Ngày nay, vai trò của công chứng viên trong các giao dịch là vô cùng quan trọng. Nhưng việc tìm một công chứng viên có đủ năng lực uy tín lại là điều không hề dễ dàng.
Một công chứng viên uy tín có thể giải quyết các thủ tục ký giấy ủy quyền, hợp đồng, v.v. Ngược lại, công chứng viên không đủ năng lực sẽ làm cho mọi thủ tục ký kết, hợp đồng trong giao dịch của bạn sai lệch, mất uy tín với khách hàng, đối tác.
Vai trò của công chứng viên hiện nay
Ngày nay, mọi người thường tìm đến các dịch vụ công chứng bên ngoài vì không muốn làm các thủ tục rắc rối ở xã, phường. Nhưng hầu hết mọi người đều không hiểu gì về vai trò của công chứng viên, vai trò của con dấu công chứng và hiệu lực pháp lý của nó đối với các giấy tờ. Nhiều người đến các văn phòng công chứng chỉ qua lời nói của mọi người xung quanh. Dưới đây là những vai trò của công chứng viên đối với các tài liệu mà bạn cần biết:
Về kinh doanh
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải lưu giữ hồ sơ về hoạt động của mình và hồ sơ đó phải chứa đầy đủ thông tin chi tiết để chứng minh hoạt động minh bạch của mình. Vì vậy, hầu hết các doanh nghiệp đều phải công chứng các hồ sơ doanh nghiệp, hồ sơ thầu để tiện trong việc trao đổi thông tin, mua bán với các đối tác quan trọng của mình.
Bảo mật thông tin
Các hồ sơ cá nhân, hợp đồng ký kết, thỏa thuận mọi người đều mong muốn các dữ liệu cá nhân của mình được bảo mật. Do đó, việc có mặt của công chứng viên là vô cùng quan trọng để chứng minh sự việc đã xảy ra và đảm bảo các giấy tờ của bạn được hợp pháp đúng quy định của pháp luật.
Đúng quy định của pháp luật
Ở Việt Nam, các quy định về công chứng viên được xét duyệt rất khắt khe để các công chứng viên sau khi nhận được bằng có thể đáp ứng đúng với các quy định của pháp luật ban hành. Bởi vì một công chứng viên được trao “ủy quyền” đơn giản có nghĩa là họ được phép thực hiện các hành vi công chứng khắp mọi nơi. Hầu hết ở Việt Nam đều cho phép các công chứng viên thực hiện các hành vi công chứng, tuy nhiên những điều này phải tuân thủ quy định của pháp luật.
Với những lý do trên, sự có mặt của công chứng viên là cần thiết để các hoạt động mua bán, kinh doanh của bạn diễn ra suôn sẻ mà không bị bất kỳ rủi ro nào.
Công chứng viên và người ký
Tùy thuộc vào trường hợp, người ký có thể ký với tư cách cá nhân, thay mặt cho một người khác với tư cách là luật sư trên thực tế của họ, thay mặt cho một công ty (hoặc tổ chức khác) với tư cách là đại diện của họ, hoặc dưới dạng kết hợp của một hoặc nhiều trong số đó. Ngôn từ của biên bản xác nhận (chứng nhận công chứng) phải thể hiện chính xác các sự kiện của ngữ cảnh mà văn bản được ký kết.
Đối với một người ký tên cá nhân (không đại diện cho ai khác ngoài chính họ):
Người ký xuất hiện trước công chứng viên;
Công chứng viên đã xác minh danh tính của người ký
Người ký đảm bảo trách nhiệm đã ký vào tài liệu một cách tự nguyện.
Đối với một người nào đó ký tên với tư cách là luật sư trên thực tế (tức là ai đó được chỉ định là người đại diện trong giấy ủy quyền), có những điều bổ sung sau:
Người ký nhận chịu trách nhiệm đã ký vào tài liệu một cách tự nguyện thay mặt cho thân chủ (người mà anh ta đại diện với tư cách là luật sư trên thực tế).
Người ký đã tuyên bố (trong một số trường hợp, đã tuyên thệ hoặc khẳng định) rằng anh ta là luật sư trên thực tế cho thân chủ hoặc công chứng viên đã tự mình chứng minh bằng chứng thỏa đáng rằng người ký là luật sư trên thực tế.
