Mô hình dịch vụ cho thuê văn phòng ảo phát triển mạnh mẽ trong mảng cho thuê văn phòng. Hiện nay, văn phòng ảo được các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp startups, cũng như các chi nhánh, văn phòng đại diện khá ưa chuộng. Đây được xem là vị cứu tinh của họ trong vấn đề tiết kiệm chi phí, nhân lực và bài toán lựa chọn được vị trí thuận tiện, gần trung tâm. Vậy văn phòng ảo là gì ? Bài viết này nhằm mang đến cho mọi người những thông tin cho quý độc giả muốn tìm hiểu về loại hình dịch vụ văn phòng ảo.
Văn phòng ảo là gì? Hoạt động của văn phòng ảo ra sao
Văn phòng ảo là gì?
Tuy văn phòng ảo đang ngày càng gia tăng về số lượng nhưng pháp luật hiện hành vẫn chưa định nghĩa thế nào là văn phòng ảo. Trên thực tế, thuật ngữ này được sử dụng dùng để chỉ một hình thức văn phòng đại diện giao dịch mà trong đó tất cả thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về văn phòng giao dịch thực tế của doanh nghiệp.
Văn phòng ảo (Virtual Office) hoặc văn phòng trọn gói hay còn được gọi là “văn phòng cho thuê 0m2” là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện. Văn phòng ảo là địa điểm dành cho các doanh nghiệp và công ty thuê mặt bằng, đồng thời văn phòng ảo cung cấp đầy đủ các dịch vụ cơ bản của một công ty.
Đây được coi là địa điểm trao đổi giấy tờ, gặp gỡ đối tác của công ty, hay còn gọi là địa điểm đảm bảo yêu cầu pháp lý của công ty. Có thể hiểu một cách đơn giản, văn phòng ảo chính là hình thức cho thuê địa điểm để đăng ký kinh doanh, do đó chi phí của Văn phòng ảo rất tiết kiệm so với việc thuê văn phòng tại các toà nhà văn phòng như thông thường.
Đặc điểm của phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo cũng là một dạng văn phòng phục vụ cho nhu cầu đặt trụ sở cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng ảo lại là không gian chung cho tất cả mọi người ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Bên trong văn phòng ảo được cung cấp đầy đủ các công cụ để hỗ trợ hoạt động cơ bản của một nhân viên văn phòng như máy tính, mạng wifi, máy fax, máy in…
Khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này thường được cho thuê trọn vẹn các dịch vụ đi kèm như:
Bên thuê sẽ sử dụng địa chỉ của văn phòng ảo để đăng ký giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư và các giấy phép khác;
Bên thuê có thể không cần thanh toán bất kỳ chi phí nào khác như điện, nước, điều hòa, internet tốc độ cao, điện thoại, và các dịch vụ công cộng khác;
Được phục vụ miễn phí trà, café, nước khi làm việc hoặc tiếp khách tại văn phòng;
Văn phòng hiện đại và chuyên nghiệp, không gian thoáng mát, yên tĩnh và sạch đẹp;
Bên thuê được sử dụng phòng họp, phòng khách rộng rãi đầy đủ tiện nghi của bên cho thuê để giao dịch với khách hàng khi có nhu cầu;
Bên thuê được trang bị đầy đủ trang thiết bị như: bàn, ghế, tủ, hồ sơ; sách, máy lạnh, wifi, máy nước nóng/lạnh, điện, nước; số di động, số fax riêng để tiện cho việc liên lạc;
Bên cho thuê có lễ tân chuyên nghiệp để hướng dẫn và đưa đón khách;
Bên cho thuê có thể cung cấp đội ngũ biên dịch, phiên dịch chuyên nghiệp (tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Hàn Quốc,…) phục vụ cho bên thuê.
Tìm hiểu thêm về văn phòng ảo tại đây:
Lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo
Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến mà chỉ đặt biển hiệu, logo của doanh nghiệp mình tại đó. Khi cần giao dịch, doanh nghiệp có thể thuê tài nguyên của văn phòng trong một khoảng thời gian nhất định với chi phí thấp, tận dụng được tối đa thời gian của doanh nghiệp.
Ngoài ra, doanh nghiệp không cần thiết phải có nhân viên làm việc thường trực. Bộ phận nhân sự của bên cung cấp dịch vụ văn phòng ảo sẽ trả lời điện thoại, nhận fax, email và các giấy tờ liên quan với tư cách là lễ tân hoặc thư ký của công ty. Sau đó, tất cả những thông tin này sẽ được gửi đến doanh nghiệp thuê.
Chi phí của văn phòng ảo thường thấp hơn nhiều so với chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để lập một văn phòng bình thường, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thuê mặt bằng, điện, nước, bảo vệ, nhân sự,…
Đối tượng sử dụng văn phòng ảo là ai?
