Chức năng của văn phòng đại diện là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên. Dưới đây là một số lưu ý mà bạn cần tham khảo khi chuẩn bị các bước làm thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Hải Phòng.
Văn phòng đại diện là gì?
Căn cứ vào Khoản 2, Điều 44, Luật doanh nghiệp năm 2020 thì văn phòng đại diện được định nghĩa như sau:
- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Để phân biệt văn phòng đại diện với chi nhánh hay các tổ chức khác, những đặc điểm pháp lý riêng biệt của văn phòng đại diện bao gồm:
- Không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập: Nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện phụ thuộc vào doanh nghiệp. Do đó, việc chi trả thuế sẽ do doanh nghiệp chủ quản tiến hành mà văn phòng đại diện không cần thực hiện nghĩa vụ này
- Văn phòng đại diện có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện: Điều này chứng tỏ sự độc lập của văn phòng đại diện so với doanh nghiệp và nhờ quy định này, trong một số hoạt động, văn phòng đại diện có những quyền nhất định đối với hoạt động của doanh nghiệp chủ quản
- Không được thực hiện chức năng kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó và đóng dấu của doanh nghiệp.
Ý nghĩa của văn phòng đại diện khi thành lập?
Những ý nghĩa của văn phòng đại diện khi thành lập gồm:
- Mở rộng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên những địa bàn nhất định và từ đó giúp nâng cao chất lượng hoạt động của doanh nghiệp chủ quản, uy tín nói chung
- Sự ra đời của văn phòng đại diện góp phần giải quyết việc làm, giúp đỡ về mặt người lao động trong nền kinh tế thị trường hiện nay
- Đồng thời, văn phòng đại diện còn làm nhiệm vụ đại diện gặp gỡ khách hàng, giải quyết phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp, tạo tính thuận lợi, đồng bộ trong quản lý bộ máy hoạt động công ty
Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện
Như tên gọi của nó, văn phòng đại diện có chức năng hoạt động không quá phức tạp. Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện với người đứng đầu có chức danh là “trưởng văn phòng đại diện”.
Văn phòng đại diện được thay mặt ông ty ký kết hợp đồng phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà, thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công việc,…
Công ty mẹ sẽ là đơn vị duy nhất có quyền quyết định cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện và cho phép sự hoạt động của văn phòng đại diện.
Hạch toán kế toán văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện chỉ có hình thức hạch toán phụ thuộc. Công ty mẹ sẽ nộp tờ khai lệ phí môn bài, nộp thuế môn bài, kê khai thuế cho văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên không phát sinh thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nếu văn phòng đại diện có sử dụng lao động và người lao động tại văn phòng có phát sinh thu nhập cá nhân (trong trường hợp mức lương đủ điều kiện phải nộp thuế thu nhập cá nhân) thì các đối tượng sau phải đăng ký thuế thu nhập cá nhân:
- Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp
- Các ban quản lý dự án, văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài
- Các đơn vị sự nghiệp,…
- Các cá nhân có thu nhập từ sản xuất, kinh doanh không thuộc đối tượng được miễn thuế thu nhập cá nhân.
- Cá nhân có thu nhập từ sản suất, kinh doanh thực hiện đăng ký thuế thu nhập cá nhân đồng thời với việc đăng ký các loại thuế khác.
- Cá nhân thuộc trường hợp được giảm trừ gia cảnh
- Cá nhân chuyển nhượng bất động sản,…
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Theo Luật Doanh Nghiệp 2020, hồ sơ đăng ký để văn phòng đại diện được đi vào hoạt động bao gồm:
- Bản sao có công chứng giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước công dân, chứng minh nhân dân, hộ chiếu) hoặc chứng thực hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện
- Bản sao quyết định thành lập văn phòng đại diện
- Bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp( đối với công ty TNHH 2 thành viên và công ty cổ phần)
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
Một vài điều lưu ý:
- Hợp đồng ký kết với văn phòng đại diện sẽ thay mặt cho doanh nghiệp nên khi bàn bạc và ký hợp đồng với văn phòng đại diện, bạn nên yêu cầu phía văn phòng đại diện xuất trình giấy tờ ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp.
- Nghiên cứu kĩ nội dung của giấy ủy quyền – phải liên quan trực tiếp đến hợp đồng ký kết để tránh phát sinh tranh chấp, bất đồng gây thiệt hại về tài chính cũng như ảnh hưởng đến danh tiếng của đôi bên.
