Hiện nay đơn xin việc ngày càng phổ biến, đặc biệt là trong quá trình xin việc đối với những công việc văn phòng. Qua đơn xin việc mà nhà tuyển dụng cũng sẽ phần nào đánh giá được sự tâm huyết, quyết tâm của bạn khi ứng tuyển vào vị trí trong công ty. Nhiều bạn đọc thắc mắc rằng đơn xin việc có cần công chứng không?
Hồ sơ xin việc là gì?
Đơn xin việc được hiểu là một loại giấy tờ được đưa vào hồ sơ xin việc của các ứng viên. Hiện nay đơn xin việc được sử dụng phổ biến là viết tay hoặc đánh máy, thường thì đơn xin việc viết tay sẽ tạo được ấn tượng hơn đối với nhà tuyển dụng.
Trong đơn xin việc thì sẽ trình bày những nguyện vọng mà ứng viên mong muốn đạt được khi ứng tuyển vào công ty. Sau khi đã trình bày xong nguyện vọng của bản thân thì ứng viên cần phải cho nhà tuyển dụng thấy được những kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm của bản thân nhằm thuyết phục nhà tuyển dụng lựa chọn mình thay vì những ứng viên khác.
Đơn xin việc được xác định là một loại giấy tờ không được pháp luật quy định, nó chỉ đơn thuần là một văn bản mang tính cá nhân hơn, qua đó mà người viết được thể hiện tính cách, đặc điểm sử dụng ngôn từ cũng như phát huy được khả năng bản thân vào đơn xin việc.
Tuy nhiên, đơn xin việc phải đảm bảo chứa đựng những nội dung cần thiết của ứng viên, trình bày ngắn gọn, tránh dài dòng.
Hồ sơ xin việc gồm những tài liệu, giấy tờ gì?
Hồ sơ xin việc là toàn bộ những giấy tờ, tài liệu, bằng cấp, chứng chỉ mà người lao đọng chuẩn bị, nộp cho người sử dụng lao động/ người tuyển dụng.
Dưới góc độ pháp luật lao động, hồ sơ xin việc không được quy định cụ thể gồm những tài liệu gì (trừ trường hợp người lao động đang dự tuyển kỳ thi viên chức hoặc hồ sơ của công chức, cán bộ, người làm việc tỏng lĩnh vực cơ yếu, lực lượng công an… thì theo pháp luật chuyên ngành).
Do đó, thông thường, xuất phát từ vị trí, đặc điểm công việc mà người sử dụng lao động sẽ yêu cầu những loại giấy tờ khác nhau.
Để không bị bỏ sót hoặc nhầm lẫn khi chuẩn bị, người lao động có thể chia tài liệu cần nộp thành các nhóm như:
+ Nhóm giấy tờ về nhân thân: Căn cước công dân, sơ yếu lý lịch, lý lịch tư pháp, sổ hộ khẩu…;
+ Nhóm giấy tờ về năng lực chuyên môn: Bằng cấp chứng chỉ, giấy khen, công trình nghiên cứu khoa học,…;
+ Nhóm giấy tờ về việc được giới thiệu: Thư giới thiệu, thư tiến cử,…;
+ Nhóm giấy tờ về sức khỏe của người lao động: Giấy khám sức khỏe, hồ sơ bệnh án (nếu có),…’
+ Nhóm giấy tờ khác: Ảnh chân dung, ảnh thẻ, CV/bản tóm lược quá trình làm việc cũng như năng lực, sở thích, trình độ của bản thân ứng viên…;
Cụ thể một số giấy tờ người lao động cần chú ý khi chuẩn bị như sau:
+ Đơn xin việc: Đơn xin việc thường được viết tay hoặc đánh máy, cũng có thể mua mẫu có sẵn trong bộ hồ sơ xin việc hoặc theo mẫu của nhà tuyển dụng.
+ Để được người tuyển dụng đánh giá cao, ứng viên nên viết tay đơn xin việc để thể hiện sự cầu thị của mình. Đơn xin việc phải có ngày tháng viết, chữ ký của người nộp đơn và không cần công chứng.
