ISO 9000:2015 định nghĩa cải tiến là hoạt động để nâng cao hiệu quả. Mục đích của việc đánh giá quá trình là tìm các cơ hội cho việc cải tiến quá trình và hệ thống quản lý để nâng cao hiệu lực của quá trình, giảm chí phí, giảm sự không phù hợp phát sinh, nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng hoặc bất kỳ mục đích nào mà tổ chức mong muốn. Vậy iso 9001:2015 là gì? Đối tượng nào có thể áp dụng chứng chỉ iso 9001? Tiêu chuẩn 9001 đưa ra những nội dung và yêu cầu như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ những thắc mắc về hệ thống quản lý chất lượng iso 9001:2015.
Hệ thống quản lý chất lượng iso 9001:2015 là gì?
Chứng chỉ 9001 là một tiêu chuẩn quốc tế do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO phát triển và ban hành lần đầu tiên vào năm 1987. Tiêu chuẩn này có tên đầy đủ là chứng chỉ iso 9001 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu
Chứng chỉ iso đưa ra các yêu cầu cơ bản được sử dụng như khuôn khổ cho một Hệ thống quản lý chất lượng để đạt được các mục tiêu mong muốn.
Đây là tiêu chuẩn duy nhất trong bộ tiêu chuẩn ISO 9001 được sử dụng cho việc đánh giá chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) và cũng là tiêu chuẩn được sử dụng rộng rãi nhất thế giới.
Hiện nay, chứng chỉ ISO là phiên bản mới nhất, đang có hiệu lực và được xem là chìa khóa cho sự tồn tại và phát triển thành công của một doanh nghiệp trong thời đại cạnh tranh khốc liệt ngày nay.
Đối tượng có thể áp dụng iso 9001:2015 là gì?
Là một tiêu chuẩn tự nguyện, trong đó các nguyên tắc và yêu cầu của chứng chỉ ISO 9001 chỉ đóng vai trò định hướng để doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả khi vận hành và kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng của mình. Vì vậy, chứng chỉ ISO 9001 có thể áp dụng với bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào, không phân biệt quy mô hay lĩnh vực. Chỉ cần doanh nghiệp bạn có nhu cầu thì có thể áp dụng nó vào hệ thống quản lý của mình.
Làm thế nào để chứng minh?
Nếu hiệu quả của một số quá trình đang đáp ứng các tiêu chuẩn được thiết lập, có một số hành động cải tiến bạn có thể làm như:
- Nâng cao tiêu chuẩn.
- Tăng hiệu quả.
- Tăng hiệu lực.
Bạn có thể gọi tất cả những hành động này là hành động cải tiến vì chúng cải thiện rõ ràng hiệu suất. Tuy nhiên, chúng ta cần phải phân biệt giữa việc tốt hơn ở những gì chúng ta làm bây giờ và làm những việc mới. Có một vài bước để thực hiện để cải tiến:
- Xác định hoạt động hiện tại.
- Thiết lập các nhu cầu cho sự thay đổi.
- Có được cam kết và xác định các mục tiêu cải tiến.
- Dự đoán các nguồn lực dùng cho cải tiến,
- Thực hiện các nghiên cứu và phân tích để phát hiện ra nguyên nhân của hoạt động hiện tại.
- Xác định và kiểm tra giải pháp được thực hiện cho mục tiêu cải tiến.
- Kế hoạch cải tiến sản phẩm trong đó quy định bằng cách nào và ai là người thực hiện việc thay đổi này.
- Xác định và vượt qua sự cản trở để thay đổi.
- Thực hiện các thay đổi.
- Đặt các vị trí kiểm soát để giữ cấp độ mới của hoạt động và lặp lại bước một.
hệ thống quản lý chất lượng iso 9001:2015
Doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi gì khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng iso 9001:2015?