Những đối tượng thường thuê văn phòng ảo bao gồm:
Những doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn tiết kiệm chi phí, tối ưu nhân sự, sử dụng các nguồn lực và tài nguyên có sẵn;
Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập doanh nghiệp;
Các cá nhân, tổ chức cần một thông tin địa chỉ tốt để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp tại các vị trí đắc địa, thuận tiện;
Các doanh nghiệp đang có xu hướng mở rộng thị trường kinh doanh;
Các nhóm hoặc cá nhân, các freelancer đang nhận các dự án riêng, đang thực hiện các công việc tự do;
Các doanh nghiệp đa quốc gia thăm dò, xâm nhập thị trường mới cần không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc.
Ưu điểm của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo là gì ?
Việc cho thuê văn phòng ảo mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, cá nhân như:
Thứ nhất
Văn phòng ảo giúp tiết kiệm chi phí: Thuê văn phòng ảo giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mua đất, xây dựng văn phòng, thuê trọn vẹn một toà nhà để làm văn phòng, mua trang thiết bị văn phòng vì thường các đơn vị cung cấp dịch vụ này đều trang bị sẵn các thiết bị (máy in, máy photocopy, camera, wifi, bàn, ghế, máy lạnh, điện, nước,…).
Thứ hai
Tăng tính nhận diện thương hiệu và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp: Việc thuê văn phòng ảo tại quận nội thành giúp doanh nghiệp chọn lựa được một địa chỉ nằm ở vị trí có tiềm năng phát triển, lân cận trung tâm thủ đô, giúp các cuộc giao dịch dễ dàng, tạo niềm tin cho khách hàng, thu hút được khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, dịch vụ này còn cung cấp thêm dịch vụ đặt biển hiệu doanh nghiệp tại toà nhà và hiển thị trên bảng điện giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và tăng độ tin tưởng cho doanh nghiệp.
Đồng thời, bên cho thuê thường sẽ có đội ngũ lễ tân, thư ký được đào tạo bài bản thực hiện nhiệm vụ tiếp đón, hướng dẫn và giúp đỡ khách hàng của doanh nghiệp thuê.
Thứ ba
Văn phòng ảo giải quyết nhu cầu về thông tin liên lạc: Hệ thống thông tin của các văn phòng này thường xử lý thư từ, điện thoại, fax,… nhanh chóng, chính xác và linh hoạt. Điều đó giúp cho việc giao tiếp của doanh nghiệp với đối tác diễn ra thuận lợi mặc dù doanh nghiệp không phải bỏ ra nhiều chi phí.
Thứ tư
Việc thuê văn phòng ảo giúp chủ doanh nghiệp xây dựng quan hệ mới, gặp gỡ các công ty tại địa phương, chia sẻ ý tưởng và tạo các cơ hội kinh doanh mới. Bởi vì mỗi văn phòng ảo như vậy có thể cho rất nhiều doanh nghiệp thuê, cả doanh nghiệp Việt Bắc và doanh nghiệp nước ngoài, cho nên văn phòng thường tổ chức các sự kiện xã hội, hội thảo, sự kiện đặc thù khác để thu hút đầu tư, cơ hội gặp gỡ, giao tiếp và hợp tác phát sinh ở văn phòng ảo có thể cao hơn các văn phòng thông thường.
Thứ năm
Dịch vụ này giúp doanh nghiệp giảm áp lực về thời gian, chi phí, công sức, tạo điều kiện cho chủ doanh nghiệp tập trung tối đa vốn, nhân lực,… vào các hoạt động kinh doanh.
Nhược điểm của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo là gì ?
Thứ nhất
Việc đăng ký kinh doanh vẫn chưa được xử lý triệt để, nên các doanh nghiệp cần lưu ý kỹ điều này khi chọn dịch vụ văn phòng ảo.
Thứ hai
Đây là loại hình dịch vụ chia sẻ, nhiều doanh nghiệp cùng dùng chung 1 địa chỉ kinh doanh nên sẽ không có chỗ ngồi cố định cho các nhân viên. Việc họp hành, gặp gỡ đối tác và khách hàng cần phải đặt lịch hẹn trước mới có thể sử dụng được. Do có nhiều doanh nghiệp cùng sử dụng dịch vụ của 1 văn phòng nên doanh nghiệp mình phải tuân theo các quy định của bên cho thuê văn phòng ảo về thời gian làm việc, phòng làm việc, phòng họp… đó cũng khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn.
Thứ ba
Giá thuê văn phòng ảo sẽ phát sinh thêm các chi phí khi chúng ta sử dụng phòng hội họp hoặc các chi phí ngoài ý.
Thứ tư
Nhược điểm nữa là doanh nghiệp chúng ta sẽ không đảm bảo được sự riêng tư và ổn định về vị trí ngồi làm việc dẫn đến nhiều khó khăn cho nhân viên làm việc tại đây.
Điều kiện cụ thể đói với các bên trong hợp đồng cho thuê văn phòng ảo
Việc cho thuê văn phòng ảo xét về bản chất cũng chỉ là giao dịch dân sự dưới hình thức thuê văn phòng. Do đó, việc cho thuê văn phòng ảo được thực hiện giống như việc thuê một văn phòng bình thường – phải đáp ứng các điều kiện về hợp đồng thuê nhà với mục đích kinh doanh như theo quy định của Bộ luật dân sự 2005.
