Từ ngày 01/6/2020, thủ tục chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được) được thực hiện theo Quyết định 1329/QĐ-BTP. Dưới đây là quy trình chứng thực chữ ký, Quý bạn đọc hãy cùng Luật Trần và Liên Danh tìm hiểu nhé!
Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành giám định, đối chiếu chữ ký của người ký văn bản giấy tờ là chữ ký thực do người yêu cầu chứng thực thực hiện ký.
Việc chứng thực chữ ký nhằm xác định các giấy tờ cần có chữ ký của chủ thể ký văn bản là chữ ký thật, không bị làm giả.
Ngoài việc giải đáp chứng thực chữ ký là gì? chúng tôi còn cung cấp một số thông tin có liên quan đến chứng thực chữ ký theo quy định pháp luật hiện hành, do đó, Quý độc giả không thể bỏ qua.
Chủ thể có quyền chứng thực chữ ký
Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Luật công chứng 2014 thì chủ thể có thẩm quyền chứng thực chữ ký bao gồm:
– Phòng tư pháp trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chứng thực chữ ký trong văn bản, giao dịch
Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
– Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản trừ việc chứng thực chữ ký người dịch
– Phòng công chứng, văn phòng công chứng được phép chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản trừ chứng thực chứ ký người dịch.
Các trường hợp chứng thực chữ ký?
Việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
– Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
– Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
– Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
– Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
Các trường hợp không được chứng thực
Chứng thực chữ ký chỉ được thực hiện khi người yêu câu chứng thực xuất trình đủ giấy tờ hợp lệ và ở trạng thái tinh thần minh mẫn, hoàn toàn làm chủ được ý thức và hành vi của mình.
Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký có quyền từ chối chứng thực trong các trường hợp sau:
– Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
– Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
– Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
– Giấy tờ người yêu cầu chứng thực chữ ký có nội dung là hợp đồng, giao dịch song vụ. Trong các trường hợp sau, người có thẩm quyền vẫn được chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản: Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Trình tự thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký
– Người yêu cầu chứng thực chữ ký/điểm chỉ/không thế ký, không thể điểm chỉ được phải xuất trình các giấy tờ phục vụ việc chứng thực chữ ký.
– Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định. Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả.
– Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp tiếp nhận tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông) kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký/điểm chi trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực; Nếu hồ sơ tiếp nhận tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thì người tiếp nhận hồ sơ ký vào dưới lời chứng theo mẫu quy định và chuyển hồ sơ cho người thực hiện chứng thực.
+ Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng.
Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện hoặc ngoài trụ sở của cơ quan thực hiện chứng thực nêu người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.
Thành phần hồ sơ:
– Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
– Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ yêu cầu chứng thực chữ ký. Trường hợp chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó (bản dịch không cần công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch).
– Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực: Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân
Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: UBND cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Giấy tờ, văn bản được chứng thực chữ ký/điểm chỉ.
Phí:
– Tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng: 10.000 đồng/trường hợp (trường hợp được tính là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản).
– Tại cơ quan đại diện: 10 USD/bản
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:
Trường hợp không được chứng thực chữ ký:
– Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
– Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
– Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
– Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch; trừ Giấy ủy quyền trong các trường hợp Giấy ủy quyền:
(1) ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
(2) ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
(3) tủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
(4) ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội; hoặc trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Quy định về việc ủy quyền chứng thực chữ ký, văn bản giấy tờ theo yêu cầu
Quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015 có quy định chi tiết về việc ủy quyền chứng thực chữ ký trên văn bản giấy tờ như sau:
” Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.”
Theo đó ta có thể hiểu rằng việc ủy quyền theo quy định trên thỏa mãn các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.
Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân
Việc thực hiện kê khai thông tin cá nhân trong tờ kê khai lý lịch cá nhân cũng là một trong những đối tượng được yêu cầu chứng thực chữ ký căn cứ tại Khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015 có quy định chi tiết như sau:
“Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.”
Theo đó, người thực hiện chứng thực không ghi bất kì nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015. Trong trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.
Như vậy, qua các quy định về chứng thực chữ ký văn bản giấy tờ ta có thể thấy việc chứng thực chữ ký trên văn bản giấy tờ là một trong những bước quan trọng để xác nhận văn bản giấy tờ đó có hợp lệ quy định pháp luật hay không.
Và việc xác nhận chứng thực chữ ký trên văn bản giấy tờ phải được tuân thủ theo đúng quy định pháp luật về chứng thực
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về quy trình chứng thực chữ ký Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
