Thủ tục chứng thực

Mọi người thường gọi chung chứng thực và công chứng đều là công chứng vì không biết rằng chúng khác nhau. Vậy chứng thực là gì và văn bản chứng thực có giá trị ra sao, thủ tục chứng thực như thế nào cùng tìm hiểu qua bài viết này.

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận

Cách thức thực hiện

Thành phần hồ sơ thủ tục chứng thực

Bao gồm

Trình tự thực hiện thủ tục chứng thực

+ Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
+ Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:
* Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
* Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
+ Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

Cơ quan thực hiện thủ tục chứng thực

Phòng Tư Pháp, Tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện có thẩm quyền

Yêu cầu, điều kiện về thủ tục chứng thực

Bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực.

Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:

+ Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

+ Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

+ Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

+ Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

+ Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, trừ hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ.

+ Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thủ tục chứng thực

Chứng thực là hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch theo trình tự, thủ tục Luật định.

Chứng thực có ý nghĩa quan trọng đối với quyền lợi của công dân cũng như đóng góp cho phát triển kinh tế – xã hội, đặc biệt là trong mối quan hệ với cải cách thủ tục hành chính, cải cách tư pháp. Các yêu cầu về chứng thực được giải quyết kịp thời, qua đó đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.

Từ ngày 16 tháng 02 năm 2015 đến nay, Ủy ban nhân dân xã luôn thực hiện nghiêm những quy định về thẩm quyền, trách nhiệm chứng thực theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cụ thể: UBND xã sẽ chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở; Chứng thực di chúc;

Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản; Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; động sản, nhà ở.

Người thực hiện ký chứng thực là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã và đóng dấu của UBND xã. Đồng thời, công chức tư pháp – hộ tịch xã được quan tâm tạo điều kiện tham gia các lớp bồi dưỡng vê chuyên môn, nghiệp vụ và các lớp tập huấn liên quan đến hoạt động chứng thực.

Với nhiều giải pháp tích cực, hoạt động chứng thực trên địa bàn xã được thực hiện đúng trình tự, thủ tục, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân hoàn tất thủ tục nhanh, gọn, hiệu quả. Song bên cạnh đó vẫn còn tồn tại, hạn chế nhất định như: tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực khi thực hiện thủ tục hành chính còn khá phổ biến (như hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ nhập học…);

Một số công dân trên địa bàn xã chưa nắm được trình tự, thủ tục khi chứng thực; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hoạt động chứng thực còn những mặt hạn chế.

Bên cạnh đó, Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định khi chứng thực bản sao từ bản chính không phải lưu hồ sơ trong khi việc xác định các văn bằng, giấy tờ là “thật hay giả” đối với người làm công tác chứng thực cũng là một yêu cầu khó khăn khi hiện nay nhiều loại giấy tờ được làm giả rất tinh vi, khó xác định được bằng mắt thường…

Nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác chứng thực, theo quan điểm cá nhân của tác giả, trong thời gian tới Ủy ban nhân dân xã cần lưu ý một số vấn đề sau:     

Một là, tiếp tục quán triệt thực hiện tốt Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch và đặc biệt là Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ. 

Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định nhiều điểm mới: Khi chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân, người thực hiện chứng thực không được phê vào lý lịch mà người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình;

Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính; Những điểm cụ thể về chứng thực giấy ủy quyền…

Đây là những văn bản quy phạm pháp luật rất quan trọng là cơ sở cho việc thực hiện chứng thực.

Hai là, tiếp tục đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật về chứng thực, giúp người dân nắm được trình tự, thủ tục chứng thực đồng thời góp phần nâng cao nhận thức của người dân về công tác chứng thực cũng như phân biệt rõ công chứng và chứng thực.

Đẩy mạnh tuyên truyền Điều 6 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản pháp luật có liên quan đến công tác chứng thực để các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận thức rõ hơn về tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực, qua đó phối hợp giải quyết triệt để tình trạng này.

Thứ ba, nâng cao vai trò, trách nhiệm của chính quyền cơ sở trong chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ chứng thực, quan tâm, coi trọng công tác chứng thực, bố trí người có năng lực, trình độ để làm công tác chứng thực. Tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực.

Bốn là, tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác chứng thực nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh, rút kinh nghiệm và xử lý các hành vi vi phạm theo đúng quy định, tăng cường trách nhiệm của người thực hiện chứng thực trong giải quyết việc chứng thực, không chứng thực tùy tiện.

Bên cạnh đó, kịp thời nắm bắt những vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện công tác chứng thực trên địa bàn xã; trên cơ sở đó, tổng hợp, đề xuất, kiến nghị với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền nghiên cứu, xem xét sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về hoạt động chứng thực.

Năm là, quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác chứng thực đầy đủ hơn. Đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật đối với công chức tư pháp – hộ tịch (trang bị đầy đủ máy tính, máy tin, điện thoại, tủ đựng tài liệu).

Thực hiện tốt việc niêm niêm yết công khai các thủ tục hành chính và danh mục phí, lệ phí theo đúng quy định để người dân tiện tra cứu, tìm hiểu.

Sáu là, nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chứng thực nhằm tăng cường hiệu quả, chất lượng khi thực hiện chứng thực, đảm bảo sự chính xác khi chứng thực, đặc biệt là chứng thực hợp đồng, giao dịch, hạn chế rủi ro, tranh chấp xảy ra, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác chứng thực.

Như vậy, để nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về chứng thực đòi hỏi các giải pháp

Có thể khẳng định, chứng thực là hoạt động không thể thiếu trong quản lý nhà nước, qua đó nâng cao sự an toàn pháp lý cho các giao dịch, hợp đồng, góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật trong các quan hệ giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại. Đối với xã, để nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực đòi hỏi các giải pháp phải được tiến hành đồng bộ và sự quyết tâm của cả hệ thống chính trị xã. 

Trên đây là bài viết tư vấn về thủ tục chứng thực của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.