Đối với một người nào đó ký thay mặt cho một công ty, các thông tin bổ sung sau sẽ được áp dụng
Người ký nhận trách nhiệm đã ký vào tài liệu một cách tự nguyện thay mặt cho công ty mà người ký là đối tác.
Người ký đã tuyên bố, tuyên thệ hoặc khẳng định rằng là đối tác của công ty, tuyên bố rằng anh ta có quyền thực hiện văn bản thay mặt cho công ty và nêu rõ chức vụ quyền hạn của mình trong công ty.
Khi giải quyết các xác nhận của luật sư trên thực tế hoặc công ty, bạn nên yêu cầu người ký cho bạn xem bằng chứng thỏa đáng hoặc tuyên thệ chịu hình phạt theo quy định của pháp luật nếu nội dung là sai, không đúng sự thật.
Bằng chứng thỏa đáng sẽ bao gồm bản gốc giấy ủy quyền có công chứng (hoặc bản sao được đăng ký chính thức hoặc được chứng thực) hoặc một lá thư từ công ty về việc người đứng đầu công ty nêu tên người ký là người đại diện có thẩm quyền ký thay cho công ty.
Điều kiện để trở thành công chứng viên là gì?
Để có thể trở thành một công chứng viên không phải ai cũng làm được. Căn cứ theo Điều 8, Luật công chứng năm 2014 nếu làm công chứng viên phải đảm bảo các tiêu chuẩn về yêu cầu như sau:
Đó phải là các công dân Việt Nam hiện tại đang có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam. Là những người có phẩm chất đạo đức nhân cách tốt và có đủ các tiêu chuẩn để được bổ nhiệm công chứng viên.
Đó là những người đạt được tấm bằng cử nhân luật;
Công tác với thời gian thực thi pháp luật quy định là từ 05 năm trở lên với bằng luật tại những cơ quan đơn vị thực thi pháp lý.
Tốt nghiệp về những khóa học đào tạo nghề công chứng và hoàn thành các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ về ngành Luật theo quy định của Luật công chứng năm 2014.
Phải đảm bảo các yêu cầu về kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng trong lĩnh vực mà ứng viên ứng tuyển của vị trí công chứng viên.
Không những trình độ và tay nghề tốt mà bên cạnh đó cần có yếu tố về sức khỏe để làm nghề công chứng sao cho tốt nhất.
Nếu thấy bản thân có đủ tư cách và năng lực cũng như những tiêu chuẩn đáp ứng trên bạn có thể dễ dàng thực hiện ước mơ làm công chứng viên rồi đấy nhé.
Trường hợp không được làm công chứng viên
Bên cạnh những tiêu chuẩn và điều kiện đủ tư cách của một công chứng viên thì Nhà nước cũng quy định cụ thể với những trường hợp không được làm công chứng viên là gì? Để biết thêm chúng ta cùng khám phá nhé.
+ Trước hết đó là những người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, có những kết tội của tòa án bằng bản án, tội đó có thể do vô ý hay cố ý đã thực hiện xong nhưng vẫn còn để lại án tích và chưa được xóa án tích.
+ Không được làm công chứng viên cho những trường hợp người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính, xử phạt mức án treo hay mức phạt quy định của pháp luật.
+ Những người bị mất hoặc bị quy định hạn chế về năng lực hành vi dân sự thì cũng không đủ điều kiện thực hiện nghề công chứng viên.
+ Đối với những người làm cán bộ, công chức, viên chức đã hoặc đang bị bãi nhiệm, bị kỷ luật bằng hình thức như buộc thôi việc, cách chức. Những người đang làm quân nhân, sĩ quan, những người làm trong các đơn vị lực lượng quân đội bị kỷ luật hay cách chức vụ, tước quân hàm thì cũng không nằm trong đối tượng áp dụng đối với một công chứng viên.
+ những luật sư bị thu hồi chứng chỉ hành nghề và bị xử lý bằng các hình thức kỷ luật như bị xóa tên khỏi danh sách của Đoàn luật sư, bị người có thẩm quyền hạ và bãi bỏ quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư nhưng vẫn đang bị thi hành án kể từ 03 năm bắt đầu từ ngày tịch thu chứng chỉ hành nghề.
Nếu nằm trong những trường hợp này bạn sẽ không được làm trong vị trí công chứng viên theo quy định của pháp luật.
