Chữ ký được sử dụng ở rất nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau, ở các loại văn bản giấy tờ khác nhau. Chữ ký được xem như là dấu hiệu nhận biết riêng của mỗi cá nhân. Tuy nhiên hiện tượng bị giả chữ ký vẫn còn diễn ra rất phổ biến nhất là trong các giao dịch dân sự.
Để hạn chế những tác động xấu do hoạt động giả mạo chữ ký gây ra, dịch vụ chứng thực chữ ký đã được ra đời, vậy chứng thực chữ ký là gì? Tại sao phải chứng thực chữ ký? luật chứng thực chữ ký? Chủ thể nào có thẩm quyền chứng thực chữ ký.
Khái niệm chứng thực là gì ?
Hiện nay, chưa có bất cứ văn bản pháp luật nào quy định rõ ràng khái niệm chứng thực; mà chỉ có khái niệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng.
Ta có thể thấy một điểm chung giữa những hình thức chứng thực kể trên. Đó là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, tính xác thực của đối tượng của công chứng là giống với bản gốc. Như trong chứng thực bản sao từ bản chính; ở đây là xác thực tính chính xác của bản sao là đúng với bản chính.
Trường hợp chứng thực chữ ký thì đó là việc xác thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được chứng thực chính là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; mà không phải bất kì cá nhân nào khác; không phải chữ ký giả.
Trường hợp chứng thực hợp đồng, giao dịch chính là sự xác minh, kiểm tra xem các nội dung của hợp đồng, giao dịch đó có thực hay không. Như hợp đồng có được lập tại đúng thời gian, địa điểm này hay không; các bên có tự nguyện giao kết hay không; chữ ký trên hợp đồng là của đúng hai bên hợp đồng hay không.
Chứng thực được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của các nhân; thông tin cá nhân; để bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính.
Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành giám định, đối chiếu chữ ký của người ký văn bản giấy tờ là chữ ký thực do người yêu cầu chứng thực thực hiện ký.
Việc chứng thực chữ ký nhằm xác định các giấy tờ cần có chữ ký của chủ thể ký văn bản là chữ ký thật, không bị làm giả.
Ngoài việc giải đáp chứng thực chữ ký là gì? chúng tôi còn cung cấp một số thông tin có liên quan đến chứng thực chữ ký theo quy định pháp luật hiện hành, do đó, Quý độc giả không thể bỏ qua.
Các trường hợp chứng thực chữ ký?
Việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
– Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
– Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
– Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
– Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
Các trường hợp không được chứng thực
Chứng thực chữ ký chỉ được thực hiện khi người yêu câu chứng thực xuất trình đủ giấy tờ hợp lệ và ở trạng thái tinh thần minh mẫn, hoàn toàn làm chủ được ý thức và hành vi của mình.
Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký có quyền từ chối chứng thực trong các trường hợp sau:
– Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
– Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
– Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
– Giấy tờ người yêu cầu chứng thực chữ ký có nội dung là hợp đồng, giao dịch song vụ. Trong các trường hợp sau, người có thẩm quyền vẫn được chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản: Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Thủ tục chứng thực chữ ký
Người có yêu cầu chứng thực chữ ký đến trụ sở của Ủy ban nhân dân có thẩm quyền. xuất trình giấy tờ tùy thân: Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; kèm giấy tờ, văn bản cần chứng thực.
Người có thẩm quyền chứng thực chữ ký tiếp nhận giấy tờ, nếu thấy người yêu cầu chứng thực đủ minh mẫn thì yêu cầu người đó ký tên vào giấy tờ, văn bản sau đó ghi lời chứng thực và trình người có thẩm quyền ký và đóng dấu. Lời chứng phải ghi ngay phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Đối với văn bản có chữ ký của nhiều người thì người chứng thực phải tiến hành chứng thực hết tất cả chữ ký của những người ký tên trên giấy tờ, văn bản.
Thời gian giải quyết yêu cầu chứng thực: Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực tiến hành giải quyết yêu cầu ngay trong ngày nhận được yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo đối với những yêu cầu tiếp nhận sau 15 giờ. Trường hợp trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo, cơ quan tiếp nhận yêu cầu cần có phiếu hẹn trả kết quả ghi rõ ngày, giờ cho người yêu cầu chứng thực.
Lưu ý: Thủ tục chứng thực chữ ký cũng được áp dụng đối với trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực không thể ký.
Trong trường hợp cần chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài cơ quan, tổ chức có thẩm quyền có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực cung cấp bản dịch của giấy tờ, văn bản bằng Tiếng Việt. Người cung cấp bản dịch chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực
Người yêu cầu chứng thực có trách nhiệm đảm bảo về tính hợp pháp, tính chính xác của giấy tờ, văn bản cần chứng thực.
Người chứng thực chữ ký có trách nhiệm với tính chính xác của chữ ký được chứng thực trên giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực chữ ký.
Ý nghĩa của việc chứng thực chữ ký đối với hoạt động tư pháp
Đứng trước tình trạng làm giả chữ ký xuất hiện quá nhiều, dẫn tới nhiều hệ lụy trong đời sống của người bị làm giả chữ ký, pháp luật đã ban hành quy định pháp luật về chứng thực chữ ký với mục đích làm giảm tình trạng vụ án liên quan đến chữ ký giả xảy ra, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức.
Chứng thực chữ ký ở đâu?
Trả lời:
Theo quy định tại Nghị định số 23/20115 quy định cụ thể:
Thẩm quyền chứng thực và trách nhiệm chứng thực quy định như sau:
Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
b) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
e) Chứng thực di chúc;
g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).
Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.
Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực:
Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại Khoản 6 Điều 5 của Nghị định 23. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định này.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về luật chứng thực chữ ký Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