Chứng chỉ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi áp dụng, dưới đây là một số lợi ích nổi bật:
- Giúp ban lãnh đạo quản lý hoạt động của doanh nghiệp một cách khoa học và có hiệu quả
- Hệ thống quản lý vận hành một cách ổn định, suôn sẻ và nhanh chóng
- Cải thiện hiệu quả kinh doanh, nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí, nguồn lực
- Kiểm soát chặt chẽ các công đoạn sản xuất, kinh doanh, từ đó có các biện pháp khắc phục kịp thời
- Cải tiến liên tục hệ thống QMS
- Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, đối tác, người tiêu dùng
- Cải thiện mối quan hệ nội bộ trong doanh nghiệp
- Tạo ra một môi trường làm việc có hệ thống, lành mạnh và chuyên nghiệp
- Nâng cao hình ảnh, uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp
- Tạo nên lợi thế cạnh tranh và dễ dàng hội nhập vào các thị trường lớn trong nước và quốc tế
- Cải tiến liên tục hệ thống quản lý của doanh nghiệp
- Có thể tích hợp nhiều tiêu chuẩn như ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001…
Điều kiện để được cấp hệ thống quản lý chất lượng iso 9001:2015
Để được cấp chứng nhận ISO 9001:2015 cần những điều kiện gì?
Điều kiện thứ 1: Doanh nghiệp xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn
Để được cấp chứng nhận ISO, thì việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO – Hệ thống quản lý chất lượng sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình.
Tuy nhiên, ở mỗi doanh nghiệp thì quá trình xây dựng và áp dụng sẽ khác nhau bởi có sự khác nhau ở quy mô, phạm vi, số nhân công, phòng ban và sản phẩm… Do đó, doanh nghiệp phải có kế hoạch cũng như chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn cho riêng doanh nghiệp mình.
Ở điều kiện này cần thực hiện một số công việc như:
- Xác định phạm vi hoạt động
- Họp ban lãnh đạo cam kết thực hiện xây dựng và áp dụng theo ISO 9001
- Thành lập ban ISO để thực hiện dự án
- Hoạch định rủi ro và cơ hội
- Xác định mục tiêu chất lượng, nguồn nhân lực tham gia và đánh giá kết quả thực hiện, cải tiến cũng như khắc phục…
Điều kiện thứ 2: Đăng ký cấp chứng nhận
Doanh nghiệp tiến hành đăng ký cấp chứng nhận ISO 9001 tại một tổ chức chứng nhận uy tín. Sau khi đăng ký xong, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001. Nếu hệ thống của doanh nghiệp phù hợp theo các yêu cầu của nội dung ISO 9001 thì tổ chức chứng nhận sẽ cấp cho doanh nghiệp giấy chứng nhận ISO 9001 (hay còn gọi là chứng chỉ ISO 9001).
Điều kiện thứ 3: Duy trì hệ thống và hiệu lực chứng nhận
Tiếp tục duy trì thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 và hiệu lực của giấy chứng nhận ISO 9001. Sau khi đạt được chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần thường xuyên cải tiến và duy trì việc áp dụng hệ thống.
Hiệu lực của chứng nhận này là bao lâu?
Hiệu lực của chứng nhận ISO 9001 là bao lâu hay Giấy chứng nhận ISO 9001 có hiệu lực trong bao lâu? Là một trong những câu hỏi mà LUẬT TRẦN VÀ LIÊN DANH thường xuyên nhận được khi tư vấn và cấp chứng nhận ISO 9001 cho khách hàng.
Theo quy định thì giấy chứng nhận ISO 9001 có hiệu lực trong vòng 3 năm. Đây cũng là mốc thời gian cho các chứng chỉ khác như: ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, HACCP cũng như các loại chứng nhận khác.
Trong thời gian hiệu lực 3 năm của giấy chứng nhận, Tổ chức chứng nhận phải đánh giá giám sát định kỳ theo Mục 1.6, Phương thức 5, Thông tư 28/2012/TT-BKHCN với tần suất đánh giá giám sát không quá 12 tháng/1 lần. Mục đích của việc đánh giá giám sát định kỳ là nhằm đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng đã được chứng nhận vẫn tuân thủ các yêu cầu của ISO và luôn có hiệu lực.
