Để đạt được thỏa thuận thống nhất trong những tình huống bất đồng lợi ích, chúng ta luôn nhìn thấy vai trò hiện hữu quan trọng của đàm phán và người đàm phán. Vậy đàm phán là gì? Kỹ năng cần có để trở thành chuyên gia đàm phán giỏi như thế nào? Quân sư Luật Trần và Liên Danh sẽ hồi đáp đến bạn trọn vẹn mọi câu hỏi trong bài viết dưới đây.
Đàm phán là gì?
Đàm phán là thuật ngữ chỉ quá trình tiến hành trao đổi thông tin, phản biện, thảo luận giữa hai hay nhiều bên với mong muốn tìm được tiếng nói chung trong cùng một vấn đề, đa phần là vấn đề liên quan đến lợi ích. Thời gian đàm phán không có giới hạn, nhanh thì vài tiếng đồng hồ, chậm có thể kéo dài vài năm.
Như chúng ta đã biết, nói đến lợi ích ai cũng muốn phần hơn về mình, nhưng cuộc sống thực tế, chúng ta không thể tìm thấy lợi ích nếu chỉ mình ta với ta, do vậy, mức độ hưởng lợi ích cũng không thể tuyệt đối dành cho bên nào. Do đó, đàm phán xuất hiện với những tranh luận, thuyết phục, điều chỉnh nhu cầu lợi ích giữa các bên, đảm bảo dung hòa trách nhiệm và quyền lợi phù hợp nhất.
Chuyên gia đàm phán là gì ?
Chuyên gia đàm phán là những người trực tiếp tham gia vào buổi đàm phán. Họ là những người giúp cho tổ chức hoặc cá nhân triển khai quá trình đàm phán với đối tác. Nỗ lực nhằm mục đích tối đa quyền lợi và tối thiểu trách nhiệm cho bên mà họ nhận ủy thác.
So với việc tự tham gia đàm phán, ngày nay, nhu cầu tìm kiếm các chuyên gia đàm phán giỏi theo từng lĩnh vực trở nên phổ biến hơn. Những chuyên gia này sở hữu lượng kiến thức chuyên môn cao, kiến thức xã hội phong phú, cùng với đó ở họ có sự nhạy bén trong việc tư vấn, thương thuyết, tìm điểm sơ hở của đối phương, cũng như liên kết dữ liệu để có những phản biện sắc sảo.
Mô tả công việc của chuyên gia đàm phán
Một chuyên gia đàm phán không chỉ hiện diện ở buổi tranh luận là đủ, để đảm nhận trọn vẹn vai trò này, họ cần thực hiện rất nhiều nhiệm vụ:
Thu thập thông tin đàm phán
Trực tiếp gặp khách hàng để tìm hiểu sâu sát vấn đề cần đàm phán
Ghi nhận thông tin ưu nhược điểm từ phía khách hàng
Ghi nhận thông tin về đối thủ đàm phán của khách hàng
Chủ động sử dụng nghiệp vụ để thu thập ưu nhược điểm của đối thủ.
Tư vấn thực trạng, phác thảo một số phương án “tác chiến”
Lên kế hoạch đàm phán
Nghiên cứu, phân tích, thiết lập lộ trình đàm phán hiệu quả
Thương thảo cùng khách hàng hướng đàm phán trước khi quyết định triển khai
Liệt kê danh sách, chuẩn bị đầy đủ những nguồn lực hỗ trợ cho quá trình đàm phán
Dự phòng những tình huống bất ngờ và lên kế hoạch dự phòng
Triển khai đàm phán
Đại diện cho khách hàng tại buổi đàm phán
Trực tiếp ra mặt đàm phán
Lắng nghe những thông tin truyền tải từ đối thủ
Phản biện bằng những dữ liệu, bằng chứng đã chuẩn bị sẵn
Vận dụng năng lực tích lũy để ứng phó nhanh những tình huống bất ngờ
Đạo đức của người đàm phán
Luôn hướng đến lợi ích của khách hàng
Tranh luận tích cực, tránh cãi vã, gây hấn cá nhân.
Không tự ý quyết định thay khách hàng mà phải luôn họp bàn thống nhất trước.