- Văn phòng đại diện khi thành lập sẽ không phải đăng ký mức vốn điều lệ như khi thành lập công ty, doanh nghiệp
Hướng dẫn soạn quyết định thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Hải Phòng
Để thành lập văn phòng đại diện thì công ty, doanh nghiệp cần phải ra quyết định thành lập văn phòng đại diện. Khi soạn thảo quyết định thành lập văn phòng đại diện cần lưu ý một số nội dung dưới đây:
– Đầu tiên là phần quốc hiệu tiêu ngữ: quốc hiệu và tiêu ngữ ở phía bên phải của văn bản; dưới quốc hiệu, tiêu ngữ là ngày tháng năm ra quyết định. Phía bên trái là tên công ty, số quyết định;
– Tên quyết định: chữ QUYẾT ĐỊNH phải viết in hoa, dưới quyết định là nội dung (Về việc thành lập văn phòng đại diện);
– Căn cứ để ra quyết định: Căn cứ theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020; Căn cứ vào Điều lệ của công ty…..; Xét tình hình kinh doanh của công ty;
– Tiếp theo là phần nội dung quyết định:
Quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện; thông tin về tên của văn phòng đại diện; địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện; ngành, nghề đăng ký hoạt động;
Bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện: Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện như họ và tên; số chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân, ngày tháng năm cấp; nơi đăng ký hộ khẩu hường trú;…
Tiếp theo là họ và tên người có trách nhiệm tiến hành các thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật;
Những người có trách nhiệm thi hành quyết định thành lập văn phòng đại diện của công ty doanh nghiệp (Ví dụ: người đại diện theo pháp luật của công ty; người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty);
– Thời gian quyết định thành lập văn phòng đại diện có hiệu lực;
– Người có thẩm quyền ra quyết định ký, ghi rõ họ và tên.
Thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Hải Phòng
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ thành lập văn phòng đại diện:
+ 02 bản CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu sao y công chứng không quá 03 tháng của người đứng đầu văn phòng đại diện (giám đốc văn phòng đại diện).
Bước 2: Chuẩn bị thông tin thành lập văn phòng đại diện:
- Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, Tên văn phòng đại diện dự định thành lập, tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp đồng thời kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với đăng ký thành lập văn phòng đại diện;
- Địa chỉ dự tính đặt văn phòng đại diện.
- Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện là: Giao dịch và tiếp thị.
Bước 3: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:
-TH1: Các bạn tự thực hiện thủ tục thì tự soạn thảo hồ sơ.
-TH2: Các bạn nhờ Luật Trần và Liên danh thực hiện thủ tục thì Luật Trần và Liên danh thực hiện toàn bộ thủ tục này, thành phần hồ sơ như sau:
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định bổ nhiệm của giám đốc đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện.
Bước 4: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh và chờ nhận kết quả.
– TH1: Các bạn tự thực hiện thủ tục thì nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh trực thuộc tỉnh/ thành phố dự định mở văn phòng đại diện hoặc đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty qua mạng điện tử trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
– TH2: Các bạn nhờ Luật Trần và Liên danh thực hiện thủ tục thì sẽ được Luật Trần và Liên danh thực hiện toàn bộ thủ tục này.
>>> Lưu ý:
- Doanh nghiệp có quyền mở văn phòng đại diện trong nước và cà nước ngoài. Và có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo giới hạn hành chính. Tuy nhiên, các bước chuẩn bị hồ sơ thành lập, điều kiện thành lập và chế độ báo cáo, thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài phức tạp hơn so với thủ tục thành lập văn phòng đại diện trong nước. Để biết rõ chi tiết hơn đăng ký giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài, hãy liên hệ Luật Trần và Liên danh để được tư vấn và hướng dẫn làm thủ tục miễn phí.
- Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, nếu qua 30 ngày không mang bản cứng tới nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thì hồ sơ điện tử của doanh nghiệp sẽ bị hủy bỏ.
- Ngoài ra, sau khi nhận Giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế môn bài và thực hiện nộp thuế, mức thuế là 1.000.000 VNĐ/năm đối với văn phòng đại diện.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Luật Trần và Liên danh
– Bạn đang tìm kiếm địa chỉ cho thuê văn phòng đại diện? Bạn đang băn khoăn không biết thủ tục thành lập văn phòng đại diện gồm những gì? Lựa chọn đơn vị nào cung cấp dịch vụ uy tín? Lựa chọn Luật Trần và Liên danh, chúng tôi sẽ bạn hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện nhanh chóng chỉ trong vòng 5 ngày. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực thành lập doanh nghiệp kết hợp với các chuyên viên tư vấn pháp lý chuyên nghiệp sẽ giúp bạn đăng ký thành công văn phòng đại diện từ A-Z, tiết kiệm công sức và thời gian đăng ký.