Cụ thể, điều kiện thuê văn phòng ảo theo quy định của pháp luật là:
Đối với bên cho thuê
Theo khoản 2 Điều 10 Luật Kinh doanh bất động sản 2014 và Điều 5 Nghị định 76/2015/NĐ-CP, trường hợp tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cho thuê nhà ở làm văn phòng tại Quận Bắc Từ Liêm không cần thành lập doanh nghiệp bao gồm:
Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cho thuê văn phòng mà không phải do đầu tư dự án bất động sản để kinh doanh và trường hợp hộ gia đình, cá nhân cho thuê văn phòng do đầu tư dự án bất động sản để kinh doanh nhưng dự án có tổng mức đầu tư dưới 20 tỷ đồng (không tính tiền sử dụng đất).
Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đầu tư xây dựng nhà ở để cho thuê mà không phải thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về nhà ở.
Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cho thuê bất động sản thuộc sở hữu của mình.
Do đây là hoạt động quy mô nhỏ và không mang tính thường xuyên nên không cần phải thành lập doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh là kinh doanh bất động sản nhưng phải kê khai nộp thuế theo quy định của pháp luật.
Theo khoản 1 Điều 10 Luật Kinh doanh bất động sản 2014, trường hợp tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cho thuê nhà ở làm văn phòng cần thành lập doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:
Thành lập doanh nghiệp về kinh doanh bất động sản;
Đăng ký ngành nghề kinh doanh bất động sản;
Có vốn điều lệ 20 tỷ đồng trở lên.
Đối với bên thuê
Theo quy định của pháp luật hiện hành, bên thuê có thể tự do lựa chọn địa điểm; nơi cung cấp dịch vụ văn phòng cho thuê để thuê, hợp tác, chia sẻ.
Tuy nhiên, trên thực tế, để nâng cao tính pháp lý của hợp đồng thuê; tự bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình cũng như sự ràng buộc đối với bên cho thuê; bên thuê văn phòng cần công chứng hợp đồng thuê văn phòng của mình.
Đối với văn phòng cho thuê
Nếu cá nhân, tổ chức, hộ gia đình cho thuê văn phòng là chủ sở hữu hợp pháp của văn phòng đó thì cần phải đáp ứng các điều kiện sau:
Có đăng ký quyền sở hữu nhà, công trình xây dựng gắn liền với đất trong giấy chứng nhận về quyền sử dụng đất. Đối với nhà, công trình xây dựng có sẵn trong dự án đầu tư kinh doanh bất động sản thì chỉ cần có giấy chứng nhận về quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai;
Không có tranh chấp về quyền sử dụng đất; quyền sở hữu nhà, công trình xây dựng gắn liền với đất;
Không bị kê biên để bảo đảm thi hành án.
Nhà ở là chung cư không được sử dụng làm văn phòng cho thuê.
Nếu cá nhân, tổ chức, hộ gia đình cho thuê văn phòng không phải là chủ sở hữu hợp pháp của văn phòng đó, mà chỉ là bên thuê văn phòng và muốn cho thuê lại thì cần phải đáp ứng các điều kiện sau:
Theo quy định của Điều 10 Luật kinh doanh bất động sản 2014, Điều 3, Điều 5 Nghị định 76/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của luật kinh doanh bất động sản, thì khi chủ thể thuê muốn cho thuê lại văn phòng bắt buộc phải đăng ký kinh doanh bất động sản. Nếu chưa có ngành nghề kinh doanh bất động sản trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì doanh nghiệp cho thuê lại phải tiến hành bổ sung ngành nghề kinh doanh theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
Hợp đồng thuê và cho thuê văn phòng ảo
Các bên khi cho thuê văn phòng ảo phải lập Hợp đồng cho thuê bằng văn bản để ghi nhận đầy đủ và rõ ràng ý chí của các bên trong việc thuê văn phòng.
Nội dung hợp đồng thuê văn phòng ảo:
Hợp đồng thuê văn phòng ảo thường có nội dung chính như sau:
Thông tin của bên thuê và bên cho thuê, bao gồm:
Họ và tên các bên hoặc tên doanh nghiệp;
Địa chỉ/ Trụ sở;
Điện thoại/ Email/ Fax;
Mã số thuế/ Tài khoản số;
Số chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu;
Người đại diện theo pháp luật (nếu có)/ Chức vụ;
Đối tượng và mục đích cho thuê:
Địa điểm văn phòng;
Diện tích;
Mục đích sử dụng;
Giá thuê, chi phí khác;
Phương thức và số tiền cọc, đợt thanh toán, phương thức thanh toán;
Thời gian thuê;
Điều kiện gia hạn thời gian thuê;
Vấn đề cho thuê lại (nếu có);
Quyền, nghĩa vụ của các bên;
Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;
Phương thức giải quyết tranh chấp.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về thuê văn phòng ảo. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