Mức lương của chuyên gia đàm phán
Mức lương của chuyên gia đàm phán hiện nay chưa có một thống kê cụ thể, vì đa phần, lương sẽ được thỏa thuận dựa trên độ khó của công việc và uy tín năng lực của chuyên gia đàm phán. Nghĩa là trả theo từng đơn hàng đàm phán, sẽ có mức phí cố định phải trả (dù thắng hay thua), ngoài ra, khoản thưởng theo tỷ lệ trên tổng số lợi ích mà chuyên viên đàm phán giành về cho khách hàng mới thật sự là khoản thu nhập đáng kể.
Do đó, chuyên gia đàm phán độc lập sẽ khó xác định mức thu nhập, chỉ những trường hợp chuyên gia đàm phán thuộc biên chế của doanh nghiệp, trực thuộc phòng ban quan hệ đối ngoại thì mức lương mới cố định. Với kinh nghiệm của nhân viên đàm phán từ 01 – 03 năm thì lương trung bình khoảng 12 triệu đồng/tháng, dao động trong khoảng 08 – 17 triệu đồng / tháng.
Những kỹ năng chuyên gia đàm phán giỏi cần trau dồi
Để trở thành một chuyên gia đàm phán giỏi, kỹ năng là yếu tố quan trọng. Ngay cả khi đã đứng trong hàng ngũ chuyên gia đàm phán giỏi thì danh sách kỹ năng sau đây vẫn luôn được rèn luyện mỗi ngày:
Kỹ năng thu thập thông tin
Muốn đàm phán giỏi phải có lượng kiến thức và dữ liệu dồi dào. Bao gồm cả thông tin về dự án đàm phán, thông tin khách hàng và thông tin đối thủ của khách hàng. Do đó, năng lực thu thập thông tin phải vừa nhanh, vừa chuẩn. Đó cũng là lý do vì sao khi tìm chuyên gia đàm phán, các doanh nghiệp/ cá nhân đều chọn người giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực mà dự án đàm phán hướng đến.
Để nâng cao kỹ năng thu thập thông tin, khả năng sử dụng các công cụ công nghệ thông tin là cần thiết, nhưng các mối quan hệ trong nội bộ ngành mới thật sự mang đến những thông tin bí mật có giá trị. Vì vậy, hãy luôn tận dụng cơ hội phát triển các mối quan hệ xã hội, bạn bè, đồng nghiệp… tất cả đều rất có lợi cho sự nghiệp của bạn.
Kỹ năng thuyết phục, đàm phán
Nâng cao kỹ năng giao tiếp, trong đó chú trọng năng lực thuyết phục, thương thảo. Đã là chuyên gia đàm phán, bạn sẽ luôn phải triển khai “tác chiến” trong những môi trường không mấy thuận hòa. Những cuộc tranh luận, cãi vã, lôi điểm yếu của nhau ra để nâng bản thân mình lên… sự hỗn loạn đó cần bàn tay của các chuyên gia đàm phán giỏi dẹp yên, lấy lại không khí hòa bình đồng thuận.
Muốn nâng cao kỹ năng này, môi trường êm ả không phải là nơi rèn luyện tốt, mà là những cuộc tranh luận tích cực ở nhiều cấp độ khác nhau. Đây cũng là lý do vì sao những chuyên gia đàm phán tốt đều là những người không ngại va chạm, sẵn sàng đương đầu để nói lý lẽ. Không nhất thiết lúc nào bạn cũng tìm nơi ồn ào để rèn luyện, chỉ cần bạn đừng né tránh luận khi phát sinh, từng bước kỹ năng thương thuyết sẽ được cải thiện.
Kỹ năng phân tích chiến thuật
“Dục tốc bất đạt”, muốn đàm phán thành công cần tiến hành theo từng bước, vừa thăm dò đối phương, vừa giữ yếu tố bất ngờ để đối phương không kịp chuẩn bị phản ứng. Các bước tiến hành ra sao đều cần một bộ óc phân tích chiến thuật sắc bén.
