt văn phòng đại diện.
- Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện là: Giao dịch và tiếp thị.
Bước 3: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:
-TH1: Các bạn tự thực hiện thủ tục thì tự soạn thảo hồ sơ.
-TH2: Các bạn nhờ Luật Trần và Liên danh thực hiện thủ tục thì Luật Trần và Liên danh thực hiện toàn bộ thủ tục này, thành phần hồ sơ như sau:
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định bổ nhiệm của giám đốc đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện.
Bước 4: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh và chờ nhận kết quả.
– TH1: Các bạn tự thực hiện thủ tục thì nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh trực thuộc tỉnh/ thành phố dự định mở văn phòng đại diện hoặc đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty qua mạng điện tử trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
– TH2: Các bạn nhờ Luật Trần và Liên danh thực hiện thủ tục thì sẽ được Luật Trần và Liên danh thực hiện toàn bộ thủ tục này.
>>> Lưu ý:
- Doanh nghiệp có quyền mở văn phòng đại diện trong nước và cà nước ngoài. Và có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo giới hạn hành chính. Tuy nhiên, các bước chuẩn bị hồ sơ thành lập, điều kiện thành lập và chế độ báo cáo, thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài phức tạp hơn so với thủ tục thành lập văn phòng đại diện trong nước. Để biết rõ chi tiết hơn đăng ký giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài, hãy liên hệ Luật Trần và Liên danh để được tư vấn và hướng dẫn làm thủ tục miễn phí.
- Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, nếu qua 30 ngày không mang bản cứng tới nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thì hồ sơ điện tử của doanh nghiệp sẽ bị hủy bỏ.
- Ngoài ra, sau khi nhận Giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế môn bài và thực hiện nộp thuế, mức thuế là 1.000.000 VNĐ/năm đối với văn phòng đại diện.
Lợi ích lựa chọn thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại huyện Thường Tín của Luật Trần và Liên danh
- Tư vấn quy trình thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty;
- Tư vấn điền thông tin mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện và mẫu hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện,
- Tư vấn lựa chọn địa chỉ văn phòng đẹp, tên công ty, người đại diện văn phòng
- Hướng dẫn soạn thảo, hồ sơ, các thủ tục cần thiết sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty như: khắc mẫu con dấu Văn phòng đại diện công ty; Công bố mẫu dấu Văn phòng đại diện công ty; mở tài khoản Văn phòng đại diện công ty;
- Nhận ủy quyền và thay khách hàng làm thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
- Hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trọn gói với tất cả các loại hình công ty khi tìm kiếm văn phòng đại diện tại Luật Trần và Liên danh
- Cung cấp văn phòng đại diện giá rẻ khi thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo tại các quận trên địa bàn TPHCM
- Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng
- Ưu đãi cho khách hàng dịch vụ tiếp theo
- Ưu điểm dịch vụ thành lập văn phòng đại điện tại Luật Trần và Liên danh:
- Nhanh chóng – trọn gói – uy tín- chuyên nghiệp.
- Giúp doanh nghiệp không tốn thời gian đi lại nhiều lần.
- Bạn không cần bận tâm đến những thủ tục hành chính tại các cơ quan chức năng, chỉ cần đến với chúng tôi là hoàn thành xong hết các thủ tục.
- Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên môn cao tạo ra chất lượng phục vụ tốt nhất với mức chi phí hợp lý nhất cho tất cả các doanh nghiệp.
- Gói dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trên áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp sau:
- Thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp tư nhân.
- Thành lập lập văn phòng đại diện của công ty TNHH 1 thành viên
- Thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH 2 thành viên
- Thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần
- Thành lập văn phòng đại diện của công ty hợp danh.
Đủ điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Chỉ riêng tại Thành phố Hồ Chí Minh, có thể tìm thấy 10.000 văn phòng đại diện nước ngoài (RO) tại thành phố đang phát triển mạnh mẽ này của Việt Nam. Số lượng đại diện gần như giống nhau có thể nằm ở thủ đô Hà Nội, Bình Dương và Đồng Nai.
Do việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là để khảo sát thị trường và tham gia vào các hoạt động xúc tiến hoặc nâng cao năng lực, nên quy trình thành lập tương đối ít phức tạp hơn .
