Sơ yếu lý lịch là một giấy tờ rất quen thuộc đối với mỗi người dân, đặc biệt là khi làm hồ sơ đi xin việc. Tuy nhiên vẫn còn rất nhiều người vướng mắc không biết sơ yếu lý lịch có bắt buộc phải công chứng/chứng thực hay không và nếu thực hiện việc công chứng/chứng thực thì làm ở đâu? phí chứng thực sơ yếu lý lịch là bao nhiêu? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ làm rõ về nội dung này.
Chứng thực là gì?
Dưới góc độ ngôn ngữ, theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng năm 1997, chứng thực được định nghĩa “Nhận cho để làm bằng chứng là đúng sự thật. Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã chứng thực điều đó”.
Dưới khía cạnh pháp lý, chứng thực được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của các nhân, thông tin cá nhân để bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính.
Cần lưu ý rằng hiện nay, chưa có bất cứ văn bản pháp luật nào quy định rõ ràng, bao quát khái niệm chứng thực mà chỉ có khái niệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng.
Sơ yếu lý lịch là gì?
Sơ yếu lý lịch hay còn gọi là hồ sơ lý lịch tự thuật, đây là bản mô tả khái quát các thông tin liên quan đến người xin việc, bao gồm thông tin cá nhân và thông tin thân nhân trong gia đình (bố, mẹ, vợ, chồng, anh, chị, em,…) của ứng viên đó. Sơ yếu lý lịch thường được sử dụng để điền đơn xin việc hoặc làm các công việc hành chính liên quan.
Trên thực tế, rất nhiều người nhầm lẫn giữa CV và sơ yếu lý lịch, họ nghĩ 2 loại giấy tờ này là giống nhau. Nhưng sự thật là hai loại giấy tờ này hoàn toàn khác nhau, nếu CV chỉ ghi thông tin về cá nhân ứng viên thì sơ yếu lý lịch mang tính chất tổng quát hơn, bao gồm cả thông tin của ứng viên và các thành viên trong gia đình.
Sơ yếu lý lịch có cần công chứng, chứng thực không?
Công chứng được hiểu là việc một công chứng viên (đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn điều kiện để trở thành công chứng viên trong Luật công chứng) đang hành nghề trong một tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc chứng nhận về tính xác thực của một giao dịch dân sự, một hợp đồng được thể hiện bằng văn bản hoặc chứng nhận cho tính xác thực, tính hợp pháp và không trái với các đạo đức xã hội của các văn bản, giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại.
Việc công chứng này sẽ theo quy định của pháp luật bắt buộc phải công chứng hoặc do các cá nhân, tổ chức trong mối quan hệ giao dịch tự nguyện yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng tiến hành việc công chứng (Điều này đã được thể hiện rõ tại Khoản 1 Điều 2 Luật công chứng năm 2014).
Dựa trên quy định nêu trên, rõ ràng hiện tại không hề có bất kỳ một quy nào bắt buộc đối với sơ yếu lý lịch phải công chứng và cũng không hề tồn tại bất kỳ một khái niệm nào về việc công chứng sơ yếu lý lịch.
Ngoài ra Thông tư số 01/2020/TT-BTP cũng đã nêu rất rõ, đối với tờ khai lý lịch cá nhân thì sẽ được áp dụng thủ tục chứng thực chữ ký. Khi thực hiện việc chứng thực chữ ký thì người có thẩm quyền chứng thực chữ lý sẽ không phải ghi bất kỳ một nội dung nào hay nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân (sơ yếu lý lịch) mà chỉ cần ghi lời chứng thực trong phần xác nhận của cơ quan địa phương. Khi thực hiện việc chứng thực sơ yếu lý lịch mà trong nội dung sơ yếu lý lịch có những mục không có nội dung trong tờ khai thì người thực hiện việc chứng thực phải gạch chéo đối với phần thông tin này trước khi chứng thực. Đối với những phần nội dung
Thủ tục chứng thực chữ lý được định nghĩa là việc mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực chữ lý trong các văn bản, giấy tờ để xác định chữ ký trên văn bản, giấy tờ là chữ ký của người yêu cầu việc chứng thực.
Thủ tục công chứng/ chứng thực sơ yếu lý lịch
Cục Hộ tịch, Quốc tịch và Chứng thực đã có Công văn số 873/HTQTCT-CT để quy định về thủ tục chứng thực sơ yếu lý lịch cho công dân. Theo đó cơ quan có thẩm quyền chứng thực sơ yếu lý lịch đó là Ủy ban nhân dân cấp xã, các Phòng; Văn phòng công chứng (chỉ chứng thực chữ ký chứ không phải là thực hiện hoạt động công chứng) và phòng tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện đều có thẩm quyền chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch cho công dân.
Thủ tục chứng thực trên sơ yếu lý lịch được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cụ thể như sau:
Chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu?
Theo quy định tại Điều 15 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ban hành ngày 03/3/2020 và quy định tại mục 3, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ban hành ngày 16/02/2015 thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký được áp dụng trong văn bản là sơ yếu lý lịch cá nhân. Người thực hiện chứng thực sẽ không ghi bất kỳ nhận xét hay chứng thực gì về nội dung vào tờ khai lý lịch cá nhân của người yêu cầu, chỉ ghi lời chứng chứng thực chữ ký theo quy pháp luật.
Đối với toàn bộ nội dung trong tờ sơ yếu lý lịch cá nhân sẽ do người yêu cầu chứng tự chịu trách nhiệm. Đối với những mục không điền nội dung trong sơ yếu lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục chứng thực.
