Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

hồ sơ thành lập công ty tnhh 1 thành viên

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền của doanh nghiệp và đại diện cho doanh nghiệp giao dịch với khách hàng. Khi bạn muốn thành lập văn phòng đại diện điều bạn quan tâm đó là thủ tục thành lập văn phòng đại diện ra sao ? Chi phí như thế nào ? Thời gian bao lâu?

Để giải đáp thắc mắc đó Luật Trần cung cấp dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện uy tín và chất lượng đến với khách hàng có nhu cầu thực hiện nội dung trên.

Văn phòng đại diện và chi nhánh có gì khác nhau?

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.

– Về hoạt động kinh doanh: văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Văn phòng đại diện được thực hiện các hình thức xúc tiến thương mại (hợp đồng quảng cáo xúc tiến sản phẩm), nhưng không được thực hiện hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp.

– Về thẩm quyền: Riêng về việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.

– Về tài chính: Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện. Việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Chi nhánh công ty là gì?

Chi nhánh (CN) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Chi nhánh có quyền ký các hợp đồng kinh tế nhân danh chi nhánh, đóng dấu chi nhánh.

– Về hoạt động kinh doanh, chi nhánh được thực hiện các hoạt động có mục đích sinh lời trong phạm vi những ngành, nghề mà doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, không phải bất cứ ngành, nghề nào được đăng ký bởi doanh nghiệp, chi nhánh cũng được phép hoạt động.

Có thể thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp (ký hợp đồng mua bán hang hóa, dịch vụ của công ty).

– Về thẩm quyền đại diện: giám đốc chi nhánh không đương nhiên có thẩm quyền đại diện cho chi nhánh, mà quyền này chỉ phát sinh khi có sự ủy quyền từ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quyền điều phối toàn bộ vấn đề liên quan đến chi nhánh, kể cả vấn đề đại diện.

– Về tài chính: chi nhánh không độc lập về tài chính đối với doanh nghiệp, doanh nghiệp này phải chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của chi nhánh. Chi nhánh có thể hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Điểm giống nhau

Văn phòng đại diện và chi nhánh đều là đơn vị phụ thuộc của công ty, doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện ở trong cùng tỉnh thành, trong nước cũng như nước ngoài.

văn phòng đại diện và chi nhánh đều hoạt động nhân danh chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức đó, được thừa sự ủy quyền của người đứng đầu tổ chức hay chủ doanh nghiệp.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch của văn phòng đại diện và chi nhánh.

Điểm khác nhau

Chi nhánh: Chi nhánh có quyền ký các hợp đồng kinh tế nhân danh chi nhánh, đóng dấu chi nhánh.

Văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện của công ty không được phép thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công ty mẹ hay nói cách khác là không được phép sản xuất, kinh doanh như doanh nghiệp mẹ.

Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty?

Qua các so sánh trên chúng ta thấy:

Văn phòng đại diện phù hợp với những công ty chỉ có nhu cầu thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện để tiện giao dịch tại các địa phương khác với nơi đặt trụ sở chính của công ty. Mọi hoạt động như kê khai thuế,phát hành hoá đơn tôi vẫn kê khai và báo cáo ở nơi công ty đăng ký kinh doanh.

Do đó, nếu bạn muốn có một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với các đối tác tại cùng địa bàn: VD Hà Nội hoặc Thành phố Hồ Chí Minh, mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh, sinh lời thì bạn thành lập Văn phòng đại diện tại Hà Nội hoặc Thành phố Hồ Chí Minh.

Chi nhánh phù hợp với việc mở rộng phạm vi kinh doanh. Ngoài ra chi nhánh là bao gồm cả chức năng của văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh (thực hiện cả chức năng kinh doanh và đại diện theo ủy quyền).

Nếu bạn muốn mở rộng kinh doanh sang các địa phương khác (tỉnh khác) thì nên lựa chọn hình thức thành lập chi nhánh hơn là văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện có một số ưu và nhược điểm sau:

– Văn phòng đại diện công ty không có chức năng kinh doanh. Do đó, không được thực hiện hoạt động ký kết hợp đồng, cung ứng dịch vụ, hàng hóa cho khách hàng, không được trực tiếp thu tiền từ khách hàng.

– Văn phòng đại diện có chứng năng chính là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

– Văn phòng đại diện công ty được phép đăng ký sử dụng con dấu để phục vụ hoạt động của văn phòng như ký kết hợp đồng lao động với người lao động.

– Mục đích chính của việc thành lập văn phòng đại diện là doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh.

thủ tục thành lập văn phong đại diện

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện:

•    Thương nhân được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật của nước đó;
•    Đã hoạt động không dưới 1 năm, kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp ở nước của trách nhiệm hữu hạn.
Khi đáp ứng đủ các điều kiện, trách nhiệm hữu hạn lập bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép nộp đến Sở Công thương. Hồ sơ bao gồm những giấy tờ như sau:
•    Đơn đề nghị do đại diện có thẩm quyền của trách nhiệm hữu hạn ký;
•    Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của trách nhiệm hữu hạn được hợp pháp hóa lãnh sự. Trong trường hợp các văn bản này có quy định thời hạn hoạt động của trách nhiệm hữu hạn thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 1 năm;
•    Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh được sự tồn tại và hoạt động thực sự của trách nhiệm hữu hạn trong năm tài chính gần nhất;

Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính và các tài liệu tương đương nêu trên phải được dịch ra tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự;
•    Bản sao Điều lệ đối trong trường hợp trách nhiệm hữu hạn là các tổ chức kinh tế;
•    Bản sao hợp đồng thuê trụ sở;
•    Bản sao hộ chiếu của trưởng văn phòng đại diện (nếu là người nước ngoài) hoặc giấy chứng minh nhân dân (nếu là người Việt Nam).

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

  • Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT);
  • Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
  • Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
  • Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân
  • Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-18, Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.

Trường hợp doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì hồ sơ gồm:

  • Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (Phụ lục II-12, Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).
  • Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Trình tự thực hiện:

  • Khi đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi Thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Kèm theo Thông báo phải có các văn bản được nêu tại thành phần hồ sơ.
  • Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.
  • Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký (Phụ lục II-12, Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT). Kèm theo Thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Cách thức thực hiện:

Người đại diện theo pháp luật nộp hồ sơ trực tiếp đến Phòng Đăng ký kinh doanh

Hoặc nộp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nhận kết quả giấy phép văn phòng đại diện

– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.

– Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trên đây là các chia sẻ về thủ tục cũng như quy trình thành lập văn phòng đại diện. Hy vọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quá trình thành lập văn phòng đại diện. Nếu doanh nghiệp không có thời gian để thực hiện các thủ tục này có thể xem sử dụng dịch vụ của Luật Trần.

Recommended For You

About the Author:

Hotline: 0969 078 234
Tư Vấn Online
Gọi: 0969 078 234