Lợi ích lựa chọn thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Hải Phòng tại Luật Trần và Liên danh
- Tư vấn quy trình thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty;
- Tư vấn điền thông tin mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện và mẫu hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện,
- Tư vấn lựa chọn địa chỉ văn phòng đẹp, tên công ty, người đại diện văn phòng
- Hướng dẫn soạn thảo, hồ sơ, các thủ tục cần thiết sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty như: khắc mẫu con dấu Văn phòng đại diện công ty; Công bố mẫu dấu Văn phòng đại diện công ty; mở tài khoản Văn phòng đại diện công ty;
- Nhận ủy quyền và thay khách hàng làm thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
- Hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trọn gói với tất cả các loại hình công ty khi tìm kiếm văn phòng đại diện tại Luật Trần và Liên danh
- Cung cấp văn phòng đại diện giá rẻ khi thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo tại các quận trên địa bàn TPHCM
- Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng
- Ưu đãi cho khách hàng dịch vụ tiếp theo
- Ưu điểm dịch vụ thành lập văn phòng đại điện tại Luật Trần và Liên danh:
- Nhanh chóng – trọn gói – uy tín- chuyên nghiệp.
- Giúp doanh nghiệp không tốn thời gian đi lại nhiều lần.
- Bạn không cần bận tâm đến những thủ tục hành chính tại các cơ quan chức năng, chỉ cần đến với chúng tôi là hoàn thành xong hết các thủ tục.
- Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên môn cao tạo ra chất lượng phục vụ tốt nhất với mức chi phí hợp lý nhất cho tất cả các doanh nghiệp.
- Gói dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trên áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp sau:
- Thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp tư nhân.
- Thành lập lập văn phòng đại diện của công ty TNHH 1 thành viên
- Thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH 2 thành viên
- Thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần
- Thành lập văn phòng đại diện của công ty hợp danh.
Quy trình thực hiện thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Hải Phòng
Bước 1. Nộp hồ sơ
Có 02 cách thức để nộp hồ sơ sau:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.
- Đăng ký qua mạng tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh (đối với Thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh phải đăng ký qua mạng).
Bước 2. Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Bước 3. Nhận kết quả
Thời hạn giải quyết: 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
Lệ phí giải quyết: 50.000 đồng/lần (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
Miễn lệ phí đối với trường hợp đăng ký qua mạng điện tử (Thông tư số 47/2019/TT-BTC).
Nếu bạn không có thời gian tự mình thực hiện các thủ tục đăng ý; Bạn còn vướng mắc các quy định thực hiện như thế nào? Luật Trần và Liên danh sẽ tư vấn; Nhận đại diện theo uỷ quyền để làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Hải Phòng của Luật Trần Và Liên Danh
Tư vấn qua tổng đài:
Trong tất cả các hình thức tư vấn pháp luật hiện nay, phương pháp qua tổng đài được lựa chọn nhiều hơn cả. Bởi đây là hình thức tư vấn nhanh chóng, tiết kiệm, không giới hạn khoảng cách địa lý và thời gian. Các tư vấn viên của Luật Trần và Liên Danh làm việc 24/7 luôn sẵn sàng giải đáp bất kỳ thông tin nào của bạn.
Cách kết nối tổng đài:
Để được các Luật sư và chuyên viên pháp lý tư vấn về chế độ thai sản, khách hàng sẽ thực hiện các bước sau:
Bước 1: Khách hàng sử dụng điện thoại cố định hoặc điện thoại di động gọi tới số Tổng đài
Bước 2: Sau khi kết nối tới tổng đài tư vấn, khách hàng sẽ nghe lời chào từ Tổng đài và làm theo hướng dẫn của lời chào
Bước 3: Khách hàng kết nối trực tiếp tới tư vấn viên và đặt câu hỏi hoặc đề nghị được giải đáp thắc mắc liên quan đến bảo hiểm xã hội;
Bước 4: Khách hàng sẽ được tư vấn viên của công ty tư vấn, hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc liên quan
Bước 5: Kết thúc nội dung tư vấn, khách hàng lưu ý hãy lưu lại số tổng đài vào danh bạ điện thoại để thuận tiện cho các lần tư vấn tiếp theo (nếu có)
Thời gian làm việc của tổng đài Luật Trần và Liên Danh:
Thời gian làm việc của Tổng đài Luật Trần và Liên Danh như sau:
Ngày làm việc: Từ thứ 2 đến hết thứ 7 hàng tuần
Thời gian làm việc: Từ 8h sáng đến 12h trưa và từ 01h chiều đến 9h tối
Lưu ý: Chúng tôi sẽ nghỉ vào các ngày chủ nhật, ngày lễ, tết theo quy định của Bộ luật lao động và các quy định hiện hành.
Hướng dẫn tư vấn luật tổng đài:
Nếu bạn có nhu cầu tư vấn, giải đáp thắc mắc pháp luật bạn vui lòng Gọi qua Hotline của chúng tôi để nghe hướng dẫn và lựa chọn lĩnh vực cần tư vấn, đặt câu hỏi và trao đổi trực tiếp với luật sư trên tất cả các lĩnh vực.
Trong một số trường hợp các luật sư, chuyên viên tư vấn pháp luật của chúng tôi không thể giải đáp chi tiết qua điện thoại, Luật Trần và Liên Danh sẽ thu thập thông tin và trả lời tư vấn bằng văn bản (qua Email, bưu điện…) hoặc hẹn gặp bạn để tư vấn trực tiếp.
Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Hải Phòng của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
