Địa chỉ trụ sở công ty là thông tin sử dụng để đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền như: bảo hiểm, thuế, các cơ quan quản nhà nước khác… là thông tin liên lạc của doanh nghiệp vơi các đối tác đồng thời cũng là bộ mặt của công ty. Với vai trò như vậy, khi quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp cần lưu ý những nội dung sau:
- Địa chỉ công ty nên đặt tại nơi rõ ràng, chính xác về số nhà và dễ dàng tìm kiếm, liên hệ, giao dịch với các đối tác, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền (về giao thông, đi lại).
- Địa chỉ công ty không được đặt tại nhà tập thể, nhà chung cư không có chức năng văn phòng; không nên đặt ở những nơi đất đang giải phóng, thu hồi cho các dự án hay đất lấn chiếm.
Theo quy định, địa chỉ công ty cần phải chính xác với đầy đủ thông tin được xác định gồm: số nhà/ngách, hẻm, ngõ/phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp/xã, phường, thị trấn/ huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh/ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có sự khác nhau liên quan đến việc có thay đổi cơ quan quản lý thuế trực tiếp. Cụ thể:
Trường hợp 1: Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.
Ví dụ: Công ty có trụ sở tại phố Nguyên Hồng, phường Láng Hạ, quận Đống Đa nay dự định chuyển sang phố phố Trường Chinh, thuộc phường Khương Thượng, quận Đống Đa. Trong trường hợp này việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế – đều thuộc quản lý của Chi cục thuế quận Đống Đa.
Trong trường hợp việc thay đổi địa chỉ không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh thành phố nơi đặt địa chỉ trụ sở chính.
Hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp gồm:
- Thông báo về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty;
- Kèm theo Thông báo phải có: Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty;
- Giấy Ủy quyền cho người trực tiếp thực hiện thủ tục;
Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty sang quận/huyện khác trong cùng tỉnh/thành dẫn đến việc thay đổi cơ quan quản lý thuế.
– Vì có sự thay đổi cơ quan quản lý thuế sang chi cục khác, vì vậy trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế đang quản lý liên quan đến việc chuyển chỉ công ty theo quy định của pháp luật về thuế.
Sau khi hoàn thành thủ tục chốt thuế tại cơ quan quản lý thuế hiện tại. Doanh nghiệp tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Trường hợp này hồ sơ thay đổi gồm những tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Kèm theo Thông báo phải có: Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.
- Mẫu 09 do Cơ quan thuế nơi chuyển đi cấp;
- Giấy giới thiệu/Giấy Ủy quyền cho người trực tiếp đi nộp hồ sơ;
Trường hợp 3: Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác.
Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở công ty sang tỉnh thành phố trực thuộc trung ương khác, doanh nghiệp cũng phải thực hiện thủ tục chốt thuế trước khi nộp hồ sơ thay đổi tại Sở Kế hoach và Đầu tư giống như trường hợp 2.
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp gồm những tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Kèm theo Thông báo phải có:
- Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi của công ty;
- Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài đối với công ty cổ phần; danh sách thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
- Mẫu 09 do Cơ quan thuế nơi chuyển đi cấp;Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở công ty;
- Giấy Giới thiệu/Giấy Ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ.
Thời gian giải quyết tại sở Kế hoạch và Đầu tư: 3-5 ngày làm việc 
Thẩm quyền giải quyết:
- Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương: Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt địa chỉ trụ sở chính
- Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương: Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp dự định chuyển đến
Doah nghiệp Lưu ý:
- Việc thay đổi địa chỉ chính của doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp;
- Ngoài việc làm thủ tục tại cơ quan thuế chuyển đi cũng như chuyển đến. Doanh nghiệp cần phải thông báo cho các bên liên quan, các đối tác, khách hàng…về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
- Cập nhật toàn bộ các thông tin trong các giấy phép khác liên quan (nếu có);
- Thực hiện việc công bố nội dung thay đổi địa chỉ trụ sở công ty;
- Trường hợp thay đổi trụ sở công ty dẫn đến việc thay đổi mẫu con dấu doanh nghiệp đang sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi con dấu khác. (Doanh nghiệp nên khắc dấu công ty có thông tin tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở để không phải thực hiện thủ tục thay đổi con dấu trong lần thay đổi trụ sở công ty cùng tỉnh trong lần kế tiếp – nếu có)
Nếu có vấn đề cần tư vấn hỗ trợ, bạn vui lòng liên hệ với Công ty Luật Trần và Liên danh theo số điên thoại
Hotline: 0969-078-234 để được hỗ trợ trực tiếp.