Hết 3 năm nếu muốn chứng nhận lại, doanh nghiệp phải đăng ký lại. Cuộc đánh giá lần này sẽ được tiến hành tương tự như cuộc đánh giá ban đầu. Giấy chứng nhận ISO 9001 được cấp lại cũng sẽ có hiệu lực 3 năm.
Lý do nên chọn dịch vụ của Luật Trần và Liên danh về iso 9001:2015 là gì?
Luật Trần và Liên danh luôn luôn cung cấp dịch vụ dựa trên những nguyên tắc nhất quán sau:
Phụng sự khách hàng và cộng đồng.
Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên có đủ năng lực và phẩm chất.
Đoàn kết, đại đoàn kết, phát huy trí tuệ tập thể, kiên quyết chống chủ nghĩa cá nhân và lợi ích nhóm , kéo bè, kéo phái gây mất đoàn kết nội bộ.
Tiếp cận sự phát triền dựa trên quan điểm toàn diện và bền vững.
Xây dựng hệ thống phân phối thu nhập phù hợp với điều kiện thực tiễn phát triển của tổ chức, trên nguyên tắc đảm bảo thu nhập bình quân không rơi vào bẫy thu nhập thấp trong ngành và điều kiện nơi người lao động làm việc
Xây dựng văn hóa hài hòa, tạo môi trường thuận lợi cho sự phát triển năng lực cá nhân phù hợp với định hướng của tổ chức, quan tâm đến các thế hệ tiếp nối
Không để việc đời tư cá nhân ảnh hưởng tới tập thể, đặc biệt là cán bộ trong ban lãnh đạo công ty
Tuân thủ pháp luật, thông lệ quốc tế, công ước quốc tế, quy định của thế giới, khu vực, quốc gia, địa phương nơi LUẬT TRẦN VÀ LIÊN DANH hoạt động kinh doanh, quan hệ hài hòa với khách hàng, đối tác và các bên hữu quan
Khuyến khích sự sáng tạo, những tư tưởng hành động tích cực. Hạn chế và bài trừ những tư tưởng, hành động tiêu cực ảnh hưởng đến giá trị chung của toàn thể công ty tuân thủ pháp luật, thông lệ quốc tế, công ước quốc tế, quy định của thế giới, khu vực, quốc gia, địa phương nơi LUẬT TRẦN VÀ LIÊN DANH hoạt động kinh doanh, quan hệ hài hòa với khách hàng, đối tác và các bên liên quan.
Xây dựng cộng động LUẬT TRẦN VÀ LIÊN DANH tinh hoa hội tụ. Hướng tới xây dựng một tổ chức học hỏi bằng việc không ngừng phê bình và tự phê bình, cải tiến liên tục, thích nghi nhanh chóng với sự biến động của thị trường.
Duy trì hệ thống quản lý chất lượng iso 9001:2015
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức duy trì một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này.
Điều đó có nghĩa là gì?
Duy trì có liên quan tới cả hai việc, một là giữ lại một cái gì đó đã có và hai là đảm bảo cho chúng luôn ở trạng thái có thể thực hiện các chức năng cần thiết của chúng. Trong bối cảnh của một hệ thống quản lý này đòi hỏi phải duy trì các quá trình, năng lực của quá trình và tổ chức phải duy trì việc cung cấp cho khả năng đó.
Nếu không duy trì bất cứ hệ thống nào sẽ xấu đi và các hệ thống quản lý không có ngoại lệ. Một sự thiếu quan tâm đến mỗi yếu tố nêu trên chắc chắn sẽ dẫn đến mất khả năng và do đó hoạt động chất lượng và hoạt động tài chính nghèo nàn và khách hàng bị mất. Thậm chí, duy trì hoạt động cải tiến ở một mức độ nhất định là cần thiết – trong thực tế, ngay cả tiêu chuẩn nâng cao có thể được coi là một phương tiện để duy trì hoạt động trong một môi trường năng động mà bạn thích nghi hay chết.