Ngoài năng lực phân tích bằng kinh nghiệm, kiến thức và công nghệ của cá nhân, để sâu xát dự án đàm phán, bạn rất cần sự tham mưu từ chính những người trong cuộc. Một mặt có thêm thông tin hữu ích để đưa ra quyết định, một mặt tìm kiếm sự đồng thuận từ khách hàng.
Kỹ năng lắng nghe nhạy bén
Lắng nghe để thu thập thông tin, để tỏ ra thiện chí, và cũng để xem liệu có phát hiện thêm yếu điểm nào của đối phương trong lúc họ nói hay không. Vì vậy, khi đàm phán, hãy bình tâm lắng nghe tập trung và trọn vẹn những gì đối phương nói. Không cần và không nên nói chen vào, vì bạn có rất nhiều thời gian để phản biện sau đó.
Hơn nữa, vừa nghe, vừa phản biện ngay, rất dễ khiến bạn mắc lỗi, nhẹ thì giảm hình ảnh chuyên viên đàm phán, nặng thì có thể khiến đối thủ biết nhược điểm mà phản đòn. Vì vậy, hãy tập trung lắng nghe, so sánh với những thông tin bạn đã thu thập được, thiếu / thêm ra sao, đúng/ sai thế nào… đều mang đến cơ hội để bạn bật lại đối thủ ở những giai đoạn quyết định.
Khả năng điềm tĩnh cao độ
Bị người ta chê, bị dè bỉu, khó chịu chứ, nhưng đây có thể là cái bẫy đối phương muốn bạn rơi vào để mất đi sự sáng suốt trong những lập luận của mình. Đừng để trúng kế. Muốn vậy, bạn cần rèn luyện cho mình một tâm thế điềm tĩnh cao độ “tâm bất biến giữa dòng đời vạn biến”.
Cách rèn luyện tốt nhất là không ngại đối diện với sự khó chịu mà người khác gây ra cho mình. Lâu dần, mức độ điều tiết cảm xúc sẽ được nâng lên, bạn sẽ thấy những điều khiến bạn khó chịu trước đây giờ đã trở nên nhỏ bé rồi. Chẳng còn đủ sức khiến bạn tức giận hay bực dọc nữa. Tâm lý ổn định, não bộ được giữ vững sự linh hoạt cần thiết cho đàm phán.
Dám chấp nhận sai sót
“Sai sót” không có nghĩa là “thất bại”. Cảm giác cứ sợ sai sẽ khiến bạn mất đi tự tin, nghi ngờ quan điểm của chính mình. Như vậy, đối phương không cần “đánh”, bạn cũng có thể thua. Dù chuẩn bị thật kỹ rồi nhưng một chút sai sót vẫn có thể xảy ra, đừng để điều đó khiến bạn mất tinh thần.
Tiếp tục giữ sự điềm tĩnh để đối phương e dè khi chỉ trích sai sót của bạn. Tìm kiếm phương cách để giải quyết sai sót nhỏ đó, hoặc dùng ưu điểm lớn hơn để che lấp đi điều này mới là lựa chọn bản lĩnh của một chuyên gia đàm phán giỏi.
Đàm phán là một hoạt động diễn ra mỗi ngày, có thể chúng ta không để ý như khi đi mua hàng, trả giá mà được người bán đồng ý cũng là một thương vụ đàm phán thành công. Áp dụng vào công việc, mức độ đàm phán sẽ được nâng cao lên gấp bội, do vậy, các kỹ năng cần có để trở thành chuyên gia đàm phán giỏi mà quân sư Luật Trần và Liên Danhđề cập trên đây, đừng bỏ qua bất cứ kỹ năng nào bạn nhé !
Trên đây tôi đã cùng các bạn tìm hiểu về đàm phán? những đặc điểm chung của đàm phán. Đàm phán là gì? Đơn giản nó chỉ là quá trình trao đổi qua lại nhằm đạt những mục đích riêng mà thôi. Mong rằng thông qua bài viết này các bạn sẽ có được cái nhìn chung nhất về đàm phán. Quan trọng nhất điều mà tôi muốn gửi gắm đến bạn đó là. Trong thực tế bạn đàm phán rất nhiều, vì vậy hãy tự tin với những cuộc đàm phán mà bạn sắp phải đối mặt.
