Nhằm giúp cho các công ty, doanh nghiệp có thể thực hiện được thủ tục thành lập văn phòng đại diện một cách nhanh chóng và thuận tiện, bài viết sau sẽ cung cấp mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện mới nhất. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Ngãi là thủ tục nhằm mở rộng hoạt động cho các doanh nghiệp. Văn phòng đại diện hoạt động theo lĩnh vực của doanh nghiệp và chịu sự điều chỉnh của doanh nghiệp đó.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.
– Về hoạt động kinh doanh: văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Văn phòng đại diện được thực hiện các hình thức xúc tiến thương mại (hợp đồng quảng cáo xúc tiến sản phẩm), nhưng không được thực hiện hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp.
– Về thẩm quyền: Riêng về việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.
– Về tài chính: Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện. Việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.
Đặc điểm pháp lý văn phòng đại diện
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.” Như vậy, từ khái niệm trên ta có thể rút ra được những đặc điểm pháp lý cơ bản của thành lập văn phòng đại diện như sau:
Thứ nhất, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, là bộ phận không thể tách rời trong hoạt động với doanh nghiệp với chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch.
Thứ hai, Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, văn phòng đại diện chỉ là nơi đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp theo ủy quyền.
Thứ ba, Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh, cũng như thực hiện các hoạt động khác có phát sinh lợi nhuận, chỉ được thực hiện các hoạt động theo đúng chức năng của mình (chức năng chính của Văn phòng đại diện là đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp). Nhưng Văn phòng đại diện có thể thực hiện việc ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch với đối tác theo sự ủy quyền của doanh nghiệp.
Hồ sơ thành lập chi nhánh của thương gia nước ngoài
– Đơn đề nghị do đại diện có thẩm quyền của thương gia nước ngoài ký
– Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh (phải quy định rõ phạm vi ủy quyền cho người đứng đầu Chi nhánh)
– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương gia nước ngoài
– Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương của thương gia nước ngoài trong năm tài chính gần nhất
– Tài liệu chứng minh trụ sở hợp pháp (Bản sao hợp đồng thuê trụ sở)
– Quyết định về Người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài
Lưu ý: Tài liệu phải dịch ra tiếng Việt và được hợp pháp hóa lãnh sự. Đối với thời hạn hoạt động của thương gia nước ngoài (nếu có ghi trên tài liệu): Phải còn ít nhất là 3 năm
* Thành phần hồ sơ: 01 bộ
Trình tự thủ tục thành lập chi nhánh thương gia nước ngoài:
– Đại diện thương gia nước ngoài hoặc người được ủy quyền trực tiếp nộp hồ sơ
– Nơi nộp hồ sơ: Bộ Thương mại
– Thẩm định: Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh
– Thời hạn cấp giấy phép :
+ Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thẩm định xong và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập Chi nhánh, đồng thời gửi bản sao Giấy phép tới UBND cấp tỉnh, Sở Thương mại, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh nơi Chi nhánh đặt trụ sở
+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép ra thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ sung, chỉnh sửa
+ Trường hợp không cấp phép: Ngay sau khi hết thời hạn nêu trên Bộ Thương mại ra thông báo băng văn bản cho thương nhân nước ngoài và nêu rõ lý do
+ Giấy phép thành lập Chi nhánh tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài.
Thông báo hoạt động của Chi nhánh thương nhân nước ngoài (Liên hệ với Luật Trần và Liên danh để được hướng dẫn)
Mở tài khoản:
– Chi nhánh thương nhân nước ngoài được mở tài khoản thanh toán bằng ngoại tệ và bằng tiền đồng Việt Nam tại Ngân hàng hoạt động tại Việt Nam
– Trong trường hợp đặc biệt, Chi nhánh thương gia nước ngoài được mở tài khoản tại Ngân hàng ở nước ngoài với điều kiện đã được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chấp thuận. Trong trường hợp này Chi nhánh có trách nhiệm báo cáo Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc sử dụng tài khoản mở ở nước ngoài.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Ngãi thương nhân nước ngoài
– Thương nhân nước ngoài được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật của nước đó
– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động không dưới 5 năm, kể từ khi thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp
* Các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh thương nhân nước ngoài:
– Không đáp ứng được các quy định nêu trên
– Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ bị cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam
– Thương nhân nước ngoài bị thu hồi Giấy phép thành lập tại Việt Nam trong thời gian 02 năm
– Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Chi nhánh gây phương hại đến quốc phòng, an ninh trật tự xã hội, hoặc văn hoá đạo đức Việt Nam hoặc sức khoẻ của người dân, hoặc huỷ hoại tài nguyên, môi trường
– Hồ sơ không hợp lệ và thương nhân nước ngoài không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Ngãi
Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng phục vụ hoạt động của văn phòng.
Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận.
04 bước thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Ngãi
Bước 01: Tìm hiểu kĩ về các quy định của địa phương về thành lập văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài là đơn vị trực thuộc của thương nhân nước ngoài được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, nhằm tiến hành điều tra thị trường và một số hoạt động xúc tiến thương mại được pháp luật Việt Nam cho phép.
- Văn phòng đại diện phải thực hiện theo các quy định về lao động, bảo hiểm xã hội bằng cách đăng ký sử dụng lao động và bảo hiểm hàng tháng. Số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc phải nộp có thể lên đến 34,5% trên ngân sách tiền lương.
- Người nước ngoài làm việc trên 3 tháng được cấp giấy phép lao động.
- Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định về thuế thu nhập cá nhân theo mã số đăng ký thuế cho từng nhân viên và buộc phải kê khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng, lập và nộp báo cáo quyết toán thuế hàng năm. Mức thuế thu nhập đối với lao động tạm trú là 20% trên thu nhập kiếm được ở Việt Nam, đối với cư dân từ 5 đến 35% tổng thu nhập.
- Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định khác như Luật Chống rửa tiền, luật thương mại và các luật thuế khác cho bất kỳ hoạt động nào tại Việt Nam. Đặc biệt, người đại diện nên thu thập và quản lý tất cả các hồ sơ kinh doanh có liên quan, nhằm đáp ứng các truy vấn hoặc câu hỏi đến từ các cơ quan có thẩm quyền. Sau mỗi 3 đến 5 năm hoạt động, bộ phận thuế sẽ thực hiện các thủ tục kiểm tra để xác minh sự thật, công bằng và hợp pháp của mỗi giao dịch …
- Văn phòng đại diện phải lập và nộp báo cáo hàng năm cho Phòng Cấp phép.
- Thời hạn hoạt động của văn phòng đại diện tối đa là 5 năm và có thể được gia hạn.
Bước 02: Chuẩn bị cho các giấy tờ yêu cầu cho việc thành lập văn phòng đại diện
- Nhóm 1: Các loại giấy tờ trực tiếp từ nước ngoài
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Thương nhân nước ngoài.
- Thư bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài.
- Bản sao Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi Thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của Thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
Các loại giấy tờ được nêu ở trên phải được cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Nhóm 2: Các loại giấy tờ khác phải thu thập trong nước
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân của người đứng đầu và văn phòng đại diện.
- Các loại giấy tờ liên quan đến địa điểm thành lập văn phòng đại diện:
+ Bản sao biên bản ghi nhớ (MOU) hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc các tài liệu chứng minh Thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở văn phòng đại diện.
+ Bản sao giấy tờ về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật liên quan.
- Các loại giấy tờ ở nhóm 1 đã được dịch sang tiếng Việt và chứng thực.
- Nhóm 3: Nộp hồ sơ tới các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công thương do Đại diện có thẩm quyền của Thương nhân nước ngoài ký.
- Các tài liệu hợp lệ đã nêu tại Nhóm 1, Nhóm 2.
Bước 03: Xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện
- Hoàn thành tất cả các giấy tờ và hồ sơ trước khi nộp đơn.
- Theo dõi quá trình, truy vấn hoặc yêu cầu từ các nhân viên.
- Có giấy phép trong vòng 20 ngày hoặc sớm hơn.
- Khắc bằng con dấu chính thức.
- Đăng ký chữ ký điện tử để kê khai thuế và lao động.
Bước 04: Hoàn thành các thủ tục tuân thủ ban đầu trước khi vận hành văn phòng
- Thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Xuất bản trên ba ấn phẩm liên tiếp của một tờ báo in hoặc các trang báo trực tuyến được cấp phép tại Việt Nam.
- Văn phòng đại diện phải chính thức bắt đầu hoạt động và thông báo bằng văn bản cho Sở Thương mại về việc bắt đầu hoạt động tại trụ sở đăng ký.
- Hồ sơ lao động và hợp đồng lao động.