Tuy nhiên, có một số yêu cầu mà các công ty nước ngoài cần phải đáp ứng:
- Theo Luật Thương mại tại Việt Nam, công ty thương mại quốc tế hoặc thương nhân nước ngoài được phép đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Các công ty nước ngoài sẽ phải xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
- Công ty mẹ nước ngoài cần có con dấu có ghi tên văn phòng đại diện trên đó.
- Pháp luật Việt Nam yêu cầu công ty nước ngoài phải có cơ sở hợp pháp và hoạt động ít nhất một năm mới được đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Chỉ công ty nước ngoài hoạt động kinh doanh có hiệu quả mới được phép đặt văn phòng đại diện.
- Chỉ một công ty nước ngoài trong lĩnh vực hoặc thị trường có nhu cầu thực sự .
Các hoạt động bị hạn chế khi thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại huyện Thường Tín
Văn phòng đại diện mặc dù là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ, nhưng theo quy định của pháp luật, văn phòng đại diện không được phép tham gia vào các hoạt động sau:
- Tham gia vào các hoạt động tạo ra lợi nhuận và tạo thu nhập. Các hoạt động này bao gồm các giao dịch mua bán và các hoạt động giao dịch trực tiếp – từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành một dự án.
- Nhận đơn đặt hàng từ bất kỳ cá nhân hoặc công ty.
- Điều phối việc mua bán thay mặt công ty mẹ.
- Đàm phán, ký kết và giao kết hợp đồng , nộp hồ sơ dự thầu và giải quyết khiếu nại.
- Xuất hóa đơn . Tất cả các hóa đơn được phát hành phải thuộc công ty mẹ ở nước ngoài.
- Mua, đặt hàng hoặc thanh toán hàng hóa thay mặt cho công ty mẹ.
- Cung cấp các dịch vụ sau bán hàng liên quan đến một dịch vụ hoặc sản phẩm do công ty mẹ cung cấp.
- Thực hiện các hoạt động với tư cách là đại lý giữa khách hàng và công ty mẹ của khách hàng.
Nếu một văn phòng đại diện tham gia vào các hoạt động khác không được phép tại Việt Nam, ví dụ như mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ thay mặt cho công ty mẹ, thì sẽ bị coi là vi phạm pháp luật.
Nếu điều này xảy ra, các công ty nước ngoài có thể bị phạt , cũng như Việt Nam đánh thuế đối với tất cả thu nhập nhận được trong nước.
Hoạt động kinh doanh được phép khi làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại huyện Thường Tín
Là văn phòng đại diện tại Việt Nam, bạn chỉ có vai trò hỗ trợ cho công ty mẹ với các hoạt động được phép sau đây theo Luật Việt Nam:
- Hoạt động nhằm mục đích nghiên cứu và khảo sát thị trường.
- Để tìm kiếm cơ hội đầu tư và đối tác.
- Thuê văn phòng và địa điểm đặt văn phòng đại diện.
- Mua hoặc thuê phương tiện, thiết bị phục vụ hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Để thúc đẩy công ty mẹ.
- Để tìm kiếm nhà phân phối và khảo sát hàng hóa.
- Để đưa ra một kế hoạch kinh doanh hoặc thâm nhập thị trường ban đầu.
- Tuyển dụng nhân viên trong và ngoài nước làm việc cho công ty đại diện.
- Giám sát quá trình ký kết hợp đồng với các đối tác Việt Nam.
- Mở tài khoản ngân hàng phục vụ mục đích hoạt động của văn phòng đại diện, chẳng hạn như bảng lương của nhân viên.
Nghĩa vụ của văn phòng đại diện tại Việt Nam
- Nộp phí, lệ phí, thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Báo cáo công tác và hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
- Tuân thủ các quy định về lao động và bảo hiểm xã hội của chính phủ Việt Nam.
- Tuân thủ các quy định về thuế thu nhập cá nhân bằng cách đăng ký mã số thuế của nhân viên và nộp báo cáo thuế.
- Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định khác như luật phòng, chống rửa tiền, luật thương mại tại Việt Nam.
- Gửi báo cáo hàng năm cho bộ phận cấp phép.
Trên đây là bài viết tư vấn về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại huyện Thường Tín của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
