Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền của doanh nghiệp và đại diện cho doanh nghiệp giao dịch với khách hàng. Khi bạn muốn thành lập văn phòng đại diện điều bạn quan tâm đó là thủ tục thành lập văn phòng đại diện ra sao ? Chi phí như thế nào ? Thời gian bao lâu?
Thành lập văn phòng đại diện là gì
Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Chức năng của văn phòng đại diện
Nhìn chung, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.
Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có 10 chức năng chính sau:
- Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
- Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
- Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
- Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
- Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.
- Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
- Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
- Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.
Sự khác nhau giữa văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh, chi nhánh công ty
|
Nội dung |
Văn phòng đại diện |
Địa điểm kinh doanh |
|
Hoạt động kinh doanh |
Không có chức năng kinh doanh, chỉ có chức năng đại diện theo ủy quyền của Công ty. |
Được kinh doanh một số ngành nghề cụ thể mà công ty đã đăng ký kinh doanh. |
|
Con dấu, giấy phép |
Có con dấu riêng; Có giấy chứng nhận hoạt động riêng. |
Không có dấu riêng; Có Giấy chứng nhận hoạt động riêng. |
|
Về đặt tên |
Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện |
Không bắt buộc phải để tên doanh nghiệp khi đặt tên cho địa điểm kinh doanh |
|
Ký kết hợp đồng Xuất hóa đơn |
Không được đứng tên trên hợp đồng kinh tế; Không được đăng ký, sử dụng hóa đơn. |
Không được đứng tên trên hợp đồng kinh tế; Không được đăng ký, sử dụng hóa đơn. |
|
Mã số thuế |
Có mã số thuế riêng 13 số. Văn phòng đại diện kê khai thuế theo mã số thuế chính là mã số Văn phòng ghi nhận tại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động. |
Không có mã số thuế riêng. Đối với địa điểm kinh doanh cùng tỉnh thành phố nơi Công ty đặt trụ sở chính sẽ kê khai và nộp thuế cho địa điểm kinh doanh. Đối với địa điểm kinh doanh khác tỉnh thành phố nơi Công ty đặt trụ sở chính, Địa điểm phải đăng ký mã số thuế phụ thuộc tại Cục thuế nơi địa điểm kinh doanh đặt trụ sở và kê khai theo mã số thuế phụ thuộc. |
|
Các loại thuế phải nộp |
Thuế thu nhập cá nhân |
Thuế môn bài
|
|
Thủ tục thành lập, thay đổi |
Hồ sơ thành lập phức tạp hơn địa điểm kinh doanh. Thay đổi địa chỉ khác quận phải làm thủ tục xác nhận thuế trước khi thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận. |
Hồ sơ thành lâp đơn giản; Khi thay đổi địa chỉ không phả làm thủ tục xác nhận thuế. |
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cần những gì
Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh như sau:
“1. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.
Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:
a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp thông báo địa điểm kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”
Như vậy, theo quy định trên, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện sẽ bao gồm:
+ Thông báo thành văn phòng đại diện;
+ Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp;
+ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
- Khi đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi Thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Kèm theo Thông báo phải có các văn bản được nêu tại thành phần hồ sơ.
- Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.
- Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký (Phụ lục II-12, Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT). Kèm theo Thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Cách thức thực hiện:
Người đại diện theo pháp luật nộp hồ sơ trực tiếp đến Phòng Đăng ký kinh doanh
Hoặc nộp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Nhận kết quả giấy phép văn phòng đại diện
– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
– Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Luật Trần và Liên danh
Quý khách hàng là doanh nghiệp hay tổ chức và đang có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện để mở rộng hoạt động (kinh doanh), tuy nhiên lại chưa nắm rõ về các thủ tục pháp lý cũng như là các công việc cần thiết để thành lập một văn phòng đại diện. Để có thể thực hiện các thủ tục ấy một cách nhanh chóng, hãy liên hệ với chúng tôi.
Quy trình thực hiện dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Luật Trần và Liên Danh
Tư vấn trước khi thành lập văn phòng đại diện:
- Tư vấn lựa chọn mô hình các đơn vị phụ thuộc phù hợp với nhu cầu của công ty.
- Tư vấn thủ tục tiến hành và các giấy tờ cần thiết để thành lập VPĐD.
- Tư vấn về mô hình tổ chức, quản lý của VPĐD.
- Tư vấn về Quyền và Nghĩa vụ của đơn vị mới thành lập.
- Tư vấn về nghĩa vụ Thuế đối với Nhà nước của VPĐD.
Tiến hành các thủ tục thành lập văn phòng đại diện :
- Soạn thảo nội dung hồ sơ thành lập.
- Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký hoạt động VPĐD.
- Theo dõi tiến trình xử lý và thông báo kết qủa hồ sơ đã nộp.
- Sau 3 ngày làm việc, Nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Tiến hành hồ sơ khắc dấu VPĐD của công ty và Thông báo mẫu dấu công ty lên Cổng thông tin Doanh Nghiệp Quốc Gia
Kết quả thành lập văn phòng đại diện, bàn giao cho khách hàng :
- Giấy chứng nhận Đăng ký hoạt động của VPĐD (Bản gốc và bản sao).
- Dấu tròn của VPĐD và Giấy xác nhận Thông báo mẫu dấu công ty lên Cổng thông tin Doanh Nghiệp Quốc Gia
Tư vấn miễn phí các thủ tục cần làm sau khi có giấy phép thành lập văn phòng đại diện:
Tư vấn Các vấn đề cần lưu ý sau khi thành lập văn phòng đại diện là:
- Treo bảng hiệu văn phòng đại diện;
- Công bố mẫu dấu (nếu văn phòng đại diện có khắc con dấu riêng);
- Nộp tờ khai và tiền lệ phí môn bài (miễn lệ phí môn bài nếu doanh nghiệp trong thời gian miễn lệ phí môn bài).
Đến với dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Luật Trần và Liên Danh, chúng tôi đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động một cách an toàn và hiệu quả nhất.
Trên đây là các chia sẻ về thủ tục cũng như quy trình thành lập văn phòng đại diện của Công ty luật. Hy vọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quá trình thành lập văn phòng đại diện. Nếu doanh nghiệp không có thời gian để thực hiện các thủ tục này có thể xem sử dụng dịch vụ của chúng tôi.