Làm thế nào để Chứng minh?
Trong việc duy trì quá trình bạn cần phải giữ:
- Giảm biến đổi,
- Nguồn lực vật chất cho hoạt động,
- Nguồn nhân lực có đủ năng lực,
- Nguồn lực tài chính để bổ sung hàng hóa bị tiêu hao, thay thế, hao mòn hoặc thiết bị lạc hậu,
- Các tài liệu quá trình được cập nhật như những thay đổi trong tổ chức, công nghệ, nguồn lực khi những thay đổi này xảy ra,
- Không gian có sẵn để chứa đầu vào và đầu ra,
- Tòa nhà, đất, văn phòng sạch sẽ và gọn gàng – loại bỏ các chất thải,
- Các quá trình làm điểm chuẩn dựa vào tốt nhất trong lĩnh vực này.
Trong việc duy trì khả năng bạn cần phải giữ:
- Bổ sung nguồn nhân lực cho những nhân viên nghỉ hưu, rời khỏi doanh nghiệp hoặc là thăng chức;
- Đổi mới công nghệ để giữ được vị trí trên thị trường và hiệu quả;
- Nguồn dự trữ có sẵn cho tình huống bất trắc;
- Cập nhật các thực hành ngành công nghiệp mới nhất;
- Làm mới mẻ nhận thức về tầm nhìn, các giá trị và sứ mệnh.
Duy trì thông tin dạng văn bản
Yêu cầu tiêu chuẩn
Với mức độ cần thiết, tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản để hỗ trợ việc hoạt động của các quá trình;
Điều đó có nghĩa là gì?
Trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015, trong yêu cầu liên tài liệu dạng văn bản nếu tiêu chuẩn sử dụng từ “Duy trì” có nghĩa là yêu cầu tài liệu, còn sử dụng từ “Lưu giữ” có nghĩa là yêu cầu về hồ sơ.
Tiêu chuẩn yêu cầu rõ ràng là tùy theo tính cần thiết mà tổ chức phải thiết lập thông tin dạng văn bản để đảm bảo sự hoạt động của quá trình này, không phải yêu cầu phải thiết lập dạng văn bản cho tất cả quá trình. Chữ “cần thiết” là từ ngữ chung chung do tự tổ chức xác định, miễn sau quá trình tổ chức hoạt động có hiệu lực.
Làm thế nào để Chứng minh?
Thiết lập một số quy trình hoặc hướng dẫn công việc cho việc thực hiện quá trình có lẽ là phù hợp để đáp ứng yêu cầu này của tiêu chuẩn.
Lưu giữ thông tin dạng văn bản
Yêu cầu tiêu chuẩn
Với mức độ cần thiết, lưu giữ thông tin dạng văn bản để tin chắc rằng các quá trình được thực hiện theo hoạch định.
Điều đó có nghĩa là gì?
Điều này nói rằng, tùy theo tính cần thiết của hồ sơ, tổ chức xem xét lưu những hồ sơ cần thiết để chứng minh rằng quá trình của tổ chức đã xác định đang hoạt động theo như hoạch định. Đây là một yêu cầu không rõ ràng những gì phải giữ lại, việc giữ lại là do tổ chức quyết định nhưng tổ chức phải có bằng chứng chứng minh được các quá trình hoạt động theo dự định.
Làm thế nào để Chứng minh?
Việc duy trì hồ sơ cho đầu vào, đầu ra, hồ sơ đo lường, phần tích, cải tiến … liên quan đến quá trình cũng có thể là bằng chứng tốt chứng minh yêu cầu này được đáp ứng.
Tuy nhiên để tiện lợi cho việc đánh giá nội bộ, phân tích dữ liệu thì tổ chức nên giữ các hồ sơ về hoạt động quá trình.
Trên đây là bài viết tư vấn về hệ thống quản lý chất lượng iso 9001:2015 của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
