Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện. Luật Trần và Liên danh sẽ tư vấn đầy đủ thủ tục thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận Tân Bình trong bài viết sau đây.
Trong quá trình làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận Tân Bình, doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện. Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Nội dung của thông báo bao gồm:
Mã số doanh nghiệp;
Tên và địa chỉ trụ sở chính của công ty;
Tên văn phòng đại diện dự định thành lập:
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện:
Trụ sở văn phòng đại diện: phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Tương tự như trụ sở công ty, địa chỉ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện không được là nhà tập thể, nhà chung cư. Nếu là nhà riêng mà có số phòng thì cũng cần cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng). Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm văn phòng đại diện, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập văn phòng đại diện công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:
- Hợp đồng thuê văn phòng,
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê.
- Bản sao Chứng minh thư, hộ khẩu của bên cho thuê
Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện, người đại diện theo pháp luật của công ty
- Thông tin họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh;
- Thông tin họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Lưu ý: Người đứng đầu văn phòng đại diện không thuộc một trong các trường hợp sau:
- Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
- Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
- Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
- Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
- Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.
Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam?
Để được hưởng các quyền lợi vẫn luôn luôn đi kèm những điều kiện. Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cũng không nằm ngoài quy luật đó, các cá nhân, tổ chức nước ngoài muốn được pháp luật Việt Nam thừa nhận và cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cần phải tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 7, Chương 2, Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:
– Cá nhân, tổ chức nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo đúng quy định của quốc gia, vùng lãnh thổ hoặc được quốc gia, vùng lãnh thổ chấp nhận. Các quy định pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ phải có hiệu lực đối với Việt Nam
– Đã hoạt động sản xuất, kinh doanh ít nhất một năm tính từ thời điểm thành lập
– Nếu hồ sơ thành lập doanh nghiệp của cá nhân, tổ chức nước ngoài có giới hạn thời gian hoạt động thì thời gian đó phải còn ít nhất một năm
– Văn phòng đại diện mà cá nhân, tổ chức nước ngoài thành lập phải có nội dung hoạt động phù hợp với cam kết của Việt Nam
– Nếu nội dung hoạt động không phù hợp, cá nhân, tổ chức nước ngoài thành lập văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành
Chức năng của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là gì?
Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài được thành lập tại Việt Nam do Sở công thương tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đăng ký trụ sở chính cấp.
Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài là đơn vị phụ thuộc và không có chức năng kinh doanh ngoài thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà Văn phòng đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
Hàng năm, văn phòng đại diện gửi báo cáo hoạt động theo mẫu tới cơ quan quản lý trực tiếp là Sở công thương.
Văn phòng đại diện báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của Văn phòng theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận Tân Bình
Bước 1: Nộp hồ sơ
Có 02 cách thức để nộp hồ sơ, cụ thể:
Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.
Cách 2: Đăng ký qua mạng tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh (đối với Thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh phải đăng ký qua mạng).
Bước 2: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Bước 3: Nhận kết quả
* Thời hạn giải quyết: 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
* Lệ phí giải quyết: 50.000 đồng/lần (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
Như vậy, thủ tục thành lập văn phòng đại diện cũng tương tự như việc thành lập mới doanh nghiệp. Tuy nhiên, tư cách pháp lý của văn phòng đại diện lại bị hạn chế nhiều so với doanh nghiệp.
Hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận Tân Bình
* Thành phần hồ sơ
Theo Quyết định 1523/QĐ-BKHĐT, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu tại Phụ lục II-11 Nghị định 122/2020/NĐ-CP.
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp về việc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện tương ứng với các loại hình doanh nghiệp:
– Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên.
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty. TNHH hai thành viên trở lên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty.
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp.
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện:
– Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
– Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp phải nộp kèm theo:
– Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư;
– Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
– Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư.
Lưu ý: Trường hợp không phải chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp văn bản uỷ quyền kèm bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:
– Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
– Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
* Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận Tân Bình được xem là lựa chọn tối ưu đối với nhiều doanh nghiệp (DN) có vốn đầu tư nước ngoài trước khi chính thức đăng ký thành lập DN tại Việt Nam
Dưới đây là 5 ưu điểm của việc mở văn phòng đại diện so với thành lập một DN:
Có thời gian thăm dò thị trường
Đối với những DN nước ngoài lần đầu bước chân vào Việt Nam với mục đích chủ yếu là quảng bá thương hiệu hay làm quen, rà soát thị trường thì việc thành lập văn phòng đại diện là phương án giúp DN tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa các thủ tục pháp lý.
Thủ tục đơn giản
So với việc thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam dưới các hình thức khác như: hợp đồng hợp tác kinh doanh, thành lập DN có vốn nước ngoài hay thành lập chi nhánh, thì thủ tục thành lập văn phòng đại diện được xem là ít phức tạp nhất.
Để thành lập văn phòng đại diện, DN cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Đã hoạt động ít nhất 1 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký, thời hạn hoạt động phải còn hiệu lực ít nhất là 1 năm tính từ ngày nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Cấp phép nhanh
Thời gian để được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khá nhanh, chỉ trong khoảng 7 ngày làm việc kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ tại cơ quan cấp phép, Văn phòng đã có thể được cấp phép đi vào hoạt động.
Tiết kiệm chi phí
Một lợi ích khác của việc thành lập văn phòng đại diện chính là không bị áp thuế do không phải hoạt động kinh doanh thuần tuý mà chỉ phải kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho đội ngũ nhân sự của văn phòng.
Việc thành lập một DN vốn đầu tư nước ngoài ở Việt Nam cần trải qua nhiều giai đoạn với các thủ tục, giấy tờ phức tạp và chi phí cho công tác này khá đắt (có thể lên đến vài nghìn USD). Do đó, việc bỏ ra chi phí lớn thành lập DN trong khi chưa thật sự tìm hiểu kỹ thị trường là một bước đi khá mạo hiểm và nhiều rủi ro đối với DN.
Bước đệm để thành lập DN vốn nước ngoài
Theo quy định, văn phòng đại diện của DN nước ngoài không được phép hoạt động kinh doanh hay các hoạt động sinh lời khác nhưng đây vẫn là cơ quan thực hiện chức năng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh… cho DN nước ngoài tại Việt Nam. Thông qua các hoạt động này; hình ảnh, thương hiệu của DN sẽ dần trở nên quen thuộc và nổi tiếng trên thị trường. Nhờ vậy, người đứng đầu doanh nghiệp có thể an tâm thành lập doanh nghiệp vốn nước ngoài và chính thức hoạt động thương mại tại Việt Nam.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện
Như tên gọi của nó, văn phòng đại diện có chức năng hoạt động không quá phức tạp. Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện với người đứng đầu có chức danh là “trưởng văn phòng đại diện”.
Văn phòng đại diện được thay mặt ông ty ký kết hợp đồng phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà, thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công việc,…
Công ty mẹ sẽ là đơn vị duy nhất có quyền quyết định cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện và cho phép sự hoạt động của văn phòng đại diện.
Trên đây là bài viết tư vấn về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận Tân Bình của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