Giúp bạn hiểu thêm về nghề công chứng viên hiện nay
Công việc hàng ngày của công chứng viên
Công chứng viên giải quyết và thực hiện các công việc phục vụ nhân dân hàng ngày trên tất cả các lĩnh vực có văn bản và giấy tờ tài liệu cần xử lý.
Công chứng viên thực hiện các hoạt động chứng từ hóa toàn bộ các tình tiết, hành vi, những hoạt động kinh doanh một cách hợp pháp, xử lý các văn bản giấy tờ theo quy định của pháp luật.
Thực hiện các hoạt động tư vấn, trợ giúp cho mọi khách hàng, không phân biệt trình độ hiểu biết; thực hiện tư vấn những quy định của pháp luật đồng thời nói rõ những quyền lợi được hưởng của khách hàng cho họ được biết và thực hiện.
Thực hiện giải thích rõ ràng và cặn kẽ tính chất của thỏa thuận, những hệ quả mà họ ký đã kết kết và hợp tác với nhau khi công chứng, đồng thời giúp hai bên khách hàng khi giải quyết các thủ tục quy định được hoàn chỉnh và có lợi cho cả hai bên về mặt pháp lý.
Thực hiện các công việc về soạn thảo, công chứng văn bản tư vấn giúp đỡ khách hàng, công chứng viên thực hiện các yêu cầu theo quy định được giao về nhiệm vụ của Tòa án nhân dân giao phó.
Những việc làm của công chứng viên là gì? Có thể là tiến hành lên dự thảo theo yêu cầu trong một vụ phân chia tài sản trong cuộc ly hôn, làm giám định hay hỗ trợ những người làm thẩm phán theo quy định về trách nhiệm và quyền hạn của họ.
Công chứng viên làm các công việc của người giám hộ, người quản lý tài sản đối với những người không có nơi lương tựa, bảo vệ họ khỏi các mối đe dọa của xã hội.
Cuối cùng nhiệm vụ mà họ hàng ngày làm có thể thực hiện cho khách hàng vay vốn, chuyển vốn của khách hàng vào đầu tư, lập bản kê khai hoặc kế thừa tài sản một cách chính xác nhất.
Phạm vi hoạt động trên các lĩnh vực của công chứng viên tương đối rộng. Công chứng viên có thể thực hiện quyền bào chữa cho các đối tượng của mình, bảo vệ họ thực hiện các quyền và lợi ích chính đáng của người dân khỏi những đe dọa của xã hội.
Công việc của họ vô cùng khó khăn và phải áp dụng những tiêu chuẩn tương đối khắt khe. Chính vì vậy, những người làm công chứng viên luôn có những vị trí cao trong xã hội ngày nay.
Công chứng viên làm việc ở đâu?
Chúng ta có thể thấy những người làm công chứng viên được rộng khắp trên cả nước. Nơi làm việc của họ có thể tại địa chỉ các văn phòng công chứng đã được sự quy định của nhà nước và đăng ký giấy phép hành nghề kinh doanh.
Công chứng viên có thể làm việc tại tổ chức công chứng thuộc nhà nước hoặc tìm việc làm pháp lý này tại các tổ chức tư nhân. Tổ chức và thực hiện hành nghề mở văn phòng công chứng theo chi nhánh, địa điểm giao dịch để thực hiện công việc công chứng. Nhưng đồng thời cũng cần đăng ký theo quy định và tuân thủ pháp luật.
Bên cạnh đó chúng ta có thể thấy họ được làm việc tại các Tòa án nhân dân của tỉnh, Trung ương, làm việc tại các Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện…
Theo quy định công chứng viên chỉ được làm việc tại một địa chỉ công chứng mà không được cùng một lúc hành nghề công chứng tại hai địa chỉ khác nhau. Chính vì vậy nếu bạn đang có một văn phòng công chứng ở nơi mà mình đang lập thì bạn không thể làm công chứng viên cho văn phòng khác.
Chẳng hạn, nếu bạn đang là công chứng viên trong Tòa án, bạn không thể cùng giữ chức công chứng viên tại Ủy ban nhân dân tỉnh được. Như thế là sai quy định của nhà nước tại Điều 7 của Luật công chứng năm 2014.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về vai trò của công chứng viên Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