+ Sơ yếu lý lịch tự thuật: Đây là bản tóm tắn những thông tin cá nhân của người khai sơ yếu lý lịch: tên tuổi, địa chỉ, số điện thoại, thông tin gia đình, bằng cấp,… với mục đích giúp nhà trường tuyển dụng dễ dàng nắm bắt được các thông tin cơ bản về ứng viên.
+ Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu sơ yếu lý lịch có xác nhận bởi Ủy ban nhân dân xã, phường nơi cư trú hoặc công chứng.
+ CV xin việc (bản tóm lược về bản thân người ứng tuyển): Đây là hồ sơ năng lực, thể hiện trình độ, kinh nghiệm, năng lực của ứng viên.
+ CV nếu được đầu tư nghiêm túc, được chú trọng vào nội dung lẫn cả hình thưc, thì cơ hội được phỏng vấn, trúng tuyển sẽ cao hơn.
+ Bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến công việc ứng tuyển: Ứng viên cần photo hoặc công chứng, chứng thực các bằng cấp, chứng chỉ như: bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ tiếng anh, chứng chỉ tin học.
+ Đây là bằng chứng chứng minh những thông tin ứng viên đã kê khai trong sơ yếu lý lịch, CV xin việc, đơn xin việc.
+ Giấy khám sức khỏe của người ứng tuyển: Giấy khám sức khỏe để đảm bảo rằng sức khỏe của người này sẽ đáp ứng công việc, từ đó tạo sự tin tưởng cho nhà tuyển dụng.
+ Giấy khám sức khỏe xin việc có 2 loại: Giấy A4 mặt và giấy A3 gấp đôi (4 mặt). Tùy từng vị trí làm việc và yêu cầu ở các lĩnh vực khác nhau, công ty sẽ có yêu cầu khác nhau về giấy khám. Tuy nhiên giấy khám sức khỏe chỉ có hiệu lực trong 06 tháng.
+ Chứng minh nhân dân/ căn cước công dân, sổ hộ khẩu/văn bản xác nhận nơi cư trú: Nếu như vị trí tuyển dụng có yêu cầu thì các giấy tờ tùy thân như chứng minh nhân dân/ căn cước công dân cần photo, công chứng và chuẩn bị, đây là để chứng minh rõ ràng hơn cho lý lịch của ứng viên.
+ Ảnh chân dung: Ảnh chân dung cũng cần được dán ở bên ngoài bìa hồ sơ xin việc, và bên trong mẫu sơ yếu lý lịch. Ảnh chân dung có thể là 3×4 hoặc 4×6;
+ Phiếu lý lịch tư pháp số 1, giấy xác nhận dân sự: Đây là 2 loại giấy tờ mà hiện nay rất nhiều đơn vị tuyển dụng yêu cầu ứng viên phải cung cấp.
+ Về bản chất, nhà tuyển dụng yêu cầu loại giấy tờ này để nhằm mục đích không mong muốn người ứng tuyển thuộc trường hợp có tiền án, tiền sự hoặc có những vi phạm pháp luật về hình sự, hành chính làm ảnh hưởng đến môi trường làm việc hoặc tăng rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Như vậy, hồ sơ xin việc 2023 về cơ bản cũng không có sự khác biệt so với 2022 về số lượng, loại hồ sơ, tài liệu cần chuẩn bị.
Có cần thiết phải công chứng, chứng thực hồ sơ xin việc?
Thông thường, khi nhà tuyển dụng gọi tới phỏng vấn, ứng viên chỉ cần mang theo hồ sơ photo không cần công chứng, chứng thực nhưng cũng có nhiều nơi yêu cầu hồ sơ xin việc phải có chứng thực của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Đây chứng là cơ sở để nhà tuyển dụng nắm được thông tin ứng viên cung cấp là hoàn toàn chính xác. Xác nhân của cơ quan có thẩm quyền là đại diện bên thứ 3 có tính pháp lý và được công nhận theo quy định của pháp luật.