- Mã số thuế – Thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên địa phương và người nước ngoài.
- Đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện.
- Đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên.
- Tờ khai tài khoản ngân hàng của văn phòng.
- Khai báo lao động.
- Tuyên bố sử dụng nhân viên.
Dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Ngãi của Luật Trần Và Liên Danh
Tư vấn qua tổng đài:
Trong tất cả các hình thức tư vấn pháp luật hiện nay, phương pháp qua tổng đài được lựa chọn nhiều hơn cả. Bởi đây là hình thức tư vấn nhanh chóng, tiết kiệm, không giới hạn khoảng cách địa lý và thời gian. Các tư vấn viên của Luật Trần và Liên Danh làm việc 24/7 luôn sẵn sàng giải đáp bất kỳ thông tin nào của bạn.
Tư vấn qua email:
Sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật qua email trả phí của Luật Trần và Liên Danh bạn sẽ được:
Tư vấn ngay lập tức: Ngay sau khi gửi câu hỏi, thanh toán phí tư vấn các Luật sư sẽ tiếp nhận và xử lý yêu cầu tư vấn của bạn ngay lập tức!
Tư vấn chính xác, đầy đủ căn cứ pháp lý: Yêu cầu tư vấn của bạn sẽ được các Luật sư tư vấn chính xác dựa trên các quy định của pháp luật. Nội dung trả lời bao gồm cả trích dẫn quy định của pháp luật chính xác cho từng trường hợp.
Hỗ trợ giải quyết toàn bộ, trọn vẹn vấn đề: Cam kết hỗ trợ giải quyết tận gốc vấn đề, tư vấn rõ ràng – rành mạch để người dùng có thể sử dụng kết quả tư vấn để giải quyết trường hợp thực tế đang vướng phải.
Do Luật sư trực tiếp trả lời: Câu hỏi của bạn sẽ do Luật sư trả lời! Chúng tôi đảm bảo đó là Luật sư đúng chuyên môn, nhiều kinh nghiệm, có khả năng tư vấn và giải quyết trường hợp của bạn!
Phí tư vấn là: 300.000 VNĐ/Email tùy thuộc vào mức độ phức tạp của vụ việc mà bạn đưa ra cho chúng tôi.
Nếu cần những căn cứ pháp lý rõ ràng, tư vấn bằng văn bản, có thể đọc đi đọc lại để hiểu kỹ và sử dụng làm tài liệu để giải quyết vụ việc thì tư vấn pháp luật qua email là một dịch vụ tuyệt vời dành cho bạn!
Nhưng nếu bạn đang cần được tư vấn ngay lập tức, trao đổi và lắng nghe ý kiến tư vấn trực tiếp từ các Luật sư thì dịch vụ tư vấn pháp luật qua tổng đài điện thoại là sự lựa chọn phù hợp dành cho bạn!
Tư vấn luật trực tiếp tại văn phòng:
Nếu bạn muốn gặp trực tiếp Luật sư, trao đổi trực tiếp, xin ý kiến tư vấn trực tiếp với Luật sư thì bạn có thể sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật doanh nghiệp trực tiếp tại văn phòng của chúng tôi!
Chúng tôi sẽ cử Luật sư – Chuyên gia – Chuyên viên tư vấn phù hợp với chuyên môn bạn đang cần tư vấn hỗ trợ bạn!
Đây là hình thức dịch vụ tư vấn pháp luật có thu phí dịch vụ! Phí dịch vụ sẽ được tính là: 300.000 VNĐ/giờ tư vấn tại văn phòng của Luật Trần và Liên Danh trong giờ hành chính.
Luật Trần và Liên Danh cam kết bảo mật thông tin của khách hàng:
Mọi thông tin bạn cung cấp và trao đổi qua điện thoại cho Luật Trần và Liên Danh sẽ được bảo mật tuyệt đối, chúng tôi có các biện pháp kỹ thuật và an ninh để ngăn chặn truy cập trái phép nhằm tiêu hủy hoặc gây thiệt hại đến thông tin của quý khách hàng.
Tuân thủ pháp luật, tôn trọng khách hàng, nghiêm chỉnh chấp hành các nguyên tắc về đạo đức khi hành nghề Luật sư. Giám sát chất lượng cuộc gọi, xử lý nghiêm minh đối với các trường hợp tư vấn không chính xác, thái độ tư vấn không tốt.
Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Ngãi của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