Vậy trường hợp, khi chủ thể có nhu cầu chứng thực chữ ký trên Sơ yếu lý lịch có thể đến các cơ quan, tổ chức sau đây để thực hiện chứng thực:
Đến Phòng tư pháp quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh để tiến hành chứng thực chữ ký trong sơ yếu lý lịch. Người thực hiện chứng thực tại Phòng tư pháp là Trưởng phòng Tư pháp/Phó trưởng phòng tư pháp và có đóng dấu của Phòng tư pháp
Đến Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn để tiến hành chứng thực chữ ký trong sơ yếu lý lịch. Người thực hiện chứng thực tại Uỷ ban nhân dân cấp xã là Chủ tịch/Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân và có đóng dấu của Uỷ ban nhân dân;
Đến cơ quan đại diện lãnh sự, đại diện ngoại giao và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài để tiến hành chứng thực chữ ký trong sơ yếu lý lịch. Người thực hiện chứng thực tại cơ quan trên là viên chức ngoại giao/viên chức lãnh sự và đóng dấu của cơ quan đại diện tương ứng;
Đến tổ chức hành nghề công chứng để tiến hành chứng thực chữ ký trong sơ yếu lý lịch.(lưu ý tại cơ quan này không được phép thực hiện chứng thực chữ ký của người dịch). Người thực hiện chứng thực tại tổ chức hành nghề công chứng là công chứng viên tại đó.
Lưu ý: Việc chứng thực chữ ký sẽ không phụ thuộc vào nơi cư trú, thường trú cụ thể của người yêu cầu.
Hồ sơ khi thực hiện việc chứng thực sơ yếu lý lịch
Người yêu cầu chứng thực sơ yếu lý lịch thì cần có những loại hồ sơ, giấy tờ như sau:
– Bản chính sơ yếu lý lịch mà người yêu cần cần chứng thực chữ ký;
– Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực, cụ thể là các giấy tờ sau: Chứng minh thư nhân dân/ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của người yêu cầu còn giá trị sử dụng;
Trình tự chứng thực sơ yếu lý lịch
Người có yêu cầu chứng thực sơ yếu lý lịch nộp cho cơ quan có thẩm quyền những giấy tờ nêu trên. Người thực hiện việc chứng thực sẽ tiến hành kiểm tra các giấy tờ mà người yêu cầu nộp. Sau khi xác nhận đủ điều kiện để chứng thực, người thực hiện việc chứng thực sẽ yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký vào văn bản cần chứng thực trước mặt mình.
Khi người yêu cầu ký xong thì người thực hiện việc chứng thực sẽ thực hiện các công việc như sau:
– Dựa vào mẫu quy định thì người thực hiện việc chứng thực sẽ ghi đầy đủ lời chứng thực vào sơ yếu lý lịch của người yêu cầu;
– Sau khi ghi xong lời chứng sẽ phải ký và ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan nơi thực hiện việc chứng thực sơ yếu lý lịch;
– Người thực hiện việc chứng thực sẽ phải ghi thông tin về việc chứng thực sơ yếu lý lịch vào sổ chứng thực;
– Đối với những sơ yếu lý lịch có từ 2 trang trở lên thì người thực hiện việc chứng thực sẽ phải đóng dấu giáp lai vào sơ yếu lý lịch.
Thời hạn giải quyết việc chứng thực sơ yếu lý lịch
Theo Điều 7 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì thời hạn giải quyết thủ tục chứng thực sơ yếu lý lịch được xác định như sau:
– Đối với trường hợp người yêu cầu chứng thực sơ yếu lý lịch nộp hồ sơ trước 15h thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực sẽ phải bảo đảm giải quyết hồ sơ ngay trong ngày nhận được yêu cầu của người dân;
– Đối với trường hợp người yêu cầu chứng thực sơ yếu lý lịch nộp hồ sơ sau 15h thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải bảo đảm giải quyết hồ sơ trong ngày làm việc tiếp theo, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ yêu cầu của người dân.
Thời hạn của bản sao Sơ yếu lý lịch
Trước tiên, cần khẳng định chưa có bất kỳ một văn bản nào quy định về thời hạn của bản sao chứng thực.
Tuy nhiên, thực tế nhiều nơi yêu cầu Sơ yếu lý lịch phải được chứng thực trong vòng 03 tháng hoặc 06 tháng.
Không giống với các loại giấy tờ có thời hạn như Bằng lái xe, Chứng minh nhân dân… đều là những giấy tờ có thời hạn nên bản sao của những giấy tờ này cũng có thời hạn thì Sơ yếu lý lịch về cơ bản không thay đổi theo thời gian.
Do đó, bản sao Sơ yếu lý lịch không có thời hạn sử dụng.
Các khoản phí phải nộp khi chứng thực sơ yếu lý lịch
Khi người yêu cầu chứng thực sơ yếu lý lịch thì người đó phải thực hiện nộp lệ phí chứng thực chữ ký, cụ thể như sau:
Đối với Phòng tư pháp quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh: 10.000 VND/1 trường hợp cụ thể;
Đối với Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn: 10.000 VND/1 trường hợp cụ thể;
Đối với Cơ quan đại diện lãnh sự, đại diện ngoại giao và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài : 10 USD/1 bản cụ thể;
Đối với Tổ chức hành nghề công chứng: 10.000 VND/1 trường hợp cụ thể.
Lưu ý: Trường hợp cụ thể được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong một tờ sơ yếu lý lịch.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về phí chứng thực sơ yếu lý lịch Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