Đặc biệt, khi ứng viên được nhận làm chính thức sẽ được ký kết hợp đồng lao động, việc đảm bảo thông tin chính xác là điều quan trọng vì nó liên quan đến việc đóng bảo hiểm xã hội cùng các thủ tục khác.
Hồ sơ xin việc cần công chứng những gì?
Trước tiên ta cần tìm hiểu trong hồ sơ xin việc của ứng thường thường gồm những loại giấy tờ nào.
Thứ nhất: Sơ yếu lý lịch.
Bạn có thể dễ dàng mua sơ yếu lý lịch tại các cửa hàng tạp hóa hay hiệu sách, tiếp đó là điền đầy đủ các thông tin cá nhân cần thiết vào mẫu cho sẵn. Tuy nhiên lưu ý khi viết sơ yếu lý lịch thì nên hạn chế viết tắt, tẩy xóa, cuối cùng là dán ảnh 4×6 của bản thân vào sơ yếu lý lịch.
Thứ hai: Đơn xin việc.
Đơn này có thể viết tay hoặc là đánh máy, nhưng nếu muốn tạo ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng thì nên sử dụng mẫu đơn xin việc viết tay.
Thứ ba: Giấy khám sức khỏe.
Đây là loại giấy bắt buộc phải có trong hồ sơ xin việc của ứng viên, bạn có thể tiến hành đến khám sức khỏe tổng quát tại các trung tâm y tế hoặc bệnh viện rồi sau đó xin giấy khám sức khỏe.
Chứng thực hồ sơ xin việc ở đâu?
Hiện nay, theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người làm hồ sơ có thể đến các cơ quan, tổ chức sau để xác nhận sơ yếu lý lịch hoặc chứng thực bản photo các giấy tờ nêu trên:
- Uỷ ban nhân dân cấp xã;
- Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng;
- Phòng tư pháp cấp huyện;
Đáng chú ý, người làm hồ sơ có thể đến các cơ quan, tổ chức này ở bất kỳ địa phương nào mà không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu (khoản 5 Điều 5 Nghị định 23/2015).
Thủ tục công chứng hồ sơ xin việc như thế nào?
Khi tiến hành công chứng hồ sơ xin việc thì ứng viên sẽ phải chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, giấy tờ cần thiết như đã nêu ở trên, bao gồm: Sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bản sao giấy khai sinh, bản sao sổ hộ khẩu, bản sao các loại bằng cấp, chứng chỉ theo yêu cầu.
Đi kèm với những loại giấy tờ nêu trên đó là chứng minh thư hoặc căn cước công dân bản gốc, sổ hộ khẩu bản gốc, giấy khai sinh bản gốc, và các loại bằng cấp, chứng chỉ có liên quan nhằm xuất trình để được tiến hành công chứng hoặc chứng thực sao y bản chính.
Lưu ý quan trọng và thời hạn sử dụng, trên thực tế các loại giấy tờ như sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, bằng đại học…đều là những loại giấy tờ không xác định thời hạn sử dụng, cho nên đáng lẽ ra bảo sao công chứng của những giấy tờ này cũng sẽ không xác định về thời hạn sử dụng. Tuy nhiên trên thực tế các nhà tuyển dụng sẽ đều đưa ra yêu cầu rằng những giấy tờ được công chứng hoặc chứng thực phải trong thời hạn 6 tháng gần nhất tính đến thời điểm ứng viên nộp hồ sơ xin việc. Vì vậy, ứng viên nên để ý đến khoảng thời hạn này để đảm bảo hồ sơ xin việc của mình sẽ được nhà tuyển dụng chấp thuận.
Trên đây là tất cả thông tin được cung cấp bởi công ty luật Trần và Liên Danh về đơn xin việc có cần công chứng không? Nếu quý vị có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần hỗ trợ về các vấn đề pháp lý khác, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline. Chúng tôi sẽ nhanh chóng hỗ trợ và trả lời mọi thắc mắc của quý vị.
